证照资料管理制度.docx

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证照资料管理制度

证照资料管理制度

（试行）

1.目的

为确保**公司（以下简称“公司”）战略目标的实现，推进公司“制度化、规范化、标准化、精细化”管理，保证公司证照资料使用的合法性、严肃性、权威性，维护公司形象及合法权益，杜绝证照资料滥用等违法、违规行为的发生，制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各类证照资料的管理。

3.证照资料的种类

3.1经营许可类：

营业执照（五证合一）、开户许可证、机构信用代码证、融资性金融许可证、社保登记本、贷款卡、发票领购簿等。

3.2财产产权类：

土地使用证、房屋所有权权证、机动车行驶证等。

3.3资信类文件：

公司章程、验资报告、审计报告、专项审计报告、评估报告、信用评级报告、工商年检报告等。

3.4重要文件：

各银行合作协议、董事会任命文件、董事会决议、政府部门公文批复等。

4.证照资料申办流程

4.1证照资料申办流程图

4.2岗位职责：

岗位

职责

经办人

1.按照要求准备材料

2.按照程序履行审批手续，审批程序完备后办理证照相关事项。

部门经理

对所办理证照的适用性、合理性负责。

副总经理

依据岗位职责履行审核职责。

总经理

行使审批权。

4.3流程关键控制节点：

4.3.1经办人需到相关部门领取办理证照所需的各种表单及准备资料清单。

4.3.2公司各类证照资料的办理由各证照的管理部门提出，并根据需要填写《证照资料申办审批单》（附件11.1），经办人需填写申请人名称、申请日期、隶属部门、申办证照名称、使用范围（或事由）等信息，经部门经理、副总经理、总经理审核/审批后方可办理。

4.3.3审批手续完备后经办人准备所需资料，经部门经理审核无误后,按照公司《印章管理制度（试行）》规定办理用印。

4.3.4经办人应及时领回所办证照资料，并按岗位职责分工进行登记及保管。

4.4流程文件/表单

4.4.1《证照资料申办审批单》（见附件11.1）

5.证照资料使用的管理

5.1证照资料使用申请流程图

5.2岗位职责：

岗位

职责

申请人

按照使用要求如实填写《证照资料使用审批记录单》或《证照资料外出使用审批单》，并逐级审批。

申请部门经理

对证照资料使用用途及范围的真实性负责。

保管部门

1.审核证照资料使用的用途是否合理；

2.对证照资料使用的安全性负责。

总经理

行使审批权。

5.3流程关键控制节点：

5.3.1申请人因工作需要，借阅、复印、外出使用证照资料，应根据情况如实填写《证照资料使用审批记录单》（附件11.2）或《证照资料外出使用审批单》（附件11.3），写明事由及拟用证照资料名称、件数等进行详细说明。

5.3.2证照资料保管员应建立《证照资料使用登记薄》，详细登记证照资料使用时间、用途、使用类型、申请部门、申请人等内容，并定期归档。

申请人在使用证照资料前应配合证照资料保管员填写《证照资料使用登记表》（附件11.4），如需外出使用时应配合证照资料管理员填写《证照资料外出使用登记表》（附件11.5）。

5.3.3公司证照资料使用外出时需随行一名人员保管，外出期间证照资料由同行人保管，不可由使用人保管。

同行人对证照资料的使用范围、安全保管负责，并负责监督使用人合理用件。

5.3.4外出使用人只可将证照资料用于申请事由，不得用于申请证照资料事项以外的事项，使用完毕后应立即交回。

5.3.5证照资料保管员只有证照提供权，没有审批权。

5.3.5.1证照资料保管员不得在审核/审批手续不完备的情况下提供证照资料，如遇到特殊情况相关授权领导无法签字，应电话通知授权领导，得到许可后方可提供证照资料，并督促使用人事后补齐审核/审批手续。

5.3.5.2在审批手续不符合规定时，证照资料保管员仍提供证照资料的，由证照资料保管员承担一切责任；审核/审批手续齐全，出现问题后应由申请人及审核/审批人分别承担相应责任。

5.3.6公司所有部门及分支机构在对外提供证照、资料及文件时应及时登记《证照/资料/文件领用登记表》（附件11.6）

5.4流程文件/表单

5.4.1《证照资料使用审批记录单》（见附件11.2）

5.4.2《证照资料使用登记表》（见附件11.3）

5.4.3《证照资料外出使用审批单》（见附件11.4）

5.4.4《证照资料外出使用登记表》（见附件11.5）

5.4.5《证照/资料/文件领用登记表》（见附件11.6）

6.证照资料的使用范围

6.1公司所有证照资料必须按照规定范围使用，不得超出范围使用。

6.2经营许可类证照的使用范围主要为：

6.2.1与公司合作的各银行准入业务；

6.2.2与公司合作的各银行授信业务；

6.2.3公司银行账户的开户、变更信息、销户；

6.2.4查询本公司征信；

6.2.5查询复制机读档案；

6.2.6办理年度审计报告业务；

6.2.7办理验资报告业务；

6.2.8办理工商登记、变更、年检、注销；

6.2.9办理公司年度评级报告；

6.2.10担保客户在办理抵押物登记时；

6.2.11办理车辆保险；

6.2.12办理社会保险、医疗保险及住房公积金等相关事宜；

6.2.13开具增值税专用发票；

6.2.14主管机构部门（国家税务总局、地税局、市财政局、省/市工业和信息化局、省担保融资协会等）；

6.2.15其他。

6.3财产产权类证照的使用范围：

6.3.1办理车辆年检、保险；

6.3.2办理房屋、土地及车辆等相关事宜；

6.3.3其他。

6.4资信类文件使用范围：

6.4.1与公司合作的各银行准入业务；

6.4.2与公司合作的各银行授信业务；

6.4.3主管机构（国家税务总局、地税局、市财政局、省/市工业和信息化局、省担保融资协会等）；

6.4.4其他。

7.证照资料的保管及归档

7.1公司经营许可类证照归口管理部门为财务审计部，主要负责日常经营许可类证照的保管、年检、变更等相关事宜。

（融资性经营许可证由担保业务部负责办理年检）。

7.2公司土地使用证、房屋所有权证归口管理部门为财务审计部，主要负责产权证照的保管、年检等相关事宜。

机动车行驶证归口管理部门为总经理办公室，主要负责证照的保管及年检。

7.3公司的资信类文件归口管理部门为财务审计部，主要负责公司资信类文件的日常保管，及经营所涉及的审计、验资等事项。

7.4公司的重要文件归口部门为人力资源部，主要负责公司重大事项文件的发文及保管等事项。

7.5各种证照资料应分类归档，归档资料应齐全完整，自证照资料申报到各种相关手续办理完毕的各类资料都应归入档案，各归口部门应留存复印件、电子档一份。

7.6各类证照资料的管理部门应由部门负责人指定专人保管。

7.7公司所有证照资料应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕后立即存于原处。

7.8证照资料保管员如有岗位变动或调离公司时，应交清所保管的证照资料及相关全部档案资料，方可办理离岗/离职手续。

7.9证照资料保管员不得将证照资料随意放置或转交他人。

保管员因故不在岗位时，应将证照资料交由本部门经理或其指定的专人临时保管，以避免影响证照资料的正常使用。

7.10证照管理员对所保管的证照资料，应善加保管维护。

如因个人保管或维护不善造成证照资料损坏，视情节轻重按公司《奖惩制度（试行）》处理。

7.11如因证照资料保管员个人疏忽致使公司证照资料遗失，应立即上报领导并及时做出处理，在24小时内登报声明。

因未及时处理造成遗失证照资料被盗用者，按公司《奖惩制度（试行）》对其处理并追究其法律责任。

8.监督与检查

8.1公司财务审计部负责按归口管理职责对证照资料保管、使用的合规性进行监督。

8.2公司财务审计部负责对证照资料管理制度和流程的完善性、严密性进行监督和定期、不定期的审计评估。

9.罚则

凡违反本制度/流程规定者，视情节轻重按公司《奖惩制度（试行）》处理。

10.附则

10.1本制度由财务审计部制定、解释和修订。

10.2本制度自发布之日起实行。

11.附件

11.1《证照资料申办审批单》

11.2《证照资料使用审批记录单》

11.3《证照资料使用登记表》

11.4《证照资料外出使用审批单》

11.5《证照资料外出使用登记表》

11.6《证照/资料/文件领用登记表》

附件11.1

**公司

证照资料申办审批单

申请人

申请日期

隶属部门

申请事项

使用范围（或事由）：

部门经理审核意见：

年月日

副总经理审核意见：

年月日

总经理审批意见：

年月日

附件11.2

**公司

证照资料使用审批记录单

第号

申请人：

申请日期：

部门名称：

部门负责人：

证照名称

原件/复印件

份数

用途

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

总经理审批

签字：

年月日

申请使用的证照:

□经营类

□资信类

□财产产权类

□重要文件

用件情况（由当事人勾选）

已用□申请人签名日期年月日

已用□保管人签名日期年月日

备注说明

附件11.3

证照资料使用登记表

**公司年月

日期

证照资料名称

证照资料类型

申请部门

申请人

记录单号

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

□原件□复印件

附件11.4

**公司

证照资料外出使用审批单

第号

部门名称：

部门负责人：

使用证照类型：

原件□复印件□

使用日期：

____年____月____日

1、使用证照资料事项：

2、证照资料管理人：

3、证照资料名称：

4、此证照资料自年月日时经总经理签字同意外出使用，外出使用期间其保管责任和使用责任均由负责。

申请人：

同行人：

年月日

总经理签字：

年月日

备注：

1.外出期间证件资料由同行人保管，不得由使用人保管。

2.使用人不得在申请使用证件资料事项以外的事项中使用证件。

3.同行人对证件资料的使用范围、安全保管负责，并负责监督使用人使用内容。

附件11.5

证照资料外出使用登记表

**公司

日期

证照名称

证照类型

申请部门

申请人

同行人

外出地

归还时间

记录单号

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

附件11.6

证照/资料/文件领用登记表

**公司

年月

日期

证照名称

证照类型

申请单位/部门

用途

份数

领用人

备注

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件

□原件

□复印件