医药营销系统内务控制与管理.ppt

医药营销系统内务控制与管理.ppt

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医药营销系统内务控制与管理内务管理的定位内务管理与内控制度内务管理与物流系统内务管理与财务系统内务管理与商业客户系统内务管理与终端客户系统内务管理与人事系统内务管理与公共关系内务管理与公司法制2一、内务管理的定位3董事会总经理生产VP配送VP营销VP人事VP财务VP。

VP专项委员会供应生产质控仓库运输人事劳资财务会计审计销售策划部销售运营部销售内务部4销售内务部物流作业财务作业客户作业人事作业公关业务法制作业1、需货计划2、货物仓储3、货物调拨4、货流记录5、货流报告6、货物更换7、货物报损8、样品管理1、合同与发货：

协议合同：

客户供货：

发票管理2、货款与资信：

客户资信：

债权监控：

回款管理：

呆坏账管理3、销售费用：

费用预算、：

费用拨付：

费用核销1、商业客户系统：

客户征信：

客户档案：

客户交易：

客户分析：

销售流向：

客户分级2、终端客户：

医院客户档案、业绩、分析、分级：

其它客户档案、分析1、人事：

招聘：

合约：

劳资：

福利：

保险：

解聘2、绩效评估3、人事考核4、人事报告1、日常办公：

电话：

传真：

文件：

资料2、会议管理3、VIP接待4、作业协调5、政府管制6、突发事件1、国家法规2、公司法规3、公司审计：

业务：

职务：

费用：

货物4、内控审计5、诉讼5公司的“管家”，维护公司财产的安全老板的“眼睛和耳朵”，提供全面的信息销售人员的“保姆”，为销售一线提供完善的服务客户的“朋友”，体现公司文化的窗口系统运转的“润滑油”，促进销售与各相关关系的协调运行。

6明确职务职责签订岗位合同明白作业内容（岗位说明书）制定业务流程。

制定业绩目标。

确定事件处理的优先级。

控制要点7衔接公司各职能子系统，确保整体业务流程的通畅完整的各项销售统计，确保各项统计数据的准确、及时完善的客户管理与客户分析，辅助销售业绩的提升与销售绩效的评估高质量的人际沟通与协调，确保营销业务政令的通畅文件、资料、档案规范管理，确保日常办公系统的顺利运行。

职务职责8公共条款合约方、岗位、期间、薪资、保险、福利、续聘、解聘、不可抗力、违约。

岗位条款岗位说明书、分管作业、作业流程、说明书、。

风险控制条款密级责任、风险责任、突发事件责任。

岗位合约9制定作业流程作业流程作业流程图按照规范的流程符号表达作业准备、作业次序、作业衔接、作业结果的图示文件。

作业流程图说明对作业流程顺序事件的文字描述对作业流程控制分类的文字描述10业绩指标的制定计量性期间性可操作性效益性约定性11事件处理的优先级A级：

突发、外部、无延缓余地B级：

突发、内部、微延缓余地C级：

偶然、内外部、有时间限制D级：

循环、内外部、固定时间限制E级：

无规定时间限制12二、内务管理与内部控制制度13定义目的结构控制要点14内部控制制度-定义由公司管理部门管理部门为有助于保证达成管理目标，在可实施可实施的范围内，有次序、有效的经营其业务而采取的所有的政策和规程政策和规程。

15内部控制制度-目的保护公司资产保护各类记录的可靠性及时提供可靠的各类信息缩减公司成本避免公司风险确保公司目标的达成。

16内部控制制度目的经济性、效率与效益的统一预防、约束与察觉差错和舞弊17请思考下面的问题！

要不要花一元钱去管一分钱的事！

有个代表欠公司1万元，打官司要花10万元，怎么选择？

18内部控制制度的结构控制环境控制程序19结构控制环境控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策和程序效率而发生影响的各种因素。

控制环境体现了股东、董事会、管理者、业主和其他人员对控制的态度、认识和行动20结构控制程序指管理者所制定的特别措施或日常工作程序，用以保证在业务经营运作过程中不会出现事故、数据差错或资产私吞或挪用或毁灭21主要应用控制程序将资产实物与其记录核对比较授权与批准对系统输出的结果的审阅对资产接近的限制职责分离总量控制业主与经理的控制常规计算机控制22内控制度的要点组织规划授权批准控制文件记录实物保护23组织规划对企业组织机构设置、职务分工的合理性与有效性所进行的控制。

合理的组织分工是保证经济业务按照企业既定方针执行、提高经营效率、保护资产、以及增强计量数据可靠性的重要条件。

24组织规划-不相容职务的分离定义：

指某项职务由一个雇员担任，既可以弄虚作假，又能够为自己掩盖其作弊行为的职务。

25组织规划-不相容职务的分离企业的经济活动一般可划分为五个步骤授权签发核准执行记录若其每一人步骤分别由相对独立的人员（或部门）实施，基本就能保证不会出现舞弊行为，则内控制度就能发挥作用。

26组织规划-不相容职务的分离主要不相容职务的分离授权进行某项经济业务的职务与执行该项经济业务的职务要分离执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离执行某项经济业务的职务与记录该项经济业务的职务要分离保管某项资产的职务与记录该项资产的职务要分离27组织规划-不相容职务的分离不相容职务分离控制需要各个职务分离的员工各守其责各守其责，如果担任不相容职务的职工之间相串通勾结，则不相容职务分离的作用就会消失殆尽消失殆尽。

28授权批准控制企业在处理经济业务时，必须经过授权；每一项经济业务的处理都与其批准条件相符合授权次序一般授权与特定授权授权批准程序授权批准检查29授权批准控制客户的选择授权批准制度供货-开票授权批准制度信用-结算授权批准制度退货、折扣授权批准制度费用结算、核算授权批准制度30内务文件记录控制管理文件组织系统图、工作说明书、业务程序手册、系统流程图财务与会计文件31实物保护限制接近（货物、资产、低耗品）定期盘点（账、物相等）记录保护（登记、归档、备份、计算机数据保护）保险32内部控制制度-局限性事实上，没有一个内部控制制度能够百分百地防止错误和保证资料及程序的准确性-成本与效率的考虑-突发或非常规活动-人为错误；执行人员的越权-不能预测的制度的崩溃-环境干扰33期望通过内部控制制度的建立及完善，达到一个较高的、合理的保证体系：

重大的错误在一段时间内不会出现或者能够被实施的程序所察觉。

建立什么样的、以及复杂程度如何的内部控制系统在很大程度上将取决于企业的规模、以及它的成本与效益。

34内部控制制度报告内部控制制度风险度报告内部控制制度符合性测试报告内部控制制度调整报告35总结企业需要结合实际情况设置合适的内部控制制度！

36三、内务管理与物流系统37物流系统的定义、物流系统的功能物流系统的设计物流系统的动态管理物流系统控制要点物流系统相关报告38狭义定义-在药品货物所有权转移前，药品货物存储、运输等所构成的动态系统-使药品货物达到变现状态前，药品货物存储、运输等所构成的动态系统广义定义-在药品货物被最终消费者拥有前，药品货物存储、运输等所构成的动态系统物流系统的定义39畅通货流链节维护货物品质方便货物配送降低配送成本减少资金占用物流系统的功能40影响因素储存条件交通环境存量因素流量因素通路布局终端布局物流系统设计41库存货物变动（入、出）流入在途流出在途货物质量有效期物流系统的动态管理42物流相关票据单证物流计划的编制与执行药品货物的接收药品货物的保管药品货物的发出药品货物的盘点非正常物流作业物流系统控制要点43药品入库/验收单药品出库/发货单药品批次质量报告单药品货物运输单药品储运费用结算单客户收货签收单物流相关票据单证44编制依据库存合同/客户需货特定需求汇编与上报时间数据核准批复与执行进度监控紧急调度物流计划的编制与执行45接收前的准备接收的过程控制接收的票据与记录药品货物的接收46储存条件控制药品质量维护药品效期预警限制实物接近记录与档案药品货物的保管47发出前的准备发出的过程控制发出的票据与记录药品货物的发出48药品货物盘点盘点员与监员账账、账实的核对盘点益缺的处理造成差异的原因处置方案建议药品货物的盘点49销货退回责任人、原因、处置、记录与报告货物退库原因、记录、报告样品与赠品管理规程记录与报告授权与审批非正常物流作业50内容期初数、本期收入数、本期发出数、库存数、在途数、有效期。

物流报告控制要点51销售内务的物流报告销售内务的物流报告-格式范例格式范例ABC公司药品物流月报表年月份销售单元:

序号品种规格计量单位期初库存本期接收本期发出期未库存接收在途发出在途期未库存状态（效期）3M6M12M18M制表人：

经理：

时间：

52四、内务管理与财务系统53销售财务的定位销售财务的作业循环控制要点销售财务报告54销售财务定位内部服务于内部的经营管理人员历史交易货款、费用核销的历业务处理投入产出分析客户、产品、人员、区域投入产出分析绩效计量代表、地区经理、大区经理的业绩计量55销售财务的作业循环原始票据的归类原始票据的收集编制记账凭证登记入账月度结账编制报表数据项目采集系统数据处理生成财务报表计算机系统处理手工处理系统56销售财务的业务归类项目物流系统货款系统费用系统财务票据1、入库/验收单2、出库/发货单1、客户合同2、客户签收单3、销售发票4、回款附单1、预算申请表2、预算批复表3、预算拨付表4、预算核销单财务账项1、药品货物接收账2、药品货物库存账3、药品货物发出账1、销售收入账2、应收账款账3、货款回款账1、预算核销账2、销售费用账3、应付费用账财务报告1、药品物流报告2、存货盘点报告1、销售回款报告2、客户分析报告3、代表业绩报告4、区域业绩报告1、销售费用报告57财务票据及控制要点产品入库/验收单-品种、规格的一致性出库/发货单-核对数量的一致性58财务票据及控制要点合同授权核准客户信用品种、数量、价格结算方式结算时间折让条件其它。

（等等）59财务票据及控制要点客户签收单签字（权限）盖章签收时的备注内容与其它票据的协同60财务票据及控制要点销售发票-票面的清洁-名称、税号、电话、地址、开户行的一致性。

-发票的提供方式、接收发票的确认（第三方）-纳税时间的影响重复开票、漏开票、错开票、换票、补票的控制61财务票据及控制要点回款附单客户编号回款方式回款票据号回款日期回款金额与其它票据的协同62财务票据及控制要点预算申请表弹性预算数据的协调说明清晰用途、时间、计划明了63财务票据及控制要点预算批复表项目一致（申请、批复、核销、账务）常规预算与特别预算条件与监控增减及原因64财务票据及控制要点预算拨付表授权与批准及时通知与回执通知限额与限期执行与监控分离65财务票据及控制要点预算核销表授权与批准票据合规数据一致期间限制税收影响66财务账项设置销售收入账：

数据采集区域、代表、客户、产品、规格日期、票号、数量、单价、金额票据销售发票业绩值：

销售量/额产品、客户、代表、区域67财务账项设置应收账款账：

数据采集区域、代表、客户、产品、规格日期、票号、应收款、已收款、欠款票据销售发票业绩值：

回款率、回款周期、坏账率产品、客户、代表、区域月度、季度、年度68财务账项设置销售费用账：

数据采集区域、代表、费用类型日期、客户、产品、金额票据费用核销单业绩值：

费用结构比重、费用额产品、客户、代表、区域月度、季度、年度、累计69财务报告销售回款报告格式AABC公司销售回款月报年月份区域:

序号品别规格计量单位期初数据本期销售本期回款期未数据70财务报告销售回款报告格式BABC公司销售回款月报年月份区域:

序号品别规格计量单位期初数据本期销售本期回款期未数据数量金额数量金额数量金额数量金额71财务报告销售回款报告格式CABC公司销售回款月报年月份区域:

序号品别规格计量单位期初数据本期销售期未数据供货开票供货无票小计供货开票供货无票小计供货开票供货无票小计72财务报告客户分析报告ABC公司客户分析报告年月份区域:

综合指标供货天数回款天数占压比例账龄分析120天客户数金额重点客户综合指标账龄分析客户名称供货天数回款天数占压比例120天180天73财务报告代表业绩报告ABC公司代表业绩报告年月份区域:

代表姓名期初本期销售本期回款期未费用率账龄金额分析120天180天74财务报告区域业绩报告ABC公司区域业绩报告年月份区域:

下属单元期初本期销售本期回款期未费用率账龄金额分析120天180天75财务报告销售费用报告ABC公司销售费用报告年月份区域:

下属