广州市交通技师学院.docx

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广州市交通高级技工学校

党群类档案管理实施细则

第一条根据《中华人民共和国档案法》和《广州市交通高级技工学校档案管理办法》等有关规定，制定本实施细则。

第二条基本原则

（一）凡是本校党群管理活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表和声像载体材料，均属党群档案。

、

（二）为确保党群类档案完整、系统、准确、安全和便于开放利用，党群类档案必须集中学校档案室统一管理。

（三）党群文件材料必须严格实行归档文件管理制度。

第三条党群类档案的归档范围

（一）归档的主要内容包括党委、纪委、工会、团委四个系统的内容，具体范围见“党群类档案归档范围和保管期限表”。

（二）不归档的文件材料

1.上级机关普发供参阅、不需办的文件材料。

2.上级机关发来供工作参考的文件。

3.上级机关征求意见未定稿的文件。

4.重份文件。

5.无查考利用价值的事务性、临时性的文件。

6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次核对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

8.无特殊保存价值的、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的信函件。

9.学校内部互相抄送的文件材料。

10.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

11.为参考目的从各方面收集的文件材料。

12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件。

（以上某些文件如果需要，也可以选择作资料暂存。

）

第四条归档要求

（一）归档原则

要符合文件材料的形成规模和特点，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类归档；以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

（二）归档要求

1.归档组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

2.归档的文件材料中，每份文件中的正件与附件，印件与定稿、请示与批复、转文件与原件，多种文字形成的同一文件等，均应分别归在一起，不得分开；文电应合一立卷。

3.不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复，有年度要求的放针对年，无年度要求的放复文年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；按学年处理的文件归入专门年度。

4.文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

5.文件材料应按排列顺序，依次编写页号。

页号应统一编写在有文字的每页材料的右上角、背面的左上角。

文件数量，一般不超过120页。

对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分开归档，问题单一、文件数量少者可归档为一件。

6.未装订的文件应逐件加盖档号章，并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角；文件的件数一般以每份文件单独计算为一件，请示与批复，来文与复文，正本与定稿，正件与附件，按件计算。

7.有关归档文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将整理人、检查人的姓名和时间填上，已示负责，备考表应置尾页。

8.文件要去掉金属，对破坏的文件材料应进行修复，字迹已扩散的复制件并与原件一起归档；应采用三孔一线的方法装订。

第五条归档时间，应在次年六月底前向学校档案室移交。

附件2

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行政类档案管理实施细则

第一条根据《中华人民共和国档案法》和《广州市交通高级技工学校档案管理办法》等有关规定，制定本实施细则。

第二条基本原则

（一）凡是本校行政管理活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表和声像载体材料，均属行政档案。

（二）为确保行政类档案完整、系统、准确、安全和便于开放利用，行政类档案必须集中学校档案室统一管理。

行政文件材料必须严格实行归档文件管理制度。

第三条行政类档案的归档范围

（一）归档的主要内容包括综合、人事、审计、保卫、总务、图书、档案七个系统的内容，具体范围见“行政类档案归档范围和保管期限表”。

（二）不归档的文件材料

1.上级机关普发供参阅、不需办的文件材料。

2.上级机关发来供工作参考的文件。

3.上级机关征求意见未定稿的文件。

4.重份文件。

5.无查考利用价值的事务性、临时性的文件。

6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次核对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

8.无特殊保存价值的、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的信函件。

9.学校内部互相抄送的文件材料。

10.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

11.为参考目的从各方面收集的文件材料。

12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件。

（以上某些文件如果需要，也可以选择作资料暂存。

）

第四条归档要求

（一）归档原则

要符合文件材料的形成规模和特点，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷；以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

（二）归档要求

1.归档一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

2.归档的文件材料中，每份文件中的正件与附件，印件与定稿、请示与批复、转文件与原件，多种文字形成的同一文件等，均应分别归在一起，不得分开；文电应合一立卷。

3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，有年度要求的放针对年，无年度要求的放复文年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；按学年处理的文件归入专门年度。

4.归档文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

5.归档文件材料应按排列顺序，依次编写页号。

页号应统一编写在有文字的每页材料的右上角、背面的左上角。

案卷文件数量，一般不超过120页。

对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分开归档，问题单一、文件数量少者可归档为一件。

6.未装订的文件应逐件加盖档号章，并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角；文件的件数一般以每份文件单独计算为一件，请示与批复，来文与复文，正本与定稿，正件与附件，按件计算。

7.有关归档文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将整理人、检查人的姓名和时间填上，已示负责，备考表应置卷尾。

8.归档文件要去掉金属，对破坏的文件材料应进行修复，字迹已扩散的应复制并与原件并立卷；应采用三孔一线的方法装订。

第五条归档时间，应在次年六月底前向学校档案室移交。

附件3

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教学类档案管理实施细则

第一条根据《中华共和国档案法》和我校制定的《广州市交通高级技工学校档案管理办法》，制定本实施细则。

第二条教学类档案是指学校在教学管理和教学过程中直接形成具有保存价值的各种形式的文件材料。

它必须反映教学管理、教学实践活动的全过程。

它是教学管理、教学评估的重要参考和凭证，又是开展教育和教育史研究必不可少的重要材料。

第三条教学档案是学校管理工作的重要组成部分，各教学管理部门负责档案管理材料的形成、收集、整理、立卷与归档、管理。

并将此项工作列入有关人员的职责范围。

第四条教学类档案的归档范围

教务行政管理材料、专业设置材料、招生工作、学籍管理材料、教学计划、教学大纲、教学实践性环节管理材料，毕业生工作材料、教材管理材料、成人教育工作材料。

第五条教学类档案案卷的归档要求与立卷方法

（一）档案材料齐全完整，能全面反映教学管理和教学业务各个环节的工作过程。

（二）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。

原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用。

同一内容的文件数量多时要分别组成若干卷，每卷不超过200页。

也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成案卷。

（三）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

（四）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后，批复在前、请示在后的要求排列。

（五）凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明提名、责任者、时间。

（六）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

（七）卷内目录，备考表填写齐全，字迹清晰。

（八）凡教师业务档案中规定的内容，已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。

（九）档案材料用纸合乎规范，书写工整，且具耐久性，禁用圆珠笔和复写纸书写。

（十）属于教学管理内容的采用自然年度，学籍类采用入学年份或毕业年度（届），试题类用考试年度，其余可采用教学年度（以终止年度作标识）。

第六条教学档案应在次年的六月底前向学校档案室移交归档。

第七条教学档案的利用按借阅制度办理。

附件4

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科研类档案管理实施细则

第一条根据《中华人民共和国档案法》和我校制定的《广州市交通高级技工学校档案管理办法》，制定本实施细则。

第二条科研档案是指学校从事科研管理以及在科研实践活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据及声像等不同载体的文件材料。

第三条科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，是搞好科研工作的重要基础工作之一，科研文件材料的形成、积累、整理、立卷归档等工作纳入科研人员的职责范围，并作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。

第四条科研类档案的归档范围

（一）归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。

具体范围见《科研类档案归档范围及保管期限表》。

（二）归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结束依据的原始材料。

（三）取得负结果或因事故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

（四）由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存其承担任务有关的档案正本外，应将复制件送交主办单位保存。

由校内几个单位协作完成的项目，各有关单位要相互配合，整理好本单位承担的须归档的科技文件材料，由主管单位的科研人员归档。

如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主办单位。

（五）材料系统整理后，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷，每个案卷材料一般不超过200页。

（六）科研管理部分的文件材料，按党群、行政档案要求组卷装订。

案卷内科技文件材料有书写内容的页均要编页号，不装订卷的全部科研文件材料，以件为单元，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记、并逐页填写。

（七）课题组负责人填写归档说明书，纳入每个研究课题第一卷的卷内项目之前。

第五条归档要求

（一）研究课题在鉴定、验收或结束后两个月内归档，暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

（二）本校重大科研项目的鉴定，评审工作必须有学校科研管理部门兼职科技档案人员参加。

第六条档案的补充与修改

（一）科研管理部门和课题组随时收集在科研成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

（二）对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经科研部门领导或有关主管负责人及相应厂家批准同意，并在案卷备考表内说明修改原因和时间。

未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。

（三）档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。

归档材料不多的可单独组卷、编目。

第七条在科研档案的利用开发中，必须严格执行国家关于科技保密、专利等法规制度。

附件5

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产品生产类档案管理实施细则

根据《中华人民共和国档案法》和《广州市交通高级技工学校档案管理办法》等有关规定，制定本实施细则。

第一条我校产品生产类档案是产品生产活动的真实记录，是学校的财富，必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全、方便开发利用。

第二条归档的产品生产类文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，必须反映产品生产管理，经营、销售管理和产品各个环节的全过程，保证档案的完整、准确、系统。

，必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并具有成套性。

第三条归档的主要内容包括综合、业务类两个方面，具体范围见《产品生产类档案归档范围及保管期限表》。

第四条产品生产类档案立卷时，应按文件材料的自然形成规律，保持有机联系，按时间顺序系统排列或按文件形成的规律，原则上相同内容的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，反映整个产品项目关键材料放在首卷，底图单独存放。

一个项目的文件材料少时，文字材料在前，蓝图在后，底图单独存放。

第五条归档材料必须字迹工整，图像清晰，纸质优良，图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续要完备。

第六条卷内文件材料排序应正文在前，附件在后；文字材料的原稿和正文放在一起时，正文在前，原稿在后；重要材料原件上有圆珠笔字迹的要复制、复制后按原件在前，复制件在后排列。

第七条在产品定型鉴定、验收后两个月内，应完成立卷、编目、归档工作。

因某种原因中断产品，应在中断后两个月后完成立卷、编目、归档工作。

管理性文件材料，应在次年6月底前完成归档工作。

第八条已归档的技术文件材料需要更改时，必须填写更改通知单。

经厂技术部门负责人批准同意，并在案卷备考表内注明修改的原因和时间，方可更改有关技术文件。

对修改后的各种底图，应重新绘制蓝图，连同更改通知单一并归档。

对归档后补充的技术文件材料应及时整理编目，补充材料少可归入有关案卷内，材料多时应单独组卷编目。

附件6

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基本建设类档案管理实施细则

第一条根据《中华人民共和国档案法》和我校制定的《广州市交通高级技工学校档案管理办法》，制定本实施细则。

第二条基本建设类档案是学校在基本建设和修缮工作中，从酝酿、决策到建成，使用的全过程中形成的，经过收集、积累、整理、立卷、归档保存的材料。

包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、使用及基建管理等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表及配套的声像、计算材料等。

第三条基本建设类档案是反映学校基本建设历史和现状的真实记录，是日后进行维修、建设、扩建、规划的必不可少的资料。

学校对基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料的完整、准确、安全和有效利用。

第四条基建档案工作必须纳入基建管理工作中，每年从基建费总额中拨出一定的数额作为基建档案工作经费，同时做到项目建设（维修）一开始与建立档案工作同步进行；检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行；项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；项目竣工验收时与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

第五条基本建设类档案的归档范围

（一）归档主要内容包括：

综合管理，项目的可进行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、生产基建预算、概算、决算、器材管理方面，具体范围见《基建类档案归档范围及保管期限表》。

（二）归档的重点是：

项目建设各个阶段形成的不同载体、形成的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套材料。

第六条归档要求与立卷方法

（一）基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，在总承包单位汇总、整理、竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

（二）基建项目由几个单位分别承包的，由各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

（三）凡是主要和经常使用的文件材料要有副本，其它材料一般归档一份。

（四）基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

（五）根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，按工程项目立卷，一项一卷或若干卷。

管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

（六）基建文件材料采用卷皮、卷合（装）形式保管，蓝图大于卷合的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。

蓝图、底图可以不装订。

（七）无论单面或双面只要有书写文字均作为一页编写页码，每卷页号均以1开始。

蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

第七条归档要求

（一）竣工图是基建工程项目的最后真实记录，是对工程项目进行考核和日后使用、维护、扩建、改建、大中型维修的依据、是竣工验收的必要条件之一，并具有法律依据。

凡竣工图不符合档案管理要求的，不能验收。

竣工图必须盖有施工单位的竣工印章，施工单位项目负责人（图纸修改人员）签名。

（二）基建项目在验收后两个月内归档，学校档案室要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

第八条借阅基建档案按《广州市交通高级技工学校档案利用制度》办理借阅手续，用完后及时归还。

对借阅的档案材料要按安全保密负责。

附件7

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仪器设备类档案管理实施细则

第一条根据《中华人民共和国档案法》和《广州市交通高级技工学校档案管理办法》等有关规定，制定本实施细则。

第二条仪器设备档案是指作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。

第三条设备档案是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节，设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

第四条设备档案的归档范围

（一）归档的主要内容包括综合管理，仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。

具体范围见《仪器设备类档案归档范围及保管期限表》。

（二）归档的重点是仪器设备项目各个环节形成的不同载体的文件夹材料，包括随机图样。

（三）本校自制，作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备档案要求处理。

第五条设备档案的归档要求与立卷方法

（一）从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累、过程结束后移交档案部门。

（二）设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记移交设备管理部门。

（三）设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。

重大设备的开箱验收必须有学校档案室参加。

（四）将反映设备购置概况的重要文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理成案卷、排在案卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列；文字材料在前，图表在后。

（五）全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1号开始，对不装订的案卷，则在每件文件上加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次、编写件号。

（六）确定设备档案卷内文件的保管期限。

对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为设备共存。

第六条设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。

第七条已建立档案的仪器设备，如需降档使用，调拨出校或报废时，由本校档案鉴定小组鉴定，确定接收到档案室或销毁或随机调出。

第八条设备档案的保管、利用，按校档案室的保管、保密、借阅及利用的制度办理。

附件8

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广州市交通高级技工学校

出版类档案管理实施细则

第一条根据《中华人民共和国档案法》和《广州市交通高级技工学校档案管理办法》等有关规定，制定本实施细则。

第二条出版类档案是指本校在自行编辑出版学报、校报、学术刊物、书籍、录像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料。

第三条归档主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体内容见《出版类档案归档范围及保管期限表》。

第四条立卷和归档要求

（一）各种出版物档案材料按其性质和种类（出版物的名称）分别进行立卷。

1、期刊。

视其情况几期一卷，原稿与样本可以合订在一起，也可以分开，一期一卷，按年代，期次排列。

注意分清年代，不可混年立卷。

2、校报。

按年度立卷，可按时间顺序（如年、季或月）和重要程度，把稿件分别立卷，校本可按时间顺序订成合订本。

3、书籍。

一般以作品为单位整理，一书组成一卷或数卷。

跨年度的出版档案。

放在出版物的出版年度立卷。

（二）出版档案卷标题以书籍者（译）著、书名为标题，刊物以刊名加刊期标题。

（三）编辑部应在次年6月底前将上年度应归档的出版档案移交档案室。

第五条出版档案在一定时期内保密或控制使用的部分，特别是查阅专家审稿意见，应严格借阅手续，利用时经办公室领导或出版、编辑部负责人批准。

附件9

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外事类档案管理实施细则

第一条根据《中华人民共和国档案法》和《广州市交通高级技工学校档案管理办法》等有关规定，制定本实施细则。

第二条外事档案是指学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第三条归档范围

（一）涉外工作综合管理、出境和境外来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议，校际合作，留学生工作等方面。

详见《外事类档案归档范围及保管期限表》。

（二）本校人员在境外获得的证书、奖状、奖章、奖品等，归档方式可存原件，或复印件、影印件。

境外团体或个人赠送给学校的纪念品、礼品及捐资建设的有关文件材料等，有保存价值的应归档，不宜长久保存的，可存影印件和清单。

第四条立卷和归档要求

（一）出境学习回国后，须在两个月内，将参加涉外活动形成的文件材料送交部门整理、立卷后移交档案