内部控制自我评价报告范本内部使用版.docx
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内部控制自我评价报告范本内部使用版
A有限公司
内部控制评价报告
内控评价小组根据核准的《A公司内部控制评价工作方案》,于20**年5月15日-6月30日对业务部、采购部、物流部、仓储部、办公室、财务部等部门实施了内部控制评价。
本次评价的主要目的是通过对《内部控制规范(试行)》执行的有效性进行自我评价,强化内部控制意识,严格落实各项控制措施,确保内部控制规范的有效运行,保障公司财产的安全和完整,促进公司内部控制体系得以持续、有效的改进。
我们根据公司《内部控制规范(试行)》的内容,与相关采购、销售、仓储、财务等部门人员进行了问询,并抽查了业务处理的相关文件。
现将评价情况报告如下:
一、项目概况
(一)评价范围
本次评价范围主要包括20**年度经营业务以及20**年度的货币资金、合同管理和固定资产管理的相关业务。
(二)评价程序及方法
问卷调查、部门负责人访谈、具体业务执行规范情况的抽样测试、部门沟通会等。
(三)评价结论
经评价,内部控制的设计基本有效,各部门基本上执行内控规范。
但是在评价过程中也发现各部门规范管理意识不够强、未形成书面控制意识、在较多控制要点上仍沿袭过去的一些作法,存在较大的风险,与《内控规范》的要求还有一定的差距。
(四)重要性评级标准
高:
存在较少控制或控制不存在;对公司经营和财务有重大风险;相关流程需要重大改进;管理层应立即予以关注并采取适当行动进行纠正。
中:
存在一定控制;对公司经营和财务有较大风险;相关流程需要较大的改进;管理层应予以关注并采取适当行动进行纠正。
一般:
存在一定的控制;对公司经营和财务风险较少,但影响公司的经营和管理效率;相关流程仍存在一定的改进空间;各部门应予以关注并采取适当行动进行纠正。
二、业务部内控执行情况
业务部在销售订单的制订、销售数据的复核、退货的审核、销售结算等方面基本能够按内控规范执行。
但也存在如下不足:
1、部门组织培训不足,员工对内控规范不够熟悉
业务部采取了会议讨论、部门员工自学的方式进行培训。
但由于未制订培训计划,未组织集中培训,也没有相应的考核激励措施,导致部门员工对内控规范的不够熟悉,未能主动严格执行内控规范。
建议:
部门应在业务淡季,组织员工集中培训,采取相应的考核激励措施,促进员工尽快熟悉内控规范和规范操作。
风险评级:
中;涉及其他部门:
无。
2、未制订《销售计划》和《销售费用预算》
在评价中发现,因公司未实行全面预算,业务部也未按内控规范要求制订《销售计划》和《销售费用预算》。
我们认为没有计划和预算,对实现目标的难点及应采取的措施分析不够,可能导致实现销售目标的难度增加和销售费用增加。
建议:
在公司未实行全面预算之前,业务部应根据内控规范的要求,单独制订《销售计划》和《销售费用预算》,以保证销售目标得以顺利实现,并将销售费用控制在合理范围内。
风险评级:
中;涉及其他部门:
财务部。
3、基本未签订销售合同
除与B客户签订销售合同外,与其他客户均未按内控规范的要求签订销售合同,仍采取订单、口头协议的方式代替销售合同。
我们认为因订单内容简单,没有书面的销售合同,如果产生退换货、折扣、货款结算等纠纷时将无法判断各方的责任
建议:
业务部应尽快拟订销售合同范本,在业务实施前组织业务员和其他相关人员与客户就退换货、折扣、货款结算等条款进行谈判并做好谈判纪录,并与所有客户签订销售合同,明确双方的权利和义务。
风险评级:
高;涉及其他部门:
办公室。
4、新增商品目录未经申请、审批环节,也未能提交销售预测和营销推广计划
在评价中发现,新增商品是由相关领导提出,上目录后再由领导审核修改,修改后也没有书面的审核审批手续。
我们认为由于没有申请审批环节,可能导致不合规定或没有盈利性的商品上《销售目录》或导致《销售目录》不能按时、按质编制。
未编制销售预测和营销推广计划,也不利于销售目标的达成。
建议:
按内控规范要求,严格新增商品的筛选工作,按规范程序编制出《销售目录》,并提高销售目录的盈利水平。
风险评级:
高;涉及其他部门:
无。
5、对客户的退货申请审核审批不够严格
在评价中发现,较多客户的退货申请以“征订数据错误”、“市场减少”等原因退货的,业务部、物流部、采购部都审核审批通过,但退货的商品又不能调剂使用或退给供应商。
我们认为这样会使客户对征订数据的审核不够严格,造成公司不必要的经济损失。
建议:
根据内控规范的要求,业务部应会同采购部、物流部制订退货的管理制度,严格审核退货申请,对由于客户工作失误造成的退货应予拒绝,如接受退货的应注明原因。
风险评级:
高;涉及其他部门:
采购部、物流部。
6、对<客户结算对账单>审核审批未按规定执行
在评价中发现,<客户结算对账单>仅由业务员审核折扣是否符合规定,但未进行发货数量的审核,且未经业务部经理审核。
我们认为对账单是结算的重要资料,业务员不审核发货数量,则发货数量容易产生错误。
同时仅业务员审核,也影响结算的准确性和及时性。
建议:
系统应开放业务员所辖网点发货数据的查询权限,送货签单也应及时提交业务部。
业务部应制订<客户结算对账单>审核的业务指引,以指导业务员进行规范的操作。
业务员应按内控规范及操作指引对数量、折扣等对账内容进行审核。
同时应上交业务部经理审批后方可将对账单下发至客户核对。
风险评级:
中;涉及其他部门:
物流部。
7、对应收货款未制订催收计划,货款催收未留下催收的凭证
在评价中发现,业务部没有对应收货款制订详细的催收计划,多采取电话、上门催收的方式催收,但未对催收情况进行书面记录;发出书面催收通知也没留下相关凭证(如回执)。
我们认为,没有催收计划可能导致不能及时收回应收货款,容易产生坏账;而未留下催收的凭证,可能造成诉讼时效过期,不能反映业务员催款的情况,不利于欠款的回收,也不利于业务员的考核。
建议:
业务部应会同财务部制订详细的应收货款管理办法,定期制订催收计划。
要求业务员根据管理办法和催收计划,采取相应的催收措施,制作或取得催收的法律凭证。
风险评级:
高;涉及其他部门:
财务部。
8、未按内控规范要求保管档案
在评价中发现,因档案利用意识不强,应由部门存档的资料分散在各业务员和档案保管员处;部分应由业务部保管的资料存放于物流部中,档案管理员未将应归档的资料进行整理、装订、纪录、编号等工作。
我们认为这样不便于利用档案,可能造成重要档案资料遗失,造成经济损失或泄露商业秘密。
建议:
业务部应建立相应的档案保管处,分门别类妥善保管档案。
风险评级:
中;涉及其他部门:
办公室。
三、采购部内控执行情况
采购部在公司商品目录的编制、商品征订指引(通知)上基本能够按内控规范执行。
但也存在如下不足:
1、部门员工对内控规范不够熟悉
采购部举行了一次集中培训,采取在会议讨论内控相关问题、要求部门员工自学的方式进行培训。
但由于未制订培训计划,也没有相应的考核激励措施,导致部门员工对内控规范不够了解,执行内控规范的自觉性不高,未能主动严格执行内控规范。
建议:
部门应在业务淡季,组织员工集中培训,采取相应的考核激励措施,促进员工尽快熟悉内控规范和规范操作。
风险评级:
中;涉及其他部门:
无。
2、基本未签订采购合同
评价期内的采购活动主要还是采取订单、口头协议的方式代替采购合同。
我们认为没有签订书面的采购合同,如果产生到货时间、退换货、折扣、货款结算等纠纷时将无法判断各方的责任。
建议:
采购人员应在采购活动开始前与供应商进行谈判,并按公司合同管理有关规定进行审核审批,签订采购合同,明确双方的权利和义务。
风险评级:
高;涉及其他部门:
办公室。
3、部分采购折扣未经审批或未严格按权限办理审批手续
在评价中,我们发现
(1)20**年度采购折扣已录入系统,但录入所依据的资料,尚XX批准。
(2)20**年度部分采购折扣的授权批准不符合规定。
如系统中录入的在6折以上的采购折扣,所依据的《进货折扣明细表》只经主管副总经理审核,而根据内控规范的要求,采购折扣在6折以上(不含6折)的采购应由总经理审批。
我们认为由于未经审批或未严格按权限办理审批手续,导致录入系统的采购折扣XX批准,不能保证已录入系统的折扣数据的准确性,同时也影响货款结算的正确性。
建议:
采购折扣应依据经授权批准的采购合同确定。
如未签订书面采购合同的,采购部也应根据口头约定整理各品种的折扣资料按规定的权限经授权批准后交物流部录入系统。
物流部也应以经审批的折扣资料为依据录入系统,否则应退回补充办理。
风险评级:
高;涉及其他部门:
物流部。
4、部分商品已售出,但采购折扣尚未确定
在评价中发现,系统中录入的****供应商的部分商品进货折扣为1,查商品销售折扣明细表,对应商品目录确定的销售折扣为0.48。
经了解是由于采购折扣还未与供应商确定,所以在系统中默认为1,而销售折扣已与客户协商确定。
我们认为20**年度商品已发运售出,如果采购折扣还未能确定,将影响与供应商的结算,可能导致经济纠纷;而且销售折扣已确定,如期后确定的采购折扣过高,可能导致经营品种的亏损。
建议:
根据内控规范的要求,采购部应在采购实施前与供应商协商确定采购折扣。
风险评级:
高;涉及其他部门:
无。
5、没有按内控规范的要求制订合理的备货估计方法
评价中发现,采购部未制订备货估计方法,也未能提供备货数量的确定依据。
据采购部称备货数量一般是根据销售数量取整报订后的差额产生,但抽查仓库数据,E1313发货数量2282本,收货数量2500本,备货数量达到268本,备货比例达11.74%;E349-M发货数量296799本,收货数量318771本,备货数量达到21972本,备货比例高达7.4%。
我们认为合理的备货是公司及时供货的保证,是同时兼顾成本效益的一项举措。
但如没有严格的备货管理制度,可能使备货数量得不到合理控制。
建议:
采购部应按规范要求,详细说明各种情况下备货的控制比例或数量,制订合理的备货数量的估计方法及操作制度,报领导核准后执行。
如现行取整产生的备货方法也应说明如何取整及例外情况的处理办法。
风险评级:
高;涉及其他部门:
无。
6、向供应商报订未能提供审核审批资料
评价中发现,现行报订数量的审核审批是在商品管理系统中执行的,但在查询时只能显示“审核”字样,具体经过何人审核、审批,系统中不能显示。
我们认为这样无法确定报订是否经过授权人的审核、审批,可能造成报订数量XX审批的情况。
建议:
采购员编制《商品报订单》后,交采购部经理复核、分管副总经理审核,由总经理对报订总数量进行审批;商品管理系统中应能显示审核审批的执行情况和执行人员,以确保报订数量得到了授权批准。
风险评级:
高;涉及其他部门:
商品系统软件开发公司。
7、外省供应商报订的《商品报订单》没有得到供应商的盖章确认
评价中发现,向外省供应商报订的《商品报订单》未得到供应商盖章及传真确认。
我们认为由于《商品报订单》未经供应商盖章,无法说明已经得到供应商确认,如果对方违反约定,将无法追究对方的责任。
建议:
向外省供应商报订的《商品报订单》应要求供应商在<商品报订单>上盖章,并以传真的方式回传,以确保得到供应商的确认。
风险评级:
高;涉及其他部门:
无。
8、《商品报订单》没有对回告单、送货安排、送货单等内容提出要求
评价中发现,《商品报订单》是从系统中打印出来的,没有在表格设计中反映上述要求。
我们认为,《商品报订单》明确提出上述要求能提高后续工作的效果和效率,否则供应商就不会对上述要求严格履行,造成后续工作的被动。
建议:
根据内控规范,在系统中设计包含上述要求的报订单,促进供应商的履行,提高后续工作的效率和效果。
风险评级:
一般;涉及其他部门:
商品系统软件开发公司。
9、系统中供应商回告信息不够完整、全面,外省供应商未能提供〈商品回告单〉
评价中发现,采购部只能通过口头与外省供应商沟通了解商品的有关情况,不能提供相应的《商品回告单》;部分商品仓库在收货时仍查不到预计到仓时间信息。
我们认为,商品回告单是重要的资料,如不能提供会造成仓库不能合理安排仓位和组织发货,造成发货工作被动。
建议:
与外省供应商协商要求其按规定提供〈商品回告单〉,特殊情况下不能提供的也应由采购员电话沟通了解到准确情况后编制《商品到仓预计时间表》交物流部录入系统,以便仓库及时掌握到仓信息。
风险评级:
中;涉及其他部门:
无。
10、未按规范要求填制<仓库收货差异处理意见>
评价中发现,采购部在收到仓库收货差异报告时,没有填制<仓库收货差异处理意见>及送达仓库,而是直接电话通知仓库进行相关处理。
我们认为,仓库收货差异处理影响到与供应商结算时相关金额的认定,口头告知未能体现处理的依据,如仓库擅自处理也无法认定,将给公司带来经济损失。
建议:
按内控规范的要求,填写<仓库收货差异处理意见>,交物流部物管员传真并电话通知仓库办公室主管,由其告知仓库执行。
风险评级:
高;涉及其他部门:
无。
11、对供应商商品超交的处理存在不符合规范的情况
评价中发现,采购部在仓库报告有些供应商商品存在超交情况时,电话通知仓库正常入库,未作为代销处理,也未与供应商签订代销合同或得到商品作为代销的书面确认。
如****供应商超交的各类商品10多万元,均作为正常商品入库处理,再在季末向供应商退货。
我们认为,对超交的商品作为正常入库处理,可能出现不能出售作退货时没有依据,导致纠纷;应作代销的商品作正常购进进仓,也不利于仓库的后续管理。
建议:
按内控规范的要求,在超交时应先作为代销入库,并与供应商签订代销合同(或作相应确认),在实际使用时再从代销转为正常购进,以避免退货时发生纠纷。
风险评级:
中;涉及其他部门:
无。
12、向供应商退货的处理不符合规范
评价中发现:
(1)仓库需向供应商退货时,未向采购部提交<特殊事项申请单>(退货)和办理审批手续。
(2)退货出库前,未由系统生成<退货单>,而是在出库收到供应商确认的收货凭据后方录入系统生成<退货单>;<退货单>也未能及时提交物流部和财务部。
(3)供应商收到退货时一般未加盖公章予以确认。
我们认为可能导致XX向供应商退货,和已退货但在与供应商结算时未做相应的扣除。
建议:
根据内控规范的要求,采购部应要求仓库在退货给供应商时提交<特殊事项申请单>(退货),经审核审批并在系统中打印<退货单>后方可向供应商退货;同时与供应商沟通,要求供应商接收退货时加盖公章确认;仓库在收到供应商签章的《退货单》后应及时上交物流部和财务部。
风险评级:
高;涉及其他部门:
仓库、物流部。
13、档案保管不够完善
评价中发现,由于档案利用意识不强,采购部未设置档案保管员岗位,档案资料分散在部门员工处;档案未进行有效整理,如报订单、回告单没有按顺序分类保管,较难查找;有些应由采购部保管的资料存放于财务部,如:
〈供应商结算金额对账单(收费)〉。
我们认为,这样不便于利用档案,可能造成重要档案资料的遗失,造成经济损失或泄露商业秘密。
建议:
采购部应设置档案保管员岗位,分门别类统一管理档案。
风险评级:
中;涉及其他部门:
无。
四、物流部内控执行情况
物流部通过集中讲解培训、会议讨论、部门员工自学的方式进行培训。
由于部门重视,部门员工对内控规范相对熟悉,学习规范的积极性相对较高。
在内控规范执行过程中,物流部对内控规范中未尽完善的细节、执行中涉及到的相关表格部分,根据实际情况制定了相关执行表单,同时在内控规范框架内细化了本部门及仓库环节的各岗位工作流程图,提高了规范的可执行度。
在商品目录的业务系统导入、商品销售数据的业务系统输入、商品回告单数据信息的业务系统输入、仓库信息及发运费用结算比例的业务系统输入等方面做得较好,但也存在对录入系统资料复核不够严格、对仓库管理不够严格等不足的情况:
1、系统中无法显示客户销售折扣信息的录入人员的姓名和是否经过复核
在评价中发现,在录入客户销售折扣信息时经过录入、交叉复核,但系统中未在相应的位置显示录入人员、复核人员姓名。
我们认为因销售折扣信息较为重要,系统中不能显示录入、复核人员姓名,可能造成录入和复核流于形式,使错误增加。
建议:
在系统中显示录入、复核人员姓名,有效提高录入复核人员的责任心。
风险评级:
一般;涉及其他部门:
商品系统软件开发公司。
2、未按规范要求统筹安排仓库的收货任务
在评价中发现,仓库收货任务仍按以往做法,由采购部根据商品回告单注明的厂家就近安排,而未经物流部统筹。
我们认为,按照规范的分工,物流部是仓库的管理部门,仓库的收货任务应由物流部负责。
建议:
按内控规范规定,由负责商品收发货任务的物管员统筹安排,经物流部经理审核和分管副总经理审批后执行。
风险评级:
中;涉及其他部门:
采购部。
3、《运输合同》的签订没有相应的谈判记录
在评价中发现,《运输合同》在协商谈判时没有形成谈判记录。
我们认为没有谈判纪录,可能造成期后在草拟合同文本时产生表述错误。
建议:
建议根据内控规范的要求,在合同协商谈判时做好记录,并按合同管理的有关规定办理审核审批手续。
风险评级:
一般;涉及其他部门:
办公室。
4、入库数据的修改不符合规定
在评价中发现,入库数据二次复核发现错误,需要修改时未填写《数据修改申请单》,而是返回给仓库修改。
我们认为仓库如拥有修改系统入库数据的权力,可能存在数据被擅自修改的风险。
建议:
按内控规范的要求,系统应设置仓库在入库数据确认后不允许擅自修改,如二次复核需修改数据的应填写《数据修改申请单》经审核审批后由物流部数据录入员进行修改。
风险评级:
中;涉及其他部门:
仓库、商品系统软件开发公司。
5、客户退货的处理不符合规范
评价中发现,在仓库接收客户退货后,物流部没有要求仓库打印《退货单》和签章确认。
我们认为不要求打印《退货单》,可能导致已收退货未及时录入系统造成系统数据与实际库存不符;《退货单》未及时报送财务部、物流部可能导致结算误差,影响结算的准确性和及时性。
建议:
按内控规范的要求,在接收退货后应当打印《退货单》,签章后交财务部和物流部。
风险评级:
中;涉及其他部门:
仓库。
6、特殊情况补损时,未严格按内控要求执行
在评价中发现,20**年公司在推广***商品时由于供应商原因造成需对客户大量补损,物流部为减少负面影响,积极联系供应商对涉及客户进行了补损,但在补损时,补损单XX人审批。
我们认为,任何补损事项都应得到书面的授权批准。
建议:
在存在特殊情况需要处理时,也应根据内控规范的要求,完善相关手续,取得书面的授权批准。
风险评级:
高;涉及其他部门:
业务部。
7、对补损的审核审批的程序执行不严格
在评价中发现,个别补损单没有业务部业务员复核,个别没有业务部经理审核。
补损商品数量超过10件时,未按规范要求报分管副总经理审批。
建议:
根据内控要求,严格按程序执行审核审批。
风险评级:
高;涉及其他部门:
业务部。
8、直调客户的商品管理未严格执行内控的相关要求
在评价中发现,直调客户的商品管理存在以下不规范的情况:
(1)物流部仅取得〈客户的收货明细表〉(未加盖客户的公章),也未能取得供应商的〈送货单〉,因此无法对二者进行比对;
(2)没有打印〈直调客户商品入库核对单〉与供应商进行核对。
(3)没有取得样货,无法对商品价格进行核对。
我们认为,未加盖客户公章的〈客户的收货明细表〉不能保证已得到客户认可;而未取得送货单且未与供应商核对,则可能导致供应商送货与客户收货的差异,产生结算误差。
建议:
按内控规范的要求,与直调客户签订直调发行合同,严格取得符合规定的〈客户的收货明细表〉和〈送货单〉,并与供应商及时核对。
风险评级:
高;涉及其他部门:
采购部、业务部、办公室。
9、销售结算数据修改未有书面依据
评价中发现,与客户核对销售结算数据时出现差异,经口头沟通查找原因后直接进行修改,没有填制〈数据修改申请单〉,系统上也没有留下修改记录。
我们认为,因为结算数据是重要的数据,未经书面审核审批的修改可能会导致错误。
建议:
按内控规范的要求,严格填写〈数据修改申请单〉,经审核审批后方可修改。
同时要求软件公司在系统上增加修改记录。
风险评级:
中;涉及其他部门:
商品系统软件开发公司、业务部。
10、档案保管不够完善
评价中发现,因档案利用意识不强,物流部未设置档案保管员岗位,档案资料分散在部门员工处;未有效整理归档管理,部分重要文件有涂改痕迹,但未有涂改人签字。
我们认为,这样不便于利用档案,可能造成重要档案资料的遗失,造成经济损失或泄露商业秘密。
建议:
物流部应设置档案保管员岗位,分门别类统一妥善管理档案。
风险评级:
中;涉及其他部门:
无。
五、仓库内控执行情况
1、仓库单据交接清单不规范且未及时签收
在上交《送货单》、《送货签单》时,编制的单据交接清单没有移交日期、移交人、接收人、移交总份数等信息;未要求物流部当面签收,而是在复核后签收。
我们认为交接时不及时签收,如单据遗失将无法分清责任。
建议:
根据内控要求,在上交《送货单》、《送货签单》时,应在交接单上填写完整的交接信息,并应立即要求物流部在交接单上签收(如无法及时复核,也应清点份数正确后签名)。
风险评级:
一般;涉及其他部门:
物流部。
2、未将〈快递运输单〉编号输入业务系统及未在《快递运输单》上加盖“已录入”印章
在评价中发现,由于系统未设置〈快递运输单〉编号输入功能,仓库无法将〈快递运输单〉编号输入业务系统,也未在〈快递运输单〉上加盖“已录入”印章和在单据右上角填写业务系统序列号。
我们认为不便检查快递运输录入错漏,也不利于快递运输费用的结算工作。
建议:
按内控规范的要求,在系统上设置〈快递运输单〉编号输入功能,在采用快递运输时及时将〈快递运输单〉编号输入业务系统并加盖“已录入”印章。
风险评级:
一般;涉及其他部门:
商品管理系统开发公司。
3、库存管理未重视仓库区域划分和设置标识
评价中发现,仓库未对区域进行划分和添加标识;未对退货、已改版、代销等商品进行标识;未按商品类别分区域堆放。
我们认为可能导致发运时错发商品。
建议:
根据商品类别和型号,分区域存放并在每一区域添加标识,如备件、代销、报废、退货等应分区域分别存放和标识。
风险评级:
一般;涉及其他部门:
无。
4、对盘点前及盘点后的事项未按规范要求进行处理
在评价中发现,盘点前,未编制盘点计划;盘点后,未编制〈盘点差异分析表〉,未将〈盘点表〉留存归档。
我们认为未制订盘点计划,可能导致盘点工作缺乏组织和规范;未编制〈盘点差异分析表〉,不能说明差异的原因,进而不能对差异进行正确处理和期后改进库存管理;未留存盘点表,说明档案管理出现问题。
建议:
根据内控规范的要求,盘点前编制盘点计划并报物流部备案,盘点后及时查找差异原因,编制〈盘点差异分析表〉上报。
同时将盘点相关资料存档备查。
风险评级:
中;涉及其他部门:
物流部。
5、档案保管不严格
评价中发现,因档案利用意识不强,仓库基本未设置档案保管员岗位,应归档资料分散在部门员工处;档案未进行系统整理、装订、记录、归档。
我们认为,这样不便于利用档案和可能造成重要档案资料遗失。
建议:
仓库应设置档案保管员岗位,将应归档的资料分门别类统一妥善保管。
风险评级:
中;涉及其他部门:
无。
六、财务部内控执行情况
财务部通过集中讲解培训、会议讨论、部门员工自学的方式进行培训。
由于部门重视,部门员工对内控规范相对熟悉,学习规范的积极性相对较高。
在内控规范执行过程中,财务部制订了费用报销单等符合内控规范的表单,促进了内控规范的执行。
财务部在货币资金管理等方面做得较好,但也存在以下足:
(一)财务结算管理
1、未取得与客户结算的〈对账回执〉
在评价中发现,与客户结算的〈对账回执〉仅一份,由物流部保管,未按内控规定提交财务部保存备查。
我们认为〈对账回执〉是与客户结算的重要资料,财务部未有保管,
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