人事手续办理规程.docx

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人事手续办理规程

人事手续办理规程

1目的

规范人事手续办理流程和内容，提高工作效率，保证人事管理有序开展。

2范围

本范围使用可生能源有限公司全体员工

3入司

3.1要求

应聘者一经录用，公司人力资源部（总部）、行业事业部人力资源专员、销售文员（服务中心）应安排办理入司手续，员工应在要求时间内办理完入司手续。

3.2入司资料内容（按入司档案明细表列的先后顺序装订）

3.2.1员工档案明细表

总部由人力资源部、行业事业部由人力资源专员、服务中心由销售文员填写《员工档案明细表》中公司名称全称、部门、员工姓名、入司日期、职位、任职资格、工资等级、工号等相关信息，并按照表中要求提供的资料逐项检查，齐备后在经办人、经办日期、页数等栏目签名确认，按表中排序装订入司资料后交人力资源部或行业事业部人力资源专员存档。

3.2.2员工档案表（二页）

要求用正楷字填写，所提供信息应准确、详细。

如表中信息有变更，应在5个工作日内提交相关资料及书面OA，总部人员通知人力资源部，行业事业部人员通知事业部人力资源专员，修改系统档案资料。

3.2.3入司声明与承诺原件

要求入司人员仔细阅读后签名确认。

3.2.4身份证复印件

如身份证为二代身份证，需在同一张A4纸上提供正、反两面清晰的复印件。

3.2.5原单位离职证明原件

3.2.6离职背景调查表

负责办理入司手续者，应依据《离职背景调查表》中的内容，打电话到其原单位人事部门核实离职证明中相关信息的真实性，并将了解到的信息如实填写《离职背景调查表》并签名。

3.2.7体检表原件

3.2.7.1员工到指定的县区级（或社区）以上公立医院，按公司指定的常规项目入职体检；

3.2.7.2员工入职后到所在部门办理体检费用报销手续，公司指定的常规项目体检费用由公司承担；

3.2.8毕业证、学位证、职称证及其它资格证书复印件；

3.2.9结婚证、独生子女证等证件复印件。

3.2.10个人简历

3.2.11面试情况表

《面试情况表》需由面试者针对应聘人员的面试情况填写，不得由应聘人员自行填写；

《面试情况表》必须有各阶段面试人员对录用者的评价、意见和签名。

3.2.12《劳动合同》原件（一式二份）

3.2.13特岗人员原单位离职体检表原件

3.2.14有效期限内的因私护照复印件（仅限国际部及管理学院学员提供）

3.3行业事业部入司手续办理

3.3.1服务中心：

入司资料由销售文员进行审核，资料齐全且合格者，方可办理正式入司手续。

由服务中心主任在《员工档案表》的“聘用部门意见”栏签署意见（包括工号、职位、任职资格等级、工资等级、入司日期）并签名。

入司资料于员工入司之日起7个工作日内寄至行业事业部人力资源专员。

如服务中心人员入司资料逾期未寄，造成当月未能购买员工社会保险或人身意外保险，由服务中心责任人承担相应责任。

3.3.2行业事业部其他人员：

入司资料由行业事业部人力资源专员进行审核，由经办人填写《员工档案明细表》上的相关信息，行业事业部领导在《员工档案表》“聘用部门意见”栏签署意见（包括工号、职位、任职资格等级、工资等级、入司日期）并签名。

3.4总部人员入司手续办理

3.4.1总部招聘入司的员工，入司资料由人力资源部分管人员进行审核，由经办人填写《员工档案明细表》上的相关信息，用人部门领导在《员工档案表》“聘用部门意见”栏签署意见（包括工号、职位、任职资格等级、工资等级、入司日期）并签名。

人力资源部领导在《员工档案表》“人力资源部意见”栏中填写意见并签名后存档。

3.5ERP人事系统记录

3.5.1服务中心人员：

销售文员在ERP系统中录入新员工资料并暂设为待入司员工，由行业事业部人力资源专员审核员工入司资料齐全并合格后将待入司员工转为在职员工，并于入司资料审核通过起5个工作日内发出《工资通知单》。

3.5.2行业事业部其他人员：

由行业事业部人力资源专员在ERP系统中录入新员工资料。

3.5.3总部人员：

由人力资源部分管人员在ERP系统中录入新员工资料。

3.6入司信息通知相关部门

3.6.1服务中心：

员工入司手续办理完毕后，由销售文员发OA填写《员工变动表》（系统模板调用）通知相关部门。

由销售文员发OA填写《IT帐号申请》（模板调用）通知IT支持部申请帐号。

3.6.2总部及行业事业部其他人员：

由所在部门发OA填写《IT帐号申请》通知IT支持部申请帐号。

4请假

4.1请假原则

4.1.1请假须提前两天书面OA填写《请假单》，按相关审批流程报批，经批准后方可休假，否则按旷工处理。

4.1.2特殊紧急情况需请假但暂无法填写《请假单》的，应先通过电话的方式请假，经批准后休假。

事后二个工作日内需补填《请假单》手续，否则按旷工处理。

4.1.3未经领导批准擅自休假者，按旷工处理。

4.1.4部门经理、服务中心主任以上人员请假须经直属分管领导批准后方可执行；

4.2事假

员工因私事不能正常出勤，需请事假的，按下述流程办理请假手续。

事假扣除当天工资。

4.2.1当月累计或跨下月连续事假天数在15天以下的，由员工提出申请，经部门领导批准后执行；

4.2.2当月累计或跨下月连续事假天数在15天以上（含15天）、30天以下（不含30天）的：

4.2.2.1总部员工：

以OA形式填写《请假单》提出申请，经部门领导签署意见报上级领导（总监）审核，再报公司人力资源部领导批准后执行。

4.2.2.2行业事业部员工：

以OA形式填写《请假单》提出申请，经部门领导签署意见报行业事业部领导批准后执行。

4.2.3事假不能连续超过30天（含30天）或全年累计超过60天（含60天），超过者须办理离司手续。

4.3病假

员工因病不能正常出勤，需请病假者，按下述流程办理请假手续。

4.3.1试用期员工病假扣除当天工资；

4.3.2转正员工每月享有三天带薪病假，超过三天以上的病假扣除当天工资；

4.3.3病假1天以上（含1天）的，需附县（区）级（或社区）以上公立人民医院病假证明，由员工填写《请假单》提出申请，经部门领导审核签署意见后，按下述批准程序批准后执行：

4.3.3.1病假天数连续在30天以下的（不含30天），由员工提出书面OA申请，经部门领导批准后执行；

4.3.3.2病假天数连续在30天以上（含30天）且90天以下（不含90天）的：

4.3.3.2.1总部员工：

以OA形式填写《请假单》提出申请，经部门领导同意后报上级领导（总监）审核，再报公司人力资源部领导批准后执行。

4.3.3.2.2行业事业部员工：

以OA形式填写《请假单》提出申请，经部门领导同意后报行业事业部领导批准后执行。

4.3.3.3病假不能连续超过90天，超过90天（含90天）者须先办理离司手续，待身体恢复后可申请重新入司。

4.4工伤假

员工因公造成的病、伤、残情况，应在第一时间内报人力资源部备案：

4.4.1按照社保相关规定提供证明，经部门负责人确认后提交人力资源部，由人力资源部审批执行，按工伤假处理；

4.4.2工伤假期间工资正常发放。

详见《工伤办理规范》。

4.5婚假

转正员工在工作期间，享受带薪婚假（含法定节假日）待遇：

4.5.1正常婚假3天，另根据路程远近给予路程假，路程假最多不超过3天；

4.5.2晚婚者婚假13天（男25周岁，女23周岁），含路途天数；

4.5.3员工请婚假需填写《请假单》报部门领导，同时将结婚证原件交部门领导审核批准后执行。

部门负责人在结婚证复印件上签名后，总部人员交人力资源部分管、行业事业部人员交行业人力资源专员存档并修改ERP人事档案资料；

4.5.4婚假须在结婚注册之日起三个月内一次性休完。

因工作原因不能在三个月内休完婚假的，由部门领导与员工协商后安排休婚假时间，并由员工本人发起OA书面说明，经部门领导同意，报总部人力资源分管或行业人力资源专员备案；

4.5.5员工领取结婚证后，总部员工须向公司人力资源部分管、行业事业部人员向行业事业部人力资源专员提供配偶收信地址信息、配偶父母的出生年月日、收信地址等详细信息记录系统档案。

4.5.6服务中心销售文员负责在ERP系统中维护本服务中心员工的父母信息。

4.6丧假及丧葬补助费

转正员工亲属（配偶、夫妻双方父母、子女）丧亡，可休带薪丧假（含法定节假日）：

4.6.1丧假为3天，另根据路程远近给予不超过3天的路程假；

4.6.2由员工填写《请假单》发OA提出丧假申请，经部门领导批准后，总部人员须串发给人力资源部分管、行业事业部人员须串发给行业事业部人力资源专员，以更新ERP系统相关档案信息。

4.6.3对于已转正员工，员工本人的父母、配偶、子女丧亡的，员工在发丧假请假单时，同时审批丧葬补助费1000元（注：

员工配偶父母丧亡的可休带薪丧假但不发放丧葬补助费）。

OA丧假请假单发部门领导串人力资源专员串财务部。

由员工所在部门领导代表公司表示慰问，人力资源分管专员记录系统，并填写付款通知书交财务，丧葬补助费付款到员工个人工资卡上。

4.7女员工“三期”福利

为了保证女员工在怀孕期、哺乳期、产假期保持愉快的心情，保证母子健康。

4.7.1适用范围

已转正且已婚的女员工，符合国家婚姻法和计划生育政策者，在怀孕、产假、哺乳期间。

4.7.2女员工“三期”福利项目

4.7.2.1

分期

阶段

福利项目

说明

怀孕期

怀孕起

不得安排重体力劳动和孕期禁忌从事的劳动。

部门安排

因身体原因不能正常工作需长期休息的，可申请先办理离司手续，直至子女满一周岁止可申请重新入司。

员工提供医院相关证明，员工本人写书面申请书，原件报部门领导和人力资源部批准，申请书原件交人力资源部存档。

怀孕五个月以上

因身体原因不能正常工作需长期休息的，可一次性申请长事假休息，直到小孩满5个半月止。

长事假期间停薪、不享受公司福利，公司工龄连续，社保继续缴纳。

1、由员工本人发起OA申请（按规定表格模板、流程），提供医院预产期相关证明。

2、员工社保个人缴费部分由员工先交公司财务，由公司每月代缴。

并在人力资源部和财务部备案。

怀孕七个月及以上

不安排从事夜班劳动、加班加点；每天在工间安排1小时带薪休息时间。

部门安排

产期

带薪产假

产假为90天（含法定节假日）。

带薪产假期间享受公司福利。

申请流程见下述

续带薪产假

产假期内提交“独生子女证”原件给部门领导审核，复印件交到人力资源部人事分管人员的，可申请续产假35天。

晚育且生育第一胎者，可申请续产假15天。

剖宫产，可申请续产假15天。

多胞胎生育的，每多生育一个小孩，可申请续产假15天。

申请流程见下述

哺乳期

子女未满一周岁

每日可在工作时间内哺乳两次，每次不超过30分钟。

部门安排

4.7.3产假申请流程

4.7.3.1总部人员申请产假：

填写《请假单》，请假类别为带薪产假，发OA到上级领导-（串发）人力资源部福利分管人员，同时提供医院预产期证明复印件（原件经上级领导审核并签名）到人力资源部福利分管人员。

由人力资源部分管记录系统。

4.7.3.2行业事业部人员申请产假：

按OA中《服务中心产假（续产假）申请表》（模板调用）流程填写申请，同时上传医院预产期证明（原件经上级领导审核并签名）到上级领导—行业事业部人力资源部专员—销售管理代表。

由行业人力资源专员记录系统。

4.7.3.3“医院预产期证明”可以提供孕妇保健卡，其首页上有预产日期。

4.7.4产假时间

4.7.4.1带薪产假可从预产期前15天起请假，服务中心主任可从预产期前30天起请带薪产假。

请带薪产假的时间为90天。

产假需一次性连续休假。

4.7.5续带薪产假申请流程

4.7.5.1符合上表续带薪产假情况要申请续产假的，须在产假期内一次性提出申请。

申请时提交医院相关证明、续产假申请单。

申请流程与填写申请表格与上述请产假时相同。

4.7.5.2续产假需与产假一次性连续休假。

4.7.6提前结束产假申请流程

4.7.6.1如由于个人原因需申请提前结束产假，需向公司提交（《服务中心产假（续产假）申请表》（模板调用），经公司领导批准后方可提前上班。

4.7.7服务中心女主任请带薪产假配偶路费报销

4.7.7.1外派的女性服务中心主任请带薪产假者，可报销其配偶到服务中心所在地接其回家待产时的往返飞机票（返程时也可以报销火车软卧票费）。

需在带薪产假批准后报销。

4.8计划生育假

转正已婚女员工可休计划生育假；

4.8.1经公立医院证明，怀孕不满4个月流产的，给予不超过15天的计划生育假（含法定节假日），怀孕满4个月流产的，给予42天计划生育假（含法定节假日）。

4.8.2女员工安置宫内节育器的给予不超过3天的计划生育假（含法定节假日）；

4.8.3计划生育假一年内仅限使用一次，在公司工作期间不得超过三次（含三次）；计划生育假自手术之日起可申请休假。

4.8.4由员工提出请假申请，报部门负责人审核后，总部报人力资源部分管批准并记录系统；行业事业部人员报行业人力资源专员批准并记录系统。

4.8.5计划生育假需一次性连续休假，计划生育假期间工资照常发放。

4.9男员工妻子产期陪护假

为了表达公司对员工家属的感谢，使男员工能更好地照顾生产期间的妻子，公司的男员工在其妻子生产时可享受有薪陪护假期。

4.9.1适用范围

4.9.1.1已婚且转正一年以上（特殊人才转正起）、且妻子怀孕的男员工。

4.9.1.2本制度只适用于员工符合计划生育政策生育的第一胎。

4.9.2实施办法

4.9.2.1男员工妻子预产期前一个月内不安排加班（指夫妻同居一处需照顾待产妻子者）。

4.9.2.2服务中心主任：

在妻子生产前，可享受10天陪伴假（预产期前10天内请）；在妻子生产后，可享受20天假期。

如妻子难产，可申请续产期陪护假10天假期，回家可报销单程机票1张，返回工作岗位路费自理，工资照发。

4.9.2.3转正一年以上的其他男员工,在妻子生产前，可享受5天陪伴假（预产期前5天内请）；在妻子生产后，可享受10天假期。

如妻子难产，可申请续产期陪护假5天。

路费自理，工资照发。

4.9.2.4产期陪护假期连续计算（包括周六、周日及法定节假日），妻子在外地的可另加路程假（不超过3天）。

4.9.2.5产期陪护假须一次性连续休假。

4.9.3审批程序

4.9.3.1员工需在休假前申请，提供《请假单》、医院预产期证明材料扫描件或交复印件（原件由部门领导审核并在复印件上签名），总部报人力资源部分管批准并记录系统；行业事业部人员报行业人力资源专员批准并记录系统。

4.9.3.2由人力资源部将以上审批资料报财务部备案。

4.9.4报销程序

服务中心主任报销交通票者，按财务相关规定提供票据，经部门负责人审核后，交财务部报销。

4.10员工年休假

4.10.1适用范围

4.10.1.1入司一年以上员工，每年可享受年休假，入司时间界定为截止到上年12月31日资料为准。

4.10.1.2员工有下列情形之一的，不享受当年的年休假：

4.10.1.2.1当年享受“员工旅游”的不再享受当年的年休假；

4.10.1.2.2工作满1年不满10年的，请病假累计2个月以上的；

4.10.1.2.3工作满10年不满20年的，请病假累计3个月以上的；

4.10.1.2.4工作满20年以上的，请病假累计4个月以上的；4.10.1.3年休假只能当年使用，过期作废；

4.10.1.2.5当年累计请事假超过10天的；

4.10.2年休假时间

4.10.2.1下表中入司时间以截止到上年12月31日资料为准。

入司时间Y（年）

年休假时间

1≤Y＜5

5天/年

5≤Y＜10

10天/年

10≤Y＜20

15天/年

Y≥20

20天/年

注：

1、如休假连续期含公休日或法定节假日，则应包含在内计算时间。

2、为了保证员工在中国传统的春节有更多时间与家人团聚，公司将在春节期间统一休员工年休假，作为对本项规定中员工年休假时间的补充，具体时间段以公司当年公布时间为准。

4.10.2.2总部专业经理、二级部门经理、服务中心主任以上职务者，为了保证年底工作安排，在国庆假以后不得再申请年休假；

4.10.2.3生产一线员工，为了保证年底工作安排，在国庆节假以后不得再申请年休假；

4.10.3审批程序

4.10.3.1公司所有人员请年休假，需填写《请假单》报上一级领导批准后方可休假；

4.10.3.3在不严重影响工作的前提下，经批准可分多次或一次性请年休假。

休假时间在《考勤表》上体现。

4.11员工春节探亲路费补助

报销春节探亲路费是为了支持员工关心父母及家庭，尽到自己的家庭责任。

春节放假时间以国家规定为准。

4.11.1适用范围

4.11.1.1符合以下条件的人员，可按规定报销春节探亲往返路费。

4.11.1.2下表中转正时间界定以公司当年春节放假日为准。

人员类别

探亲假

同时满足以下条件

说明

未婚员工

每年一次探父母

转正一年、未婚、父母不在本市居住

1、符合条件的总部高助以上职务人员可报销往返机票。

2、符合条件的服务中心主任任职起可报销往返机票。

3、其他符合条件员工可报火车（汽车）票。

4、员工探父母地为父母家庭居住地；员工探配偶地为员工本人家庭所在地或配偶工作地。

已婚且两地分居员工

每年一次探配偶

转正一年、已婚、配偶不在本市居住

已婚且不属于两地分居员工

四年一次探父母（每次报探一方父母所在地费用）

转正四年、已婚四年、夫妇在本市居住、父母不在本市居住

4.11.2春节探亲路费报销规定

4.11.2.1符合春节探亲路费报销条件的公司员工春节回家探亲可报销从工作所在地（服务中心人员指服务中心所在地）到探亲地来回的长途车船费（购票手续费、市内车费不予报销），因特殊情况未在正规车站购票、乘私人汽车或包车探亲的人员，车船费只能按该地区正规汽车站的票价金额报销，自驾汽车探亲者按该地区正规汽车站的票价金额报销（过路过桥发票、停车票、油票），报销时要写明详细情况。

4.11.2.2春节探亲路费报销路程规定：

工作所在地－探亲地－工作所在地（服务中心人员工作所在地指服务中心所在地或本服务部所在地，报销路费应从哪里出发或回到哪里，由服务中心主任根据当时工作安排情况据实确认）。

4.11.2.3春节放假从出差地直接探亲的，探亲路费报销的路程为：

出差地—探亲地—工作地；

4.11.2.4如果因特殊原因导致春节探亲地点不是在规定地点的，按不超过到规定探亲地点的行程报销费用，报销时应写明详细情况。

4.11.2.5春节休假期间如因员工个人原因需提前走或延迟返回的，不符合制度的单程路费不得报销。

如是公司统一购票导致的提前走，路费可以报销。

由行政文秘部出具证明资料交财务部备案。

4.11.3审批程序

4.11.3.1部门负责人审核员工是否符合条件、审核春节探亲的合理往返路费有效票据原件。

4.11.4报销程序

4.11.4.1服务中心需统一办理员工春节探亲路费报销。

4.11.4.2报销时填写《差旅费报销单》，附上票据原件。

另附一张A4纸，注明是每年探配偶、每年探父母或四年一次探父母。

4.11.5报销时间：

符合条件的员工春节探亲路费在春节后一个月内报销。

4.12国家法定节假日

根据国家有关规定，员工可享受以下有薪节假日：

元旦（一月一日）1天

春节（除夕、初一、初二）3天

清明节（四月五日）1天

劳动节（五月一日）1天

端午节（农历五月初五）1天

中秋节（农历八月十五）1天

国庆节（十月一、二、三日）3天

根据国家法定节假日调整。

5考勤

5.1提交考勤

5.1.1服务中心销售文员及总部各部门负责考勤的人员，根据部门员工实际出勤情况做考勤表，经部门领导审核后，于每月1日提报考勤（服务中心考勤提交时间以人力资源部下发通知为准）。

5.1.2总部各部门考勤人员统计当月考勤后应发OA给部门员工确认，经部门领导同意后向人力资源部提交上月部门考勤表及请假统计表，由人力资源部统一导入ERP系统。

员工如对考勤有异议，应直接在OA反馈。

5.1.3服务中心由销售文员将服务中心主任同意的考勤表报行业事业部人力资源专员审核，并将审核通过的考勤信息导入ERP系统。

5.2迟到、早退

5.2.1迟到、早退一次在三十分钟以内者，每次罚款十元；

5.2.2当月迟到早退三次以上（三十分钟以内），每三次按旷工一天计算；

5.2.3迟到、早退一次超过三十分钟以上者扣除当日工资。

5.3旷工

5.3.1员工无故缺勤按旷工处理，旷工一天扣除当天工资，每月旷工三天以上（含三天）、跨月连续旷工三天以上（含三天）或全年累计旷工六天以上（含六天）的，属严重违反公司制度，可予以解除劳动合同；

5.3.2未办理请假手续或请假未获批准就擅离工作岗位，或请假后过期不归的，均按旷工处理。

5.4工资发放

5.4.1总部人员由人力资源部、行业事业部由行业人力资源专员负责工资核算。

根据每月考勤及请假信息核算员工月工资，经财务部审核无误后，于每月7日发放员工上月工资，如1日—7日遇法定节假日则往后顺延，最迟不超过每月12日，如遇周六，周日，则提前至周五支付；

5.4.2每月工资由财务部发放到员工本人银行卡上。

员工入司时必须提供户名为员工本人的招商银行或工商银行的卡号，员工银行卡号有变更时，总部人员须及时通知人力资源部分管人员、行业事业部人员须及时通知行业人力资源专员，及时修改银行卡号信息，否则，由员工本人或相关责任人承担相关责任。

5.4.3除总部技工类人员外，每月工资条全部发放电子版工资条到员工本人提供的电子邮箱中。

员工应于工资发放后三个工作日内查收邮件，如未收到应及时反馈人力资源分管人员，并要求重新发放。

5.4.4严禁相互间谈论薪酬收入。

5.5工资查询

5.5.1总部员工对工资数额如有疑问应及时向人力资源部查询；

5.5.2服务中心员工对工资数额如有疑问请及时告知服务中心销售文员，由服务中心销售文员向行业事业部人力资源专员查询。

5.5.3财务部发放工资后，员工如对工资有异议，须在五个工作日内以OA（书面）方式反馈，如无反馈则视为认同当月考勤和工资。

6转正

6.1员工试用期最长不超过劳动合同约定的试用期时间；

6.2见习员工自入司之日起每月月底，分管领导、部门负责人、辅导员应与员工进行正式的谈话，并填写《见习员工面谈表》；

6.3除服务工程师、普工、仓储类员工外，其余试用期员工均需提前一星期发OA提出转正考试申请，总部人员发给人力资源部分管、行业事业部人员发给行业人力资源专员，转正考试通过后，在转正之日前三天向部门领导提交转正申请相关资料。

转正申请资料如下：

6.3.1服务中心服务工程师：

需提交电子版《销售类见习员工转正申请表》、《试用员工转正评价表》（其中关于销售额及发货回款率、合同数量的数据需由行业人力审核）、《见习员工面谈表（月度）》。

6.3.2总部职能部门员工及服务中心销售文员、驾驶员、技术服务工程师：

发OA给部门领导，提交电子版《非销售类见习员工转正申请表》、《试用员工转正评价表》、《见习员工面谈表（月度）》、《读书心得》。

6.3.3普工、仓储类员工：

需提交纸质《非销售类见习员工转正申请表》、《见习员工面谈表（月度）》。

6.4部门领导在《转正申请表》上签署转正意见（转正日期、转正工资级别）后，同时将转正申请资料总部人员发OA到人力资源部分管人员、行业事业部人员发OA到人力资源专员进行审批。

6.5对于已批准转正的，人力资源部分管人员、行业事业部人力资源专员记录ERP系统，并于收到转正资料审核合格后5个工作日内发出