行政部职能详细说明手册.docx
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行政部职能详细说明手册.docx
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行政部职能详细说明手册
行政部职能说明手册
部门名称
行政部
直属上级
总裁
工作关系
内联部门:
公司各个职能部门、公司门店
外联部门:
消防、保卫等主管部门;
岗位编制
经理、行政专员、电脑工程师、网站主编、前台文员、司机。
部门目的
负责公司行政、后勤、安全、网络、消防、卫生等综合管理和日常事务的处理,以及外部关系的协调,法务处理等工作,确保公司经营活动的顺利运行。
部门
职能
工作内容
制度
建设
负责本部门相关各项规章、制度、流程的制订,以达到规范管理的目的;
负责对本部门相关规章、制度、流程的合理性与有效性进行定期检查并汇报,以及向公司提出改进建议;
部门
计划
编制本部门年度、月度工作计划,有序开展部门工作,提高部门工作的目标性;
组织、落实本部门工作计划,并对计划过程进行监控,保证计划目标的完成;
定期对计划总结和汇报,分析计划执行结果,以不断提高计划编制准确性;
人员
管理
开展本部门人员绩效计划的制定、跟踪与落实工作,以加强员工绩效管理;
负责本部门人员的绩效考核与利益分配相结合工作,激励员工提升业绩;
负责对本部门人员的任免建议、请假等人事事宜进行管理;
部门员工指导、激励、培养和职业生涯规划,以督促本中心员工提高综合素质;
部门员工关系的协调及处理工作;
宣传
组织、编写、审核各类宣传、参展材料,并进行对内、对外推广;
负责公司专栏、墙报等宣传材料的张贴、更新等事宜;
公司内部各个部门评优、评先等表彰活动的归口管理;
安全
保卫
拟订公司安全保卫目标,并编制公司安全控制检查计划;
检查、审核、修订公司安全保卫相关文件;
组织编制公司安全保卫相关的培训教材,并实施;
系统
网络
维护
公司软件系统维护、更新和升级;
公司办公网络系统维护,以及网络安全管理;
公司网页制作,信息发布及更新;
建立、更新公司办公数据库;
公司网络使用权限的分级管理与维护;
编制公司办公自动化培训材料,并实施;
会议
管理
收集、整理公司各种会议用的文件资料,拟订会议议程,并下发会议通知;
组织、安排公司相关人员参加各种会议,并负责参会人员签到;
维持会议持续;
对各种会议形成的决议向相关人员进行反馈,跟踪会议决议执行情况,并进行汇报;
行政
管理
负责办公室人员考勤和处理各种假期;
负责接待工作,手续办理;
综合处理各部门、各单位意见,协调各种关系,营造宽松的内部工作环境;
负责公司办公设施配置,办公设施、用品和劳动用品的采购和分发,以及日常管理等工作;
负责公司信息处理工作,收集和整理各部门、各单位信息,为公司领导决策提供参考;
建立公司文件、资料等档案的分级管理,并严格实施;
负责文件、资料的登记、编号、送阅、督办及归档等工作;
负责公司公文、材料印制,以及公文、资料分发和传递;
后勤
管理
负责信件、报刊、杂志的订阅、收发等管理工作;
负责员工膳食、节日福利的购发等管理工作;
负责公司办公场地的清洁卫生监督管理;
负责员工宿舍的租赁和管理,公司内房屋水电维修、环境卫生、治安保卫;
负责车辆调度、使用、保养和维修,以及驾驶员管理和交通安全管理等工作;
其他
检查、督促各种文件、资料的报送、跟进情况;
完成公司安排的其它工作任务;
行政部经理岗位说明书
岗位名称
经理
类别
岗位编号
部门
行政部
直属上级职位
总裁
直接下属岗位/人数
行政专员、电脑工程师、网站主编、前台文员、司机。
工作协
作关系
内部协作关系
公司各个职能部门、公司门店
外部协作关系
消防、保卫等主管部门;
工作概要
负责公司行政、后勤、安全、网络、消防、卫生等综合管理和日常事务的处理,以及外部关系的协调,法务处理等工作,确保公司经营活动的顺利运行。
职责类别
工作任务说明
工作要求
制度
建设
组织人员制订公司办公、宿舍、消防、卫生、请假等制度、流程,并贯彻执行,达到规范管理的目的;
符合公司经营要求,达到控制的目的
定期检查公司办公、宿舍、消防、卫生、请假相关规章、制度、流程的合理性与有效性进行并汇报,以及向公司提出改进建议;
制度、流程得到严格执行
部门
计划
编制本部门年度工作计划,有序开展部门工作,提高部门工作的目标性;
计划能承接公司目标并切实可行
组织、落实本部门工作计划,并对计划过程进行监控,保证计划目标的完成;
按期、保质完成计划目标
定期对计划总结和汇报,分析计划执行结果,以不断提高计划编制准确性;
总结及时、有对性
人员
管理
依据公司培训规划,编制本专业的培训课件,并按照培训计划进行员工培训;
达到培训要求
开展本部门人员绩效计划的制定、跟踪与落实工作,以加强员工绩效管理;
按期、按人制订员工绩效计划
指导本部门人员的绩效考核与利益分配相结合工作,激励员工提升业绩;
公平、公正与客观的进行考核
负责对本部门人员的任免建议、请假等人事事宜进行管理;
按规定进行
部门员工指导、激励、培养和职业生涯规划,以督促本部门员工提高综合素质;
员工素质达到提高
部门员工关系的协调及处理工作;
避免员工冲突
宣传
组织、编写、审核各类宣传、参展材料,并进行对内、对外推广;
达到公司宣传要求
负责公司专栏、墙报等宣传材料的张贴、更新等事宜;
符合规定、无差错
公司内部各个部门评优、评先等表彰活动的归口管理;
达到激励员工的效果
安全
保卫
拟订公司安全保卫目标,并编制公司安全控制检查计划,组织检查实施;
提交及时、无安全隐患
检查、审核、修订公司安全保卫相关文件;
保持最新版本
组织编制公司安全保卫相关的培训教材,并实施;
达成培训目标
系统
网络
维护
安排人员对公司软件系统维护、更新和升级;
及时、无差错
安排人员进行公司办公网络系统维护,以及网络安全管理;
符合办公要求
组织人员进行公司网页制作,信息发布及更新;
及时、准确
组织人员建立、更新公司办公数据库;
及时、无遗漏
审查公司网络使用权限的分级管理与维护;
符合规定
安排人员编制公司办公自动化培训材料,并实施;
达到培训要求
会议
管理
收集、整理公司各种会议用的文件资料,拟订会议议程,并下发会议通知;
齐全、及时
组织、安排公司相关人员参加各种会议,并负责参会人员签到;
无缺席人员
维持会议持续;
有序进行会议
对各种会议形成的决议向相关人员进行反馈,跟踪会议决议执行情况,并进行汇报;
跟踪执行到位
行政
管理
安排人员负责办公室人员考勤和处理各种假期;
无违规行为
安排人员接待工作,手续办理;
积极、主动、无差错
综合处理各部门、各单位意见,协调各种关系,营造宽松的内部工作环境;
积极、主动、无矛盾产生
负责公司办公设施配置,办公设施、用品和劳动用品的采购和分发,以及日常管理等工作;
满足办公所需
负责公司信息处理工作,收集和整理各部门、各单位信息,为公司领导决策提供参考;
信息传递顺畅、无误解
组织人员建立公司文件、资料等档案的分级管理,并严格实施;
符合规定
指导人员进行文件、资料的登记、编号、送阅、督办及归档等工作;
及时、无遗漏
安排人员进行公司公文、材料印制,以及公文、资料分发和传递;
无差错、无遗漏
后勤
管理
安排人员进行信件、报刊、杂志的订阅、收发等管理工作;
及时、无失误
负责员工膳食、节日福利的购发等管理工作;
满足要求
安排人员进行员工宿舍的租赁和管理,公司内房屋水电维修、环境卫生、治安保卫;
满足需要、无事故
安排人员负责公司办公场地的清洁卫生监督管理;
卫生达到要求
负责车辆调度、使用、保养和维修,以及驾驶员管理和交通安全管理等工作;
车辆完好、无事故
其他
报送各种文件、资料;
及时、准确
负责协调部门内部、部门与公司其它部门间关系;
及时、公正
完成公司安排的其它工作任务;
积极、主动、认真
主要工作权限
对公司办公设施、办公用品的管理权;
对公司工作环境,卫生、清洁程度监督权;
公司公文,会议记录的管理权;
对员工宿舍,工作餐的管理权;
车辆调度使用管理权;
公司会议、各种活动的组织权;
对下级工作有检查权;
对下级在工作中的争议有裁判权;
在授权范围内,有代表企业对外联络的权力;
有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权;
对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权;
任职资格
生理要求
性别
不限
年龄
30--45
身高
不限
健康状况
良好
教育水平
大学本科以上学历
专业要求
秘书、中文、公关、行政管理等相关专业
获取证书
中级技术职称
培训经历
受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。
经验要求
6年以上工作经验,4年以上行政管理工作经验。
;
知识
熟悉消防、安全、保卫等法律、法规和相关办事程序;
优秀的外联与公关能力,具备解决突发事件的能力;
较强的分析、解决问题能力,思路清晰,考虑问题细致;
熟练使用办公软件、办公自动化设备。
能力要求
做事客观、严谨负责、踏实、敬业;
具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神,责任心强。
用人理念
满足公司用人理念,符合公司的五用五不用用人标准。
行政专员岗位说明书
岗位名称
行政专员
类别
岗位编号
部门
行政部
直属上级职位
经理
直接下属岗位/人数
无。
工作协
作关系
内部协作关系
公司各个职能部门、公司门店
外部协作关系
消防、保卫等主管部门;
工作概要
负责公司办公、宿舍等的安全、消防、清洁卫生,以及相应的固定资产设备、设施等的管理,以保障公司员工有一个安全舒适的办公和休息的环境。
职责类别
工作任务说明
工作要求
安全
保卫
消防
拟订公司安全、保卫、消防目标,并编制公司安全、保卫、消防控制检查计划,组织检查实施;
提交及时、无安全隐患
编制、修订公司安全、保卫、消防相关文件;
保持最新版本
定期对公司各种消防、安全设施、设备进行检查与维护;
保持备用状态
编制公司安全、保卫、消防相关的培训教材,并实施;
达成培训目标
宿舍
管理
负责公司员工宿舍租赁;
及时、无失误
负责公司员工宿舍水电维修、环境卫生、治安保卫工作;
无事故
负责编制宿舍用品采购计划,并进行购买与分发;
满足需要
建立完善公司员工宿舍所用各种设备设施台帐、定期进行检查使用情况;
保证完好
负责员工宿舍纪律检查与管理;
无违规行为
负责协调员工宿舍维修工作;
积极、主动
宣传
协助上级编写各类宣传文件,制作参展材料,并进行推广;
积极、主动
负责公司专栏、墙报等宣传材料的张贴、更新等事宜;
办公室
管理
依据公司经营情况,拟订公司办公用品、办公设施、消防、安全等采购计划;
提交及时;
负责办办公用品、节日福利用品的购买与分发;
及时、满足质量
负责建立公司办公室所用各种固定资产管理台帐和卡片,并不断进行更新与完善;
帐、卡、物三相符
负责固定资产的使用、更新、调拨管理,并办理相关手续,使资产落实到相应使用人;
明确到人
负责对办公用固定资产进行日常维护,并定期组织进行资产盘店。
资产完好
负责定期检查办公室清洁卫生;加强办公区域的5S管理;
环境舒适
负责办公室防火、防盗等安全、消防管理;
无事故发生
负责协调打印机、复印机、传真机等办公设施的维修、维护工作
保证正常办公
装修
管理
公司办公室、门店装修方案的具体执行与落实
满足办公、销售需要
其他
检查、督促各种文件、资料的报送、跟进情况;
及时、准确
负责协调部门内部、部门与公司其它部门间关系;
及时、公正
完成公司安排的其它工作任务;
积极、主动、认真
主要工作权限
对公司办公设施、办公用品的管理权;
对公司工作环境,卫生、清洁程度监督权;
对损坏办公设备设施行为的处罚建议权;
对员工宿舍,工作餐的管理权;
在授权范围内,有代表企业对外联络的权力;
对违反宿舍纪律行为的处罚建议权;
对违反消防、防火规定行为的纠正权;
任职资格
生理要求
性别
不限
年龄
25--35
身高
不限
健康状况
良好
教育水平
大专以上学历
专业要求
公关、行政管理等相关专业
获取证书
中级技术职称
培训经历
受过管理学、管理技能开发、公共关系、消防知识等方面的培训。
经验要求
4年以上工作经验,2年以上行政、后勤管理工作经验。
;
知识
熟悉消防、安全、保卫等法律、法规和相关办事程序;
优秀的外联与公关能力,具备解决突发事件的能力;
熟练使用办公软件、办公自动化设备。
能力要求
做事客观、严谨负责、踏实、敬业;
工作细致认真,谨慎细心、责任心强;
具有很强的人际沟通协调能力,团队意识强。
用人理念
满足公司用人理念,符合公司的五用五不用用人标准。
电脑工程师岗位说明书
岗位名称
电脑工程师
类别
岗位编号
部门
行政部
直属上级职位
经理
直接下属岗位/人数
无。
工作协
作关系
内部协作关系
公司各个职能部门、公司门店
外部协作关系
电脑经销商、软件公司等;
工作概要
负责公司电脑、网络设备与设施的安装、维修,及其日常维护管理工作;公司网络系统更新与升级处理,各种数据库完善与备份建档,确保公司网络系统的正常运行。
职责类别
工作任务说明
工作要求
电脑
设施
网络
维护
建立与完善公司电脑、监控设施、网络等设施的使用、维护管理制度,跟进执行情况,并进行反馈;
满足管理要求
负责电脑、监控设备、设施购置,协助安装,以及日常修理与维护;
正常运行
负责公司网络使用权限的分级管理与维护;
符合规定
负责公司网络布线设计、实施,以及日常使用维护;
正常运行
组织计算机、网络使用的应用培训工作;
达到培训目标
负责购置计算机硬件、网络设备;
达到质量目标
网络
建设
维护
搭建与配备计算机网络,根据需求设计网络方案;
满足公司要求
与网络供应商配合维护和监控公司局域网,保证其正常运行;
正常运行
预防网络故障,并制定网络受到攻击后的紧急处理措施;
快速处理
设计制作公司网页;
达到设计目标
系统
维护
安装和维护公司计算机、服务器系统软件和应用软件,同时为其他部门的软硬件提供技术支持;
及时、主动、积极
负责公司软件系统的更新、升级;
及时、准确
对数据进行日常维护,保持数据在服务器中的容量;
满足运行要求
负责机房运行记录及对各网点出现问题进行备档;
齐备、无差错
建立公司计算机管理的软硬件档案文件;
资料完备
其他
报送各种文件、资料;
及时、准确
完成公司安排的其它工作任务;
积极、主动、认真
主要工作权限
对公司电脑、网络设备设施的管理权;
对违反电脑、网络设备设施操作规定的行为有制止权;
在公司授权下,有对各种数据的备份权;
对网络及网页设计的建议权;
在公司授权下,有对各个电脑的监控权;
有权对各电脑安装防火墙;
对各电脑软件进行更新、升级的建议权;
在授权范围内,有代表企业对外联络的权力;
任职资格
生理要求
性别
不限
年龄
28--40
身高
不限
健康状况
良好
教育水平
大学本科以上学历
专业要求
通信、电子工程、计算机及其相关专业
获取证书
中级技术职称
培训经历
受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。
经验要求
4年以上工作经验,2年以上计算机网络维护工作经验;
知识
有较强的计算机技术背景;
熟悉计算机系统结构和软硬件管理技术;
具有服务器操作系统工作经验;
有丰富的计算机及相关设备操作维护经验。
能力要求
踏实肯干,耐心细致,有责任心;
学习能力强,善于分析思考问题;
思路清晰,独立性强,富有团队合作精神。
用人理念
满足公司用人理念,符合公司的五用五不用用人标准。
网站主编岗位说明书
岗位名称
网站主编
类别
岗位编号
部门
行政部
直属上级职位
经理
直接下属岗位/人数
无。
工作协
作关系
内部协作关系
公司各个职能部门、公司门店
外部协作关系
行业网站等;
工作概要
负责公司网站栏目设计,网站文件资料编辑,以及网站资料定期更新与维护,提出网站推广建议方案,责实施行,并跟进推广效果,确保公司网站点击率不断提升,提高公司网站影响力。
职责类别
工作任务说明
工作要求
网页
设计
维护
策划、编辑、执行网站栏目,编写策划文案与宣传文档;
符合要求
制定并不断完善页面制作规范;
达到规范目的
更新和维护网站内容;
及时、保证质量
制作页面、网站前台的小型程序和特殊效果;
达到效果
策划、组织、实施各种网上活动,策划和投放各种宣传素材。
及时、无遗漏、达到宣传效果
新闻
发布
公司新闻、宣传资料的网站发布;
及时、正确
行业动态信息的收集、整理与发布;
网页
推广
选择、分析与评估各种网页推广方式,并提出推广建议;
提交及时、有建设性
监控公司网页运行,以及对外推广的连接;
及时跟进
联系各种与公司行业相关的网站,并采取适当方式与其建立连接;
提升公司网站影响力
其他
报送各种文件、资料;
及时、准确
完成公司安排的其它工作任务;
积极、主动、认真
主要工作权限
对公司网站推广建议权;
对公司网站设计的建议权;
在授权下,有对公司网页内容的发布权;
对不满足规定的资料,有权拒绝发布;
任职资格
生理要求
性别
不限
年龄
25--35
身高
不限
健康状况
良好
教育水平
大学本科以上学历
专业要求
新闻、中文、计算机或相关专业;
获取证书
中级技术职称
培训经历
受过管理学、网络营销、公共关系等方面的培训。
经验要求
3年以上网站工作经验;2年以上网站主编工作经验;
知识
练掌握Office等办公软件,至少有一种较熟练的汉字输入法;
有媒体编辑知识;
熟练掌握Photoshop等图形图像处理软件,对Flash有一定了解。
能力要求
路清晰,思维活跃,有创意;
耐心细致,自信,有韧性,独立工作能力强;
有一定的组织协调能力,善于与他人合作。
用人理念
满足公司用人理念,符合公司的五用五不用用人标准。
前台文员岗位说明书
岗位名称
前台文员
类别
岗位编号
部门
行政部
直属上级职位
经理
直接下属岗位/人数
无。
工作协
作关系
内部协作关系
公司各个职能部门、公司门店
外部协作关系
来访客人;
工作概要
负责公司总机电话转接、来访人员接待、各种传真、信件等收发工作;以及员工饮食采购与分发,员工考勤等事宜,确保服务周到热情。
职责类别
工作任务说明
工作要求
来访
接待
转接总机电话;
及时、无差错
接待来访人员,并通报相关部门;
热情、主动
对各种来访人员进行登记;
仔细、完整
收发
收发传真、信件和报刊;
提交及时、有建设性
打印、复印文件各种表格、文件;
及时跟进
后勤
管理
易耗办公用品的发放、帐目记录等;
及时、准确
员工饮食方面的采购、分发;
提供及时
承办员工考勤和外出登记;
无违规行为
更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式;
全面、准确
来客、会议期间的茶水服务工作;
热情、周到
其他
报送各种文件、资料;
及时、准确
完成公司安排的其它工作任务;
积极、主动、认真
主要工作权限
有权拒绝闲杂人员进入公司;
监督公司人员上下班打卡;
有权对外来函件的审查;
任职资格
生理要求
性别
女
年龄
22--30
身高
158-168CM
健康状况
良好
教育水平
中专以上学历
专业要求
秘书、中文等相关专业
获取证书
无
培训经历
受过文书写作、档案管理、财会基本知识等方面的培训。
经验要求
1年以上行政人事、文秘或相关工作经验。
知识
有一定的档案管理知识;
熟练使用办公软件、办公自动化设备。
能力要求
工作细致认真,谨慎细心,热情,积极主动;
工作效率高,责任心强,具有团队精神;
保密意识强。
用人理念
满足公司用人理念,符合公司的五用五不用用人标准。
司机岗位说明书
岗位名称
司机
类别
岗位编号
部门
行政部
直属上级职位
经理
直接下属岗位/人数
无。
工作协
作关系
内部协作关系
公司各个职能部门、公司门店
外部协作关系
客人;
工作概要
负责公司总机电话转接、来访人员接待、各种传真、信件等收发工作;以及员工饮食采购与分发,员工考勤等事宜,确保服务周到热情。
职责类别
工作任务说明
工作要求
驾驶
依据公司车辆调度出车;
准时、无差错
检查所开车辆有没有安全隐患;
无事故
负责定期对车辆进行检查维修;
保持完好状态
负责记录每次出车的各种数据;
仔细、完整
车辆
维护
定期擦洗车辆内外部,保持车辆卫生清洁;
清洁卫生
定期对车辆更换机油等基本维护;
保持备用状态
其他
报送各种文件、资料;
及时、准确
完成公司安排的其它工作任务;
积极、主动、认真
主要工作权限
对驾驶车辆维护、维修建议权;
出车过程中从安全、经济角度考虑选择行驶路线权利;
车辆管理的建议权;
任职资格
生理要求
性别
女
年龄
22--30
身高
158-168CM
健康状况
良好
教育水平
高中学历
专业要求
无
获取证书
无
培训经历
车辆驾驶3月以上,交通安全培训,车辆维护培训等;
经验要求
一年以上车辆驾驶经验;
知识
车辆维护保养、安全驾驶知识;
能力要求
工作细致认真,谨慎细心,热情,积极主动;
工作效率高,责任心强,具有团队精神;
用人理念
满足公司用人理念,符合公司的五用五不用用人标准。
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- 行政 职能 详细 说明 手册