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效率与加班
效率与加班
篇一:
忙碌+加班≠高效率
忙碌+加班≠高效率
古今中外的职场,加班都是一个亘古不变的话题。
但必须承认的是,没有效率的加班,不仅不会有助于工作,反而会是工作的“负能量”。
而对于年轻人来说,遇上加班这种事情时,难免会有怨言。
这时,还是要调整好自己的情绪,首先想想自己是否确实有一些工作没有做完,要通过加班完成,另一方面,也要考虑能否更好地为团队出谋划策,解决效率低下的问题。
毕竟,提高团队整体的工作效率,才能更好地完成工作。
从追求效益最大化的心理来讲,很多传统管理者都希望员工马不停蹄的,每时每刻都在工作,这样他们才会觉得企业内部充满了效率。
但是实际上,忙碌并不代表效率。
忙碌的员工容易被忙碌的惯性所左右,导致为忙而忙,没有站在企业的宏观角度上来看问题和解决问题,更不会主动停下来深入的思考一下个人与企业的发展问题。
例如,个人的发展规划,企业未来的发展方向,企业内部的管理问题,产业的变迁,竞争对手的策略以及社会的脉动等,长此以往,员工就会缺乏应有的清晰思路和创造力,容易变成埋头拉车不抬头看路的老黄牛或机械的按照固定程序运转的机器。
以上这种无休止的忙碌与加班容易使企业和个人的元气大伤。
软件工程专家汤姆迪马可说:
优秀的企业从来没有给我留下忙碌的印象。
忙碌的企业并不等于优秀的企业,对于这一点,很多优秀的企业老总最明了。
他们总是力求高效,要让员工忙的有价值,让企业忙得有效率,最终使自己的企业成为最具发展潜力的黑马。
阿里巴巴的总裁马云就是一个典型的代表,他更欣赏那些能够想出偷懒办法的懒员工(当然是在完成工作的基础上),因为这意味着这个员工找到了问题的更佳解决方法。
努力不等于成功,忙碌、加班不等于效率,用时间来堆积利润的时代早已过时。
现代企业更需要忙到点子上,这样才能忙出效率,忙出成绩!
篇二:
加班就是效率低
有一次,听一位记者夸一位老总说:
“你真敬业,总是在加班。
”谁知这个老总听到这样夸奖并不高兴,连忙摇摇手说——加班就是效率低。
同一件事儿,一个人2个小时完成,另一个人10分钟完成,这说明什么?
说明前者工作效率低。
而企业老板往往不这么看,也许在他的意识里谁加班多,谁就是敬业。
在it业界有多少效率高者被冤枉成不敬业?
又有多少效率低者被称为敬业,这个案要翻。
效率高者还加班是管理问题不对,有许多工作效率高者还要加班喔,这就不是效率的问题了,而是领导鞭打快牛,工作量管理分配上出问题了。
工作量分配管理一有问题,很可能就不是一个环节的问题,而是连锁性的问题。
结果可能是忙的忙死,闲的闲得慌。
解决管理多环节、工作量不均的问题,就是要解决管理模型的问题。
信息化过程就是管理模型优化的过程。
不知道用以下的例子来比拟,是不是在说外行话,每次去医院看病,取药都要排三次队:
一是划价;二是交钱;三要再回到划价窗口重新排取药。
每次都听到排队的人埋怨,50多年了取药排3次队,这样的管理模式就没人管。
虽然已经有医院将3个窗口合并成了2个,但为什么不能用计算机划价付款取药,在一个窗口解决三道工序?
管理混乱重复劳动造成加班造成加班的另一个原因也是管理问题。
如果管理混乱,肯定会有重复劳动,一有重复劳动,8小时内肯定无法完成工作,肯定要加班。
举纸媒体的编辑流程例子吧。
甲报社每周出64个版,每周四只要加2.3小时的班。
而同样工作量的周报乙报社,每天都弄到12点以后,如果深入到乙报社内部流程看看,肯定有重复劳动的问题。
很可能在出大样之后又要改文、又要编辑,还要三校。
其实这些工序应该在出大样之前就已经做过一遍了,双重的工作量使乙报社的工作量翻倍,肯定要加班。
越加班效率越低如果一个人或者是一组人长期加班,工作效率肯定越来越低。
每个工作者都是人,不是神,是人就要保证体力和精力,要保证体力和精力就不可能总是不休息、少休息,否则第二天、第三天、第n天精力不集中,记忆力衰退,本来几分钟就能做完的事儿,一个小时还没进入状态,他该休假去了。
说到休假,中国白领、企业家大多数人不潇洒,总说自己多忙,多么没空儿。
实际上再忙也忙不过美国总统、外企中国区总裁,他们再忙也要休假,难道中国白领还能忙过美国总统不成。
告诉谁谁也不信。
为什么没有效率大学现在高等教育和成人教育五花八门,教技术的、教原理的、教mba的、教emba的,还有教英语的,教来教去就是没有效率课,也就是说,几乎所有的师资力量都在空间上下功夫,失去了时间坐标的限制,就算mba、emba是教管理的,教高级管理的,也没有开“工作效率如何缩半”之课,结果教了许多方法论,总结了许多的案例,就是没有如何“一年盈利”之类的课程。
也许本身的师资力量就不知道ceo为什么来上课,更不知道他有一年不完成任务,就要被迫辞职的压力。
也有效率高者被逼当偷懒者自己效率低还不算,还说效率高者在偷懒的状况也有。
尽管有时不是故意的,但事实是,如果一个效率高者和两个效率低者合作,在工作流程上,效率高者夹在两个效率低者之间,就会造成这样的局面,前面的工作滞后,中间的效率高者只有静等,到了中间效率高者提前完成工作,甩给下道工序,领导们就会看到,一前一后都忙,中间者偷懒,冤啊!
再加上效率高者与效率低者工作无法配合,一说此人不仅偷懒,还不好配合,罪加一等。
结束语造成加班效率低的原因还有,信息化了,所有工作流程都加快了,但领导们开会做决定的时间越来越多,时间越来越长,不加班才怪!
为什么信息化了加班还会越来越多,加班一多,不是效率低吗?
信息化不是为了提高效率吗?
信息化绝不是为了让效率更低。
篇三:
向低效率和加班说拜拜
向低效率和加班说拜拜
工作总是做不完?
也许是你的工作效率有问题。
试着养成不拖延的习惯,摒除办公室里妨碍专心的干扰因素,让工作环境变得井然有序,效率自然能脱胎换骨!
在《个人圣经》一书中,凯利·葛理森(KerryGlesson)开宗明义问:
·你是否觉得时间总是不够用?
·你是否觉得工作总是做不完?
·你是否常觉得淹没在办公室的琐事和文件中?
·你是否觉得处理E-mail耗时费事?
·你是否常超时工作,深夜不得休息,每到周末还得加班完成当周工作?
如果你的答案都是“是的”,显然,你的工作效率出了大问题。
待办事项不可拖延
葛理森发现,工作效率出问题,主要原因在于人们总是不断累积待办事项,拖延愈久就愈难处理。
他曾经向银行申请一张请款发票,两个月后尚未收到帐款,却发现这张两个月前即已签发的支票,仍然躺在出纳小姐的抽屉中。
他向银行抗议,出纳小姐说,“我太忙了,每天都在回答客户询问帐款的电话,没有时间出帐。
”这是很典型没有在第一时间,把该办的事情做好的后续效应。
葛理森归纳出几个提升效率的原则:
1.立刻动手做:
判断事情的轻重缓急,决定优先处理顺序,是许多人的工作圭臬。
但问题是,一些难以判断重要性的工作,往往会被直接丢进“待办事项”中。
事后检讨,你会发现10件待办事项中,有5件从来没动过,一直积压在那里。
事情只有“该做与不该做”之分,唯有在最后时限,才需要去判断轻重缓急,决定哪些事情暂时搁在一边。
提升效率,第一要务就是减少手边的待办事项,时时刻刻谨记:
不要拖延,立刻动手做。
让办公环境井然有序
2.条理分明:
从办公桌到资料档案,都应该有明确的归档和分类。
否则就会像《华尔街
日报》的调查:
“美国每个白领阶级,平均每年要花费6个星期,在办公室内寻找文具。
”
让办公环境井然有序的要诀是,办公桌只放正在进行中的工作,没其他有杂物。
在办公桌上,应该只有行事历,以及标明“新收文件”、“待办文件”和“拟发文件”的文具架。
整理文件档案的原则也是如此:
需要的才留下来。
许多人误以为资料愈多愈好,在资讯爆炸的时代,其实过多的资讯,反而是杂乱的来源。
切记:
不懂的资讯,永远用不到;未曾整理的资讯,如同不存在。
3.排时间表:
管理学上有一个著名的帕金森原则(Parkinson'sLaw):
你分配给某项工作的时间,就是你完成该项工作花费的时间。
意思是,如果你打算花一小时处理电子邮件,你就一定会花上一小时,即使能提前完成,也会拖到最后时限才做完工作。
这个原则说明了排定时间表、凡事按表操课的重要。
排除办公室的干扰
此外,“专心”也是提升效率的不二法门。
不妨用下列方式,排除办公室的干扰因素:
1.设定“请勿打扰”时段:
订出一段时间,如90分钟,专心于工作上,不接电话、不开会、不与人交谈。
2.集中处理来电:
不必随时接听电话,而是视自己的工作状况,决定每天回覆电话的时间。
行动电话则设定开关机时间。
3.延后处理电子邮件:
电子邮件容易让人分心,不要一上班就打开电子信箱。
应该先处理完当日重要工作事项后,再开启电子邮件。
要提升工作效率,就得将事情“简化”,首先要学会“整理”,将杂乱无章减到最低。
不论是办公桌整理、名片整理,或档案整理、资料库整理,都有助于节省你的时间,提升工作效率。
以下是收纳整理的实用技巧:
实用技巧1:
桌面管理
《整理达人:
打造高效能办公室25招》的作者户健司,建议整理办公桌的步骤如下:
1.清空桌面:
将桌面上所有物品,一律放入一个大纸箱,小件文具则收入另一个小的箱子中,将桌面彻底清空归零,然后再思考哪些必需品,是一定要放在桌上的。
2.规划桌面空间:
以有利工作进行为原则。
想清楚每样东西摆放的位置,电脑、电话、常用的文具盒等物品,应该放置在固定的桌面位置,而且必须是在伸手可及的地方。
电话旁边要放有记事用的纸笔。
3.整理文具:
经常使用的物品摆放在桌上;不常使用的放在置物盒,收进抽屉;很少使用的物品收到资料柜或桌子最下层抽屉。
准备笔筒,将散乱的文具放进笔筒,已经不易使用
或老旧的文具一律丢弃。
4.利用书架:
准备一个宽80~120公分,高50公分的书架,放在桌面上,用来整理常用的资料夹。
5.整理抽屉:
清出抽屉中所有的物品,并决定各项物品摆放的位置。
用置物盒或收纳格分隔抽屉的空间,常用的放在外侧,不常用的放里侧。
最下层抽屉可以摆放档案夹,记得为档案夹做标签,将其分类写好档名,拉开抽屉就能一目了然。
实用技巧2:
名片管理
名片代表上班族的人脉网络,名片整理就是在做“人脉管理”;但名片也是最容易散乱的,很多上班族都有想跟某个客户联络时,却怎样也找不到对方名片的经验。
以下是名片整理的技巧:
1.交换名片后,立刻记下对方的特征:
包括日期、地点以及会面目的、可以马上联想起对方的特征等。
2.整理名片:
常会联络的名片,放入可以随身携带的名片本中;不常联络的名片,则放到名片整理盒中。
3.将名片分类归档:
分类不要太过繁杂,分成3~4类即可。
依照时间顺序归档,丢掉不重要的名片。
实用技巧3:
资料档案管理
《一切从减》这本书中,作者提出著名的四等份法(又称艾森豪模式),这也是历届美国总统的整理诀窍:
首先,将一张桌子分成四个区块,依照顺时针方向,整理你办公桌上的文件丛林,直到一张纸也没有为止。
开始之后就不可分心,直到结束。
四等份法代表的意思是:
【第一区】:
丢掉它。
包括过时的旅游资讯、一周前的报纸、半年前的目录、超过3年没看的说明书等等,根本不可能再去阅读的资料,都应该丢弃。
很多资料你以为有用,其实根本就不需要。
【第二区】:
交给别人做。
把该交给其他人处理的事项放在这一区。
不要堆积在自己的桌上,造成工作延迟。
【第三区】:
重要事件。
一定非得要自己亲自动手才能完成的工作,才放在这一区中。
记得将标准订高,不要任何事情都认为非得自己动手不可。
【第四区】:
奇迹。
指的是收拾整理时,立刻就可以处理完成的事项。
例如把资料收到
正确的文件夹中,或是把本来用书面处理的事项,改成用电话联络。
运用四等份法,目的就是要化繁为简,有几个原则一定要遵守:
*不要制造只完成一半的文件(任何事情不要半途而废)
*每一份文件、纸张只碰一次(一次就把事情做好)
*不要有第五、第六区
即使不是总统这种大人物,你也可以运用相同的原则,保持文件档案井然有序:
1.旧的不去,新的不来:
将一个新的资料归档时,就扔掉一个旧的,不要把档案文件当成不朽的财产。
2.顺手整理:
每天下班前将一、两个需要“瘦身”的资料夹拿出来,隔天有空时,顺手清理。
3.保存期限:
在资料夹上注明资料何时就失效了,写上醒目的保存日期。
4.结案庆祝:
当一件案子完成时,将所有的相关档案、资料检视一遍,不再需要的文件、书籍就立刻送回原处或扔掉。
实用技巧4:
资料库管理
所谓“工欲善其事,必先利其器”,要提升工作效率,一定要懂得运用科技工具,例如资料库管理的软硬体。
数位知识管理研究中心资深顾问讲师杨舜仁举例,有位高阶管理者的联络名单高达9,000多人,每次出差,光是名单就要装满一个公事箱。
“一定要善用科技,才能简化工作,”杨舜仁说。
以这位高阶主管来说,其实可以这样做:
1.先建立一个“中央资料库”。
将现有的名片、联络簿、电子邮件、及时传讯、手机、电子报、Pda、传真、网路电话上的联络档案,全部集中起来,放到常用的管理系统,如outlook中。
根据单一的原则,所有的档案只建立在同一处,不要重复,以避免复杂化。
2.接下来,建立(:
效率与加班)“关键字搜寻”系统。
这时,需要运用到群组与分类的技巧。
使用word或Excel档案,建好一个标准化的格式,将资料全部输入。
分类项目应该能辨识这个人或组织的身分,愈清楚愈好。
如果有些项目无法归类时,一定要有一个备注栏或记事栏,可以将资料键入,以便做关键字搜寻。
3.最后,则是整合的工作,让这个中央资料库系统能够同时应用到不同的硬体设备,包括电脑、电子邮件、Pda等科技产品上。
有了这套资料库,只要输入正确的关键字,就能得出所有需要的资讯,不必每天提着沉重的公事包到处跑,或者在浩瀚的资料堆中辛苦搜索,工作变得简单又有效率。
实用技巧5:
时间管理
“说穿了,简化,就是做好你的时间管理与效率管理,”杨舜仁说。
时间管理要跟着每个人的工作行事历走。
首先,要将工作分门别类,可分成周期性的、专案性的、经常发生却没有周期性的、以及临时性的。
运用80/20原则,集中心力去做最重要的工作。
接着,盘点你的时间应用状况。
工作的时间长度是否合理?
这样的时间规划,是否能够有效率完成工作?
最后,做出你的工作规划。
列出工作清单,哪些应该要指派或外包给其他人?
哪些应该要留给自己来做?
不需要自己动手的,就转给其他人处理。
千万要有计画性。
“许多主管有处理不完的紧急事件,就是因为他们没有逻辑规划,该做的事情不先做,这是本末倒置。
”杨舜仁说,太多人缺乏行事历概念,以为自己一定记得住什么时候该做什么事,结果,事到临头全部忘记。
未来职场比的是“速度”,而速度要靠效率管理。
只要改变你的工作习惯,提升效率一点也不难!
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