办公室6S(正式).ppt
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- 上传时间:2022-10-29
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办公室6S(正式).ppt
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6S管理之办公室6S推进6S目标v提高工作效率v建立舒适办公环境v改善和提高企业形象v提高员工精神面貌和组织能力v确保安全,减少隐患目录v一、办公室6S的八大原则v二、文件夹管理标识方法v三、公共区域的管理v四、电脑文件的6Sv五、其它管理对象v六、文件6Sv七、其它(范例等)v1.共独明确l共:
公共使用;独:
个人使用;l公共使用的放在所有人都方便去拿地方,个人专用的放在他的附近。
一、办公室6S的八大原则v2、公私分明l在区域规划:
业务功能区域识别分明,办公区和会客区、休息区最好能够区分。
l物品方面:
区分是公司用品还是私人用品。
公司的放在明显处,私人物品放在不明显处,有抽屉的话,公司用品放在上层,私人物品放在下层。
l在座位上,还要设置姓名标牌等用于识别。
一、办公室6S的八大原则v3、柜架标识l文件柜、放置物品的柜架要标识清楚所放物品的类别、名称以及管理责任人等,必要时设定最大最小库存、安全库存等内容。
文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门及责任人;柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图;文件柜内分层分类,用分隔线和标贴进行分区。
一、办公室6S的八大原则v4、资料分类l文件资料要分类整理放置,通过行迹管理等方法,使文件拿走了能够马上发现。
:
行迹管理是指一、办公室6S的八大原则v5、桌面整理l桌面允许放置的物品(较长时间离开时):
文件夹(盒);电话机(传真机);文具盒(笔筒);电脑;水杯;台历。
l桌面文件夹需明确文件夹处理状态(待处理、处理中、已处理)。
一、办公室6S的八大原则v6、抽屉物品l抽屉的整理、整顿:
l不要的或不应该放在抽屉内的物品清除;l抽屉内物品要分类,做分类标示;l办公用品放置有序;l个人用品放置在底层;l有措施防止物品来回滑动。
一、办公室6S的八大原则参考范例v7、墙面张贴l在墙上随意张贴的做法必须纠正l公告尽量使用看板方式一、办公室6S的八大原则v8、公告管理l公告栏规划要美观大方,明确管理责任人,发布的信息要明确张贴期限。
l对人员的出缺勤、人员动向、工作计划/实绩等内容尽量要揭示出来,提高工作效率和管理透明度。
一、办公室6S的八大原则v1、外部标识l侧面标识要素:
文件夹序号;文件夹名称;文件夹管理部门;文件夹管理责任人。
l正面标识:
正面标识一般可省略;在侧面无法标识可将上面内容标识在正面。
1文件名称部门管理人二、文件夹标识方法v2、扉页索引l在文件夹的扉页(或文件盒的表面)标明该文件夹中收集的文件种类,便于分类查找。
二、文件夹标识方法v3、内部分页纸l在同一文件夹中用分页纸将不同的文件(资料)分开便于文件管理及寻找。
二、文件夹标识方法v4、文件夹标识注意事项l统一规格及字体,用电脑打印;l对厚薄不一的文件夹,标识长度要一致;l若将文件夹放入文件盒,文件盒也应有对应标识;l侧面标签加上斜线或三角是一个很好的管理方法(目视化管理)。
二、文件夹标识方法三、公共区域的管理
(一)会议室1.保持室内干净、整洁、明亮、物品摆放有序、责任落实,各类设施处于完好状态。
2.实行禁烟、且有禁烟标志。
会议室饮水用具(非一次性使用)应具有严格的消毒措施。
一次性用过及时放到垃圾筐。
(二)卫生间1.卫生间标识清楚、设备完好、整洁。
保证卫生纸供应到位。
2.地面无积水、无烟头、痰迹、墙面保持洁净。
3.卫生间无异味、无垃圾;墙壁、隔段五刻、画、涂、挂现象。
4.门窗、玻璃灯具四壁墙角和各种设施无灰尘、无多余物。
5.定期消毒,有防止蚊蝇,杜绝蚊蝇孽生(三)垃圾点1.办公室的垃圾桶、废纸篓内要套垃圾袋,防止垃圾外溢污染。
每天下班前将垃圾袋扎口扔进垃圾口内,没有垃圾口的单位,可在每天下午下班将垃圾袋放在办公室门外,有清洁工清理。
2.垃圾点要做到日集日清,垃圾无外溢、堆放,周围环境保持清洁。
3.增圾点要有要有专人负责清理,垃圾口要求定期消毒垃圾分类垃圾分类(环境管理环境管理)生活垃圾生活垃圾(黄色黄色)绿色垃圾绿色垃圾(纸类纸类)蓝色垃圾蓝色垃圾(塑料塑料)蓝色垃圾蓝色垃圾(金属金属)红色垃圾红色垃圾(毒害毒害)(四)用电安全1.开关控制说明分区域标识,目视清楚。
2.禁止私人手机在办公室充电,利用高额电器等防止造成严重的安全隐患。
2.下班前关好灯、风扇等各种用电设备,确保安全与减少浪费。
张贴和看板的要求1.清理过期的张贴物。
2.所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域;3.公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上,不可有随处张贴的现象。
4.工作台需要张贴物(备忘录等)不可以随意贴,要有规定位置,规定数量贴附玻璃窗上不宜张贴通知资料。
5.保持看板的清洁。
四四.电脑文件电脑文件6S11、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档22、个人文件与公司文件区分放置,并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置,并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置,并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置,并标识清楚个人文件不做要求件不做要求件不做要求件不做要求33、公司文件要进行文件分类并标识清楚(思路见后)、公司文件要进行文件分类并标识清楚(思路见后)、公司文件要进行文件分类并标识清楚(思路见后)、公司文件要进行文件分类并标识清楚(思路见后)44、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚C盘盘我的文档我的文档私人文件私人文件*文件文件品质文件品质文件培训文件培训文件JIT文件文件*文件文件效率文件效率文件电脑文件分类电脑文件分类(例):
(例):
美克工厂JIT文件分类实例五.其他管理对象v1、茶具、水杯的定点放置l设立饮水区,将茶具,水杯定点放置,让员工在饮水区内饮水是一个好的办法。
如果将水杯放在台面,也不要用画框线的办法来定位,那样很不美观,可以采用其他方法,如用杯垫的形式。
v2、废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位、标识l办公区废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位不一定要求画定位线,但放置的位置一定要合理。
五.其他管理对象v3、办公用品的标识五.其他管理对象不利于6S的问题:
个人办公桌内办公用品太多,使用过程中浪费大(没有用完就过期或作废);办公用品重复库存多(公司、部门、班组、个人层层库存);办公用品品种繁多,购买的随意性大。
办公用品控制途径:
尽可能控制个人持有量;尽可能让办公用品发挥最大的功效;最大限度的减少办公用品的品种;最大限度的减少办公用品库存;6S管理之文件6S文件6S的目的v1.文件的共享和有效利用v2.减少寻找文件的时间,提高工作效率v3.办公室空间的有效利用v4.办公环境的改善v5.提高办公效率办公室文件资料6S的基本原则v1.文件不重复保管:
一种文件只在一个位置保管v2.对原件实施管理:
不随意复印或使用复印件v3.分类归档管理:
不要使文件私有化v4.文件统一规格:
原则上统一为A4纸v5.简化报告文件:
原则上报告限定在12张A4纸v6.文件去放方便:
能够快速的取出保管文件一.整理:
留下有必要保管的文件明确哪一类文件需要,哪一类文件不需要。
无效和不需要的文件及时清理。
明确废弃基准是必要的。
(1)使用之后废弃
(2)保管后废弃(3)保管、保存后废弃二.整顿:
将文件分门别类,归入文件夹,文件架,并做好标识v1.使用合适的文件夹v2.在文件夹的封面,侧面上注明类别名称,保管担当,保管期限v3.在首页建立目录表,必要时每一类设一张分页纸,便于迅速寻找v4.设置专门的文件柜存放文件参考范例三.清扫:
维护文件的状态对归档的文件,特别是中长期保管的文件和文件柜,要定期进行清洗维护。
对经常使用的文件也要进行必要的维护,损坏或遗失的文件要进行及时的修补,发行新的版本,要及时回收销毁旧版本。
定期清扫清洁,特别注明做好防潮、防虫等工作。
仅具有参考价值的资料,要特别注明;文件增加变更时,要及时更改目录索引。
四.清洁:
专人管理,责任分明决定文件管理责任人,并将责任人名字明确标识在文件柜或文件夹上。
一般的,以安排经常使用此文档的员工承担清洁维护的责任较好,防尘、防潮防蛀,定期修补维护。
五.素养:
养成好的习惯时时要求员工能很好的维护文件的6S状态,做到爱护性的使用文件,使用完之后及时归位,按规定要求复印和发放文件,节约纸张,培养员工良好的习惯。
六.安全:
确保文件适当使用v1.安全的使用:
在恰当的地方及时间使用正确的文件v2.安全的保管:
用适当的方法保管文件,确保文件的完整性v3.文件的保密性:
文件在恰当的范围内由适当的人使用安全警钟长鸣在办公室6S的工作中,因为文件柜等办公家具有搬动的可能,所以大家在工作中一定要注意人身安全!
以下为范例附加内容11、电源线不可直接拖在地上。
、电源线不可直接拖在地上。
22、绕成大概、绕成大概1520CM1520CM长,用扎带或套纽固定两端;长,用扎带或套纽固定两端;33、或将线束嵌入套管,露出部分用扎带固定;、或将线束嵌入套管,露出部分用扎带固定;(不可给其他操作、动作造成障碍)(不可给其他操作、动作造成障碍)44、插头标识清楚、插头标识清楚55、电源排插应固定。
、电源排插应固定。
1、线束整理2、开关标识、开关标识vv1、保持干净、保持干净vv2、功能完好、功能完好vv3、控制区域、控制区域/功能明确功能明确我的6S行动起来,美化自我!
TheEndTheEnd
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