项目工程技术资料管理办法.docx
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项目工程技术资料管理办法.docx
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项目工程技术资料管理办法
《项目工程技术资料管理办法》
编制
田原
日期
2011年12月20
审核
刘西伯
日期
2011年12月20
批准
李晓平
日期
2011年12月23
修订记录
日期
修改内容
修改人
审核人
批准人
12.20
1、增加了工程设计文件、招投2、标文件的内容;
3、增加了工程技术文件管理的生效、废除和移交及其它要求;
增加了支持文件和相关记录;
田原
刘西伯
李晓平
第一章总则
一、目的
规范项目工程技术文件的管理与控制,确保其在使用范围全面、规范、齐全、有效,特制定本办法。
二、原则
提高项目工程技术文件的管理水平,促进集团对项目工程技术文件管理工作的科学化、规范化和统一化,明确管理工作重点,落实管理内容。
三、适用范围
集团下属公司所组建的各项目工程技术文件的管理工作。
第二章管理内容
一、工作规定
本办法所述项目工程技术文件的管理,按大类分为以下四种:
工程设计文件,招投标文件,日常来文和日常发文(包括项目工程联系函)。
1.1工程设计文件
包括:
工程设计图纸、工程设计变更文件
1.1.1工程设计图纸包括:
施工图;
1.1.2工程设计变更文件包括:
设计修改图纸、设计变更通知单、工程联系(函)单;
1.1.3设计部需发放图纸及设计变更文件涉及的专业,主要包括以下几点
a)主体工程:
建筑、结构、给排水、强电、弱电、燃气、暖通;
b)智能化工程;
c)电梯工程;
d)园林绿化工程;
e)铝合金门窗工程;
f)二次装修;
g)泛光照明工程;
h)人防工程;
i)其他工程,如中水工程、游泳工程等;
1.1.4项目部需发放图纸及设计变更文件涉及的单位,主要包括以下几点
a)监理公司;
b)现场专业工程师;
c)设计工程师;
d)预算工程师;
e)主体施工单位;
f)相关分包施工单位;
g)资料室(存档留底);
1.2招投标文件
包括:
以下三种情况
1.2.1由市建设工程交易中心主持招标的工程项目,公司招标小组管理招投标过程的文件;
a)此类主要工程项目的招投标包括:
基坑支护工程招标、桩基础工程招标、上部主体工程招标;
b)此类主要工程项目的招投标的文件管理包括:
c)发放资格预审文件(有资格预审要求的招标项目);
d)签收各投标单位送交的资格预审资料;
e)通知已通过资格预审单位参加招标书的时间及地点;
f)参加招标会,检查相关证件,发放招标文件、工程量清单及招标图纸、地质勘探资料(桩基础工程招标用),并收取投标图纸押金;
g)参加开标、评标会议。
收集整理投标单位技术标、商务标;
h)拟开标、评标纪要、中标通知书;
i)给中标单位发放中标通知书;
j)通知未中标单位退还投标图纸,办理退还投标押金手续;
k)整理全套招标文件资料、投标文件资料(均为原件)交公司档案管理部门存档;
1.2.2金额10万元以上,由公司招标小组主持招标的工程项目,公司招标小组管理招投标过程的文件。
a)此类工程项目的招投标一般包括:
1)消防工程招标
2)智能化工程设计施工单位招标
3)高低压配电安装招标
4)低压配电柜供货单位招标
5)柴油发电机组供货单位招标
6)电梯安装单位招标
7)铝合金门窗安装单位招标
8)防火门、入户门安装单位招标
9)外墙砖供货单位招标
10)燃气工程施工单位招标
11)室外给排水工程施工单位招标
12)园林绿化施工单位招标
b)此类工程项目招投标的文件管理一般包括:
1)提前准备招标所需图纸;
2)配合发放招标文件及图纸;
3)签收投标文件;
4)参加招标会、拟制会议纪要(限土建专业);
5)发放中标通知书;
6)收集招投标文件,整理全套原件交档案管理部门存档。
(主要内容包括:
招标小组成立报告、考察报告、招标会纪要、招标答疑、开标会纪要、中标通知书、所有投标单位投标书正本一套)。
1.2.3零星项目招标,属部门管理招投标过程的文件
a)此类工程项目的招投标一般包括:
1)阳台栏杆设计施工单位招标;
2)空调百页设计施工单位招标;
3)楼梯栏杆、扶手设计施工单位招标;
4)外墙涂料供货施工单位招标;
5)钢结构施工单位招标;
6)网架设计施工单位招标;
7)灯光亮化工程施工单位招标;
8)零星项目材料的供货安装施工单位招标;
9)其它零星项目招标,小学、幼儿园装修涉及到的黑板、胶地板、木地板、墙裙等零星项目招标;
b)此类工程项目招投标的文件管理一般包括:
1)配合发放招标文件及图纸;
2)签收投标文件;
3)收集招投标文件,整理全套原件交档案管理部门存档。
(主要内容包括、开标会纪要、中标通知书、所有投标单位投标书正本一套);
1.3日常来文
包括:
监理公司来文、施工单位来文、公司部门间来文、其它单位来文;
1.3.1监理公司来文(原则上所有施工单位的文件先全部交监理公司审核,由监理公司签署意见后转发甲方处理);
a)需甲方签署处理意见的文件类型有:
1)各施工单位文件;
2)各施工单位的现场增加工程量签证单;
3)各施工图图纸会审纪要;
4)各施工单位开工报告、竣工报告;
5)各施工单位分部工程中间验收证明书;
6)各施工单位隐蔽验收记录;
7)各施工单位进度款报审;
8)各施工单位请款报告;
9)各施工单位中间支付申请表;
b)需甲方传阅的文件类型有:
1)各施工单位施工组织设计;(需审批)
2)施工专项方案;(需审批)
3)各施工单位施工进度月计划、周计划;(需审批)
4)监理工程师通知单及回复单;
5)责令整改通知书及回复单;
6)监理月报、周报;
7)例会纪要;
8)公司当期发布的文件;
9)整改通知单;
10)工程例检报告;
1.3.2施工单位来文内容主要包括以下文件但不限于以下项
a)需由甲方盖章的表格、报告等;
b)报价书;(可以不盖章)
c)结算书;
d)工程联系单;
e)签证单;
f)其它需由甲方直接处理的文件;
1.3.3营销部来文内容
a)需由项目部提供设计数据的函件;
b)需由项目部配合完成的质量保证书、产品使用说明书等;
c)转发物业公司需由项目部处理的相关文件;
d)需项目部配合营销方案或措施的文件;
1.3.4人力行政部来文内容,主要通过OA信息化平台实现
a)公司有关通知;
b)联系函;
c)工作留言;
1.3.5其它单位来文内容
a)地质勘探资料;
b)桩基检测报告;
c)电梯资料(产地证明、数量等)原件;
d)智能化产品使用说明书原件;
e)高低压配电柜的使用说明书原件;
f)各政府职能部门下发的竣工验收证明书原件;
g)其它有关的重要文件;
1.4日常发文
包括:
项目部发文、成本部发文、设计部发文,原则上所有给施工单位的回复文件均由监理公司回复。
1.4.1项目部发文类型
a)对施工单位施工进度、质量、安全等提出要求的文件;
b)对施工单位安排施工项目及做法的文件;
c)对设计单位提出设计相关问题的文件;
d)对发展部、物业公司文件的回复函件;
e)工程联系函;
f)其它需发放的文件;
1.4.2成本部发文类型
a)对施工单位报价书的回复;
b)结算书审核完毕后回复施工单位:
结算书审核完毕后,签字、盖章,发施工单位原件一份、发财务资金部原件一份,交资料室三份原件存档;
c)工程联系函;
1.4.3设计部发文类型
a)对施工图纸发放的文件及文件签收单;
b)对设计变更产生的文件及文件签收单;
c)工程联系函;
d)其它需发放的文件;
1.4.4工程联系函、签证
a)工程联系函是公司内部流通的重要文件,详见:
第四章附件:
《“项目工程联系函”管理细则》;
b)工程签证主要由设计变更和现场签证组成,详见成本部《设计变更、工程指令、现场签证管理办法》;
1.5工程技术文件的有效使用
1.5.1工程设计文件的有效使用:
项目部负责工程图纸的使用和分发
a)工程图纸必须加盖设计院出图章,方为有效;
b)工程图纸发放单位必须履行发放签收手续;
c)有效工程图纸不得私自更改。
如确属图纸错误,必须执行设计变更流程经原设计单位确认后出设计变更单;
1.5.2工程联系单生效条件:
设计工程师、专业工程师、项目部工程经理、成本部经理签字方为有效;(直接由项目部审核的工程联系单,无需经过设计与成本签字);
1.5.3项目部文件生效条件:
专业工程师签字、项目部工程经理签字、盖项目部公章方为有效;
1.5.4成本部文件生效条件:
专业工程师签字、成本部经理签字、盖成本部公章方为有效;
1.5.5现场增加工程量签证生效条件:
施工单位、监理单位相关人员签字、盖公章;项目部现场专业工程师签字、项目部工程经理审核同意并签字加盖项目部公章;预算工程师签字、加盖成本部公章方为有效;
1.6工程技术文件的废止条件
1.6.1设计院出具修改通知单标明废止图纸编号时,相应标明编号的图纸须废止使用;
1.6.2所有已发放的旧版图纸必须由原发放单位全部收回或注明作废,并履行回收签收手续。
作废原件加盖作废章后可保留在原发图单位;
1.7工程技术文件的分类保存
1.7.1工程技术文件的使用单位,要求有专人对其负责管理;
1.7.2工程技术文件可考虑分类编号并建立相应的文件清单进行管理;
1.7.3所有工程技术文件必须保存到工程竣工后至少1年以上;
1.8工程技术文件资料工作的移交
1.8.1管理工程技术文件资料的工程秘书或专职内业员,因岗位变化、工作调动或离职需做工作移交;
1.8.2资料移交,按照已发布的《项目工程内业管理暂行办法》和集团档案管理相关规定执行,对于“8+3+8”(见《项目工程内业管理暂行办法》)逐一进行,电子与书面记录清单并行,此项工作由工程经理全程负责,协助工作移交及时、准确、有序进行;
1.8.3工作移交,要求如下:
a)项目领导要高度重视,严格把关,杜绝应交未交,交接不及时;
b)第二,明确责任,由工程经理全面负责,不能简单认为只是资料员之间的事情,且应在移交清单上以监交人的身份签字确认;
c)第三,工作移交前,工程经理应提前以OA等书面形式通知集团档案管理员参与监交,集团档案管理员应参与监交并在移交清单上签字;
d)第四,移交及时,移交工作准备充分,移交周期不宜过长,保证资料齐全;
e)第五,交接手续齐全,交接工作是一项认真细致、手续严密,责任重大的工作,保证手续清晰、移交内容齐全,移交清单与实际资料完全一致,杜绝缺、少、漏等情况的发生;
1.8.4工作移交分为两个部分,移交和接收。
而认真做好资料移交前的准备工作是确保移交工作顺利进行的前提。
主要做好以下几点:
a)移交方对保管的资料进行一次全面清理,做到帐实相符;
b)移交方对未整理的零散文件材料要分类存放,清理排序,做到系统有序;
c)移交方根据资料内容列出清单,填写移交表单,并留有接收人签收确认处;
d)移交方编制资料移交说明;
e)移交方要对借出的资料及时催还,归还不了的要注明原因,整理好借据,并在借据上注明催还情况;
f)接收方要了解公司资料管理工作要求;
g)接收方要向前任资料员了解资料管理和资料本身的一些基本情况;
h)接收方要与工程经理及时沟通,确保接受资料的完整,移交手续的健全;
1.8.5工程技术文件资料是重要的工程活动记录,只有移交工作准备充分,顺利开展,才能确保资料管理的连续性和完整性;
1.9工程技术文件资料工作其它要求
1.9.1.工程技术文件资料保管人员因保管不善导致资料丢失或损毁的,公司有权追究其相关责任并采取处罚措施。
1.9.2.本办法未提及部分执行集团档案管理相关制度及办法。
二、支持文件
2.1《项目工程内业管理暂行办法》
2.2《项目工程内业评分办法》
三、相关纪录
3.1《招标文件审批表》
3.2《项目工程联系函》
3.3《项目工程通知单》
第三章附则
一、本办法由项目管理中心工程部起草与修订,经公司审批后发布。
二、本办法自发布之日起生效施行,原有相关办法如与本办法冲突,以本办法为准。
三、本办法解释权属于集团项目管理中心。
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