会计档案案卷格式及整理方法.ppt

会计档案案卷格式及整理方法.ppt

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会计档案案卷格式及整理方法会计档案整理方法大纲一、概念会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

二、会计档案归档制度归档范围、归档时间、归档要求三项基本构成了完整的归档制度。

（一）会计档案归档范围1.会计凭证类：

原始凭证，记帐凭证，汇总凭证；2.会计帐簿类：

总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿；3.财务报告类：

年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及财文字说明；4.其他类：

银行存款余额调节表，银行对帐单，会计档案移交清册、销毁清册、保管清册。

实行会计电算化的单位，有关电子数据和相应软件及资料也应归档。

会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年6日记帐15年现金帐和银行存款日记帐25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年三财务报告类8年度财务报告（决算）永久9季、月财务报告3年四其他类10会计移交清册15年11保管清册永久12销毁清册永久13银行余额调节表5年14银行对账单5年

（二）归档时间当年形成的会计材料，由财务会计部门专兼职人员在次年一季度整理，保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。

（三）归档要求1.会计档案由会计财务部门整理装订，编制会计档案保管清册。

2.月、季报表，银行存款余额调节表、银行对帐单等按要求整理装订成册，可由财务部门自行保管，编制保管清册，至5年期满后编制销毁清册销毁。

三、编制档号机关、事业单位会计档案的档号由全宗号、目录号、案卷号三部分组成。

全宗号、目录号由本单位档案室提供，案卷号通常在目录号下编大流水号，并且延续档案室已有案卷号。

凭证盒“档号”填写示例因为企业不移交县档案馆，没有给定全宗号，全宗号用企业代字代替。

（东方万旗）全宗号目录号案卷号0031004001全宗号分类号案卷号dfwqI1001行政事业单位企业四、会计凭证整理流程：

组卷填写凭证皮填写凭证盒装盒编制案卷目录

（一）组卷要求：

会计人员在完成报帐后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按记帐的先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。

（二）填写凭证皮会计凭证皮及填写样式单位名称：

凭证名称：

时间自年月日起至年月日止册数共册册次本册是第册记帐凭证本册自第号至第号共张附件共张本册凭证合计张备注会计主管：

装订人：

年月日会计凭证封面（三）装盒会计档案凭证盒单位名称凭证名称时间年月共册本盒装第册记帐凭证自号至号附件张本盒内共张起止日期自年月日起至年月日止归档时间立卷人保管期限凭证盒脊填写示例全宗号目录号案卷号年度月共册第册保管期限（四）编制案卷目录会计档案目录（填写要求）案卷号类别题名起止时间保管期限卷内张数备注001会计凭证类宁城县档案局2013年1月原始凭证自2013年1月至2013年1月15年158张002会计凭证类宁城县档案局2013年原始凭证003注：

1题名由会计档案的形成单位形成时间会计凭证内容名称四部分组成。

2卷内张数是记账凭证、原始凭证、记帐凭证汇总表三者之和。

填写会计凭证目录硬皮样表全宗名称案卷目录会计凭证案卷目录全宗号档案室编目录号保管期限档案馆编目录号全宗号036目录号004起止年代1997保管期限15脊背五、会计账簿的整理流程：

分类给目录号编制案卷目录装盒

（一）分类：

先按保管期限分为现金账、银行存款账（25年）类，总账、明细账（15年）类，固定资产账三类。

（二）给每类设目录号目录号是本单位设定的，通常将文书档案永久卷设为001、30年卷为002、10年卷为003；会计档案凭证类为004、帐簿类现金帐和银行存款帐（25年）为005、总帐、明细帐、日记帐（15年）为006；财务报告为007，如还有其他门类档案，依此类推。

各单位应在制定档案分类方案的基础上使用目录号，并保证全宗内不出重复的目录号。

（四）编制会计账簿案卷目录案卷号类别题名起止时间保管期限卷内张数备注001会计帐簿类宁城县档案局2013年现金帐自201301至20131215年65注：

会计帐簿内张数为有效张数，如一本账的65页后没有任何字迹了，66至100页没有使用，就不算页。

（五）装盒，填写档案盒内容全宗名称会计档案题名自年月日至年月日止本盒共卷共张保管期限全宗号目录号案卷号盒号会计档案年度目录号案卷号盒号保管期限脊背会计盒封面六、财务报告整理流程：

分类排序编页填写卷内目录、备考表编制会计档案目录第一步第一步分类分类月、季财务报告类，年度财务报告类。

第二步第二步排序排序第三步第三步编页编页第四步第四步填写封皮、卷内目录、备考表填写封皮、卷内目录、备考表第五步第五步编制会计档案目录编制会计档案目录第六步第六步装盒装盒所有会计档案装盒与上架的补充说明七、其他类会计档案的整理其他类：

包括会计移交清册、保管清册、销毁清册、银行余额调节表、银行对账单等。

流程：

分类排序编页填写封皮、卷内目录、备考表装订编目装盒上架。

八会计档案的鉴定与销毁程序

（一）提出销毁意见，编制销毁清册

（二）签署意见（三）监销（四）核对、签名盖章