管理信息系统第五周内容采购管理子系统.docx

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管理信息系统第五周内容采购管理子系统

第五讲采购管理子系统

课程目标：

了解一般企业采购循环流程

掌握采购管理子系统的基础设置与期初开账

掌握采购管理子系统日常业务流程

掌握采购管理子系统的常用报表

知识要点：

一般企业采购循环流程

了解一般企业采购循环流程

知识要点：

易飞ERP采购管理子系统基础设置

1.编码原则设置

新增供应商信息时，可由系统自动给予一个号码，人员就不用记住上一次已经编到第几号了，也不用担心会有跳号的问题发生。

【业务场景】

成功集团针对供应商编码有以下编码原则，可将此编码规则设定在“设置编码原则”中，以方便录入供应商信息时编码的设定。

从系统主画面执行“基本信息子系统”|“基础设置”，进入

“设置编码原则”新增供应商编码原则。

2.录入供应商信息

所有与企业有交易往来的供应商，不论是国内供应商还是国外

供应商，都必须将供应商信息录入在这个作业里。

【作业重点】

①记录供应商编号、简称、全名等基本信息。

②核准情况：

有以下三种：

已核准、尚待核准、不准交易。

③订金比率：

如果在采购条款里，供应商要求下采购单时需先支付一定比率的订金，则需要在这个字段输入订金比率。

后续下采购单时，采购单上就会自动带出订金比率。

然后财务人员就知道这张采购单要做预开发票的处理。

④允许分批交货：

表示同一批采购序号，是否可分多次进货。

默认为允许分批交货;

若为不允许分批交货，当输入“验收数量”时，

验收数量>=采购量，则该采购单的结束码更新为“已结束”。

验收数量<采购量，则该采购单的结束码更新为“指定结束”。

⑤初次交易/最近交易：

初次交易日自行输入，最近交易日期则由进货单回写。

⑥ABC等级：

按供应商的进货净额来评定供应商的重要性等级，可自行输入，也可通过本系统的“供应商ABC分析表”，由系统评级来更新等级。

等级A表示“进货净额所占的比率较高”，等级C表示“进货净额所占的比率较低”。

⑦交货评级和质量评级：

评定供货商的交货时程、质量状况。

可自行输入，也可通过本系统的“供应商评级”，由系统执行评级来更新等级。

3.录入品号信息（采购）

【作业重点】

①主供应商：

后续该品号的默认采购供应商或委外供应商。

②补货政策：

分为R：

按补货点、M：

按MRP需求及L：

按LRP需求，不同特性品号的库存补充方式不同。

“补货点”是一个存量的水平，当存货数量下降到补货点时，就应该发起请购与采购活动，如此一来，才可以确保物料供应不会短缺。

而补货政策是“按MRP需求”，这是指系统会按照品号的需求与供给缺口，自动产生各项产品的生产计划及采购计划。

最后LRP则可按订单、按工单、或是按销售预测等不同来源，来产生特定的物料需求计划。

所以如果企业的紧急插单状况频繁，或是用料复杂者，可以设置为“按LRP需求”来补货。

③固定/变动前置天数：

指采购此产品的前置天数。

不管采购一个或多个都需要耗费的时间，称为“固定前置天数”；会随着采购的数量多少而改变的时间，称为“变动前置天数”。

品号的采购前置天数=固定前置天数+采购量/批量X变动前置天数

④标准进价、最近进价：

“标准进价”须自行输入，而“最近进价”则会由最近一张进货单验收审核后，由系统回写，同时还会以当时的币种汇率，计算出本币的单价。

⑤进价控制/单价上限率：

在用户输入采购单价时，可以由系统自动控管可以超出定价的范围。

系统会以“供应商核价”、“最近进价”作为基准和判断的依据，来控管定价的范围。

⑥超收管理/超收率：

当采购及委外加工件在进货时，可以设定进货是否可以超过原始采购的数量，且按照超收率做进货数量上限的管制。

4.设置订单单据性质

设置【采购管理子系统】所使用的交易单据及其编码方式、性质、签核格式等。

日后交易单据上使用到该单别，系统会默认单据性质里的相关设置。

【作业重点】

①单据性质：

共八种性质。

②系统提供了“计算机自动编号”和“手动编号”两种方式，其中计算机自动编号包括日编、月编和流水编。

选好编码方式后，还要搭配“年位数”和“流水号位数”，最后从编码格式可以看出设置后的模板。

③更新核价：

表示单据审核时，该单据的单价信息是否更新“供应商料件价格档”。

更新后，输入核价单或采购单以及进货单时，单价都可由供应商料件价格档得来。

④进价控制：

如果想要控制采购的价格，则要勾选“进价控制”。

但要保证进货品号的品号信息中也同时启用了进价控制才能有效。

⑤直接开票/采购发票单别：

勾选后，每一张进货单或退货单审核的同时立即产生一张采购发票，称为“直接开票”。

此项目勾选时，须设定“采购发票单别”。

此选项适用于“随货附发票”的进货模式使用，而非月结制结账。

知识要点：

易飞ERP采购管理子系统日常业务

1.请购流程

【目的】

公司内部管理需求，在寄发正式采购单给供应商前，先进行内部需求的审查，由授权主管审查此需求的合理性。

再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了，或是有可以取代的库存品，这样一来就可以预防多买，或是造成呆滞等成本浪费的状况发生。

【请购流程图】

【关键作业】

【业务场景】

成功集团的产品“防尘相机套-黑色”，为买进卖出的商品，非自制品，已销售一段时间，有配合一段时间的供货商，按公司制度须先进行请购，再进行采购流程。

公司在接单后，向供应商大进公司购买“防尘相机套-黑色”100PCS，每PCS价格10元，请供应商于2009年1月15日交货。

【操作步骤】

可以手动输入请购单，也可以利用“销售管理子系统”的“从订单自动转成采购单”协助产生请购单。

这里详细介绍第二种方法。

步骤一：

从作业菜单执行“销售管理子系统”|“订单管理”|“从订单自动转成采购单”作业，进入“从订单自动转成采购单”开始输入筛选条件。

【作业重点】

①选择工厂：

选择此次提出请购的工厂。

②已抛转过的重复生成：

如果之前有抛转过请购单，则再次重新抛转时需要勾选此选项，首次抛转不需勾选。

③选择订单单号、订单序号、客户编号、订单日期或者订单预交货日期，均为筛选条件，可开窗选择。

④抛转类别可以选择是请购还是采购，之后选择要生成的采购单或请购单的单别和单据日期。

⑤选择预交货日期计算方式有两种，第一种：

按订单预交货日期减1，表示按照订单预计交货给客户的日期往前倒推来推算；第二种：

按照前置天数推算，表示按照请购时间再加上品号的前置天数往后推算。

即一种是倒推，一种是正推。

注：

前置天数的设定在“存货管理子系统”|“录入品号信息”。

⑥选择供应商有两种选择：

第一种“品号主供货商”，选此种表示公司有在“录入品号信息”中输入品号的主要供货商，此时供应商编号不须输入；第二种“指定供应商”，此时请于下方“输入供应商编号”处，输入本次请购品号要指定的供应商。

⑦输入请购人员：

这个字段一定要输入。

请开窗选择本次请购的人员。

⑧选择订单单身品号属性：

当此张客户订单单身的品号既有采购件，又有自制件的时候，就可以通过这个选项的勾选来筛选需要采购的品号了。

⑨选完上述选项之后，单击“直接处理”，系统便会自动产生请购单据。

步骤二：

从系统主界面执行“销售管理子系统”|“录入请购单”作业，进入“录入请购单”。

执行“从订单自动转成采购单”后，系统会按照设置的选项条件产生请购单。

在“录入请购单”中查询出请购单001，不需要再自行新增请购单。

【作业重点】

①来源：

包括MRP、LRP、再补货建议表、BOM自动请购、其他。

②“最低补量”是在“录入品号信息”中设定的值，供填单人员参考。

③需求日期：

需要供应商交货的日期，根据“从订单自动转成采购单”中的设定来取值。

④参考采购单价和参考供应商：

为参考值，可以填写也可以空白。

步骤三：

检查产生出的请购单内容是否无误，或是否有需要加以调整修改，完成后即可送交审核。

2.采购流程

【目的】

采购流程包括维护请购信息、从请购单生成采购单以及录入采购单。

（1）维护请购信息目的：

采购人员针对品号管辖范围已审核的请购信息，进行采购审查动作，并且做采购发单前最后相关信息的审核。

（2）从请购单生成采购单目的：

当采购人员在“维护请购信息”做好最后的采购信息维护后，即可执行此作业，产生正式的采购单。

（3）录入采购单目的：

为正式下采购单给供应商的依据。

【采购业务流程图】

【关键作业】

【业务场景】

成功集团针对请购部门人员提出的请购需求，做审核采购的程序。

程序为

（1）维护请购信息

（2）从请购单生成采购单（3）系统产生“录入采购单”。

【操作步骤】

步骤一：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“维护请购信息”作业，进入“维护请购信息”开始维护。

【作业重点】

①以“查询”方式找出请购部门提出的请购品号信息，采购人员利用“修改”功能进行维护，界面中的灰显字段是请购单的原始资料，不得修改。

采购人员可维护白色及黄色字段的资料。

②结束：

如果采购部门决定不购买此品号，采购人员可以单击工具栏上的“指定结束”按钮，则结束码就会被改为“y:

指定结束”；如果此品号要采购，但尚未采购，则结束码显示为“N:

未结束”的状态。

当此品号后续产生了采购信息则显示“Y:

自动结束”。

③采购数量、采购单位：

会默认原请购单的数量及单位，有需要修改可再进行修改调整。

④税种、采购币种、采购单价、采购金额、预交货日：

采购人员可查看此类信息做调整修改。

⑤预交货日：

采购人员可根据实际情况调整此日期。

⑥锁定码：

当采购人员已维护好此笔信息，可将“锁定码”打钩，表示该笔要采购且已审核过。

锁定后，原请购单不能撤销审核修改。

步骤二：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“从请购单生成采购单”作业，进入“从请购单生成采购单”开始输入筛选条件，输入好之后单击“直接处理”。

【作业重点】

①锁定选项：

如果请购单很多，一部分要求采购，一部分尚不要求采购，便可以利用“锁定码”选项筛选请购单，并产生采购单。

之后输入要产生的采购日期、采购单别。

②输入采购日期、输入采购单别：

可以再次设置生成采购单的相关信息。

步骤三：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“维护请购信息”和“录入请购单”作业，进入这两支作业，查找出请购单001。

可以看到，执行“从请购单生成采购单”后，系统会将生成采购单的单号回写到“维护请购信息”中，并且“录入请购单”自动结束。

步骤四：

从系统主画面执行“采购管理子系统”|“录入采购单”作业，进入“录入采购单”查看生成的采购单信息，确认无误即可送交审核。

【作业重点】

①核对供应商对象是否有需要更改。

②交易数据是根据供应商信息带出来的，采购人员同样必须检查本次交易是否需要更改。

③根据请购信息而来，采购人员可按实际情况再做修改。

④F2可用各库库存量查询；F3可用库存量查询。

⑤F2查询历史价格。

⑥请购单别-单号-序号：

此张采购单对应的请购单单号信息。

3.采购变更流程

【目的】

可记录采购单变更的历史信息，以方便信息的查询，并可将变更单打印成书面，转交相关部门，便于协调后续的备料及生产。

【采购变更流程图】

【关键作业】

【业务场景】

成功集团向供应商大进公司提出更改交货时间，请供应商由原先的交货时间2009年1月14日改为2009年1月12日交货

步骤一：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“录入采购变更单”作业，进入“录入采购变更单”选择要变更的采购单。

【作业重点】

①采购单别：

可开窗选择要变更的采购单信息。

②变更版本：

自动显示此为第几版的变更，每变更一次，“变更版本”就会加“1”。

版次的编号原则为0001~9999，表示每一张订单单号最多可变更9999次。

注：

前一个版本的变更未完成审核，不得进行下一个版本的变更。

③变更原因：

输入变更的原因，方便后续主管的审核和数据的查询。

步骤二：

在“原序号”处开窗选择要更改的采购单信息，选择后再对需要变更的信息做修改，之后保存并送交审核。

步骤三：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“录入采购单”作业，进入“录入采购单”查询到原采购单，在原采购单上查看变更的信息。

4.进货/进货验收流程

【目的】

进货指录入采购进货相关信息。

进货验收指阶段式收料时，记录进货验收的动作，可由质检部门来维护检验状态。

【进货/进货验收流程图】

【关键业务】

【业务场景】

供应商1002大进公司于2009年1月12日送来货品“防尘相机套-黑色”100PCS，由公司仓库人员收货放置于验收区。

步骤一：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“录入进货单”作业，进入“录入进货单”开始新增单据内容。

【作业重点】

①可开窗选择进货单别，系统自动带出单号，输入单据日期及供应商。

②可利用工具栏上的“复制前置单据”按钮，将采购单信息复制到进货单。

一般而言，供应商会按照采购单的内容将货品送达，利用用“复制前置单据”功能可以将采购信息复制到进货单，减少人工输入的动作。

③在单身输入进货数量及单位，以及进货后要存放在哪一个仓库。

④采购单别-单号-序号：

显示此笔进货对应的采购单，后续可将入库数量信息，回写至采购单的“已交数量”。

⑤检验状态：

当执行验收后，会将验收的结果呈现在这。

由于此笔货品尚未进行验收，故当前呈现“1.待验”，待验状态的进货单是不能审核的。

步骤二：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“进货单验收”作业，进入“进货单验收”查询出进货单001-0001。

输入验收结果后,将其保存，系统会认定这一笔进货验收已完成，单据自动呈现审核状态。

【作业重点】

①查询出来后，单击“修改”维护品检信息，此单据不可新增。

②验收数量为实际入库，库存增加的数量。

计价数量是计算账款和存货金额的数量。

故一般而言可以有以下程序：

进货数量（到货）-验收数量（验收）-计价数量（货款输入）。

只要输入验收数量，系统会自行计算验退数量（验退数量=进货数量-验收数量）。

③检验状态：

有验退量，系统会自动呈现“不良”，若全数验收通过，则自动呈现“合格”，若有验退情况，但属特殊原因需要收货，可以人工改为“特采”。

步骤三：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“录入进货单”作业，进入“录入进货单”查询出做过进货验收的单据。

可以看到，验收动作完成后，验收信息已呈现在进货单上。

步骤四：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“录入采购单”作业，进入“录入采购单”查询出这张进货单对应的采购单。

可以看到，这张采购单的已交数量和结束状态。

5.验退流程

【目的】

当进货验收，发生不良品需退回供应商时，等待退回的商品称为「验退件」当供应商取回验退不良品时，将退回信息记录在「退回验退件」里。

【验退流程图】

【关键作业】

【业务场景】

成功集团将品检验退的2PCS“防尘相机套-黑色”退回给供应商。

步骤一：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“退回验退件”作业，进入“退回验退件”开始新增单据内容。

【作业重点】

①供应商：

F2键开窗选择要退回验退件的供应商。

②在“原进货单”字段开窗选择要退回哪一张“进货单”的验退品，系统会自动带出退回数量、品号、品名等资料。

检查后，没有问题即可。

注：

不合格的商品从来没有允许收入库过，只是从企业的进料检验区退回给供应商，所以登录数据后，并不会影响应付账款。

同时，对原有的库存数量也不会造成任何影响。

步骤二：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“录入进货单”作业，进入“录入进货单”查询到进货单001进行查看，验退码已经打勾。

6.进货退回流程

【目的】

如果原材料或零组件在入库后，才发现料件质量不良，或因特殊原因必须将料件退回给原供应商时，就需按退货流程处理。

由采购人员负责和供应商协调后，通过「录入退货单」记录退货及折让信息。

产品确定退回，使用退货单记录退回商品信息，之后可能换取新货。

产品不退回，而以应付金额减少的方式处理，称为折让。

【进货退回流程图】

【关键作业】

【业务场景】

仓库人员发现之前向供应商1002大进公司进货的“防尘相机套-黑色”中的5PCS有瑕疵，1月14日退货给供应商大进公司。

步骤一：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“录入退货单”作业，进入“录入退货单”开始新增单据内容。

【作业重点】

①退货单别：

F2键开窗选择单别。

（由于公司可能会将进货退回和进货折让分为不同的单别，所以选择时，要注意）选好后，系统会根据该单别单据性质的设定进行编号。

输入单据日期、供应商，也可开窗选择。

②输入供应商后，会按照进货商信息的设定自动带出币种、付款条件、发票等信息，请检查这些信息的正确性，尤其当退货单必须对应原始进货单时，这些信息必须与原始进货单相符。

③单身品号字段的输入提供四种辅助功能键，F2键品号信息查询，F3键品号供应商查询，F4键进货单信息查询，F11品号属性查询。

本例利用F4键选择进货信息，系统会自动将进货单的内容复制过来，再加以修改部分信息就可以了。

④退货单上的类型有“退货”与“折让”，退货是指有将货品退回给供应商，会影响库存数量的增减，折让是针对金额上面的折减，不影响库存数量的增减。

当选择“退货”时，还需要填写退货数量以及单价是多少。

注：

如果类型选择“折让”，则不可输入数量，只要输入“折让金额”即可。

⑤“进货单别-单号-序号”、“采购单别-单号-序号”：

输入后，系统会将进货退回数量的信息，回写至前置单据。

步骤二：

保存后的单据检查无误后即可审核。

步骤三：

从系统主界面执行“采购管理子系统”|“录入采购单”作业，进入“录入采购单”查询出做过退货的单据。

可以看到，退货动作完成后，已交货数量已经扣除了退货的数量，结束状态也变成了未结束。

【作业重点】

结束：

如果不再补货，则必须利用指定结束的方式结束这张采购单。

知识要点：

易飞ERP采购管理子系统常用报表

1.请购状况表

数据源：

请购单/采购单

使用时机：

追踪请购数据的采购进度

主要使用人员：

采购人员

报表用途：

1.当请购人员来追踪采购进度时，以请购单单号查询对应采购单的采购、进货状况。

2.采购人员检视是否有遗漏采购的请购单。

2.供应商预计进货明细表

数据源：

采购单

使用时机：

供应商商别进货进度追踪收料单位查采购列表

主要使用人员：

采购人员/收料人员

报表用途：

1.查询厂商截至目前延迟交货明细，检讨改善的依据

2.查询未来厂商应交货明细，催料的依据

3.供应商ABC分析表

数据源：

进货单/退货记录

使用时机：

1.厂商议价

2.厂商管理及淘汰

主要使用人员：

采购人员/稽核人员

报表用途：

将期间内进货厂商，依进货金额评比，找出重点管理厂商，并检视其质量、交期的配合状况，

1.作为议价的依据。

2.针对交货状况欠佳的厂商，评估继续配合的可行性。

4.供应商供货异常表

数据源：

进货记录

使用时机：

1.厂商议价

2.厂商管理及淘汰

主要使用人员：

采购人员/稽核人员

报表用途：

用来检核厂商的交货状况是否有提早交货、逾期、不良、超交、短交、溢价、低价等异常状况。

主要管控厂商的交货质量与配合状况。

知识要点：

易飞ERP采购管理子系统期初开账

【目的】

采购管理子系统的开账是为了将开账时间点之前就已经发生的未完成采购单和供应商料件价格录入到ERP系统中。

这样在开账时间点之后，采购部门就可以依据采购单和供应商料件价格开展后续的采购动作，如进货。

这样就保证了采购信息的完整性和可追溯性。

【业务场景】

成功集团计划于2009年1月1日正式上线易飞ERP系统，针对采购类部分，公司必须将2008年12月31日未结束的采购单信息和供应商料件价格进行录入。

步骤一：

收集2008年12月31日未出货完毕的采购单。

收集格式如表所示：

步骤二：

将上述未进货完毕的采购单信息逐笔输入到“录入采购单”作业。

不需输入进货单，直接通过工具栏的“输入已交数量”输入开账时间点之前的已采购数量。

步骤三：

输入好之后，已交数量自动回写，审核单据。

步骤四：

收集2008年12月31日供应商料件价格，格式如表所示

步骤五：

将上述信息逐笔输入于“录入供应商料件价格”作业。