元明街道公文格式及字体字号标准.docx
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元明街道公文格式及字体字号标准
元明街道公文格式及字体字号标准
元明街道公文格式及字体字号标准
为了使我街道公文处理工作规范化、制度化,根据《国家行政机关公文处理办法》的规定,结合我街情况,特制定本标准。
一 公文主要种类
公文种类主要有:
(一)、命令(令)、指令
发布重要的地方性行政规章,采取重大强制性行政措施,任免、奖惩有关人员,撤销下级机关不适当的决定等,用“命令(令)”。
发布指示性和规定性相结合的措施或要求,用“指令”。
(二)、决定、决议
对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。
经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。
(三)、指示
对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。
(四)、布告、公告、通告
公布应当普遍遵守或周知的事项,用“布告”。
向国内外宣布重要事项,用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项,用“通告”。
(五)、通知
发布行政规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,用“通知”。
(六)、通报
表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。
(七)、报告、请示
向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。
向上级机关请求指示、批准,用“请示”。
(八)、批复
答复请示事项,用“批复”。
(九)、函
相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等,用“函”。
(十)、会议纪要
传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守、执行的,用“会议纪要”
二公文格式
公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。
(一)、公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关、事由、公文种类三部分构成;公文版头已有发文机关名称的,标题可省去发文机关。
除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
(二)、发文字号,包括机关代字、年号、顺序号。
文件有版头的,发文字号注在版头与红线之间;无版头的,注在标题的右上方。
机关联合发文,只标明主办机关发文字号。
(三)、向上级机关请示或报告,应注明签发人,签发人姓名注在红线的右上方,文件末尾应注明联系人和电话号码。
(四)、公文必须加盖印章。
印章盖在年、月、日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年、月、日。
如正文末面无空档,可另加一空白面注上日期盖章,并在该页的左上方标明“(此面无正文)”。
(五)、发文时间,原则上以领导人签发或会议通过的日期为准;联合行文,以最后机关签发的日期为准。
(六)、秘密公文应根据秘密程度分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,秘密等级注在版头右上方,加中括号,密件顺序号注在版头左上方。
(七)、紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”,紧急等级注在标题左上方,加中括号。
(八)、会议通过的文件,应在标题之下、正文之前居中注明通过日期和会议名称。
(九)、发文机关应写机关全称或规范化简称。
联合发文,应将主办机关排列在前。
(十)、公文如有附件,应在正文之后、发文日期之前注明附件名称和件数。
(十一)、公文字体。
铅印文件,正文一般用三号字体,打印的文件,一般用三号或四号字体。
(十二)、公文文字应从左至右横写横排。
(十三) 公文用纸一般用A4纸。
布告、通告用纸大小,根据实际情况确定。
附件1、公文各要素和标识要求
附件2、文件字号明细
公文各要素和标识要求
一、眉首部分主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。
1.公文份数序号。
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
标识时,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
2.秘密等级和保密期限。
秘密等级是指涉密公文的保密程度,分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。
新《办法》规定,涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号,“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。
标识秘密等级时,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
3.紧急程度。
急件公文分为“特急”、“急件”两种。
其中,电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
标识时,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧密程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4.发文机关标识。
发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成,如“勃利县元明街道办事处文件”、“中共勃利县元明街道委员会文件”等。
5.发文字号。
由发文机关代字、年份、序号组成,如“勃元发〔2000〕1号”,
6.签发人。
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空l字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排,同时,使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行,并下移红色反线,使红色反线与发文字号继续保持为4mm。
二、主体部分主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。
1.公文标题。
一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成,如《元明街道关于进一步做好当前社区工作的通知》、等。
公文标题是文件内容的高度概括,文字要求准确、简要、概括,书写时要居中书写,用2号小标宋体字。
回行时要注意做到词意完整,排列居中对称,间距恰当,做到既有美感,又要避免产生异义。
除法规、规章名称加书名号外,公文标题一般不用标点符号。
2.主送机关。
指公文的主要受理机关,书写时应当使用全称或规范化简称、统称。
上行文一般只写一个主送机关,必须同时报送几个主送机关的,可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关,但是,如果主送机关过多,则一般用规范的统称,如“各支部,各社区”等。
标识位置在标题下空1行处,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送之上,标识方法同抄送。
3.公文正文。
标识在主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
4.附件。
公文如有附件,在正文下空一行左空2字处,用3号仿宋体字标识,后标全角冒号和名称。
附件如有序号,使用阿拉伯数码,如“附件:
1××××××、”。
附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号。
如附件与公文正文不能一起装订,应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
5.成文日期。
以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
成文日期需要完整写出年、月、日,而且必须用汉字书写(“零”写为“O”)。
成文时间标识时,右边要空4字。
6.发文机关印章。
按照《××省实施<国家行政机关公文处理办法>细则(试行)》“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外,其他公文一律加盖印章。
单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm~4mm。
,以端正、居中、下压成文时间为标准。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
联合行文的印章:
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。
两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布。
最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
这里需要注意的是,新《办法》规定,联合上报的公文,由主办机关加盖印章,而旧《办法》只是规定,联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。
7.附注。
指需要说明的其他事项。
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
上行文的“请示”文种中,应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
三、版记部分主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。
1.主题词。
是进行文献标引、存储、检索等工作的工具,位于附注之下,抄送机关之上,它是实现机关办公自动化,提高办公效率和质量的一个重要环节。
一般的排列次序为:
反映公文内容的主题词在前,反映公文形式的主题词在后。
在单主题公文中,反映公文中心内容的主题词在前,反映公文分述内容的主题词在后;在多主题词公文中,反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。
主题词用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。
2.抄送机关。
指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。
公文如有抄送,在主题词下一行,左空1字用3号仿宋体字标识,后标全角冒号。
抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐。
在最后一个抄送机关后标句号。
3.印发机关和印发时间。
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体字。
印发机关左空1字,印发时间右空1字。
印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
四、其他
1.格式中的几个用线。
(1)在眉首与主体之间,一般用一条红色的间隔线。
使用这条线的区别是,党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星,行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线,中间没有红角星。
这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽,采用红色反线。
(2)版记中各要素之下均加一条黑色反线,宽度同版心。
2.用纸。
公文用纸一般采用A4型。
3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
4.排版规格与印制装订要求。
(1)排版规格。
正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。
44个字符,页边距上下左右均为2.5厘米。
(2)印刷要求。
双面印刷,页码套正,两面误差不得超过2mm。
(3)装订要求。
公文应左侧装订,不掉页。
包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。
两页页码之间误差不超过4mm。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。
平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。
5.页码。
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行处。
数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字,空白页与空白页以后的页不标识页码。
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