QP DM 04 01 文件和资料控制程序流程图 E1 090825.docx

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QPDM0401文件和资料控制程序流程图E1090825

文件资料控制程序

序号

版次

修订说明/原因

编制人

审核人

生效日期

1

A/0

第一次颁布

曹民卫

黄明刚

2005-6-15

2

B/0

更新换版

黄明刚

黄明刚

2006-3-20

3

C/0

更新换版

邓浩章

金荣敏

2007-4-30

4

D/0

质量、环境和职业健康安全管理体系合并，更新换版

朱志涛

金荣敏

2007-8-6

5

D/1

更改4.6.4.1，4.6.4.5；增加4.6.4.9，4.6.4.10

刘玉平

金荣敏

2008-10-23

6

E

更新编制方法（利用流程图形式）

刘玉平

金荣敏

2009-1-8

7

E/1

更改3.4内容

更改4.2.8.9内容

刘玉平

金荣敏

2009-8-25

版次

发布日期

实施日期

编制

审核

批准

E/1

2009-7-22

2009-7-22

刘玉平

金荣敏

姜明

1.目的

对与质量、环境和职业健康安全体系有关的管理性、技术性文件和资料的批准、发布、发放、确认、作废、收回及更改进行控制，确保各相关场所使用有效的文件和资料。

2.适用范围

本程序适用于本公司内的所有与质量和环境、职业健康安全体系和产品质量有关的文件和资料的控制，包括适用的外来文件。

3.职责和职权

3.1质量部负责组织质量手册、程序文件的编制，管理者代表负责进行审核，总经理进行批准；

3.2行政部负责组织环境和职业健康安全手册、程序文件的编制，管理者代表负责进行审核，总经

理进行批准；

3.3质量部负责质量管理性文件和资料的归口管理；

3.4技术部负责技术性文件和资料的归口管理；头枕产品技术性文件和资料由技术部委托丰喆公司

管理。

3.5行政部负责环境和职业健康安全管理性文件和资料的归口管理；并负责公司管理制度文件和资

料的归口管理。

3.6各部门负责编制和管理部门归口使用的文件和资料。

4.工作程序

4.1文件和资料的分类：

4.1.1管理性文件和资料包括:

质量手册、环境和职业健康安全手册、公司管理手册、程序文件、业务计划、有关法律法规、公司规章制度和质量体系相关的其他管理运作程序等。

4.1.2技术性文件和资料包括:

产品标准、工艺文件、FMEA、控制计划、操作规程、检验规程、

技术标准和图纸等；

4.1.3外来文件有：

外购的标准、规范、技术资料及顾客提供的图纸、资料；

4.2文件和资料控制流程

流程图

职责

内容

输入

输出

相关程序/文件

各部门

4.2.1各职责部门负责编写程序文件、其他管理性文件、技术性文件（详见附表一）

体系文件

顾客技术文件

顾客要求

法律法规

体系文件资料清单

外来文件清单

文件和资料控制程序

相关人员

4.2.2针对不同的文件，由不同的人员进行审批。

（详见附表一）

技术部

质量部

行政部

4.2.3各负责部门负责文件编号的给定，文件编号具有唯一性，文件编号的具体规定参考《文件编号规则》。

4.2.4接收部门应负责编制《文件资料归档登记表》，建立文件清单。

4.2.5质量部、技术部或行政部按《文件和资料发放范围审批单》中要求的范围和份数来发放文件，发放时按附表二注明分发号并填写《文件资料发放登记表》。

4.2.6所有发放的文件的正本（无分发号）都须存档，列入

《文件和资料归档登记表》，质量管理性文件由质量部存档，环境与职业健康管理性文件由行政部档案室存档，公司管理手册及公司规章制度文件由行政部存档，技术性文件由技术部存档。

4.2.7所有发放的文件（标准文件、技术标准、管理制度）可转化成PDF格式上传到公司网络中，网中发布的文件为有效文件，其权限应设置为不能下载和打印，只能预览。

4.2.8技术文件的具体发放办法

4.2.8.1图纸：

技术部资料室一份，质量部一份，丰喆一份

（仅头枕），采购部发放外购外协件蓝图一份，其他部门不发

放蓝图，如要查询，到技术部资料室申请借用（在资料室现

场借用，不允许带出技术部）；如有特殊需要，填写《技术文

件申领单》，批准后发放；

4.2.8.2试验大纲、PFMEA：

资料室存档一份，质量部发放一份，丰喆一份（仅头枕）；

4.2.8.3控制计划：

a.英文版控制计划，只适用对外提供资料时用，资料室存档一份；

b.公司内部下发中文版控制计划，资料室存档一份，质量部发放一份，丰喆一份（仅头枕）；

4.2.8.4检验规程（工序/进货检验）：

资料室存档一份，质量部发放一份，丰喆一份（仅头枕）；

4.2.8.5作业指导书、注塑工艺卡、包装作业指导书：

资料室存档一份，生产部、丰喆（仅头枕）按工艺员提供的发放清单发放作业指导书、注塑工艺卡，按包装工程师提供的发放清单发放包装作业指导书；

4.2.8.6流程图：

资料室存档一份；

4.2.8.7模具/检具/工装/试验工装清单：

资料室存档一份，向技术部模具科发放电子版本；

4.2.8.8检具操作规程：

资料室存档一份，质量部一份，丰喆一份（仅头枕）；

4.2.8.9BOM

BOM分为EBOM和MBOM。

EBOM：

资料室存档一份；

MBOM：

资料室存档一份，销售部一份，生产部一份，丰喆一份（仅头枕），采购部二份；

4.2.8.10工程更改申请/实施表：

资料室存档一份，质量部一份，销售部一份，生产部一份，丰喆一份（仅头枕），采购部一份。

4.2.8.11包装图纸

资料室存档一份，采购部一份。

4.2.9文件和资料的状态标识：

4.2.9.1受控—按批准范围发放并进行修改追踪的有效文件和资料受控文件盖受控（01-11图章）。

4.2.9.2非受控—外部领用作登记，不涉及修改追踪的文件和资料无（01-11图章），或复印的（01-11图章）为非受控文件

4.2.9.3作废—已公布失效或无效的文件和资料盖作废章

4.2.9.4作废留用—已公布失效或无效，仅为积累知识留用的文件和资料盖作废留用章

4.3文件和资料的管理

4.3.1文件接受部门应编制《文件资料归档登记表》，对于现行使用的文件资料归类管理，失效文件应及时向编制部门提出，以便及时处理。

4.3.2各使用部门在使用过程中发现文件损坏或遗失的，应及时填写《文件资料发放登记表》申请领用或以旧换新。

4.3.3“受控”文件持有者不得擅自将文件复印和转借他人。

4.3.4文件销毁和作废的由原编制部门提出，填写《受控文件作废/保留/销毁审批单》、《受控文件销毁清单》、《受控文件作废保留清单》，由归口管理部门作出保留/销毁的处理，需保留的作废文件应有“作废留用”的标识，需销毁的作废文件应即时销毁。

4.3.5所有国外引进及外单位提供的图样和文件须经技术部在文件第一页加盖“外来文件”章，并由项目经理签署确认后，填写《外来文件登记表》归档。

外来文件一般不能直接指导本企业生产，若确因开发产品的需要，须直接引用外来文件，须经技术部经理批准。

4.4文件资料接收部门负责检查接收文件资料的有效性及正确性

Y

N

4.5文件和资料更改时，由申请更改的部门填写《文件修改申请/实施表》，并表明更改的性质；文件和资料的审批由原审批人或履行同等职能的人员进行审批。

4.5.1文件资料的修改由原文件的编制者负责修改，填写《文件修改记录表》。

修改后老版本自动作废，作废文件按4.2.9.3执行。

4.6文件和资料的保存期限：

4.6.1第一、二、三层次的质量、环境、职业健康安全体系文件和资料的保存期为有效期满后三年，第四层次的记录、保存期按《记录控制程序》规定执行；

4.6.2技术标准、规范、手册、管理制度资料等长期保存；

4.6.2.1产品图纸（含外来的）、技术文件（含作业指导书、工艺流程、操作规程、检验规程）保存到该产品淘汰后十年；

4.6.2.2涉及到安全件、安全性特性的质量文件保存到该产品停产或更新换代后15年；

4.6.2.3如有法规或顾客的要求，则按法规规定和顾客的要求期限保存。

4.6.3文件和资料的保存规则：

4.6.3.1文件和资料的存放应注意防火、防潮、防蛀；

4.6.3.2对于采用存储介质（如：

卷宗、微缩胶卷、磁带、数据处理存储器、计算机软盘），应注意防辐射、防电磁干扰、防病毒等损坏；

4.6.3.3如有必要可采用附加安全归档（如：

双份归档、安全复制件等）。

附表一：

层次

文件内容

编制

审核

批准

分发部门

原件保管

部门

一

质量手册

质量部

管理者代表

总经理

质量部

质量部

一

环境与职业健康

管理手册

行政部

管理者代表

总经理

行政部

行政部

一

公司管理手册

行政部

部门经理

总经理

行政部

行政部

二

质量程序文件

有关部门

管理者代表

总经理

质量部

质量部

二

环境与职业健康

程序文件

有关部门

管理者代表

总经理

行政部

行政部

二

公司规章制度

有关人员

行政部经理

总经理

行政部

行政部

三

支持性管理文件

有关人员

部门经理

管理者代表

相关部门

相关部门

三

技术文件

有关人员

部门主管

部门经理

相关部门

相关部门

四

记录、表单

有关人员

部门主管

部门经理

相关部门和个人

相关部门

附表二：

部门

总经理

行政部

质量

技术

生产

人事

采购

销售

财务

丰喆

工贸

分发号

01

02

03

04

05

06

07

08

10

11

5.相关文件

5.1.《记录控制程序》QP/DM04-03

5.2.《管理制度文件的编制和管理》OP/DM-02-001

6.相关记录

6.11.《文件和资料发放范围审批单》QR04—01—01

6.12.《文件资料发放登记表》QR04—01—02

6.13.《文件资料归档登记表》QR04—01—04

6.14.《文件资料修改申请/实施表》QR04—01—05

6.15.《文件资料修改记录表》QR04—01—06

6.16.《文件资料作废/作废留用/销毁审批单》QR04—01—07

6.17.《外来文件资料登记表》QR04—01—10

6.18.《受控文件销毁清单》QR04-01-13

6.19.《受控文件作废保留清单》QR04-01-14

6.110.《技术文件申领单》QR04-01-12

6.111.《资料交寄清单》QR04-01-11