行政部岗位职责.docx
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行政部岗位职责.docx
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行政部岗位职责
行政事务部职责说明书
部门名称
行政事务部
直接上级
集团公司行政部
下属分部门
职责
概述
负责交建设施制造行政管理工作,文件管理、档案管理、各类会议、活动的管理;负责公司对外接待、固定资产、法律事务、行政车辆、集体户、预算编制、合同、证照、印章、人员考评、考勤、信访、综合治理等工作及相关制度的制订,保证企业各项工作的协调统一,高效率开展。
部门
工作
权限
部门工作职能
1
文件管理:
负责交建设施制造行政收文、发文管理全部流程。
2
档案管理:
负责收集、整理、归档的交建设施制造的文书、会计、声像、实物档案、部门档案、项目档案。
3
会议、会务,各类活动管理:
负责交建设施制造的各类大型会议会务工作包括:
前期的人员通知,会场物品准备、会场布置、会后会场收理等工作。
参与交建设施制造各类外出活动,主办由上级单位要求参加的各类活动。
包括人员组织、活动组织、车辆组织等事务性工作。
4
对外业务招待管理:
负责公司对外合作单位来往进行全程安排对方的吃、住、行。
负责业务招待的管理。
5
固定资产管理:
负责交建设施制造、各项目固定资产采购、登记、编制折旧表、盘点表。
低值易耗品的发放、台帐登记、报销管理。
6
信息报送、网站管理:
负责交建设施制造信息报送、网站编辑、审批、上传等管理工作。
7
法律事务管理:
负责收集公司上市所需填报各种法律相关统计表,项目发生案件后,积极做好项目与律师之间的衔接相关事务,办理案件开庭各类手续。
对已结案的案件进行整理、存档。
8
车辆管理:
负责集团公司机关车辆调配管理;派车管理;行政用车的各类保养、维修管理;每月行政用车的差费核算。
拟制定新制度,由专人负责机关行政用车全部事务及中层人员车贴的精细核算。
9
预算管理:
负责集团公司机关在每年年初收集、整理、编制集团公司机关管理费用预算汇总,在每年年底对当年的发生的费用进行全面核算,分发各个部门,对有异议的事宜项与各部门逐一核对,研究本年费用发生,编制分析报告上报集团公司领导
10
合同管理:
负责交建设施制造各部门、各项目合同范本的编制、审批、法律审核,更新合同范本内容,及时发布最新合同范本。
对已签订的合同进行统一保管,并建立台帐登记,开展借阅工作、对合同的执行及履约进展做统计报表。
11
公司资质、证照管理:
负责集团公司权证类、资质类、经营类及相关部门颁发的各类证件进行统一保管、借阅,并建立台帐动态登记,开展借阅、归还等事务工作。
建立子分公司证照动态台帐,进行备案登记。
12
印章管理:
负责交建设施制造行政公章、合同专用章、原北方工程处公章;因公司各项业务不断增加,印章业务相应增加。
在加盖印章时,需审核相关材料的真实性、准确性,是否符合相关要求,对不符合要求的各类证明、授权权退回重新办理。
13
交建设施制造考评、考勤管理:
负责交建设施制造各部门的考评、人员的考勤工作,每月开展一次。
14
信访管理:
负责交建设施制造信访工作计划、总结的报送。
日常信访工作的工作开展。
在发生信访事件后,第一时间汇报交建设施制造领导、联系信访单位领导,及时将信访人员劝回,给集团上报信访案件的处置及后续事宜。
16
综合治理工作:
按照管理街道办制定的工作计划,每月按要求完成相关任务,在特定宣传月中进行大范围的宣传、做好年中、年底各类大型工作检查。
配合管理居委会做好流动人口登记、房屋出租登记、平安社区的创建等工作。
17
行政事务管理工作:
开具各类证明;各类票据的印刷、领用、分摊、报销;来访人员的接待;接收公司各类传真及时分发各部门;公司共用复印机的管理;各级领导安排其他事宜。
18
及时完成领导交办的其他工作。
行政事务部职位设置表
部门名称
行政事务部
本部门职位设置总数(个)
8
本部门总人数(人)
3
职位名称
职位人数
主要职责分工
部长
1名
主管行政事务部全盘工作,对集团公司行政事务管理工作进行协调、指导、监督和管理。
主要负责对外接待和印章管理。
副部长
1名
负责集团公司内务各项管理,协助部长进行协调、指导、监督和管理及上级安排的其他临时性工作。
文件管理员
1名
负责集团公司党委、行政收文、发文管理及上级安排的其他临时性工作。
协助做好信息报送、网站管理、精神文明工作,党员教育培训及上级安排的其他临时性工作。
档案管理专员
1名
负责收集、整理、归档集团公司的文书、会计、声像、实物档案、部门档案、项目档案及上级安排的其他临时性工作。
法律事务专员
1名
公司法律事务、合同管理、证照管理,收集公司上市所需填报各种法律相关统计表、车辆管理、招标管理及上级安排的其他临时性工作。
经济事务专员
1名
负责固定资产及低值易耗品的管理工作、集团公司预算管理工作、机关人员的考评及考勤管理工作、涉及财务相关的事务性工作、招标管理、土地产权管理及上级安排的其他临时性工作。
行政事务专员
1名
负责部门对外的各项工作。
包含:
各类会议工作、综合治理工作、信访工作、集体户管理工作、党统工作、党员远程教育、协助文件专管员工作、部门具体的事务性工作及上级安排的其他临时性工作。
党务工作干事
1名
基层党建工作、发展党员、组织关系接转、党费收缴管理、企业重大新闻报导,与相关媒体的沟通协调及上级安排的其他临时性工作。
宣传及精神文明干事
1名
负责公司信息报送,内部信息接收,企业内部刊物、网站信息上传,橱窗内容更新,精神文明资料收集、建档及上级安排的其他临时性工作。
备注
行政事务部部长职位说明书
职务概况
职务名称
行政事务部部长
所属部门
行政事务部
部门编号
由人力资源部填写
职务编号
由人力资源部填写
直接上级
部门分管领导
直接下属
本部门工作人员
薪资等级
由人力资源部填写
晋升方向
集团公司副总
定编人数
1
工作概况
主管行政事务部全盘工作,对集团公司行政事务管理工作进行协调、指导、监督和管理。
工作内容和职责
1、拟订本部门年度的工作计划,布置和安排各项工作有序开展。
2、负责本部门员工业务的培训,指导和帮助本部门员工的工作,不断强化和提高员工素质。
3、负责组织考核和考评本部门员工,调动员工工作积极性,加强本部门员工的凝聚力。
4、负责危机公关及重大突发事件的处理。
5、负责组织公司各种会议的召开,并督促、检查会议决议的落实、实施。
6、负责公司行政印章的保管及印章的使用审批。
7、负责集团公司对外接待工作。
8、上级安排的其他临时性工作
工作权限
有权对行政事务部职责范围的各项工作时行检查,监督;对未按相关制度要求办理的各部门,有权要求退回并整改。
考核项目
本年度部门制订计划的实施,完成程度,部门工作管理的提升,部门各项工作的开展,实施;部门人员业务能力的提升。
工作关系
所受监督
受部门分管领导的工作监督
所施监督
对行政事务部的工作实施指导和监督,发现问题及时处理和报告,对隐患进行及时预防
内部关系
行政事务内部职员
外部关系
集团公司各部门、各子分公司、对外行政机构、外联单位
身体
条件
年龄
30—45岁
性别
无限制
身高
无限制
相貌
端正大方,形象气质佳
体能要求
身体健康状况良好,能适应高强度工作,能承受一定工作压力
任职资格
学历要求
大学专科以上学历
专业要求
行政管理、工商管理、企业管理类专业
经验要求
行政管理5年以上工作经验,有较强的写作、沟通、协调能力。
个性
素质
个性稳重、责任心强、严谨、善于与人沟通,有较强的公关意识,有较强的分析判断能力和应变能力,具有良好的职业道德素质和团队合作精神
必备
工作
技能
计算机
熟练使用办公软件操作系统
英语
其他
标准普通话
必备执业资格与职称
岗位基
本能力
A
沟通协调能力
B
社会活动能力
A
组织指挥能力
B
人际关系能力
A
理解执行能力
B
激励授权能力
B
语言表达能力
B
观察应变能力
B
统筹规划能力
A
文字表达能力
B
学习成长能力
B
分析判断能力
B
冲突管理能力
B
开拓创新能力
要求程度:
A高;B较高;C一般;D较低;E低
所需技能培训
公司企业文化、战略规划、公司制度、行政管理培训及部门相关业务培训等。
职业通道
行政事务部部长—集团公司副总经理
工作
条件
工作强度
比较忙碌,工作量较大,工作压力较大
工作环境
办公室;环境舒适、无职业病危害
工作考核指标
√
工作态度
√
工作效率
√
执行能力
√
沟通协调
√
工作绩效
√
激励授权
√
成本意识
√
时间管理
√
管理能力
√
责任心
√
发展潜力
√
品德言行
√
敬业精神
√
控制能力
√
计划能力
√
工作创新
行政事务部副部长职位说明书
职务概况
职务名称
行政事务部副部长
所属部门
行政事务部
部门编号
由人力资源部填写
职务编号
由人力资源部填写
直接上级
行政事务部部长
直接下属
本部门工作人员
薪资等级
由人力资源部填写
晋升方向
行政事务部部长
定编人数
1
工作概况
负责行政事务部内务各项管理工作,协助部门各项工作的协调、指导、监督和管理。
工作内容和职责
负责行政事务部内务各项管理工作,协助部门各项工作的协调、指导、监督和管理。
1、协助拟订本部门年度的工作计划,布置和安排各项工作有序开展。
2、协助负责本部门员工业务的培训,指导和帮助本部门员工的工作,不断强化和提高员工素质。
3、协助负责组织考核和考评本部门员工,调动员工工作积极性,加强本部门员工的凝聚力。
4、协助负责危机公关及重大突发事件的处理。
5、协助负责组织公司各种会议的召开,并督促、检查会议决议的落实、实施。
6、负责集团公司文件管理、信息报送、网站管理。
7、上级安排的其他临时性工作
工作权限
有权对行政事务部职责范围的各项工作时行检查,监督;对未按相关制度要求办理的各部门,有权要求退回并整改。
考核项目
本年度部门制订计划的实施,完成程度,部门工作管理的提升,部门各项工作的开展,实施;部门人员业务能力的提升。
工作关系
所受监督
受行政事务部部长的工作监督
所施监督
对本部门工作实施指导和监督,发现问题及时处理和报告
内部关系
行政事务内部职员
外部关系
集团公司各部门、各子分公司、对外行政机构、外联单位
身体
条件
年龄
25—45岁
性别
无限制
身高
无限制
相貌
端正大方,形象气质佳
体能要求
身体健康状况良好,能适应高强度工作,能承受一定工作压力
任职资格
学历要求
大学专科以上学历
专业要求
行政管理、工商管理、企业管理类专业
经验要求
行政管理2年以上工作经验,有较强的写作、沟通、协调能力。
个性
素质
个性活泼,有耐心,主动积极,乐观,忠诚守信,工作严谨、敬业、责任心强,善于与人沟通,有较强的分析判断能力和应变能力,具有良好的职业道德素质和团队合作精神
必备
工作
技能
计算机
熟练使用办公软件操作系统
英语
其他
标准普通话
必备执业资格与职称
岗位基
本能力
B
沟通协调能力
B
社会活动能力
B
组织指挥能力
B
人际关系能力
A
理解执行能力
C
激励授权能力
B
语言表达能力
C
观察应变能力
B
统筹规划能力
B
文字表达能力
B
学习成长能力
B
分析判断能力
C
冲突管理能力
C
开拓创新能力
要求程度:
A高;B较高;C一般;D较低;E低
所需技能培训
公司企业文化、战略规划、公司制度、行政管理培训及部门相关业务培训等
职业通道
行政事务部副部长——行政事务部部长
工作
条件
工作强度
比较忙碌,工作量较大,工作压力较大
工作环境
办公室;环境舒适、无职业病危害
工作考核指标
√
工作态度
√
工作效率
√
执行能力
√
沟通协调
√
工作绩效
√
激励授权
√
成本意识
√
时间管理
√
管理能力
√
责任心
√
发展潜力
√
品德言行
√
敬业精神
√
控制能力
√
计划能力
√
工作创新
文件管理员职位说明书(示例)
职务概况
职务名称
文件管理员
所属部门
行政事务部
部门编号
由人力资源部填写
职务编号
由人力资源部填写
直接上级
行政事务部部长
直接下属
无
薪资等级
由人力资源部填写
晋升方向
行政事务部部长
定编人数
1
工作概况
负责集团公司党委、行政收文、发文管理、协助信息报送、网站管理、精神文明工作及上级安排的其他临时性工作
工作内容和职责
1、负责集团公司收文管理、发文管理、整理归档。
收文管理包括传递、签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复、归档、销毁等程序;发文管理草拟、审核、签发、翻译、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
2、各类公司重大会议的会议材料及会议纪要的编写;3、协助做好信息报送、网站管理、精神文明工作,党员教育培训;4、上级安排的其他临时性工作。
工作权限
1.有要求各个部门按制度对接收文和发文办理相关事宜的权利;2.在起草会议纪要时,有权向相关部门索取会议资料;3、有权对网站管理提出建议权4.有要求相关工作人员配合工作的权利;5.岗位管理建议权。
考核项目
1.按发文、收文管理程序进行逐一考核;2、会议的纪录及纪要的办理;3、信息报送的质量、网站管理效果;精神文明工作的开展及资料归档,党员教育培训的记录、效果。
工作关系
所受监督
受行政事务部部长的工作监督
所施监督
对文件管理工作实施指导和监督,网站的管理、精神文明工作的开展。
发现问题及时处理和报告
内部关系
行政事务内部职员
外部关系
集团公司各部门、各子分公司;上级精神文明办。
身体
条件
年龄
25—45岁
性别
无限制
身高
无限制
相貌
端正大方,形象气质佳
体能要求
身体健康状况良好,能适应高强度工作,能承受一定工作压力
任职资格
学历要求
大学专科以上学历
专业要求
中文、新闻及文秘等相关专业
经验要求
2年以上相关工作经验,有较强的文字和公文写作能力及信息整合能力
个性
素质
稳重,开朗、主动积极,严谨、责任心强,善于与人沟通,具有良好的职业道德素质和团队合作精神
必备
工作
技能
计算机
熟练使用办公软件操作系统企业
英语
其他
标准普通话
必备执业资格与职称
有行政秘书证书者尤佳
岗位基
本能力
C
沟通协调能力
C
社会活动能力
C
组织指挥能力
B
人际关系能力
A
理解执行能力
C
激励授权能力
A
语言表达能力
C
观察应变能力
C
统筹规划能力
A
文字表达能力
B
学习成长能力
A
分析判断能力
C
冲突管理能力
D
开拓创新能力
要求程度:
A高;B较高;C一般;D较低;E低
所需技能培训
公司企业文化、岗位制度、秘书学、档案学等
职业通道
文件管理员——行政事务部部长
工作
条件
工作强度
比较忙碌,会经常加班、工作压力较大
工作环境
办公室;环境舒适、无职业病危害
工作考核指标
√
工作态度
√
工作效率
√
执行能力
√
沟通协调
√
工作绩效
√
激励授权
√
成本意识
√
时间管理
√
管理能力
√
责任心
√
发展潜力
√
品德言行
√
敬业精神
√
控制能力
√
计划能力
√
工作创新
档案管理员职位说明书(示例)
职务概况
职务名称
档案管理员
所属部门
行政事务部
部门编号
由人力资源部填写
职务编号
由人力资源部填写
直接上级
行政事务部部长
直接下属
无
薪资等级
由人力资源部填写
晋升方向
行政事务部部长
定编人数
1
工作概况
负责收集、整理、归档集团公司的文书、会计、声像、实物档案、部门档案、项目档案及上级安排的其他临时性工作
工作内容和职责
一、坚持贯彻执行国家《档案法》精神,对集团公司的文书、会计、声像、实物档案、部门档案、项目档案实行集中统一管理。
二、负责接收各类档案,办好移交手续。
三、做好全宗档案的分类、整理、编目工作,各类档案做到类别清楚,书写、装订整齐美观,目录齐全,排架合理。
四、做好库房管理,做到八防:
防火、防盗、防光、防尘、防湿、防虫、防高温、防污染。
五、做好档案利用工作,建立查档、借档、利用档案效果登记制度,积极为企业发展服务。
六、做好档案的鉴定工作,对过期的无保存价值的档案及时进行登记、鉴定销毁。
七、制订集团公司综合档案室各项制度。
八.完成上级安排的其他工作。
工作权限
1.有向各部门、各项目收集档案权力;2.对拒不移交档案、不按规定、时间移交档案者,限期移交和整改后移交权力;3.有要求相关工作人员配合工作的权利;4.岗位管理建议权。
考核项目
1.档案室各类档案的收集是否齐全及管理;2.档案归档工作的规范性;3.档案库房的管理;4.档案利用效果;5.档案制度的建设及相关培训工作
工作关系
所受监督
受行政事务部部长的工作监督
所施监督
对档案管理工作实施指导和监督,发现问题及时处理和报告
内部关系
行政事务内部职员
外部关系
集团公司各部门、下属各项目
身体
条件
年龄
25—45岁
性别
无限制
身高
无限制
相貌
端正大方,形象气质佳
体能要求
身体健康状况良好,能适应高强度工作,能承受一定工作压力
任职资格
学历要求
大学专科以上学历
专业要求
中文、文秘、档案相关专业
经验要求
2年以上相关工作经验,有一定的文字表达能力
个性
素质
稳重、开朗、细心、严谨、原则性强、责任心强,具有良好的职业道德素质和团队合作精神
必备
工作
技能
计算机
熟练使用办公软件操作系统
英语
其他
标准普通话
必备执业资格与职称
有档案职称者尤佳
岗位基
本能力
C
沟通协调能力
C
社会活动能力
C
组织指挥能力
C
人际关系能力
C
理解执行能力
D
激励授权能力
B
语言表达能力
C
观察应变能力
B
统筹规划能力
B
文字表达能力
B
学习成长能力
B
分析判断能力
D
冲突管理能力
C
开拓创新能力
要求程度:
A高;B较高;C一般;D较低;E低
所需技能培训
公司企业文化、岗位制度、档案学培训、秘书学培训等
职业通道
档案管理员——行政事务部部长
工作
条件
工作强度
比较忙碌,工作量较大,工作压力较大
工作环境
办公室;环境舒适、无职业病危害
工作考核指标
√
工作态度
√
工作效率
√
执行能力
√
沟通协调
√
工作绩效
√
激励授权
√
成本意识
√
时间管理
√
管理能力
√
责任心
√
发展潜力
√
品德言行
√
敬业精神
√
控制能力
√
计划能力
√
工作创新
法律事务管理员职位说明书
职务概况
职务名称
法律事务管理员
所属部门
行政事务部
部门编号
由人力资源部填写
职务编号
由人力资源部填写
直接上级
行政事务部部长
直接下属
无
薪资等级
由人力资源部填写
晋升方向
行政事务部部长
定编人数
1
工作概况
公司法律事务、合同管理、证照管理,收集公司上市所需填报各种法律相关统计表、车辆管理、招标管理及上级安排的其他临时性工作。
工作内容和职责
1、负责收集公司上市所需填报各种法律相关统计表,项目发生案件后,积极做好项目与律师之间的衔接相关事务,办理案件开庭各类手续。
对已结案的案件进行整理、存档。
2、负责集团公司机关各部门、各项目合同范本的编制、审批、法律审核,更新合同范本内容,及时发布最新合同范本。
对已签订的合同进行统一保管,并建立台帐登记,开展借阅工作、对合同的执行及履约进展做统计报表。
3、负责集团公司权证类、资质类、经营类及相关部门颁发的各类证件进行统一保管、借阅,并建立台帐动态登记,开展借阅、归还等事务工作。
建立子分公司证照动态台帐,进行备案登记;4、负责集团公司机关车辆调配管理;派车管理;行政用车的各类保养、维修管理;每月行政用车的差费核算。
拟制定新制度,由专人负责机关行政用车全部事务及中层人员车贴的精细核算。
5、负责集团公司各类招标工作的管理。
工作权限
1、有权要求集团公司各部门、各项目、各子分公司积极配合诉讼案件的审理工作,并提供相关资料;2、有权督促集团公司各部门按制度要求签订合同,专人保管并及时归档;3、有权要求各部门、各公司做好证照管理工作,按发证机关工作要求进行办理证照各类年检、变更等事项。
4、有权对违规的招标工作予以制止并上报。
5、有权制止车辆浪费使用和不安全出行等。
6、岗位管理建议权。
考核项目
1、法律事务的管理,完结案件的归档及原因分析;2、合同审核、签订、履行的监督,台帐登记的完整、规范性;3、证照使用的审批权限和台帐登记的完整、规范性;证照年度年检、变更办理的及时性。
4、招标工作的公平、公正性;工作记录的规范性。
5、对车辆使用的合理、经济、安全性考核。
工作关系
所受监督
受行政事务部部长的工作监督
所施监督
对法律事务、合同管理、证照管理、车辆管理、招标管理进行监督,对发生的问题及时上报并办理。
内部关系
行政事务内部职员
外部关系
集团公司各部门、各子分公司;各级法院及律师事务所;因工作开展往来的业务单位;
身体
条件
年龄
25—45岁
性别
无限制
身高
无限制
相貌
端正大方,形象气质佳
体能要求
身体健康状况良好,能适应高强度工作,能承受一定工作压力
任职资格
学历要求
法律专业专科以上学历
专业要求
熟悉掌握并运用公司法、合同法、经济法、劳动合同法、诉讼法等相关法律
经验要求
3年以上专业工作经验,有较强的文字表达能力
个性
素质
稳重、开朗、严谨、积极、责任心强,反应敏捷、表达能力强,具有较强的沟通能力及交际技巧,具有亲和力,具有良好的职业道德素质和团队合作精神
必备
工作
技能
计算机
熟练使用办公软件操作系统
英语
其他
普通话标准
必备执业资格与职称
通过法律执业资格考试或司法考试者优先
岗位基
本能力
B
沟通协调能力
B
社会活动能力
B
组织指挥能力
B
人际关系能力
A
理解执行能力
C
激励授权能力
A
语言表达能力
B
观察应变能力
B
统筹规划能力
B
文字表达能力
B
学习成长能力
B
分析判断能力
B
冲突管理能力
C
开拓创新能力
要求程度:
A高;B较高;C一般;D较低;E
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- 行政 岗位职责