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总账6讲稿
第四章总账管理系统
六、总账管理系统期末处理
1.实现记账与反记账
所谓记账就是登录账簿的过程,通常也称为登账或过账。
在用友ERP-U8中,只要我们正确完成了以下工作,系统就会自动准确地完成记账工作:
①保证所有凭证均已正确录入
②保证所有凭证均已审核
③如果已设定需要出纳签字,则保证所有与出纳相关的凭证均已签字
④建账后首个月份记账时,要保证期初余额录入已试算平衡
⑤如果不是首个月记账,要保证上个月已经结过账
1)实操准备
以操作员001郝大为的身份登录总账,填制有关业务凭证。
执行出纳签字、和主管审核。
2)实操资料:
①正常情况下经济事项的发生。
②发现凭证填制有误,需要反记账。
3)操作步骤:
①以002贺敏的身份登录账套,登录日期为2011-01-31。
导航-业务工作-依次双击财务会计-总账-凭证-记账,进入记账对话框,选择记账范围,记账期间为“2011.01”,“记账范围”内显示14-17,表示1月份尚未记账的14-17号凭证全部被选中。
单击记账按钮,系统开始自动将指定凭记账,记账对话框下方显示一个记账进度条。
记账结束后,弹出一个提示记账完毕的对话框-确定并退出。
②已对指定账套进行了记账操作,还没有完成结账工作。
发现凭证填制有误,需要恢复到月初未记账状态。
启动企业应用平台-以002号贺敏的身份登录账套,登录日期2011-1-31,导航-业务工作-财务会计-总账-期末-对账,进入对账窗口,取消记账的月份2011.01,同时按下键盘上的Ctrl和H两个键,显示恢复记账前状态功能已被激活对话框。
确定后退出,依次双击“财务会计”|总账|凭证|恢复记账前状态,确定。
2.期末汇兑损益处理
1)指定期末调整汇率
①实操准备
在设定调整汇率之前,应已完成下列工作:
必须在创建或修改账套信息时已经起用外币核算。
已为账套指定外币类型和汇率方式。
查寻2011年1月31日汇率:
美元兑人民币的中间汇率为6.5891。
②实操资料
指定账套每月月底要求进行汇兑损益的调整。
为指定账套设定2011年1月的期末调整汇率为6.5891。
③操作步骤
启动-登录,登录日期设定为2011-1-31。
导航-业务工作-基础档案-财务-外币设置,从左侧列表中单击选定要设置的币种“美元”,在日期下拉列表框中选择月份“2011.01”。
在中间的汇率列表中的最后一行2011.01.31的调整汇率栏中输入当日汇率6.5891,按Enter键确认,退出。
2)定义汇兑损益结转
①实操准备:
指定好调整汇率后,还需要指定汇兑损益结转的科目,才能正确进行汇兑损益结转并生成结转凭证,一个账套的汇兑损益结转科目只需在首次使用时指定一次,以后月份无须重复指定。
②实操资料:
设置指定账套的汇兑损益结转到会计科目“550304财务费用/汇兑损益”中。
③操作步骤:
启动企业应用平台-以操作员002贺敏的身份登录是,登录日期2011-01-31,导航-业务工作-财务会计-总账-期末-转账定义-汇兑损益,打开汇兑损益结转设置对话框。
在对话框左上角选择凭证类别“记账凭证”,在对话框右上角“汇兑损益入账科目”文本框中输入科目编码“550304”,也可以通过右侧的参照按钮选择会计科目“550304汇兑损益”。
在外币科目“100202资本金美元户”右边的“是否计算汇兑损益”栏中双击,打上“Y”标记。
确定后退出。
3)生成汇兑损益结转凭证
①实操准备:
每月都可以进行,并已完成下列操作:
已指定外币核算科目。
先设定好期末调整汇率及汇况损益结转科目。
已完成结账工作。
②实操资料:
进行期末汇况损益结转处理,自动生成结转凭证,对该凭证执行出纳签字、审核并记账。
③操作步骤:
启动企业应用平台-以操作员002贺敏的身份登录指定账套,登录日期为2011-01-31。
完成记账操作,财务会计|总账|凭证|记账命令完成凭证记账操作。
导航-业务工作-双击财务会计-总账-期末-转账生成,打开转账生成对话框,选中“汇兑损益结转”按钮,右侧列表中显示外币核算科目。
确定结转月份为“2011.01”,从中间的外币币种下拉列表框中选择“美元$”。
全选,是否结转栏中双击,打上“Y”标记。
确定后打开“汇兑损益试算表”。
确定后,生成汇兑损益结转凭证,保存-退出,取消关闭对话框。
继续执行出纳签字操作,以001郝大为的身份重新登录账套,对该张凭证进行审核和记账操作。
也可以和后面生成的凭证一起进行审核记账。
3.费用摊销
每个企业都可能会发生一些一次性支付却惠及多期的业务,如预付房租、财产保险费等,这类费用在支付时先计入待摊费用或预付账款,然后在以后各受益期平均摊销入相关费用,其特点是每期的摊销金额相等。
1实操准备
要实现费用的自动摊销,首先要定义转账。
完成下列操作:
只需在首次发生时进行,整理企业需要摊销的费用及期限,明确会计科目。
2实操资料
③操作步骤
启动企业应用平台-以操作员001郝大为的身份登录账套,登录日期为2011-01-31,如有必要可在“管理费用”下增加明细会计科目。
导航-业务工作-财务会计-总账-期末-转账定义-费用摊销和预提。
选择转账业务类型,单击增加,输入或选择下列信息:
编号、凭证类别、摘要、生成计划、待摊销凭证、待摊销科目、辅助项、待摊销总额、结转期数、结转金额。
增行,输入或选择下列信息:
转入费用科目、摊销金额。
保存后退出。
4.自定义转账
自定义转账功能通过设定计算公式从已记账的账目中直接提取数据,不仅可以实现费用摊销,还可以完成以下转账业务:
包括,费用分配的结转,如工资的计提与分配;费用分摊的结转,如制造费用的分摊;税金计算的结转,如增值税、营业税的计提与结转;提取各项费用的结转,如提取工会经费;各项辅助核算的结转。
1)自定义转账设置
1实操准备
要生成自定义转账凭,首先要定义转账。
定义工作只需在首次使用时进行。
定义前要明确会计科目,以及生成金额的计算公式。
2实操资料
自定义一张转账凭证
③操作步骤
启动企业应用平台-以账套主管郝大为的身份登录,登录日期2011-01-31,导航-业务工作-财务会计-总账-期末-转账定义-自定义转账。
增加,打开“转账目录”设置对话框。
输入或选择下列转账定义信息;转账序号、转账说明、凭证类别。
确定。
增行,摘要自动显示录入的转账说明内容,可以修改,按下列提示选择或输入分录的借方信息:
科目编码、方向、其他、金额公式。
输入金额公式时可以直接录入,也可以通过公式向导生成公式。
编辑-参照按钮-选择函数-输入或选择科目,保持默认值不变,选择运算符。
完成后可以手工将公式补充完整。
保存后退出。
2)生成自定义转账凭证
①实操准备
生成转账凭证前,已完成的工作:
已正确进行了自定义转账设置,已完成了记账操作。
②实操资料
为指定账套生成2011年1月份计提城建税及附加的转账凭证,并对该凭证进行审核及记账操作。
③操作步骤
启动-以郝大为身份登录,2011-01-31,导航-业务工作-依次双击财务会计|总账|期末|转账生成,从左侧结转方式下选中第一项“自定义转账”单选按钮,右侧列表框中将显示所有在转账定义中设置好的凭证。
保证左上角的结转月份为2011.01,在0001号凭证右侧的“是否结转”栏中双击,打上标记“Y”。
确定后退出,以操作员001郝大为的身份登录,对该凭证进行审核和记账操作。
5.期末损益定义与结转
没有结转损益,就不能正确生成会计账簿、编制会计报表,特别是利润表。
要保证结果百分之百的正确,需要大家在日常业务处理时凭证没有录入错误。
1)期末损益的定义
①实操准备
要实现损益的自动结转,首先要进行期末损益定义,其目的就是指定损益类科目余额全部结转到“本年利润”科目中。
定义工作一般只需在建账后首资进行损益结转之前定义一次,以后只需在增加新的损益类科目时重新定义。
②实操资料
对指定账套进行期末损益定义,设置其所有损益类科目余额期末全部结转到“本年利润”科目。
③操作步骤
启动-郝大为登录,2011-01-31,导航-业务工作-财务会计-总账-期末-转账定义-期间损益。
在右上角的“本年利润科目”文本框中直接输入“本年利润”的科目编码“3131”。
确定后完成。
2)期末结转损益并生成转账凭证
①实操准备
期末损益的正确结转是生成会计报表的必要条件。
其前提是日常业务凭证的录入、各项自定义转账凭证的生成,以及所有凭证经过审核并记账。
②实操资料
对新生成的凭证进行审核及记账。
③操作步骤
启动-以郝大为登录,2011-01-31,导航-业务工作-财务会计-总账-期末-转账生成,从左侧结转方式下选中‘期间损益地转”单选按钮,右侧列表中显示所有已定义好结转方向的损益类科目。
左上角的结转月份下拉列表框中选中要结转的月份2011.01。
从中间“类型”下拉列表框中单击选择“收入”,显示所有的收入类科目。
全选择,确定,系统自动进行收入类科目的损益结转。
凭证生成后,单击保存后退出。
返回转账生成对话框,再从类型中选择支出,全选,确定,弹出有未记账凭证是否继续结转对话框,选择“是”,保存,退出,右下角“取消”,结束结转过程。
以操作员郝大卫身份审核并记账凭证。
因不关涉银行存款和现金项目,无须进行出纳签字。
6.月末对账与结账
可以不单独作对账工作。
平时自动对账+结账前自动对账。
结账时间为每个月的月末,否则下个月不可记账。
1)对账
①实操准备
记账后结账前,可以进行期末对账和试算平衡以备结账。
并要求完成所有凭证的记账工作。
②实操资料
对指定账套2011年1月的账目进行对账操作及试算平衡。
③操作步骤
启动-郝大为登录,2011-01-31,导航-业务工作-财务会计-总账-期末-对账。
在需要对账的2011.01月份右侧对应的是否对账栏中双击,出现“Y”时,单击工具栏中的对账按钮,系统开始自动对账。
仍旧选中月份2011.01,单击工具栏中的“试算”按钮,显示试算结果。
确定后退出。
2)结账
①实操准备
保证当月凭证均已记账,已导师行对账和试算平衡操作,对账地果正确且试算平衡。
②实操资料
对指定账套2011年1月进行结账操作。
③操作步骤
启动-郝大为登录,2011-01-31,导航-业务工作-财务会计-总账-期末-结账。
选择月份2011.01,下一步显示“结账”向导之2-核对账簿对话框。
单击右下角对账按钮。
下一步打开结账向导之3-月度工作报告对话框,如果结转有问题、试算不平衡、损益类科目有余额,在工作报告中显示出来。
下一步打开结账向导之4-完成结账对话框。
直至出现“工作检查完成,可以结账”,单击“结账”按钮完成。
3)取消结账
①实操准备
在账务处理过程中出现错误、遗漏时为了方便对账目中的错误进行更正,提供取消记账的结账功能,之后可以直接对原凭证进行作改。
这一过程叫做“反记反结”操作。
其操作顺序是:
取消结账-取消出纳签字-取消审核(可以互换)-对凭进行修改-重新签字、审核、记账、结账。
②实操资料:
对指定账套2011年1月份取消结账操作。
③操作步骤:
启动-郝大为登录,2011-01-31,导航-业务工作-财务会计-总账-期末-结账,进入结账向导之1-开始结账对话框。
单击选择要取消结账的月份2011.01。
按键盘上的Ctrl+Shift+F6组合键,弹出“确认口令”对话框。
输入执行结账并登录的操作员001郝大为的登录密码,确定,取消并完成。
七、账簿查询与打印
1.科目账查询与打印
科目账簿包括:
发生额和余额表、所有科目的总账、除现金和银行存款外的三栏明细账、多栏明细账等。
另外还可以生成一张科目汇总表,方便查询并打印。
2.日记账查询与打印
对于货币资金,特别是现金和银行存款两个科目,通常需要进行单独的出纳管理,财务制度更是要求日清月结,所以一般我们会将其设为日记账,期末生成现金日记账和银行存款日记账。
其实日记账就是三栏明细账的特殊形式,只是要求每天进行登记而已。
首先,在设置会计科目时,要将科目的属性设为“日记账”,可以通过基础设置-基础档案-财务-会计科目-修改来实现。
其次,要将该科目指定为现金科目或银行科目,可以通过基础设置-基础档案-财务-会计科目-编辑-指定科目来实现。
3.多栏账的定义与查询
对于损益类科目,特别是管理费用、营业费用(销售费用)和财务费用这“三费”,通常要求以多栏账的形式进行记录。
在用友ERP-U8中,与普通三栏账可以直接生成并查询不同,多栏账格式需要事先定义才可以查询。
定义某科目多栏账的操作只需要在第一次查询前进行一次,以后直接进行查询和打印即可。
在将某个科目定义为多栏账之前,要求该科目最好已设置至少两个以上的明细科目。
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