行政人事部管理手册3.docx

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行政人事部管理手册3

第三部分：

行政人事部制度汇编

通信设备有限公司

行政部管理制度

2004年2月

目　录

1、行政管理制度；

2、奖惩制度

3、固定资产管理规定；

4、档案管理规定；

5、经济合同管理办法；

6、会议管理规定；

7、出差计划行程报备管理办法

8、行政部工作流程。

通信设备有限公司

行政管理制度

第一章　总则

第一条、依据和目的

本制度的全部条款均依据中国政府的法律、法规、规章和政策性规范文件中有关公司劳动人事管理的规定，并结合公司经营管理实际和内部过程综合而成，其目的在于不断提高员工的整体素质和公司经营管理效益，保护公司和员工合法权益，确保公司经营管理的有序进行。

第二条、适用范围

1、本制度适用于通信设备有限公司的全体员工，包括在编员工、非在编员工和试用期员工。

促销人员可以参照执行。

2、某些员工所签订的劳动合同或聘用合同有与本制度相抵触的规定时，则以劳动合同或聘用合同为准，其他条款继续有效。

本制度中的某些条款与新的法律、法规、规章和政策性规范文件相抵触时，则以新规定为准，但不影响本制度其他条款的有效执行。

第二章　员工守则

第三条、员工工作守则

1、每位员工都要有高度的责任心和事业心,处处以公司的利益为重,为公司的发展努力工作；

2、树立服务意识，始终面向市场，面向客户,提供优质服务；

3、员工要具备创新能力，通过培养学习新知识使个人素质与公司发展保持同步；

4、讲究工作方法和效率，明确效率是公司的生命；

5、要有敬业和奉献精神，满负荷、快节奏、高效率是对所有员工提出的敬业要求；

6、具有坚韧不拔的毅力，要有信心有勇气战胜困难、挫折；

7、要善于协调，融入集体，有团队合作精神和强烈的集体荣誉感，分工不分家；

8、要注意培养良好的职业道德和诚实正直的个人品质；

9、明确公司的奋斗目标和个人工作目标。

第四条、员工行为守则

1、遵守公司依法制定的规章制度；

2、服从所在部门的组织领导与管理，对未经明示事项的处理，应请示上级，遵照指示办理；

3、忠于职守、精诚合作、敬业爱岗、积极进取；

4、严格保守公司的经营、管理、财务、人事、技术等商业秘密；

5、不得利用工作时间从事第二职业或与工作无关的活动，不得同时自营或为他人经营与公司同类的职业或者从事损害公司利益的活动，非经书面授权不得以职务名义和公司财产对外担保；

6、不得损毁或非法侵占公司财务和其他财产；

7、必须服从上级命令，做到令行禁止。

如有正当意见，应在事前陈述；如遇同事工作繁忙，应协同办理，应遵从上级指挥，予以协助；

8、在公众面前做到仪表整洁，举止端庄，行为检点，谈吐得体。

切记每位员工的言行是公司形象和风貌的体现；

9、员工之间要团结合作，互相信任，互相学习，沟通思想，交流感情；

10、遵纪守法，遵守公共道德，对外交往要有理、有节。

第五条、办公场所管理条例

1、不准在办公场所内扎堆、闲谈、嬉笑打闹、大喊大叫。

2、不能对同事不敬称、对上司直呼其名。

3、工作现场、办公桌上不得堆放杂物，办公桌应保持整洁。

4、保持清洁卫生，不随地乱抛杂物。

5、未经许可，不得在非进餐时进餐或超时进餐。

6、不得带亲友、熟人等无关人员进入公司的工作区域。

7、禁止在上班时间听音乐、上网、玩电脑游戏等，以及看闲书、吃零食等。

8、工作时间禁止擅自离岗、串岗、脱岗、打私人电话或从事任何私人事务。

9、禁止在办公室公共区域内吸烟（可在洗手间和楼梯间，但应注意防火安全和环境卫生）。

10、禁止上班时饮用含酒精的饮料（如确实因工作需要饮酒应尽量避开中午，以免影响下午工作）。

11、为员工配置的电脑，需各自进行保管和维护，不能在工作时间因私上网，不得随意使用他人电脑。

12、注意用电安全，下班后最后离开公司的员工请将空调、照明电、门窗、饮水机等设备关好。

第六条、员工礼仪规范

（一）男士仪表规范

1、头发：

梳洗干净，没有头屑，鬓角不过耳，发尖不过衣领；

2、指甲：

不能太长，勤剪勤修指甲，手心干爽清洁；

3、胡须：

必须刮干净，不留鬓须，勤剪勤修；

4、口腔：

口腔清新，牙齿清洁；

5、胸卡：

明亮干净、位置统一；

6、服装：

干净、大方、整洁。

（二）女士仪表规范

1、头发：

梳洗干净，不留怪发；

2、指甲：

不能太长，勤剪勤修，不涂艳丽色彩的指甲油，不佩带夸张饰物；

3、化妆：

清淡、精神、大方，如要化妆，但以淡妆为好，不可浓妆艳抹；

4、口腔：

口腔清新，牙齿清洁；

5、要保持服装干净、大方、整洁，淡雅得体，以职业装为主；

6、胸卡：

整洁、佩带位置统一。

（三）员工行为举止规范

1、站姿：

两脚尖角度约四十五度，腰背挺直，胸膛自然、颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔。

双臂自然，不耸肩，身体重心在两脚之间。

会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不要把手交叉抱在胸前；

2、坐姿：

坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视对方。

要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的位置，然后再坐；

3、平时与同事相遇应点头行礼表示致意；

4、握手：

握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。

握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。

伸手时同性间应先向地位低或年轻的，异性间先向男方伸手；

5、出入房间：

进入房间，要先轻敲门，听到应答再进。

进入后，随手关门，不能大力、粗暴。

进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看准时机，而且要说：

“对不起，打断你们的谈话”；

6、提交物件时：

如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔、要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向自己；

7、在经过通道、走廊时：

要轻放脚步，无论自己的公司，还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不能唱歌或是吹口哨等。

在通道、走廊里遇到上司要礼让，不要强行。

（四）电话接听礼仪规范

1、响铃时：

电话铃声响起之后，应尽快拿起话筒。

在电话铃声三次之内，必须有人接听电话，以免引起客户失望或不快；

2、找人时：

来电话指名找人，应迅速把电话转给要找的人，如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须做好记录；

3、接听时：

对方说话声音小，不能大声叫嚷，要礼貌的告诉对方“对不起，我听不太清楚，请您声音大些好吗？

中断时：

通话中突然中断，应立即挂断电话，再次接电话表示歉意，并说明原因；

4、挂断时：

打完电话，通话双方地位高者或主叫方先挂断电话，另一方再轻轻放下；

5、高峰时：

在业务通话高峰时，尽量不要往外打电话，不要占线时间太长；

6、电话用语规范：

您好，

您好，请稍等

先生/女士，小姐，请问怎样称呼

对不起，让您久等

对不起，现在他不能接电话，我可以代劳吗

对不起，现在他不在，我能转告吗

好的/是的，再见

不客气，这是我应该做的

（五）和客户的业务礼仪

1、在规定的接待时间内不缺席；

2、有客户来访，马上起来接待，并让座；

3、来客多时依次序进行；

4、对事前已通知来的客户，要表示欢迎；

5、应记住常来的客户；

6、接待客户时应主动、热情、大方，微笑服务。

7、介绍的方式方法

1）直接见面介绍的场合下，应先把地位低者介绍给地位高者，若难以判断，可把年轻的介绍给年长的。

在自己公司和其他公司的关系上，可把本公司的人介绍给别的公司的人；

2）把一个人介绍给很多人时，要先介绍给其中地位最高的，或酌情而定；

3）男女间的介绍，应先把男性介绍给女性，男女地位年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。

8、名片的接受和保管

1）递出名片：

把自己的名片递出时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交，一边清楚说出自己的姓名。

名片应递给长辈和上级。

2）接受名片：

接对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起。

如遇到对方姓名有难认的字时，马上询问。

3）保管名片：

收到的名片妥善保管，以便检索。

（六）员工胸卡佩带要求

1、为树立公司形象，提高员工荣誉感，公司员工上班时应佩带胸卡；

2、员工应爱惜自己的胸卡，保持其干净光洁；

3、胸卡必须佩带在胸前，不得佩带于其他部位；

4、胸卡如有遗失，需及时报行政部门补发，并交纳成本费用；

5、员工试用期过后，行政部方可向其发放胸卡。

员工不得擅自将胸卡借给本公司以外的人员。

员工离职应将胸卡交还行政人事部，否则《员工离职申请单》上不予结算工资。

第三章　办公用品管理办法

第七条、办公用品原则上由行政人事部统一管理，公司提倡节俭，员工应自觉节约一张纸、一度电。

第八条、各部门所需办公用品统一汇总后，写出《办公用品申请单》，详细填写（品名、数量、型号），部门负责人签字后送行政人事部行政文员处。

第九条、行政文员对各部门所需办公用品作统计，填写《办公用品申请单》，行政人事部负责人审查购置总预算，签字，交财务部审核，送总裁办报批。

第十条、总裁办批准后，由行政人事部及时采购。

购置时，应做到“货比三家、质优价廉、帐目明细”（品名、数量、单价）。

第十一条、各部门统一领用办公用品，部门指定专人在《领用单》上签字，（注：

领用单详细填写数量、品名、单价、总金额。

行政人事部存根）。

第十二条、行政人事部对各部门的办公用品合理使用、有效控制进行监督和指导。

第四章　员工宿舍管理办法

第十三条、被公司录用（含试用期间）并派往所负责区域的非当地人员可以申请宿舍。

第十四条、凡符合申请条件之员工，必须以书面申请形式呈分公司行政人员核查后，由分公司经理在总部下发总额度内审批后执行（各分公司整体费用由总公司行政部审批核定后下发）。

第十五条、如申请人工作区域无公司宿舍，可根据公司安排租赁房屋。

办理租房过程中，申请者必须在规定时间内将房屋资料（租赁协议（原件）、身份证（复印件）、发票、帐号、电话等告之分公司行政人事，分公司行政依据总公司领导签字审批进行建档备案工作，房东资料变更时申请者应立即通知分公司行政人事部备案。

第十六条、员工宿舍的租金由公司承担，其它产生的费用（中介费、押金、水电煤等）均由入住员工自理。

第十七条、被公司除名、辞退或自行离职员工，必须在二天内向分公司行政人员办妥下列事宜：

1、交出房屋钥匙；

2、退还公司一切物品用具，填写离职人员情况表，办妥相关离职手续；

3、赔偿主观因素造成的物品用具遗失或损坏费用。

第十八条、员工宿舍由公司行政人事部统一管理，分公司行政人事必须做好租用房屋的登记建档备案及监督执行工作。

第五章　手机号码的管理办法

第十九条、公司对区域经理以上级业务人员和管理人员的手机号码进行统一管理，严禁员工私自变更或停用号码，公司只对登记在案、接受统一管理的手机号码进行报销话费。

第六章　印章管理办法

第二十条、印章是指经批准的使用全称的公司及各部门的用于公务的正式印章，是行使权力和承担法律责任的标志。

正式印章包括行政公章、专用印章和人名印章。

1、行政公章包括公司公章及各部门印章，分支机构及办公室的印章；

2、专用印章包括公司及其各分公司机构的财务专用、业务专用章、合同专用章等指定用途的印章；

3、人名印章是指以公司及其分支机构法定代表人或者负责人名义刻制的用于公务的签名章或者印鉴章。

其中专用于财务工作的印章为财务专用章和法定代表人或者负责人的印鉴间（以下统称“财务用章”）。

第二十一条、印章的管理是指印章的申请、刻制、保管、使用、封存和销毁。

第二十二条、公司印章的主管部门为行政人事部，其主要职责是：

拟定印章管理制度，经总裁办批准后组织实施并督办；办理公司及其本级部门、分支机构各类印章的申请、刻制、封存和销毁；保管和使用公司正式印章（公司财务用章外）；监督公司财务用章以及其它部门、分支机构正式印章的管理。

第二十三条、公司财务部是公司财务用章的保管和使用部门，其主要职责是：

在公司授权范围内保管和使用上述印章，监督各分支机构财务用章的保管使用。

各分支机构的财务部门在公司授权范围内保管和使用本机构财务用章。

其分印章由相应部门专人保管。

第二十四条、印章刻制和更换的申请和审批。

1、公司总部、各二级部门、各分支机构的各类印章，由公司行政人事部根据有关单位可核发的证、照及有关批准文件制定；

2、若有部门因工作需要而要求另刻印章，应向总裁办提出申请，限定使用范围，行政人事部经公司总裁办批准后方可印制；

3、印章不能继续使用时，使用单位应向总公司行政人事部提交停止使用印章的申请报告；

4、未经公司授权，任何部门和个人不得擅自刻制、持有和保管印章。

第二十五条、印章的刻制

公司总部、各二级部门、各分支机构的各类印章由行政人事部在公安机关指定的专营单位刻制。

分支机构不得自行刻制印章。

公司行政人事部应指定专人负责印章的刻制。

第二十六条、印章的颁领

各分支机构、各二级部门领取印章时，领取人应携带身份证，领取时应严格办理登记、预留印模等手续。

第二十七条、印章的启用

印章启用前，由行政人事部下发印模的正式启用印章文件，通知有关单位和公司各部门。

旧印章报废启用新印章，应速将原印章缴还颁发单位并办理缴还手续。

第二十八条、印章的保管

1、对公司和分支机构的行政公章、法定代表人或负责人印章与财务专用章分管的制度，并严格执行保管人交接制度。

公司公章由行政部负责人保管；

2、各部门启用印章前，应将印章保管人员名单报总裁办；备分支机构应报相应的主管部门备案；

3、印章保管人因故临时请假，须更换印章保管人。

行政人事部总监应指定临时保管人，并做好交接记录；

4、印章颁发单位和使用单位均需把已经启用的印章印模、批准启用的有关文件立卷归档，永久保存；

5、印章应存放在安全、保密处。

第二十九条、印章的使用范围

1）发送正式公文、电函、传真件等；

2）报送或下达各类业务报表、财务报表等；

3）签订授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等；

4）签订重要业务合同、协议等；

5）签发个人荣誉证书等；

6）需要加盖公司公章的其他批件、文本、凭证、材料等。

第三十条、印章的使用

1、严格执行审批制度。

除总裁办签发的文件和财务日常性的财务报表之外，在使用正式印章前必须填写《用印申请单》，经总裁办审批后方可用印；

2、公章的使用必须严格执行用印登记制度；

3、严格执行特殊情况的用印纪律，如需工作需要外带公章时，必须由于部门负责人审批签字后方可办理外借的相关手续。

第三十一条、印章的停用

1、印章内容需要变更或机构终止时，应停止使用有关印章并予以封存或销毁。

2、停用的印章按分级管理原则报批后由行政部销毁或封存，由总裁办监督实行。

第三十二条、罚则

1、行政部负责对各部门、各分支机构的印章管理情况进行日常管理和检查。

稽审部门负责对公司印章及各部门、各分支机构印章使用情况进行稽核。

2、对违反本制度、特别是未严格执行用印登记或超业务用印权限，擅自以本部门或分支机构名义对外签订综合业务协议者，一经查实，将对部门或分支机构负责人给予降职、撤职或开除的处分；情节严重、给公司造成重大损失的，将依法移交司法部门，追究刑事责任。

第七章　用车管理办法

第三十三条、公司车辆均由行政人事部统一调配管理，用车人需根据工作需要填写“用车申请单”（详见附件），注明用车事由及所需时间，经用车人所在部门的负责人签署意见后交至行政人事部。

第三十四条、行政人事部根据“轻重缓急、成本核算”的原则合理安排出车，司机必须严格凭当日用车单出车。

第三十五条、驾驶人员认真按“车容标准”保养车辆，检查“三油二水”（即汽油、机油、刹车油、电水、冷却液）、制动器、离合器、总泵油是否符合技术要求。

第三十六条、驾驶人员出车前需核对好出车路线、所带货物和随车证件，检查确认车况良好后，方可出车。

第三十七条、驾驶人员应认真做好出车记录，对每次出车的起止地点、区间行驶公里数、油耗情况做详细登记。

第三十八条、如发现车辆有故障需立即向部门领导汇报，未经修复的车辆不准出车。

第三十九、车辆在白天用车时间应停放在公司附近、安全可靠的地点或公司指定地点。

第四十条、驾驶人员一律不准用公车在外办私事，一经发现，按情节轻重给予严肃处理。

第四十一条、由于不遵守交通规则所产生的罚单，均由其本人自理，造成交通事故的，由交通管理部门按责任大小、主次处理。

第四十二条、车辆在市外行驶途中发生交通事故，不论大小，应立即告知公司，由公司派相关人员前去处理。

第四十三条、凡违反用车规定擅自用车或私自为公司员工私事用车，司机与员工均将作违纪处理并由行政人事部开具罚单。

第八章　保密制度

第四十四条、公司的任何机密都不应向非公司人员透露，本公司员工应具备充分的保密意识，不打听非工作权限范围的秘密。

第四十五条、对陌生人的问询（直接或通过电话等）要提高警惕。

明确什么该说，什么不该说。

客户询问涉及公司秘密时，要礼貌谢绝。

第四十六条、发现有泄密情况发生时，要立即制止，及时汇报。

第四十七条、对外宣传口径要与公司保持一致，以公司公开的资料为主，注意不能透露公司秘密。

向客户发放涉及公司机密的文件或资料前，应让客户明确保密义务。

对合作单位人员进行培训时，培训教材的内容应严格把关，合作方所能接触的人员和文档必须限制在一定范围之内。

第四十八条、客人在公司参观期间，要安排人员始终陪同，不能让客人随意走动。

未经许可，不要带入公司内。

第四十九条、公司内部电话，如涉及机密内容，问清对方的姓名、职务、并确认后再做决定。

如遇不明身份的人来电询问涉及公司秘密时，不应盲目全盘托出，而要根据当时的具体情况，婉言谢绝；或问清对方单位、姓名、电话、职务、作记录后，再回拨电话答复。

第五十条、下班或暂时离开前要清理桌面上的文件，有保密内容的要另存。

文件不能随便摆放或丢弃。

第五十一条、任何员工都有权制止非公司人员进入公司，不带他人进入办公室。

第五十二条、部门主管有责任监督，督促本部门人员遵守保密规定。

第五十三条、尽量不在公司以外的公共场所谈论公事。

如公司其他员工公开谈论涉及公司秘密时，有责任提醒和制止。

不在合作单位面前谈论与合作内容无关的公事。

任何涉及工作不可公示的文件均不可随意存放，如销售政策，价格政策，经销商资料，推广方案，人事档案，销售数据，内部文件，会议纪录，培训资料，市场信息等。

第九章　重要事件责任规定

第五十四条、责任原则——事事有人管，人人都管事。

大到一个设备，小到一张保修卡，都有责任人。

发生任何的纰漏，总能找到人来负责。

为避免分公司内部员工相互推委责任。

须明确分公司各个人员的责任界定，做到严格程序、有章可循，赏罚分明。

第五十五条、责任界定

1、人力资源

项目

内容

直接责任主体

间接责任（管理）

责任界定

处理意见

用人失误

1、违反公司招聘制度录用不合格（如有前科或重大过失）人员

2、使用考核不合格人员或考核弄虚作假不严肃。

3、流失重要骨干人员。

总公司各部门负责人、分公司总经理，分公司各部门主管

主管总监

总公司行政人事部

总裁办

2、决策失误

项目

内容

直接责任主体

间接责任主体

责任界定

处理意见

分公司负责人决策、指令失误

1.造成费用超标

2.造成客户资源严重流失；

3.造成销量、市场占有率下降；

4.造成内部管理严重混乱，难以正常开展工作；

财务主管/市场主管/分公司总经理

总公司各职能部门

总裁办

3、信息

项目

内容及范围

直接责任主体

间接责任主体

责任界定

处理意见

信息、文件、政策的传递、反馈、保密违规

1、应上传下达的信息、报告、政策未按规定时间、范围上传下达造成公司损失的

2、违反保密制度，故意泄密或由于疏忽造成公司损失的；

员工

各部门主管

分公司总经理、总公司各部门负责人

4、销售业务

项目

内容及范围

直接责任主体

间接责任主体

责任界定

处理意见

客户管理

1.区域内季度主要客户流失量高于20%；

2.不按总部管理规定，造成公司损失；

区域经理

分公司总经理

主管总监

第五十六条、处罚

1、原则：

第一负责人为直接责任人，上一级主管部门第一负责人为管理责任承担者，视情节轻重由上一级部门或主管领导做出责任界定。

2、处罚分为五级，视造成后果的性质、影响、经济损失等情节由上一级主管部门做出决定：

（1）、警告；

（2）、通报批评；

（3）、经济处罚；

（4）、降职降薪；

（5）、劝退、除名。

第五十七条、责任界定编制说明

1、从分公司营销管理的实际出发，本规定对公司各部门负责人、分公司总经理所承担的责任进行了界定，共分为四大部分，即：

从人力资源、决策失误、信息、销售业务；

2、本规定责任界定表中《内容》一栏所列细项是指：

责任的性质与社会负面影响、经济损失、工作效率落后的程度；

3、本规定在实施过程中，对相关部门和责任人进行责任界定和实施相应处罚时，应根据总部的相关规定、制度实施，并应对责任单位、责任人的上报材料进行核实。

4、处罚权限、报批流程：

分公司在对基层员工责任人实施相应处罚时，有权使用：

批评、经济处罚、降职降薪、劝退、除名等手段；但必须注明理由上报行政人事部，行政人事部会向该员工及周围同事做访谈，调查审核之后做出批复。

分公司对区域经理及其以上人员实施降职降薪、劝退、除名等处罚时，有建议权，须经行政人事部审核备案，总裁办审批后方可执行。

第五十八条、其它重、特大事件的处理规定

在各分公司的运作过程中，不可避免会发生一些影响公司正常运作的事件，对于影响较大的称之为重特大事件。

第五十九条、公司在处于发展的时期，遇到些阻力只要处理得当，是完全可以化解的；但如果处理不当，将会带来负面影响。

因此要杜绝各分公司向总部隐匿本应及时上报的重大事宜及问题，避免延误、影响总公司对市场的正确判断和工作决策，从而降低管理效率。

第六十条、有关分公司的重、特大管理、安全责任、市场动态及其他将产生重大影响的事件。

1、重特大事件类型

1）重特大经营、管理事件

（1）政府行政机关（工商、税务、城管、物价、劳动仲裁等）对分公司处理金额在1万元及其以上的；

（2）员工涉嫌经济犯罪数额在0.5万元及其以上的；

（3）涉及分公司内部员工的刑事诉讼案件；

（4）合同、经济纠纷等涉案金额在1万元及其以上的经济案件。

2）重特大安全责任事故

（1）无论何种原因导致办公场所经济损失在0.5万元及其以上的；如火灾等；

（2）员工因公或个人原因人身受到重大威胁，出现重大疾病或伤亡的；

（3）办公场所，被偷、盗、抢，损失金额在1万元及其以上的；

（4）其它由于人力不可抗拒的因素，而造成经济损失在1万元及其以上的；

3）重特大市场动态

（1）主要竞争对手新近出台的价格、政策、措施等举措，可能将在较长时期内影响到公司、品牌形象或系列产品在当地的销售、竞争形势的；

（2）当地政府部门新近出台的地方性行政法规，在较长时期内严重影响到分公司正常销售、经营活动开展的；

（3）当地社会消费需求由于客观原因发生特别重大变化的。

4）、重特大公关事件

（1）当地媒体或具有社会影响力的人物公开发表不利于公司的言论，对公司、品牌形象产生重大负面影响的；

（2）当地行政部门、执法机关不按法律、法规对分公司采取强制性行为，造成严重影响和侵害或重大经济损失达1万元及其以上的。

5）、除上述规定外，公司总部根据分公司上报的具体情况，认定为是重特大事件的。

第六十一