河北国税普通发票管理系统操作手册.docx
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河北国税普通发票管理系统操作手册.docx
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河北国税普通发票管理系统操作手册
河北国税普通
发票管理系统操作手册
税友软件集团股份有限公司河北分公司
2014年9月
本手册从系统安装、初始化、系统设置、领用管理、开票管理、验旧缴销、验旧缴销(自开票)、取得发票验伪、查询统计9方面对普票管理系统(以下简称本系统)进行完整的阐述说明,旨在帮助您更好、更快速的掌握本系统基本操作。
关于本手册以及本系统的任何意见和建议,请您发送e-mail至service@。
您还可以通过以下方式获得更多技术支持:
●售后服务电话:
40071-12366
●技术支持网站:
系统安装
在开始安装之前,请先确认系统的软、硬件配置是否满足要求。
一切就绪后,就可以通过安装文件方便地安装本系统。
1.1运行环境
安装《普票管理系统》之前,必须准备好软件与硬件环境,本节介绍的内容会帮助您提供必要的操作环境,请仔细阅读。
软件配置
操作系统:
Windows2000/WindowsXp/Vista/Windows7
分辨率:
建议为1024×768
系统日期:
必须设置成当天日期
日期格式:
YYYY-MM-DD(以Windows2000为例本项在“开始菜单>>设置>>控制面板>>区域选项>>日期标签页”中设置。
)
硬件配置
CPU:
Pentium3742及以上
内存:
最小256MB内存
硬盘:
200MB的可用空间
光驱:
20X及以上
网络配置
直接连接互联网(拨号、DDN、宽带等)
通过局域网连接互联网
注意:
①在Windows7操作系统下,需用管理员身份运行本系统。
②网络配置不是必须的,采用离线模式或者在没有网络的情况下无需配置。
1.2系统安装
系统安装有两种方式:
一种从光盘安装;另一种是从网站上下载安装包安装。
方法一:
从安装光盘安装
1.启动计算机。
2.将《普票管理系统》安装盘放入光驱后自动运行该光盘。
3.点击[安装],开始安装本系统。
方法二:
从网站上下载安装包安装
1.启动计算机。
2.从网站上下载安装包。
请与主管税务机关联系获取下载本软件的网址。
3.运行安装文件。
系统初始化
2.1系统登录
业务说明
初次登录以系统内置的用户登录。
操作步骤
⏹普通用户
1.安装完毕后,桌面上自动建立本系统的快捷方式,插入专用U盘,双击该图标启动系统。
弹出如图2.1,插入专用U盘,点击[确定]。
图2.1
2.以系统内置的用户登录本系统,用户代码admin,用户密码123456。
图2.2
3.在上图所示的登录窗口中点击[登录]。
⏹税友在线用户
税友在线用户网络正常时以在线模式登录,网络不正常时以离线模式登录,登录系统后有三种状态:
在线、离线、应急离线。
1.在线:
网络正常,以在线模式登录,登录时需满足以下条件。
1)插入当前纳税人的U盘。
2)U盘中没有库存信息。
3)U盘中没有未报送的发票数据。
2.离线:
网络不正常,系统会询问是否以离线模式登录。
进入离线模式后开具的发票需在48小时内通过网络或介质报送到税局,否则将不能开票。
离线模式登录需满足以下条件:
1)插入当前纳税人的U盘。
2)U盘中没有库存信息。
3)登录成功后会把系统中原有的库存信息写到U盘中。
3.应急离线:
在税局发布启用应急开票业务后,以离线模式登录,登录后在开票设置里通过输入应急口令进入应急离线状态。
应急离线状态下,没有48小时内必须报送开具数据的限制。
注意:
如果前一次离线模式登录,本次登录时网络已恢复正常,此时系统将上报离线开票数据并切换到在线开票模式。
注意:
①进入子系统网络连通会自动报送U盘中的发票数据。
②有主分网点的单位,请不要在同一台电脑上既注册主机构,又注册网点。
2.2设置证书
业务说明
首次登陆软件,需要在“系统管理-参数设置-安全设置”中设置CA证书。
操作步骤
1.选择“系统管理-参数设置-安全设置”。
图2.3
2.加密证书文件-证书文件,点击【浏览】,查找您存放证书的路径,找到“EncCert.cer”;加密证书文件-私钥文件,点击【浏览】,查找您存放证书的路径,找到“EncPriKey.key”;签名证书文件-证书文件,点击【浏览】,查找您存放证书的路径,找到“SignCert.cer”;签名证书文件-私钥文件,点击【浏览】,查找您存放证书的路径,找到“SignPriKey.key”。
私钥密码和密码确认都输入“11111111”。
2.3首页
用户注册完成,进入普票管理系统,如果您是在线模式开票,此时系统将自动下载基础信息和核定信息。
正式登录后您看到的系统首页,如下图所示。
(注意:
下图仅供参考,不同类型用户看到的系统首页有所不同,请以实际系统为准。
)
图2.4
1.首页列出了发票开票流程和取得发票管理流程,您可以根据流程图一步步操作,点击流程图中的功能名称就可以直接进入该功能。
2.在首页上您可以查看发票的统计信息。
点击展开统计信息,如下图2.4所示,按发票种类来统计已开发票数量、金额、税额、剩余发票数量及未报送发票数量。
图2.5
3.如果您采用离线模式开票,那么在首页上还会提供您期初信息管理功能,包括核定信息读盘以及数据一致性检查。
开票系统丢失,专用U盘未丢失。
此种情况,从专用U盘中进行数据一致性处理。
图2.6
系统设置
3.1开票设置
业务说明
除初始化时设置的参数外,还需要设置打印参数和开票信息。
开票前必须设置打印参数,为发票调整好打印位置。
设置的开票信息将在每张发票上显示,请如实填写并注意核对。
操作步骤
1.选择“系统设置>>开票设置”。
请注意,本功能中标“*”号的项目为必填项,都需要输入具体内容。
2.打印设置:
请在开票前,通过本功能设置票面打印位置,以及打印时是否预览。
系统会预设打印参数,但是目前市面使用的打印机型号较多,请在打印发票前对该参数进行打印测试,以保障发票打印质量。
图3.1
3.开票信息设置:
本单位票面信息在这里设置后,开票时自动显示,无需每次开票都录入。
票面上设置开票信息,包括开票人、收款人、地址等,其中开票方式系统自动显示。
修改时,可以修改除开票方式外的所有内容。
图3.2
4.应急开票:
本设置只针对税友在线用户,如图3.3所示,选中“开启应急开票”选项,输入应急口令(如图3.4),口令正确以后从离线转为应急离线状态。
图3.3
图3.4
3.2行业设置
业务说明
纳税人对自己的行业信息进行设置。
操作步骤
1.选择“系统设置>>行业设置”。
图3.5
2.选择纳税人所属行业,确认后点击[保存]。
3.3其他设置
业务说明
设置扫描枪参数,包括扫描枪类型以及对应的端口。
操作步骤
1.选择“系统设置>>其他设置”,如下图。
图3.6
2.扫描枪类型:
honeywell、创巨圆、其他;端口类型:
com、usb两种类型,根据扫描枪在电脑上的插口设置对应的端口类型和名称进行设置。
参数设置后点击[保存]。
3.4网点管理
业务说明
本功能只针对主机构。
录入主机构下属网点信息,发票分配时可供选择的接收网点。
请注意:
网点编码必须在税务机关开户时就设置好,并且本地设置必须与税务机关设置的编码保持一致。
操作步骤
1.选择“系统设置>>网点管理”。
2.增加:
点击[增加],如下图。
录入网点编码、网点名称、负责人等,点击[确定]。
其中,网点编码必须三位,可以是数字和字母。
请注意,后面带“*”项为必填项。
图3.7
3.修改:
选中网点,点击[修改],如下图。
除网点编码外其他各项都可以修改。
图3.8
4.删除:
可同时删除单个或多个网点。
1)删除单个:
直接选中要删除的网点,点击[删除]。
2)删除多个:
打勾选中多个需删除的网点,点击[删除]。
5.显示查询:
按查询条件分别显示相应记录。
1)显示全部记录:
不设置查询条件,直接点击[查询]。
2)显示符合条件的记录:
设置具体的查询条件,点击[查询]。
例:
已有编码为001-010的十个网点,其中网点1编码“001”,直接点击[查询],显示全部,共十条。
如果在网点编码处录入“001”,点击[查询],则只显示网点编码为“001”的一个网点信息。
3.5票种核定信息
业务说明
显示当前可用的发票种类代码及票样,根据实际需要您还可以设置特定的票样。
操作步骤
1.选择“系统设置>>票种核定信息”。
默认显示所有发票种类代码,可用的显示为黑色,不可用的显示为灰色。
图3.9
2.在线模式开票:
点击[下载]直接从普通发票监控管理系统下载票种核定信息。
3.离线模式开票:
点击[读盘]从专用U盘中导入票种核定信息。
专用U盘中的票种核定信息,在发票领购时,自动一并写入专用U盘。
4.查看票样:
选择某一发票种类,点击[查看票样],可在此对该种票样进行打印测试。
如下图显示票样信息。
图3.10
5.设置票样:
1)下图中灰色的发票种类,表示对应发票种类在本系统中不能使用,因此也无需设置票样。
图3.11
2)选择某一发票种类,点击[设置票样],如图3.12。
点击下图中的[设置票样]可以从格式为xml的文件中导入特定票样;点击[恢复默认票样]则恢复该发票种类的默认票样;票样设置后必须点击[保存];点击[关闭]退出票样设置窗口。
可在此对该种票样进行打印测试。
请注意:
一般情况下,系统在安装时会默认提供对应的正确票样。
当需要特殊票样格式时,您首先需要从税务机关获得票样文件,然后再通过本功能设置。
图3.12
3.6货物信息
业务说明
录入企业常用货物信息,供开票和录入发票信息时选择。
通过本功能设置,在开票时可快速选择票面需要打印的货物信息,无需反复录入。
操作步骤
1.选择“系统设置>>货物信息”。
默认显示已设置的全部货物信息,初次使用时显示为空。
2.增加:
点击[增加],如下图。
录入货物编码、名称、规格型号等,点击[确定]。
请注意,后面标“*”项为必填项,需要输入具体内容。
图3.13
3.修改:
选中货物信息,点击[修改],如下图。
除货物编码外,其他各项都可以修改。
图3.14
4.删除:
可同时删除单条或多条货物信息。
1)删除单条:
直接选中要删除的货物,点击[删除]。
2)删除多条:
打勾选中多条需删除的货物信息,点击[删除]。
5.导入:
点击[导入],选择Excel或xml的文件,从文件中导入货物信息。
6.导出:
选择货物信息,点击[导出],将选中的货物信息导出成Excel或xml文件保存。
7.显示查询:
按查询条件分别显示相应记录。
1)显示全部记录:
不设置查询条件,直接点击[查询]。
2)显示符合条件的记录:
设置具体的查询条件,点击[查询]。
例:
已有货物编码001-010十条记录,其中编码“001”的货物名称为“铅字笔”。
直接点击[查询],显示全部,共十条。
如果在货物编码处录入“001”,货物名称处录入“铅字笔”,点击[查询],只显示货物编码为“001”的一条信息。
3.7客户信息
业务说明
录入企业往来客户的信息,开票时可供选择。
通过本功能设置,在开票时可快速选择常用的客户信息,无需反复录入。
操作步骤
1.选择“系统设置>>客户信息”。
默认显示已录入的全部客户,初次使用时显示为空。
2.增加:
点击[增加],如下图。
录入客户名称、客户税号或证件号码等,点击[确定]。
请注意,后面带“*”项为必填项。
图3.15
3.修改:
选中客户,点击[修改],如下图,各项内容均可。
图3.16
4.删除:
可同时删除单条或多条客户信息。
1)删除单条:
直接选中要删除的客户信息,点击[删除]。
2)删除多条:
打勾选中多条需删除的记录,点击[删除]。
5.导入:
点击[导入],选择Excel或xml的文件,从文件导入客户信息。
6.导出:
选择客户信息,点击[导出],将选中的客户信息导出成Excel或xml文件保存。
7.显示查询:
按查询条件分别显示相应记录。
1)显示全部记录:
不设置查询条件,直接点击[查询]。
2)显示符合条件的记录:
设置具体的查询条件,点击[查询]。
例:
已有客户税号或证件号码为“323134512354123554”和“330105760503002”二条记录。
直接点击[查询],显示全部记录,共二条。
如果在客户税号或证件号码处录入“323134512354123554”,点击[查询],则只显示该客户。
领用管理
本章着重介绍发票领用过程中各个环节如何进行处理,包括发票的领购、分配、收回、接收、退回。
其中,发票分配和发票收回只针对主机构适用,发票接收、发票退回只针对网点适用。
4.1发票领购
业务说明
从税务机关领购的发票在本功能中进行管理。
在线模式开票的用户,从税务机关领购发票后,通过本功能可自动下载领购信息。
离线模式开票的用户,从税务机关领购发票后,通过本功能从专用U盘中读入数据,获得领购信息。
操作步骤
1.选择“领用管理>>发票领购”。
默认显示已领购的发票,初次使用时显示为空。
图4.1
2.读盘:
离线模式开票的,请点击[读盘],从专用U盘中读入您从税务机关领购的发票信息。
图4.2
3.下载:
在线模式开票的,点击[下载领购信息],系统自动下载发票领购信息。
4.显示查询:
按查询条件分别显示相应记录。
1)显示全部领购发票:
不设置查询条件,直接点击[查询]。
2)显示符合条件的领购信息:
设置具体查询条件,点击[查询]。
4.2发票分配
业务说明
本功能只针对主机构适用。
本功能是将主机构领购的发票按票号段分配给下属网点(非独立法人,不能单独领购发票)使用。
操作步骤
1.选择“领用管理>>发票分配”,显示主机构当前已分配给各网点的发票信息,如下图。
图4.3
2.分配:
点击[分配],如下图,显示当前主机构可供分配的发票。
图4.4
1)点击选择分配的网点,本例上图中选择网点“001”。
2)对需要分配的发票种类输入分配数量、分配起号,系统自动显示分配发票的止号。
3)点击[确定]完成发票分配。
3.撤消:
选择某条发票分配信息,点击[撤消]可以撤消发票分配,撤消后主机构可对网点重新分配。
请注意,发票分配信息如果已经写盘下发,则不允许进行撤消。
4.写盘:
离线模式开票,选择发票分配信息,点击[写盘],将主机构分配给网点的发票信息写入您的专用U盘,写盘后写盘标志显示为:
“是”。
在写盘前,请先插入专用U盘。
当网点专用U盘中分配数据丢失时,同时插入主机构和网点的专用U盘,点击[重新写盘],可重新获取网点发票信息。
5.导出:
在线模式开票,选择发票分配信息,点击[导出],将分配给网点的发票信息保存成xml文件,网点接收发票只需导入该文件。
6.显示查询:
按查询条件分别显示相应记录。
5.
1)显示全部发票分配信息:
不设置查询条件,直接点击[查询]。
2)显示符合条件的发票分配信息:
设置具体的查询条件,点击[查询]。
例:
选择发票种类名称“全部”,网点选择“001”,点击[查询],显示主机构分配给001网点的所有发票。
图4.5
4.3发票接收
业务说明
本功能只针对网点用户。
本功能用于下属网点接收主机构分配的发票。
操作步骤
1.选择“领用管理>>发票接收”。
默认显示本网点已从主机构接收的发票,初次使用时显示为空,如下图。
图4.6
2.点击[接收],从专用U盘中读入主机构分配给网点的发票信息。
注意在接收前,请先插入专用U盘。
图4.7
3.在线模式开票:
选择发票分配信息,点击[导入],将分配给网点的发票信息保存成xml文件,网点接收发票只需导入该文件。
4.显示查询:
按查询条件分别显示相应记录。
1)显示全部接收发票:
不设置查询条件,直接点击[查询]。
2)显示符合条件的接收发票:
设置具体的查询条件,点击[查询]。
例:
接收月份默认当前月,选择发票种类名称“全部”,点击[查询]显示该月本网点所有从主机构接收到的发票信息。
4.4发票退回
业务说明
本功能只针对网点用户。
本功能与主机构“发票收回”功能相对应,下属网点通过本功能将多余票退回给主机构。
操作步骤
1.选择“领用管理>>发票退回”。
默认显示本网点将要退回主机构的发票,初次使用时显示为空。
2.退回:
点击[退回],如下图,显示当前网点库存发票。
图4.8
1)对需要退回的发票种类输入退回数量、退回起号,系统自动显示退回发票的止号。
图4.9
2)点击[确定]完成发票退回。
3.撤消:
选择某条发票退回信息,点击[撤消]可以撤消发票退回。
请注意,发票退回信息如果已经写盘,则不允许进行撤消。
4.写盘:
离线模式开票,选择发票退回信息,点击[写盘],将本网点退回主机构的发票信息写入您的专用U盘。
在写盘前,请先插入专用U盘。
图4.10
5.导出:
在线模式开票,选择发票退回信息,点击[导出],将网点退回给主机构的发票信息保存成xml文件,主机构收回发票只需导入该文件。
6.显示查询:
按查询条件分别显示相应记录。
1)显示全部退回发票:
不设置查询条件,直接点击[查询]。
2)显示符合条件的退回发票:
设置具体的查询条件,点击[查询]。
例:
选择发票种类名称“河北省国家税务局通用机打发票(B)”,退回时间默认为本月1号至当前日,点击[查询],显示所有本网点将退回主机构的该种类发票。
4.5发票收回
业务说明
本功能只针对主机构。
通过本功能将分配给下属网点的发票收回来。
收回网点的发票前,网点需要通过“发票退回”功能,将空白未使用过的发票进行退回处理后主机构才能收回。
操作步骤
1.选择“领用管理>>发票收回”。
默认显示已收回的发票,初次使用时显示为空。
图4.11
2.收回:
1)点击[收回],从专用U盘中读入下属网点退回的发票信息。
在收回前,请先插入专用U盘。
图4.12
2)在线模式开票:
点击[收回],如下图,选择保存有网点退回发票的xml文件,点击下图中的[打开]导入网点退回发票。
图4.13
3.显示查询:
按查询条件分别显示相应记录。
1)显示全部退回发票:
不设置查询条件,直接点击[查询]。
2)显示符合条件的退回发票信息:
设置具体的查询条件,点击[查询]。
例:
收回月份默认当前月,选择发票种类名称“河北省国家税务局通用机打发票(B)”,退回网点选择“001”,点击[查询]显示该月所有001网点退回的该种发票。
开票管理
本章着重介绍开票过程,包括发票的正常填开、红票开具、发票作废、丢失发票、丢失信息补录、手工发票。
5.1发票填开
业务说明
通过本功能进行开票,只有库存中已有发票才能正常填开。
操作步骤
1.选择“开票管理>>发票填开”,列出当前库存中可供开具的发票。
2.开票:
选择发票种类,点击[开票],如图5.1。
本例所示为“河北省国家税务局通用机打发票”。
开票时,可以是手工逐项录入新发票信息,也可以复制已开票稍加修改形成新发票。
1)手工录入票面信息:
依次录入各项发票信息。
付款方信息和货物信息您可以直接输入,也可以通过点击下图框中标示的这种按钮进行选择。
下面以选择货物为例,点击图5.1框中标示的按钮,如图5.2,选择需要的货物信息后点击[确定]。
(注意:
“保存货物信息”和“保存客户信息”选项默认是选中的,这样发票上的新货物和新客户信息系统都会自动保存,方便下次开票时选择。
)
图5.1
图5.2
2)复制已开票信息:
在图5.1中点击[复制开票],如下图5.3所示,选择需要复制的发票后点击[选中]。
此时如图5.4所示,已开发票信息复制到新发票上,您只要稍加修改即可。
图5.3
图5.4
3)确认发票信息无误后,点击[开票]完成发票填开。
注意:
①税友在线用户,离线开票过程中如果检测到网络已恢复正常,系统将上报离线开票数据并切换到在线开票模式。
②如果您的专用U盘信息与系统数据库中的信息不一致,请重新登录进行信息一致性同步。
5.2发票作废
业务说明
本功能实现对已开发票进行作废。
作废时需注意二点:
①只有自己开具的发票才可以作废,主机构不能作废网点开具的发票。
②在线模式开票,跨月的发票不能作废。
离线模式开票,除了跨月的不能作废,已经报送的发票也不能作废。
操作步骤
1.选择“开票管理>>发票作废”。
2.作废:
选择发票进行作废。
1)选择发票,点击[作废],如图5.5。
图5.5
2)在上图中确认发票信息后点击[作废],如下图,请您再次输入需要作废的发票代码及号码,点击[确定]完成发票作废。
图5.6
3.空白发票作废:
点击[空白发票作废],如图5.7。
1)作废单张发票:
默认作废单张发票,您只需录入发票代码及发票号码,点击[确定]。
图5.7
2)作废多张发票:
作废张数选项选中“多张”,分别录入发票代码及发票起止号,点击[确定]。
图5.8
4.异常发票作废:
点击[异常发票作废],如图5.9。
请您输入需要作废的异常发票代码、号码及作废原因,点击[确定]完成发票作废。
图5.9
此功能用于处理突然断电、电脑死机等非正常因素造成专用U盘数据和软件数据不一致的情况。
此功能视同空白发票作废处理。
5.显示查询:
按查询条件分别显示相应记录。
1)显示全部信息:
不设置查询条件,直接点击[查询]。
2)显示符合条件的发票信息:
设置具体的查询条件,点击[查询]。
例:
选择发票种类“全部”,发票状态“已作废”,操作日期默认为本月1号至当前日,点击[查询],显示所有该日期内已作废的发票。
图5.10
5.3红字发票开具
业务说明
当企业发生进货退出或折让时,通过本功能开具红字发票。
只有自己开具的发票才可以开具红字发票。
开具红字发票时,允许修改数量、单价、金额,并以最终金额修改值为准,不允许开具比原发票还要大的负数发票。
操作步骤
1.选择“开票管理>>红字发票开具”,默认显示当月所有已开红字发票。
2.开红票:
点击[红票],如图5.11。
1)默认显示上月所有蓝票。
选择要开具红字发票的蓝票,点击[选中]。
图5.11
2)显示红字发票信息,确认后直接点击[开票]。
图5.12
3.旧版发票红票开具:
如下图,纳税人输入蓝字发票代码、号码及开具红票原因,点击[确定]据此开具红字发票。
图5.13
4.显示查询:
按查询条件分别显示相应记录。
1)显示全部信息:
不设置查询条件,直接点击[查询]。
2)显示符合条件的发票:
设置具体的查询条件,点击[查询]。
例:
选择发票种类“全部”,开票日期默认为本月1号至当前日,点击[查询],显示所有该日期内已开具的红字发票。
5.4丢失发票
本章介绍的功能只针对非网点用户。
网点用户无“丢失发票”功能。
当网点用户丢失发票时,需要主机构集中处理。
针对已经领购但尚未开具的发票,可以设置成丢失发票,在丢票申请上报给主管税务机关后请及时获取结果。
操作步骤
1.选择“开票管理>>丢失发票”。
2.丢票处理:
选择已领购但未开具的发票进行丢票处理。
1)选择状态为未开具的发票,点击[丢票处理]。
图5.14
2)请您再次确认要丢票处理的发票,确认后点击[确定]。
图5.15
3)系统提示丢票处理成功后,如下图,
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