橙子沟管理制度 制度职责第三部分.docx
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橙子沟管理制度制度职责第三部分
文件收发处理程序
为了提高工作效率,使公文处理规范化、程序化,特制订本工作程序。
一、综合办公室负责文件的收发和传阅工作。
主要是:
监理函件、监理通知、各施工单位来文、设代来文、设备制造厂来文、传真,公司及相关单位来文、传真文件,项目部报送下发的红头文件。
二、综合办文档管理人员按程序办理登记、拟办、传阅。
三、严格执行文件办阅程序,不得越级、横向传阅文件。
四、有时间期限的承办性文件和通知,遇阅文者外出时,可先交职责相关人员、部门办理,然后交阅文者阅签。
五、当日收文,当日登记拟办,拟办后,文件立即按阅文程序送有关经理阅示。
六、经理阅批后的文件,按经理批示意见送主办人、部门承办,送文不得超过当日,文件处理不得超过2天,特殊情况下,需请示公司或开会商定的文件处理不得超过5天。
七、主办人、部门办文后,应在2天之内交回原文,由文档人员按编号次序整理保管。
八、各种文件阅办处理按以下具体程序进行:
1、监理函件、监理通知办理程序
(1)、监理函件来文6份签收登记后,2份拟办、批办、承办后存档,主管工程的副经理1份,工程部主任1份,技财部及职责相关人员1份(涉及重大工程费用或重大方案变更以及大的计划安排、安全问题的需送公司和公司总经理阅知)。
(2)、根据经理(主管副经理)批示,送职责相关部门、人员承办,由综合办催办落实。
(3)、监理通知签收6份进行登记,存档2份,传阅1份,主管工程的副经理和工程部主任各1份,技财部及相关专责1份(涉及重大工程费用或重大方案变更以及大的计划安排、安全问题的需送公司和公司总经理阅知)。
2、设计、各施工单位来文办理程序
设计、各施工单位来文需要答复时,1份拟办、批办、办理后存档,1份送职责相关部门、人员;无需答复的1份送工程部主任传阅后存档,1份送职责相关的部门。
(涉及工程费用、方案变更的送技财部阅知)。
3、设备制造厂来文、传真办理程序
(1)、各设备制造厂来文、传真,进行登记,送主管经理传阅1份、公司总经理工作部传真1份、职责相关办公室1份,原件进行拟办,办理后并存档。
(2)、根据经理(主管副经理)批示,送主办部门承办,并由综合办催办落实。
(3)、若公司领导有批示意见,应及时反馈给各相关专责或部门主任。
4、公司及各部门来文、传真、电话通知的办理程序
(1)、公司及公司各部门来文、传真、电话通知进行登记和做好记录,并送主管副经理传阅后按程序办理。
(2)、对公司要求项目部落实并上报有关问题的文件,必须填写收文单进行拟办,送经理批示。
(3)、根据经理(主管副经理)批示,送职责相关部门、人员承办,并由综合办催办落实。
(4)、办理完毕的文件全部存档备查。
存档文件必须完善、整洁,符合档案管理规定。
文件打印、复印及传真管理办法
为加强对办公设施的管理,规范相关工作程序,促进各项工作的顺利开展,特制定本办法。
1、综合办公室文秘人员负责项目部文件的打印、复印和传真管理工作,并负责复印机、传真机的维护、保养及备件和耗材需用计划的申报工作。
2、非文秘人员未经许可,不得自行复印文件和动用传真设备。
3、对于需打印下发的红头文件,由拟稿人负责文字录入后拷贝至软盘,交由综合办对文字格式、版面、主题词等进行把关,统一编号后打印下发。
4、各部门需要复印文件或资料,须经综合办同意,复印重要文件或图纸须经主管经理审批,复印后经办人应及时登记,注明复印文件内容、数量和日期。
5、各部门对外传真发送的任何文件材料,须由主管经理签批后方可发送。
6、凡可以邮发或以电子传递、电话方式进行的业务,一般不发送传真。
7、未经审批发送传真造成工作失误,要追究考核责任单位及直接责任人。
8、重要或密级材料发送,应事先通知对方,亲自接收。
9、收发传真件要认真登记,收件应及时送递相关部门、人员并签字,不得造成积压延误。
因积压或丢失传真文件而造成工作失误,追究当事人责任。
10、发送传真的统一格式由综合办负责设计,发送传真一律按统一格式。
11、属个人资料一律不予打印和复印,也不得发送传真。
12、文秘人员对打印、复印和传真过程中的废弃资料必须及时销毁,做好保密工作。
办公用品管理办法
为了加强办公用品管理,遏制浪费,根据公司办公用品采购管理办法的有关规定和项目部实际情况,特制定本办法。
一、办公用品由综合办指定专人统一申报、采购并负责保管、发放。
二、办公用品报批及采购程序
1、价值较大的如复印纸、打印纸、硒鼓、墨盒、色带、空白光盘、磁盘、移动优盘、万用插线板、文件夹、资料盒等,每年分两次由综合办报出需用计划,并送经理审批后,报送公司统一安排。
2、价值较小办公用品,如资料袋、碳素笔、圆珠笔、直尺、订书机、订书针、曲别针、大头针、裁纸刀、剪刀、印泥、墨水、夹子、橡皮、一次性纸杯等,由综合办统一填写计划,报经理批准后,直接采购并报财务部登记备查。
3、临时急需的价值较大物品,由各部门提出申请经理批准后,送综合办按程序办理。
三、办公用品领用程序
1、凡领用价值较大办公品时,领用部门要填写领料单由主管经理批准后方可领用。
2、价值较小办公用品领用,由部门负责人签字后方可按需领用。
四、办公用品领用要求
1、综合办应建立办公用品台帐及发放登记本,办公用品到货后,应有专人及时进行登记入帐,发放后及时登记。
2、综合办应对办公用品的发放严格把关,做到按需领用、节约使用。
对已消耗完的日常办公用品应提前考虑,做好申报及采购工作。
3、年终应对项目部全年的办公用品的采购及使用情况进行一次汇总和分析。
工地车辆管理暂行规定
一、工地车辆统一由综合办负责管理。
各部门用车均需提出申请,经综合办综合统筹安排出车。
二、各种车辆维护由公司车官办负责。
三、各部门外出用车均需提前一天通知综合办,由综合办统一安全外出车辆,并保证工程用车,必须保证有工程工地用车。
四、遇有紧急或特殊情况需临时派车者,需经项目部部经理(或副经理)批准。
五、车辆调度应依据工程建设需要统筹安排,综合利用出车,尽量应避免一事一车。
六、综合办加强车辆的管理及维护,保证各种车辆安全行驶和日常工作用车。
七、综合办负责人应加强对驾驶员的管理,严禁私自出车,杜绝酒后驾车等违反安全管理规定的事件发生。
八、因私用车原则上不予安排,特殊情况经本人提出书面申请,经项目部经理(或副经理)批准方可用车。
加强纪律管理的规定
为进一步加强纪律,保证各项工作健康有序地进行,根据有关制度,结合项目部实际,制定本规定。
1、项目部任何人员不得利用职权、工作之便为本人或亲友谋取不正当利益;不得利用职务、工作之便为亲友从事可能侵害公司利益的各类活动提供方便或条件。
2、项目部任何人员不得在业务活动中私自要求施工单位、供货厂家、设备制造厂家及有关业务往来单位为自己支付有关费用或购买公用物品。
3、项目部任何人员不得要求在本电站承揽工程的施工单位、供货厂家、设备制造厂家和个人代购本人或亲友使用的任何物品,或报销个人有关票据。
4、工程材料及大宗物资订货必须遵循公平、公正、科学、择优的原则,个人不得非法干预或影响评标议标过程或结果。
5、项目部任何个人不得私自与本工程投标单位协商联系有可能影响招投标工作公平、公正进行的一切事宜。
6、项目部任何人员不得为亲友承揽本电站内的工程或透露内的设备物资供应计划;不得向在本电站承包工程的施工单位推销设备、材料、物资。
7、项目部任何人员不得在工作中弄虚作假、谎报工程量、虚签工作量;不得隐瞒工程施工质量事故及工程施工过程中出现的各类问题。
8、本项目部任何人员不得向施工单位、监理、设代以及设备制造厂家许诺任何有可能侵害公司利益的一切言行。
9、项目部任何人员不得隐瞒、授意、指示、强令、默认施工单位隐瞒工程施工过程中出现的质量问题;不得隐瞒、授意、指示、强令、默认施工单位在工程质量、工程数量及工程技术方面弄虚作假、蒙混过关现象;不得隐瞒、授意、暗示、认设备制造厂家隐瞒设备制造过程中存在的技术、质量问题及弄虚作假现象。
;10、项目部任何人员不得私自调用、借用施工单位、供货厂家、设备制造厂家及有关业务往来单位的车辆为自己或亲友服务;确因工作需要则必须经项目部领导同意后方可调用或借用。
11、项目部任何人员不得擅自参加施工单位、供货厂家、设备制造厂家的宴请及其它娱乐活动,确需参加则应经项目部领导批准后方可参加,且必须2人以上同住。
12、不得安排、授意施工单位为自己及亲友装修住房及提供各类服务。
13、项目部任何人员不得擅自参加施工单位、供货厂家、设备制造厂家及有关业务往来单位的各类活动,对在活动中收受的礼金、有价证券、贵重礼品和纪念物品必须按规定进行登记上交。
14、项目部任何人员不得在武都地区内的歌厅、舞厅参与有任何不健康的娱乐活动,夜晚超过12时回项目部驻地的员工不得拒绝有关人员的询问。
15、项目部任何人员不得在施工单位食堂就餐。
16、项目部任何人员除必须遵守工作时间、按时上下班外,也不得寻求任何借口对8小时之外领导交办的紧急事务推诿扯皮。
17、项目部任何人员在公事应酬或在驻地,不得过量饮酒、闹事,影响项目部形象。
18、项目部任何人员在工作及生活中应遵循不利于团结的话不讲、不利于团结的事不做、相互理解、相互尊重的基本道德规范,严禁无理取闹。
19、项目部任何人员不得私自出车和无照开车。
20、项目部任何人员不准私自介绍外单位人员在项目部驻地留宿。
21、对违反上述规定的员工首次给予警告,再违犯者项目部将视情节的严重与否,将本人退回公司人力资源部。
内部责任追究制试行办法
为了有效防止工作过程中因工作人员失误或管理不到位而出现的各种问题,严肃追究内部管理人员的失职责任,确保工程建设的顺利进行,特制定本办法。
一、项目部内部责任追究制采取行政责任追究和经济处罚相结合方式。
二、项目部内部责任追究制原则上按以下程序处理
1、一般责任
口头提出批评,扣罚责任人月度奖金的20%。
2、较严重责任
责令责任人在专业会议上作出口头检查,扣罚责任人当月月度奖金的50%。
3、严重责任
在项目部内部大会上提出批评,责令责任人作出书面检查,同时扣罚责任人薪点工资的30%~50%和月度奖金的50%~100%。
三、符合下列条件之一,均可视为失责:
1、职岗位职责履行不到位。
2、相关会议确定的事项未按时落实到位。
3、配合工作不主动,推诿扯皮。
4、例行工作无正当理由而发生延误。
5、限期完成的工作到期未完成。
6、交办、督办工作未完成。
7、需员工催办的各类事件无正当理由而发生延误。
8、对外承诺不当且造成后果。
9、结算统计报表发生差错。
10、上报的材料出现文字上的差错。
11、传真件、来文丢失。
四、项目部内部内部责任追究工作小组:
组长:
邢永欣
成员:
各部门负责人
主要职责:
受项目部领导的委托,对较严重以上失责事件进行调查,对责任事件的性质的认证、落实责任人、提出处理意见及工程补救措施。
综合管理岗位职责
一、工作内容
1、负责综合办的日常管理及各专责之间的工作协调和任务完成情况的督办、检查工作。
2、参加本办公室全体人员会议,贯彻落实上级指示精神;讨论并安排相关业务工作;研究解决工作中出现的问题。
3、负责汇总上报综合办公室月度工作计划,并对当月计划任务完成情况进行自检。
4、对本项目部专责所起草的各类文件,报告、总结、技术方案、统计报表等进行审核把关。
5、参加对工程建设现场安全管理组织,协调和监督职能的日常具体工作。
负责工程管理部内部安全管理的具体工作。
6、参加监理方组织工程建设各方安监人员定期或不定期进行现场安全文明施工大检查,并认真做好考核和奖惩兑现的具体工作。
7、定期或不定期对施工现场的安全设施,安全防护用品的配置使用等情况进行检查,有权对违章冒险作业责令停工,对安全事故隐患责令施工方限期整改。
8、负责并做好有关工程建设安全管理的各种专题会议的筹备工作。
9、参加项目部会议,汇报有关工作和问题,对会议精神进行传达和落实。
10、负责协调、沟通本办公室与其他部门的关系,做好协作、配合工作。
11、完成领导交办的其他任务。
二、工作要求
1、对工作必须严细认真,要有责任心和主动性、超前性,注重工作效率和质量。
2、加强专业知识及相关业务知识的学习,了解并熟悉本办公室范围各项工作的内容和要求。
3、要树立全局观念,对领导交办的任务及其他部门或人员请求配合的工作,不推诿、不扯皮、要努力完成,积极协作。
4、规范管理、文明办公、认真抓好综合办规章制度的健全完善工作,及各类资料,记录的整理保管工作。
5、对综合办业务范围内的重要事项,应及时向主管领导汇报。
文秘岗位岗位职责
一、文秘岗位
(一)、工作内容
1、负责项目部对外宣传报道、信息收集工作,负责工作简报、工程简报的编写上报。
2、负责有关会议的通知、记录及会议纪要起草工作。
3、负责项目部年度工作总结编写及月度工作计划的整理、上报工作。
4、负责项目部各部门月度计划任务落实情况的督办、检查工作。
5、负责项目部对外文件的文字统一归口审核工作,严格按照规范及标准对公文格式、文字格式等进行把关,提高项目部文件质量。
6、负责文档、收发、打字、复印等工作的管理及有关工作的协调。
7、定期了解各部门月度工作计划及对有关会议议定事项完成情况并做好催办工作。
8、负责项目部会议及日常声像档案资料的拍摄、收集工作。
9、负责项目部印章的使用和管理工作。
10、领导交办的其他工作。
(二)、工作要求
1、在各项工作计划的实施过程中,及时了解情况,掌握工作动态,为项目部领导决策提供有价值的信息。
2、文件收发及办理应及时、准确、高效,做到不积压、不拖延、不损坏、不丢失。
3、加强日常写作锻炼,掌握公文写作常识,不断提高写作水平。
4、加强业务学习及与土建、机电、技经、技术专业的交流与沟通,熟悉工程建设情况及相关专业知识,不断提高自身综合素质。
5、工作严细认真,做到任务明确,措施得当,并不断提高办事效率和工作质量。
6、热爱本职工作,工作积极主动,不为名利,任劳任怨,树立较强的工作责任心。
7、树立工作的全局意识,积极搞好与其他各部门及人员的协作与配合。
文档管理岗位职责
(一)、工作内容
1、负责印章的使用和管理工作。
2、负责文件、传真收发的登记、拟办、传阅、催办、分类保管工作。
3、负责会议及日常声像档案资料的保管。
4、负责工程技术资料保管、整理、编目鉴定工作。
5、负责对工程招投标书及合同进行收集、整理、分类鉴定工作。
6、负责设备开箱验收后的资料收集、整理、登记工作。
7、负责保管、分发工程设计施工技术文件及工程竣工后交来的技术资料、图纸等工作。
8、依据档案归类细则,做好向公司档案室的相关档案的移交工作。
9、负责工程项目验收、竣工资料的收集、整理、移交。
10、负责项目部文件资料打印复印。
11、负责工程图纸及有关资料的签收、分发及保管工作。
12、完成领导交办的其它任务。
(二)、工作要求
1、认真执行国家档案管理规定和公司科档归档细则,在工程建设过程中做好技术资料的收集、分类整理、分发工作,工程竣工验收后,按有关规定及时做好技术资料的移交工作。
2、加强资料的保管,做好防鼠、防虫蛀、防水、防盗、防有害气体、防灰尘等“六防”工作以及资料的保密工作,保证技术资料的安全。
3、对鉴定中发现的不符合归档要求的资料及时提出整改意见,督促有关责任人整改完善,形成合格档案。
4、及时掌握工程建设动态,督促并协助专责工程师做好档案收集工作,逐步使工程档案规范化、标准化、现代化。
5、认真学习《档案法》和有关科技档案管理的规则和知识,不断提高业务水平和工作能力。
材料供应岗位职责
(一)、工作内容
1、负责工程建设中合同规定材料供应的日常管理工作。
2、负责每月材料供应计划的落实和平衡工作。
负责处理材料供应工作中的对外协调工作。
3、负责合同规定的到货材料的计量验收工作,负责材料供应及收发存账目的建立工作。
4、负责材料供应情况的统计分析和相关报表的填报工作。
5、负责合同外材料询价及报价认可工作。
参与材料供应合同谈判工作。
6、负责合同规定供应材料及其它材料的询价工作。
7、负责移交生产前的设备备品备件及专用工具的管理工作。
8、负责机电设备的备品备件、专用工具的管理工作。
9、完成领导交办的其它工作。
二、工作要求
1、材料供应必须严格执行有关合同和计划,为公司对工程质量、进度和投资的有效控制提供保证。
2、水泥、钢筋的计量验收必须严格按照《主材供应计量管理办法》和《水泥计量验收值班制度》的规定进行。
3、对所报的材料供应情况的统计报表,做到内容全面、规范、数据准确可靠。
4、在进行合同外材料的询价时,要做到面向市场、多方了解、反复比较、择优选择,并如实向主管领导汇报。
5、对设备的备品备件、专用工具的管理,应严格执行《设备备品备件、专用工具管理办法》,按物资材料管理的要求,做好入库、建立帐卡、分类保管、领用及借用工作。
6、加强与材料计划审核人员、供货方和施工方物资管理人员的联系和沟通,及时协商解决材料供应工作中出现的问题。
重大问题必须及时向主管领导汇报。
7、主动学习和了解工程建设与物资管理知识,不断提高工作能力和业务水平。
征地管理岗位职责
一、工作内容
1、负责编报征地工作计划,并负责工作计划具体实施的管理工作。
2、负责征地工作中的对内、对外协调工作。
3、负责工程建设用地及地表附着物和各类建筑物的清查、丈量、登记造册及拆迁的组织管理工作。
4、依据国家、地方的各项法律、法规的规定,负责监督、协助地方土地主管部门对所征土地的类别的定级、定类。
5、负责履行项目部及公司签署的本工程用地有关土地征用的各类协议。
6、负责已征土地的交接、划拨及有关土地使用手续的办理;对已征土地定界圈占工作的组织管理。
7、负责工程建设用地征拨过程中遗留问题处理方案提出,负责处理方案具体实施工作。
8、负责编报征地工作总结、各类上报材料,草拟文函底稿。
9、负责工程建设用地使用证的申报及报批资料搜集、整理的组织管理工作。
二、工作要求:
1、认真学习和了解国家及地方政府有关土地征用的法律法规,学习并熟悉相关业务知识,不断提高工作能力和水平。
2、主动加强与业务相关单位、人员的联系与沟通,增强协调能力,促进工作的顺利开展。
3、对工作要有高度的责任心,严细认真,并具有吃苦耐劳的精神。
4、工作中要求认真执行公司的意图和要求,重要问题应及时向领导汇报。
用电管理岗位职责
(一)、工作内容
1、负责施工用电线路、设备设施运行的巡视、监盘、抄表、计量、记录等工作,做好施工用电管理,保证工程建设用电正常。
2、熟悉施工用电电气设备的运行特点,掌握运行状况,对施工用电设备的运行情况进行分析,防止各种故障的发生。
3、负责施工单位用电的管理监督及用电量的核对,按月与技财部做好电费结算的相关工作。
4、主动做好规程规定设备的各项定期维护、检修工作。
工整填写各项记录,搞好设备和环境卫生。
5、对设备的运行参数进行认真的监视和调整,保证设备在良好的状态下运行。
6、负责工程现场及办公生活区照明用电管理及动力线路、用电设备等的检修和日常维护监督。
7、负责落实及配合项目部做好施工用电设备设施的春季、冬季检修工作。
8、负责项目部驻地的治安保卫工作管理。
9、加强同施工单位治安人员及地方公安人员的联系,共同搞好工程施工现场治安保卫综合治理。
二、工作要求
1、加强巡视、检查工作,发现缺陷和异常情况应及时向有关负责人汇报,并做好记录,按有关规程要求及时消缺。
2、定期巡视检查施工用电线路及设备设施,并做好监察局录工作。
3、了解施工单位用电情况,监督施工单位进行用电设备的维护工作。
4、每周对所管辖区域内的施工用电线路、设备设施巡回检查一次,发现问题及时进行处理。
并向有关领导汇报。
5、严格按电业安全技术操作规程操作,杜绝“三违”现象,严禁在无监护人的情况下进行带电操作。
6、根据所管设备的维护需要,做好材料计划的编制工作。
7、工作积极主动,不推诿,不扯皮。
8、每日检查驻地安全,做好防盗防火的防范工作。
9、经常同施工单位治安人员、地方公安人员的联系,提高项目部驻地、工程施工现场治安保卫综合治理水平。
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