采购作业管制程序111105.docx
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采购作业管制程序111105.docx
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采购作业管制程序111105
福建
物品采购管制流程
HX-MP-002
采购部
共5页之1页
1、目的:
确保公司采购的物料品质稳定、价格合理、交期满足,符合公司的各项要求。
2、范围:
凡国内采购的生产类、非生产类材料、办公用品类,及生产所需的机械设备、模治检具及其校验服务,委外加工、运输协调。
2.1生产类物料采购作业
2.2非生产类物料采购作业
2.3办公用品类采购作业
2.4委外加工作业
2.5机械设备、模治检具的采购作业
2.6运输协调作业
2.7交货异常处理作业
2.8物料验收作业
2.9请款作业
3、权责:
3.1生产类物料的申购与收料及入库:
生物管科(材料仓库)
3.2生产类物料的进料检验:
品管部
3.3非生产类物料、机械设备的申购与收料验收:
需求部门/品管部
3.4办公用品类的申购与收验:
需求部门/管理部
3.4外包模治检量具的申请及验收:
生产部/品管部/技术部
3.5机械设备效益评估、设备验收:
需求部门
3.6询价、议价、比价、采购及请款办理:
采购部
4、定义:
4.1产品:
活动或过程的结果,它可以是有形的、也可以是无形的(概念或知识),本公司所说的产品指有形物质。
4.2生产类物料:
可直接用于产品制程的材料。
4.3非生产类物料:
间接用于产品制程的辅助材料、器具、工具、设备保养维修的零件和耗用品
4.4供应商:
由客户指定或依公司提供的开发图纸及样品,生产有形物品供货给本公司及提供产品与服务的合法厂商或个人。
4.5办公用品类:
公司日常办公用品,主要包括:
文件用品、桌面用品、办公设备、财务用品、耗材等一系列与工作相关的用品。
5、内容
5.1生产类物料的采购作业
5.1.1申购提出、审核
A.依客户订单及预示量,由生管排定生产计划、物管依据生产计划及原物料的库存状况制定“交货指示单”,其表上应填写件名、件号、数量及需求日期。
其表上提供的次月需求量,作为次月预示量,以利于供应商备料及生产作业之准备;同时提供供应商次月授权量,作为供应商的参考,经经理级主管核准后交采购办理。
制订日期
2008.12.01
核准
复核
制订
修订日期
版次
2008.12.01
1.0
2009.04.09
1.1
2010.01.26
1.2
2011.07.14
1.3
2011.11.05
1.4
福建
采购作业管制程序
HX-MP-002
采购部
共5页之2页
B.采购收到物管单位的“交货指示单”后,审查其件名、件号、数量、交期及是否是合格供应商后,将“交货指示单”呈总经理核准并于当日传真给供应商。
国内采购的物料要求一日内回传确认,国外采购的物料要求四日内回传。
紧急物料不足前置时间需通知供应商配合的,由生物管开立紧急“交货指示单”,采购跟催。
C.如无法按期达成,采购人员应知会生物管调整需求数量、日期与生产计划,并报告理级主管或总经理,决定是否采取紧急对应(如空运),并报告客户协调处理。
D.所购置的原物料如为管制品,有毒或危险性物料应依法律之规定选择使用,并要求供应商附上相关检验报告、安全说明书等。
应确保人员及产品之安全,以及满足有关环保等方面的规定,详见《化学品物质安全资料》。
5.1.2采购跟催
A.对于采购的物料,采购人员应于“交货指示单”传真给供应商后,以电话方式确认其交付能力并书面回传,并依“交货指示单”上的物料、交货期制定“订单追踪表”,于供应商出货前1-2天以电话方式跟催其执行状况。
如遇供应不及,应以联络函方式传真供应商对策,并视其影响程度呈报主管、由经理级主管协调采取紧急方式对应或变更生产计划方式处理同时将异常超额费用部分依“供方纳期评分表”记录体现。
B.如遇生产总量大于或小于当周实际采购量时,生物管应增开“交货指示单”交由采购呈副总经理签核后传真给供应商,供应商应配合增产或减产。
5.1.3采购物料的验收
A.供应商依规定的纳期数量及包装要求进行交货,随附销售单/送货单、检验记录表(需加检验章)。
物料到厂后由物管填具“采购验收单”,品管课进料检验员依《进料品质管制程序》检验,并将检验的结果填写在“采购验收单”上。
物管依《仓储管制程序》办理收料入库手续。
B.采购单位、物管单位、品管单位应于每批次将供应商当批物料交付状况纳入管理,并对其依《供应商评比办法》进行考核。
C.对于供应商在异常交货所造成的额外成本支出,采购人员应予记录并作检讨及纠正预防。
对于费用的产生进行原因分析及责任区分,作相应处理。
D.当合同规定时,本公司的客户或其代表应有权至供应商处和本公司处对供应商的产品是否符
合规定要求进行验证,但本公司不能把该验证用作供应商对质量进行了有效控制的证据。
E.客户的验证既不能免除供方提供可接收产品的责任,也不能排除其后客户的拒收。
5.1.4交货异常处理
A.超交:
超过本公司订单要求之数量交货视为超交。
对于一般超交特指:
a.以PC为计量单位之物料,禁止超交;
b.以Y(码)或M(米)或SF(平方英尺)为计量单位之物料,单件超交数量在10%以内;
c.以KG为计量单位之物料,超交量超过订单量值时以剔退,除特殊情况汇报理级以上(含)的主管同意后方可允收。
允收之物料作为当月最后一批交货,超过当月需求总量时,超交量计入次月交货。
B.欠交:
当月或批次所交数量少于本公司采购数量,视为欠交。
a.如未影响本公司正常生产可由本公司于下批“交货指示单”中进行调整,但不可移转次月。
b.如欠交物料可能影响本公司或客户的正常生产,应采取紧急措施,要求供应商务必到货,并视状况呈报理级主管。
C.不良品的处理
a.退货:
纳入的物料经相关单位确认无法使用或不影响本公司正常生产的情况下以《退货作业管制办法》办理退货。
b.特采:
依《特采管制程序》执行。
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采购作业管制程序
HX-MP-002
采购部
共5页之3页
5.2非生产类物料的采购作业
5.2.1由各需求单位填写“非生产类采购需求表”(需注明品名、规格、数量、需求日期等),经部门主管复核后,将此单转至采购单位进行询价、比价、决价后再提报总经理核准,经总经理核准后,转采购进行采购作业。
一般于每月(1号和15号)采购两次,特殊材料或紧急采购的材料视申请单位需求日期特殊处理。
5.2.2供应商接到电话通知或接单后,依“非生产类采购需求表”需求的品名、规格、数量等明细按时纳入,由申购部门依“非生产类采购需求表”开立“非生产类采购验收单”办理入库手续。
5.3办公用品类采购作业
5.3.1办公用品依每月一次(每月10号)采购,如特殊工作性质的改变或特殊情况可适时调整。
5.3.2管理部每月10日左右下发“年月各部门办公用品需求调查表”至各单位由各单位填写需求数量,管理部依各单位需求数量汇总成“办公用品需求汇总表”送理级以上主管审核后转采购单位进行询价、比价、决价填价后再提报总经理核准后转换成“非生产类采购需求表”进行采购作业。
物品纳入后由管理部统一保管,各部门分批领用。
5.1.1.5办公用品购进回厂后,管理部对其项目、数量进行核查后转换“非生产类采购验收单”转采购进行相关请款作业。
5.1.1.5办公用品购入后,管理部应按《办公用品领用管制办法》管理。
5.4委外加工
5.4.1由申请单位填写“委外加工单”提出委托需求,经理级主管复核,总经理核准后转采购作业。
5.4.2采购人员依“委外加工单”及产品的工艺流程与检验标准办理询价、比价、决价,即办理委外加工作业,相应操作程序按公司《产品发包管制办法》及《委外加工管理办法》执行。
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采购部
共5页之4页
5.5机器设备、模治检具采购作业
5.5.1品管部或需求单位提出“财产申请分析表”,并依“财产申请分析表”写评估效益,经理级、
主管复核,总经理核准后送交采购单位。
5.5.2采购单位依品管部及需求单位所提出需求的设备、模治检具规格、型号、办理询价、比价、决价之采购作业。
签订购销合同并跟催交期。
5.5.3对于国外采购之设备,若该设备有在海关备案通过后,采购接到进口设备相关资料进行审批,送呈海关减免科进行相关作业,取得海关减免证明单与报关资料送至报关行代理报关作业。
5.5.4设备到厂一个月内(以合同约定期为准),模治检具到厂一周内(以合同约定期为准),需求部门依“财产试车报告”进行验收确认。
5.5.5机械设备、仪器、模治检具等的外修,由采购收到品管部填具的“车辆保养/设备请修、验收报告表”联系厂商进行询价维修处理。
5.6运输协调作业
5.6.1生物管根据出货计划提前联络运输公司安排车辆前来提货,填具运输托运单,写明日期、收货人姓名地址、物品数量、重量并双方签名确认,交由采购对账和协调处理运输公司交期配合服务问题。
5.6.2如遇交期紧急的订单,营业人员根据出货计划提前1-2天发出联络函予采购联系航空公司空运,生物管在航空公司的收货凭证上写明日期、收货人姓名地址、物品数量、重量并双方签名确认,并由采购协调处理运输费用和追踪货物到达日期。
5.6.3生产类物料如需委外加工,采购按照“委外加工单”上规定的委外加工时间,负责委外加工前和加工完成之后的车辆的调度处理,详见《委外加工管理办法》。
5.7采购请款作业
5.7.1生产类:
所有供应商依“交货指示单”、送货单、“采购验收单”进行对账,再依“应付账款对账单”、与发票、采购合同及合同协议期限并结合评比的等级状况呈理级主管复核,总经理核准后进行付款(如遇卖方市场,以现金付款除外)。
5.7.2非生产类:
依“非生产类采购需求表”、送货单、“非生产类采购验收单”进行对账,采购依“应付账款对账单”、订购合同与发票呈理级主管复核(如遇卖方市场,以现金付款除外),总经理核准后付款。
5.7.3机器设备:
依“财产申请分析表”及“财产试车报告”、订购合同与发票呈理级主管复核,总经理核准后办理付款。
5.7.4运输类:
依运输托运单进行对账,再依“应付账款对账单”、合同、发票呈理级主管复核,总经理核准后办理付款。
5.7.5供应商责任扣款
由于供应商所供物料品质问题,造成公司发生额外支出、停工待料、遭受客户质量索赔等损失,相应扣款程序按《供应商责任扣款管理办法》。
5.8相关采购记录保存与列管由相关单位依《记录管制程序》作业。
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采购作业管制程序
HX-MP-002
采购部
共5页之5页
6、相关文件:
6.1进料品质管制程序
6.2仓储管制程序
6.3供应商评比办法
6.4退货作业管制办法
6.5产品发包管制办法
6.6记录管制程序
6.7委外加工管理办法
6.8特采管制程序
6.9化学品安全资料
6.10供应商责任扣款管理办法
6.11办公用品领用管理办法
7、使用表单
7.1交货指示单
7.2委外加工单
7.3非生产类采购验收单
7.4非生产类采购需求表
7.5财产申请分析表
7.6财产试车报告
7.7采购验收单
7.8订单追踪表
7.9异常联络单
7.10供方纳期评分表
7.11车辆及设备验收报告表
7.12应付账款对账单
8、附件
8.1附件一:
生产类物料采购流程
8.2附件二:
非生产类产品采购流程
8.3附件三:
机器设备的采购流程
8.4附件四:
国外物料采购报关流程
8.5附件五:
物料跟催流程
福建
采购作业管制程序
HX-MP-002
采购部
附件一
1、生产类物料采购流程
管理
循环
过程输入
过程流程图
过程输出
权责单位
表格
计划
生物管提出物料需求
交货指示单
生物管
交货指示单
执行
核定后的交货指示单
审核请购物料的件名/件号/纳期
合格供应商
核定后的交货指示单
核定后交货指示单
对订购物料之纳期跟催及监控
采购部
采购部
交货指示单
交货指示单
订单追踪表
检查
供应商依订单纳期交货采购验收单
对供应商所交的物料进行验收
品管部
生物管
检验记录表
采购验收单
物料特认申请单
退料单
处置/改进
采购验收单
发票及采购合同
应付帐款对帐单
采购部
供应商
财务部
采购验收单
应付帐款对帐单
发票
采购合同
福建
采购作业管制程序
HX-MP-002
采购部
附件二
2、非生产类产品采购流程
管理
循环
过程输入
过程流程图
过程输出
权责单位
表格
计划
各单位提出申购需求
申购单核定
各部门
非生产类采购需求表
执行
核定后的单据审核并依经验选择供应商
供应商报价
采购单核定
多家报价并议定价格且呈核
采购单发送
采购部
采购部
报价单(供应商的格式)
非生产类采购需求表
检查
供应商依订单纳期交货
对供应商所交的物料进行验收
生物管
品管部
非生产类采购验收单
处置/改进
各单位反馈订购之物品使用状况
要求供应商进行不断的改善
采购部
相关部
福建
采购作业管制程序
HX-MP-002
采购部
附件三
3、办公用品类采购流程
管理
循环
过程输入
过程流程图
过程输出
权责单位
表格
计划
各单位提出需求
管理部
需求单核定
汇总各部核定后的需求后附单送理级主管审核
各部门
管理部
办公用品需求表
办公用品需求汇总表
执行
核定后的单据审核并依经验选择供应商
供应商报价
采购单核定
多家报价并议定价格且呈核准
采购单发送
采购部
采购部
报价单(供应商的格式)
非生产类采购需求表
检查
供应商依订单纳期交货
对供应商所交的物品进行验收
管理部
非生产类采购验收单
处置/改进
各单位反馈订购之物品使用状况
要求供应商进行不断的改善
采购部
相关部
福建
采购作业管制程序
HX-MP-002
采购部
附件四
4、机器设备的采购流程
管理
循环
过程输入
过程流程图
过程输出
权责单位
表格
计划
各单位提出申购计划
申购单核定
各部门
财产申请分析表
执行
核定后的财产申请分析表
供应商报价
供应商的报价资料
多家报价并议定价格且呈核
采购部
采购部
报价单(供应商的格式)
财产申请分析表
比价报告
检查
供应商依订单纳期交货
需求单位对机器设备进行验收
品管部
各部门
财产申请分析表
财产试车报告
处置/改进
各单位反馈订购之设备使用状况
要求供应商进行不断的改善
采购部
供应商
相关部门
异常联络单
福建
采购作业管制程序
HX-MP-002
采购部
附件四
5、物料跟催流程
管理循环
过程输入
过程流程图
过程输出
权责单位
表格
计划
交货指示单
交货指示单
采购内容(物料的品名/件号/纳期/数量)
生物部
交货指示单
执行
采购内容(物料的品名/件号/纳期/数量)
欠交物料明细(欠交量)
电话与传真联系供应商
停工推移
传真欠交联络函
停工统计
采购部
生物管
交货指示单
定单追踪表
交货指示单
定单追踪表
检查
采购验收单
检讨回复
原因分析
对策预交货日
供应商
交货指示单
处理与改进
原因分析对策
与生管确认是否影响生产,若影响则起动危机处理流程
采购部
交货指示单
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