行政人资部工作改善建议.docx

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行政人资部工作改善建议

行政人资部工作改善建议

行政人资部工作改善

建议

前言

行政人资部作为公司八大部门之一，担负着公司行政后勤管理、人力资源管理两大核心工作，是公司经营活动中的重要综合性管理部门。

08-10年期间，随着公司的不断扩大（第三次技改），公司将行政和人资工作从整体向独立进行了调整，细化并区别了行政和人资工作内容，增设了行政和人资工作人员。

11-15年期间，随着公司全面搬迁至郫都区新厂区后，部门工作再进一步细化，行政和人资岗位的设置更加有针对性，岗位人员的配备更加完善。

但从部门近几年的工作开展情况来看，其部门整体工作更多停留在日常行政和人事事务性工作以及后勤保障服务性工作上，而没用真正发挥出综合管理、统一协调的作用。

为了更好地优化部门核心工作，促进部门走向规范化、科学化管理之路，进而完善公司管理体制，此建议报告通过对行政人资部管理现状进行了分析，摸清了部门管理各个环节中出现的问题，并提出了优化建议。

第一部分行政人资部现状概述

一、部门组织架构

根据行政人资部目前的岗位设置和工作分工，绘制部门组织架构如下：

组织架构图说明：

1、行政人资部由行政人资总监总负责，内部分为行政组和人资组，行政组设有行政主管，直接下级为负责行政事务工作和后勤保障工作的岗位人员，业务工作的开展由行政主管直接指挥、指导和监督考核；人资组各岗位为平级关系，直接上级为行政人资总监，业务工作也由行政人资总监直接指挥、指导和监督考核，行政主管对人资组岗位人员起到工作纪律的监督作用。

2、负责后勤保障工作共有四个班组，即食堂工作组、宿舍（含清洁和绿化）工作组、小卖部工作组以及保安班。

食堂、宿舍、小卖部三个工作组的工作由各自工作组管理员进行协调和安排，该三个工作组由行政主管直接管理；保安班由人资组培训专员直接管理，行政主管对保安岗位人员起到工作纪律的监督作用，同时也有权对涉及行政事务的工作进行协调和安排。

二、部门岗位设置及人员配置情况

行政人资部共设岗位19个，其中管理岗位2个，行政岗位8个，后勤岗位9个；部门现有员工36人，行政人员11人，后勤人员25人。

除开部门负责人，行政组行政岗位共6个，共7人；人资组行政岗位共3个，共3人。

详见下表：

管理

岗位

行政人资总监

行政主管

1

1

行政

岗位

行政专员

行政助理

行政前台

行政司机

网络维护员

招聘专员

培训专员

绩效专员

1

2

1

1

1

1

1

1

二线

岗位

食堂管理员

宿舍管理员

小卖部售货员

保安班长

保安

食堂厨师

食堂帮工

清洁工

绿化工

1

1

1

1

7

3

3

5

3

三、部门工作内容及岗位分工情况

根据部门内部分配实际情况，行政组和人资组负责工作内容如下：

部门工作内容情况

工作大类

工作内容

行政组

行政事务工作

行政规章制度建设、公章管理、资质证照管理、会务管理、接待物资管理、基建维护管理、车辆管理、办公物资管理、办公计算机及网络维护管理、员工考勤管理、员工福利管理、员工劳保用品管理、档案管理、外联工作、厂区安保物资管理、部门行政事务工作

后勤保障工作

食堂管理、宿舍管理、小卖部管理、厂区清洁管理、厂区绿化管理

专项（体系类）工作

品牌建设、企业文化建设、三体系建设

人资组

人力资源工作

人资规章制度建设、招聘管理、绩效考核管理、薪酬管理、培训管理、工伤管理、员工关系管理、员工档案管理

后勤保障工作

厂区安保工作管理

专项（体系类）工作

环保和安全外联工作、三级安全生产标准化建设、企业工作和管理标准化建设、协助完成三体系环境和职业健康相关工作

岗位分工情况

岗位

工作内容

行政组

行政主管

行政规章制度建设、公章管理、品牌建设、企业文化建设、三体系建设、外联工作、厂区安保物资管理、负责所有行政事务和后勤保障工作的统筹管理

行政专员

行政规章制度建设、基建维护管理、资质证照管理、接待物资管理、员工福利管理、部门行政事务工作

行政助理

员工福利管理、办公物资管理、部门行政事务工作

行政前台

行政规章制度建设、会务管理、员工考勤管理、档案管理、部门行政事务工作

行政司机

行政规章制度建设、车辆管理

网络维护专员

行政规章制度建设、办公计算机及网络维护管理

食堂管理员

食堂管理

宿舍管理员

宿舍管理、办公物资管理、员工劳保用品管理、厂区清洁管理、厂区绿化管理

小卖部管理员

小卖部管理

人资组

招聘专员

人资规章制度建设、招聘管理、员工关系管理、员工档案管理

绩效专员

人资规章制度建设、绩效考核管理、薪酬管理、员工关系管理、企业工作标准化建设

培训专员

人资规章制度建设、培训管理、工伤管理、员工关系管理、厂区安保工作管理、环保和安全外联工作、三级安全生产标准化建设、企业管理标准化建设、三体系建设

保安班长

厂区安保工作管理

部门工作内容及分工情况说明：

1、行政人资部从整体上大致分为行政事务、人力资源、后勤保障及专项（体系类）四大类工作，分别由行政组和人资组各岗位人员完成对应的工作。

行政组主要工作是行政事务和后勤保障管理两方面；人资组主要工作是人力资源管理六大模块相关工作内容。

但随着公司发展需要，部门的工作内容在逐步丰富化和多样化，涉及专项（体系类）工作也在逐步增多。

2、行政组的工作分工，采取的是依据现有岗位人员的工作能力和根据工作的难易程度，分配给了对应的岗位人员来完成；人资组则根据人力资源管理六大模块进行岗位工作分配，但随着部门负责的专项（体系类）工作的增多，人资组个别岗位增加的工作内容也明显增多。

四、部门管理现状

从行政人资部目前的组织架构、部门岗位设置及人员配置、部门工作内容及岗位分工及部门管理现状来分析，部门管理上存在以下问题：

1、从部门整体结构化来看，更多偏向于行政管理，而轻人力资源管理；

2、行政组和人资组从专业工作角度来看应该相对独立，但在部门内部，人资组会经常配合行政组开展部门各项行政事务工作；

3、行政组的工作更多偏向于日常事务性工作和后勤保障服务性工作，对行政制度、流程的建立等方面较为薄弱，且对现有的行政制度、流程的监督执行较为松散，直接影响公司整体行政办公氛围；

4、行政组未进行系统的岗位设置和工作划分，现有岗位人员的工作内容受行政组人员变化而变化，即人员减少，则其岗位要负责的各项工作会对应分配给其他岗位人员；人员增加，又将其他岗位人员的工作剥离一部分，组合成新进人员的岗位工作；

5、人资组的工作内容大多属于传统人事服务工作，各项基础管理工作相对薄弱，比如公司组织设计和工作分析等基础人资工作未开展，公司各部门定岗定编不完善，各部门人员是多是少，是招是减等问题时有发生；其次未形成行之有效的岗位说明书，导致员工对岗位责权不明的情况；

6、人资组岗位人员在专业知识有所欠缺，且部门负责人对于人资各项工作的专业指导有限，各项人资工作开展并不理想，故不能充分发挥对公司经营决策起到“参谋”的作用，进而对实现公司经营目标、提高企业竞争力等方面难以支撑；

7、由于部门内部分工的原因，个别岗位非本职工作的增加导致工作重心已经偏离本职岗位，比如培训专员；个别岗位因为工作丰富化，在增加工作量后又未及时给予员工物资激励，比如宿舍管理员；

8、行政组和人资组共用办公环境，人资组在开展招聘工作，处理和探讨员工“敏感性”问题上多有不便。

第二部分行政人资部工作改善

一、部门自身建设

行政人资部工作作为公司发展的动力源，自身的正规化建设十分重要。

因此，为适应公司未来发展所需，朝着现代化企业行政和人资工作要求，将行政和人资工作从简单的人和事的管理提升到公司战略高度。

行政人资部应基于稳定、合理、健全和高效的原则，制定出一个科学的部门组织架构，确定和区分部门每项工作职能，建立完善对应职能的工作组，使每个工作组、每个岗位的职责清晰明朗，做到既无空白、也无重叠，争取做到组织架构的科学适用，尽可能三年内不再做大的调整。

（一）部门组织架构调整

改善说明：

通过与现行组织架构相比，调整后的组织架构存在以下优势：

1、将后勤保障类工作从行政组和人资组划分出来并整合成立后勤组，使得部门职能更加清晰，进而形成了部门三大职能模块，即行政管理、人力资源管理和后勤保障管理。

各职能模块分工明确，相互配合，促进行政人资部成为公司重要的管理和服务部门；

2、设置后勤组和增设后勤主管岗位，使得后勤保障各项工作能够集中管理，提高后勤保障服务质量；

3、通过将后勤保障工作从行政组划分出来，减少了行政主管的管理幅度，使得行政主管能从后勤保障事务性工作中“抽身”出来，进而能在行政业务领域发挥更多的创造性，同时也能协助行政人资总监对公司行政管理进行系统全面的战略规划和部署；

4、整合行政助理和行政前台的工作，是从现有两个岗位工作饱和度考虑，其主要职责是协助行政主管处理部门日常行政事务性工作；

5、设置安全环保专员，是从目前外界的安全和环保形势，以及有效执行三体系各项工作方面考虑，在行政主管的指导下，能有效的开展安全和环保工作。

6、人资组增设人资主管，使得人资组各项工作得到有效监督和调配，减少了行政人资总监的管理幅度，同时能协助行政人资总监对公司人力资源管理进行系统全面的战略规划和部署。

（二）职能分工调整

基于部门组织架构的调整，则需要由人资组牵头，行政组和后勤组配合，对部门三大职能工作进行工作分析，将对应职能的工作内容进行清晰界定，同时完善部门定岗定编、各岗位职责。

（三）人岗匹配调整

基于部门定岗定编和各岗位职责，分析现有人员工作能力的长处和短板，比如工作责任心、学习能力，应变能力等方面进行综合分析，把现有人员放置在合适的岗位，实现人岗匹配。

（四）加强部门人员素质培养

为保障部门各项工作的有效改善和提高，行政人资部在安排各部门年度培训的同时，应大力加强对部门人员的素质培养。

二、行政工作改善

基于部门结构化调整，行政组能有更多精力在以下几个方面深入开展工作：

（一）行政制度、流程的建立，并进行有效监督实施；公司正处于发展阶段，必须要有一套规范的制度和流程来进行管理，把各项工作任务制度化、流程化，真正做到流程管事，制度管人。

制度与流程体系建设是行政组当前的核心任务，制度与流程体系服务公司的战略和发展计划，先建立后完善，逐步推进。

（二）公司信息化管理体系建设；随着公司的日益壮大，公司朝着现代化管理发展的趋势是必然的，公司目前引进的如OA、ERP、考勤系统等信息化管理平台在日常工作中的运行其实并“不顺”，行政组应遵从“引进一项、落实一项”的原则，为公司创造现代化、科学化的管理环境，提高公司运作效率和效益。

（三）企业文化的深入固化；公司发展至今已有26年历史，企业文化的固化，能有效增强员工的归属感，进而助推员工的思想行为与公司发展保持一致，故企业文化的深入固化也是行政组应该去思量的重要工作之一。

（四）系统开展安全和环保工作；从目前外界的安全和环保形势，公司以往在安全和环保问题上的“应检式”工作模式已经不再适用，故此两项工作的系统开展必不可少。

三、后勤保障工作改善

后勤保障类工作从行政组和人资组划分出来后，后勤组需要在服务意识上加强，为全员提供优质、稳定的工作和生活环境，其工作重点改善在以下几个方面：

（一）加强公司基建的“预判性”维护；公司搬迁新厂区已经6年了，基建设施随着日常使用逐渐老化或磨损，后勤组应加强“预判性”维护，每年制定详细的基建维护方案和措施，进而保证工作和生活环境不受影响。

（二）加强食堂管理工作的改进、提升； 民以食为天，自古就有。

后勤组应进一步在饭菜质量，改善用餐环境，保证食品安全等问题上下功夫，同时加强食堂的服务意识，定期进行一次民意调查，并汇总意见和建议，积极应对和调整。

（三）加强安全保卫工作；安全保卫工作关乎员工和公司的生命财产安全，因此，后勤组对此项工作亦高度重视。

除日常的安全巡检外，应加强安保人员的培训教育，进一步提高他们的防范能力；加强公司消防安全定期排查，发现隐患及时整改；加强全员安全消防意识教育，定期组织消防演练。

（四）加强住宿管理工作；从保障在厂居住员工的生活、休息质量为出发点，定起对公司倒班房进行检查，设施维护；亦可开展文明宿舍评比活动，对干净整洁的宿舍予以表扬和鼓励，对脏乱差的宿舍居住人员进行指正和教育，进而为大家创造安全、文明、清洁的居住环境。

四、人资工作改善

从目前部门三大职能模块的工作来看，人资工作还任重而道远，其主要是人资管理基础薄弱，从业人员专业技能受限，公司人资政策不明等诸多因素所影响，基于去除人资组其他行政事务和后勤保障工作，且增设人资主管的基础上，人资组应该着重做以下工作改善：

（一）人资制度建设方面 

1、建立完善各项人资制度和流程；同行政管理一样，公司必须要有一套规范的制度和流程来进行管理，区别在于行政管理作用于事的管理，人资管理作用于人的管理。

人资管理制度与流程涵盖人力资源招聘、任用、薪酬、考核、培训、辞退等多个环节。

建立与完善人资管理制度以保证在公司内部形成一致的、显性的管理契约，保障人资事务有序执行，并根据实际执行情况不断完善，减少人资工作的主观行为； 

2、人资制度不仅仅是公司单方面制定实施即可，其制度本身的合理性、科学性，要靠在执行后的反馈信息中得到。

通过采用定期开展员工座谈会，与人资主管面谈、员工满意度调查等方式， 全方位了解员工对公司管理的理解及各方面的意见与要求，从而及时向公司决策层提供改进建议。

（二）人才管理方面 

1、公司的人资工作被多种因素制约，其中包括公司领导支持，战略定位的准确性，是否亲自参与等，这些也正是公司人才管理的政策导向和人资工作方向；所以人资组应定期向公司决策领导进行工作汇报，通过交谈获取公司人才管理政策和信息，以便各项人资工作能有的放矢。

2、人才管理不只是人资组的工作，而且是各职能部门的首要职责，作为职能管理的人资组固然重要，重要的是全公司各级管理人员对人力资源的认识及执行能力。

 故加强非人力资源管理者的人力资源培训应经常性开展，直至各级管理人员对人力资源工作有共同的认识和理解。

3、健全的薪酬和晋升体系是保证高质量人才可持续发展的前提，同时也是激发员工工作积极性的重要手段。

人资组未来三年应在此项工作上着重制定方案，积极向公司决策层提供改进建议。

（三）公司组织优化方面

正如前面所讲，如同行政人资部的自身建设一样，公司组织结构还需要进行优化，行政类员工与一线员工数量比例失衡也来源于组织结构问题。

组织结构建设决定着我公司的发展方向。

为此，人资组首先应完成公司组织架构的优化，通过对公司未来发展态势的预测和分析，制定出一个科学的公司组织架构，同时对各部门的职能进行系统的工作分析，确定和区分每个部门的权责，使每个部门、每个职位的职责清晰明朗，保证公司的运营在既有的组织架构中运行良好、管理规范、不断发展。

（四）公司团队激励方面

公司发展至今，工龄5年以上的员工极其稳定，好的方面说明公司文化氛围好，员工忠诚度高；不好的方面体现为公司内部竞争力极弱，公司“新鲜血液”不畅，，员工感知内外压力较小，团队活力不足，员工学习力不强，创造性、创新性不足等。

为此要在公司营造有竞争力的工作环境，应从以下几点入手：

1、围绕“能者上、庸者下”的人才思想，在公司全面开展可操作绩效考核管理，并充分利用绩效考核中的末尾淘汰制，让员工感知工作压力；同时对绩效结果高的员工，予以薪酬晋级等激励措施；

2、在公司建立人才梯队，帮助关键岗位人员做好个人发展规划，加强对关键岗位人员的重点培养，并给予新的工作挑战，配以职务晋升或薪酬晋级等手段，进而做好公司人才储备工作；

3、培训是以提升员工综合能力，进而提高公司整体水平的重要手段之一；每年把最优的培训成本花在最具发展潜力的员工身上，将员工个人提升与职务晋升或薪酬晋级有机结合，促进员工学习意识提高，将公司打造成学习型组织；

（五）加强人资工作的专业素质培养

就目前人资组的业务能力，达到现代人力资源管理的水平还有一段距离，并且缺乏专业的管理工具和方法，那么加强部门建设的同时，人资工作者的培养也至关重要。

一是通过公司培训来加强人资工作者的素质提升，二是鼓励和要求人资工作者积极参加专业学习；三是适时引进人力资源管理咨询，通过外部专业团队的入驻，公司内部人资工作者积极参与和配合，进而学习和掌握现代人力资源管理工具和方法。

2017年7月26日