Outlook使用技巧大全.docx

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Outlook使用技巧大全

Outlook使用技巧大全

　　很多朋友使用IE软件包中的OutlookEXPress（以下简称OE）来收发电子邮件。

对初学者来说，根据提示或向导的确很容易使用这个软件，但对一些想深入了解它和高效使用它的用户来说，向导和在线帮助却又显得有点力不从心。

由于没有掌握其中的一些技巧和方法，就经常遇到这样或者那样的问题搞不懂，于是具体操作时走了不少弯路。

为了能使大家在使用OE时更方便快捷一点，笔者将自己平时积攒的一些经验拿出来与大家分享，与大家交流。

　　1．基本设置

　　现在我们来设置OutlookExpress。

打开OutlookExpress，在“工具”菜单上，单击“选项”，

　　①.选择“常规”选项卡，这是OutlookExpress的常规设置，我们选中“每隔X分钟检查一次新邮件”复选框，然后设定好时间间隔用于指定OutlookExpress检查新邮件的间隔时间。

选中该复选框后，每次启动OutlookExpress时将同时检查新邮件，如果你想立即检查新邮件，可以单击工具栏上的“发送和接收”按钮，同时发件箱中的所有邮件都将被发送出去。

　　②.选择“发送”选项卡，设定好邮件和新闻的发送格式，一般选HTML格式，并选中“立即发送邮件”复选框。

　　③.选择“阅读”选项卡进行邮件阅读设置和邮件字体设置。

　　④.“安全”选项卡允许我们对邮件的安全性进行设置，如果你要更改Internet区域（这是你的电子邮件所在的区域）的安全级，可点击“设置”按钮，要将单个的Web站点添加到“受限制的站点”区域（在该区域可以为单个站点设置严格的安全级），可单击“区域”列表中的“受限制的站点区域”，然后单击“添加站点”。

如果你担心别人假冒你的电子邮件，那么你可以设置自己的数字签名。

数字签名是您的电子身份卡，它可使收件人相信邮件是您发送的，并且未被伪造或篡改。

你得先点击“安全”选项卡上的“获取数字标识”来获取它，然后选中“从以下地点发送安全邮件时使用数字标识”复选框，再单击“数字标识”按钮并选定希望该帐号使用的数字标识。

　　以上选项设定完毕，我们还要添加Internet帐号，当然你先得从Internet服务提供商（ISP）那里得到如下信息：

邮件服务器名、帐号名和密码以及接收和发送邮件的服务器名；对于要添加新闻阅读则须知道要连接的新闻服务器名、帐号名和密码（如果需要的话）。

如果要添加邮件帐号：

　　①.打开“工具”菜单，点中“帐号”，单击“添加”，选择“邮件”，在弹出的“姓名”窗口中填入你的大名，并单击“下一步”，

②.在“电子邮件地址”中填入形如************这样的邮件地址，并单击“下一步”，

③.在“邮件接收服务器”和“发送邮件服务器”中分别填入你的ISP接收（POP3或IMAP）和发送（SMTP）邮件服务器的地址，并单击“下一步”，

④.在“POP帐号名”和“密码”中分别填入你的用户名和密码，并单击“下一步”，

⑤.在“InternetMail帐号名”中填入你的电子邮件帐号，并单击“下一步”，

⑥.选中连入Internet的方式，单击“完成”。

添加新闻帐号的方法与添加邮件帐号基本相同，只是在第3步中需填入新闻服务器（NNTP）地址。

现在你已经拥有你自己的帐号了，当然你也可以象这样创建多个帐号。

另外，在OutlookExpress中，如果我们不能完整地记起电子邮件地址，也可以输入部分名称，然后使用“工具”菜单上的“检查名称”命令来搜索匹配的地址。

OutlookExpress将首先搜索通讯簿，如果未找到匹配的地址，它将继续搜索我们设置的用于检查电子邮件地址的目录服务。

下面就讲一下设置目录服务的方法：

在OutlookExpress或通讯簿中，单击“工具”菜单，然后单击“帐号”，选定目录服务，或者在OutlookExpress中，单击“目录服务”选项卡，然后单击“属性”，在“常规”选项卡，选中“发送邮件时根据该服务器检查名称”复选框即可。

如果你想脱机阅读新闻组，可以设置OutlookExpress从预订的新闻组下载邮件或标题，这样你就可以在闲暇时脱机阅读了。

首先在文件夹列表中，选择新闻组，在“文件”菜单上，单击“属性”，然后在“下载”选项卡上，选中“下载该新闻组时检索以下条目”复选框，再单击所需的选项即可。

2．提高效率，定义自己的工具栏

在OutlookExpress默认的工具栏中，只有“新邮件”、“发送/接收”、“通讯簿”和“查找”这四个按钮。

实际上，还有大部分按钮并未显示出来。

你应该根据自己的需要来添加一些按钮，提高收发电子邮件的效率。

点击“查看”→“布局”，然后在“窗口布局”的窗口中选择“自定义工具栏”，就能进入工具栏的设置面板，当然你也可以直接从工具栏上空白处用右键菜单直接进入这个面板。

在OutlookExpress中，允许用户设置的自定义按钮多达38种，可以满足一切常用操作习惯。

你更可以从这里更改快捷图标大小和文本选项方式，让你的快捷工具栏彻底自定义。

再将鼠标移到工具栏首竖线右侧按住左键，此时鼠标箭头变成带箭头的十字光标，现在就可以将工具栏移到其它位置。

我的工具栏如图1：

（对“新邮件”、“阅读邮件”窗口都可以作同样的设置）

进入讨论组讨论。

3．让电脑自动记住邮箱口令

每次接收或发送邮件之前，软件都会要求你输入自己邮箱的口令，并将这个口令传送到你所在的上网公司进行核对，若口令不正确，则不能对邮件进行操作。

正常情况下，口令的输入、传送与核对大约要30秒。

若让软件记住口令，每次进行邮件操作之前，它会自动进行传送和核对，不要手工操作，可省一定的时间。

在OutlookExpress下设置口令记忆方法为：

（1）打开OutlookExpress，选择“工具”菜单，单击“帐号”项目；

（2）单击“邮件”标签，然后选择“帐号”下面的邮箱名称；（3）单击“属性”按钮，选择“服务器”标签；（4）在“密码”后面输入用户的邮箱口令，但显示的是一组星号。

选勾“记住密码”，最后单击确定即可。

4．发送文本文件

我们日常收发的邮件，普通的文本邮件完成能够满足需要，没有必要使用HTML邮件，如果没有特殊的图像、表格或按钮等其它原因，应当尽可能发送文本邮件。

在OutlookExpress中，设置发送文件邮件的方法为：

（1）单击“工具”菜单上“选择”命令；

（2）单击“选项”标签；（3）将“邮件发送格式”和“新闻发送格式”中的“纯文本”选中；（4）单击“确定”按钮。

5．拒绝超大信件

首先点击菜单“工具”，选择“邮件规则”中的“邮件”，然后在“选择规则条件”栏中选择“若邮件长度大于指定的大小”，在“规则说明”栏中会提示输入长度，再在“选择规则操作”中单击“不要从服务器上下载”，最后选择“确定”。

6．在邮件服务器上保留邮件副本

单击“工具”中的“帐号”，选择“邮件”，按“属性”钮，在“高级”下的“在服务器上保留邮件副本”前划√。

7．快速定制列表框　　

用鼠标右键单击OutlookExpress5邮件列表框中的项目栏，在快捷选单中选“列”，如图表2。

打开“列”对话框，选中的项目即可出现在项目栏视图。

进入讨论组讨论。

8．自动得到邮件回执

您可以设置OutlookExpress，让外发邮件返回回执。

当收件人打开您的邮件时，回执就会自动发出。

如果发送的信息非常紧急，或您需要确认对方是否收到了邮件，这一功能就非常有用。

方法为：

如果需要的是单个邮件的阅读回执，可在新邮件窗口中单击“工具”菜单，然后选择“要求返回回执”命令；如果需要所有邮件都返回阅读回执，可单击“工具”菜单中的“选项”，然后单击“接收”选项卡，并在其中选中“要求所有已发送邮件返回阅读回执”复选框即可。

9．乱码解决办法

一些功能需要邮件的接收者也使用OutlookExpress，才能正常显示其效果，否则就可能出现乱码。

事实上，网友们可能使用不同的电子邮件收发软件，因此，来自各个网友的邮件内容可能包含着看不懂的乱码，例如，如果看到下面这串乱码，你一定看不懂它的意思：

～{NRCG7G3＃8_PK5XM（V＊Dz＃,～}

～{DzRQ>－PRTK5X;q5C!

65gDT1（!

76AU_=1＃!

～}如果使用OutlookExpress发送邮件时，选用HZ编码，而邮件的接收者使用Eudora来阅读邮件，看到的就是这些乱码。

如果对方使用的是OutlookExpress，OutlookExpress通常以发送方所用的语言来显示邮件。

但是，有些邮件（特别是来自新闻组的邮件）在标题文件中经常没有足够的信息（或者信息不正确）来显示正确的语言，这时候我们看到的就是满眼的乱码了，虽然我们可以每次手工去调整它的字符编码，但是，如果每次这样，就显得太没有效率了。

这时候，我们可以设置阅读邮件的默认语言编码，方法是，请选择菜单“工具/选项/”，在“阅读”选项卡中单击“字体”。

在顶部选定一种语言，然后单击“设为默认值”按钮，一般我们设置为简体中文就可以了。

其次，OutlookExpress邮件编辑器是个功能很强的HTML编辑器，你可以编辑五颜六色、各种字体的电子邮件。

不过，如果接收方没使用OutlookExpress来接收邮件，可能只看到很难看清楚的HTML源码。

解决的方法是，在撰写邮件时，选择“格式”菜单下的“纯文本”选项。

现在你已经知道怎样正确地使用OutlookExpress发送邮件。

可是，你的朋友们可能使用不恰当的方式发送邮件给你。

这时，如果你使用OutlookExpress，可以打开“查看”菜单点击“语言”选项中的“简体中文（GB2312）”项，或者点击工具栏上“语言”后面的向下箭头，选择“简体中文（GB2312）”功能项，屏幕出现一个对话框，单击“是”按钮，所有邮件主题中含有指定字符集的邮件，应用新的字符集。

如果你使用Eudora之类的软件，可以使用“南极星”之类的软件，自动转换不同的汉字编码。

如果还是乱码的话，可将这些编码文本，拷贝到一个文本编辑器中。

对于上面那串编码，你将看到下面的内容：

“我们非常高兴地通知您，您已经幸运地获得《电脑报》读者奖！

”

如果上述方法不能奏效，那么只好告诉对方正确的发送方式，请对方重新发一份邮件给你。

好了，现在你已经知道乱码产生的原因和解决办法，希望你在发送邮件时也多为他人着想，别让美好的心愿变成一堆乱码。

10．自动添加E-mail地址

OutLookExpress通讯簿可大大提高撰写信件时输入E-mail地址的速度和准确性，为此它提供了E-mail地址自动添加功能。

如果你要有选择地进行添加，可在打开收到的邮件后，用鼠标右键单击要添加的发信人名称，然后单击快捷菜单中的“添加到通讯簿”命令即可。

如果你要对所有回信的E-mail地址进行添加，可单击OutLookExpress“工具”菜单上的“选项”命令，打开“常规”选项卡，选中其中的“自动将回复邮件时的目标用户添加到通讯簿”项，此后所有通讯簿中没有的E-mail地址均被加到通讯薄。

11．自动添加邮件签名

在OutlookExpress5用以下方法可实现自动签名功能：

（1）启动OutlookExpress后，选择“工具/选项”命令；

（2）在“选项”对话框中，单击“签名”标签；（3）在“签名”标签中，单击“在所有发出的邮件中添加该签名”前的方框，使之处于选中的状态，以便自动签名功能生效；（4）在“签名”框中，新建一个签名名称，在下面文本框中键入你想添加的所有个人信息，如姓名、联系地址、电话等；（5）若希望在回复和转发邮件时同样自动添加签名，则可以单击“不在回复和转发的邮件中添加签名”前的方框，使之处于不选中的状态；（6）单击“确定”按钮，下次建立新邮件时就会在你的邮件中自动添加上签名了。

当然，可以单击“高级”按钮，为你的每个帐号设置一个漂亮的签名。

（具体操作见应用篇1）进入讨论组讨论。

12．如何快速发送大容量信件？

由于目前的网络传输速度极不稳定，在传输大容量信件时就有可能出现断线问题；另外大多数邮件服务器限制了可发送和接收邮件的大小，通常每封邮件连附件在内，不得超过10MB。

这样的话，你如果想发送一封容量大于10M的信件时就会变得比较困难。

幸好OE邮件软件具有拆分文件的功能，它可以将大型邮件拆分为几个小容量的部分，发送到有限制的邮件服务器上，接收方会将这些小部分自动重新合并到一个邮件中。

具体操作方法是：

首先运行OE程序，打开其主操作界面，在界面中用鼠标左键单击菜单栏中的“工具"菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“帐号”命令；

接着，邮件程序会打开一个标题为“帐号”的对话框，在该对话框中选择“邮件”标签，再在该标签下单击“属性”按钮；

随后程序又会打开一个标题为“属性”的对话框，在该对话框中再选择“高级”标签，从弹出的标签界面中选中“拆分大于xxKB的邮件”复选框，设定可发送文件的最大值即可，OE程序默认会拆分大于60K的邮件。

13．显示被隐藏的邮件

如果您发现收件箱中的邮件莫名其妙地不见了，别惊慌，它们有可能被隐藏了，选择“查看”中的“当前视图”，把“隐藏已读邮件”改为“显示所有邮件”，看看结果怎么样。

14．更改邮件的优先级发送高优先级

发邮件时，如果邮件到达收件人的收件箱，则邮件旁边将显示“警告”图标（通常为感叹号），以便提醒收件人该邮件很重要或应该立即阅读。

这就需要设置待发邮件的优先级,在新邮件窗口中，单击“工具”菜单，指向“设置优先级”，然后单击优先级选项,即可实现邮件优先级的设置。

15．如何改变邮件的存放位置？

缺省情况下，OE的邮件存放在C：

\Windows\ApplicationData下的相关目录中，如果你的C盘快满了，可以把OE存放邮件的目录改到其它盘中。

具体方法为：

在OE中，选择“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“维护”选项卡。

如图3：

再单击“存储文件夹”目录，弹出邮件文件夹存储位置窗口。

单击“更改”按钮，弹出“浏览文件夹”对话框，选择要存放邮件的新位置就可以了。

连续点击“确定”按钮，邮件存放位置就修改完毕。

如图4：

进入讨论组讨论。

1．建立自己的标识

我平时只能使用单位的公用电脑上网，如果我不想让别人看到我用OutlookExpress收取的信件，要怎样才能设置一个密码保护我的收件箱呢？

　你只要打开OutlookExpress后，点击“文件→标识→管理标识”菜单项，然后点击“新建”按钮，输入你的姓名或代码，再输入密码，然后按“确定”退出。

当你重新启动OutlookExpress时，就可以选择以你自己的标识登录，这样别人就无法轻易看到你的账户和邮件了，同样你也看不到别人的这些信息。

2．二种在邮件中插入附件的方法　　

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①打开新邮件窗口，从“插入”菜单中选择“附件”，或者按工具栏上的回形针图标，从“插入附件”对话框中选择要插入的文件，然后按“附加”按钮。

这时“主题”下面会增加一行“附加”，它的右面会显示刚才加入的文件图标。

用同样的方法，可以在一个邮件中插入多个附件，一次可以插入若干个，方法是在“插入附件”对话框中按住ctrl（不连续选择）或shift（连续选择）键的同时选择要插入文件。

如图5：

②用拖曳的方式来加入附件

一般我们若要信件夹带附件的话，都是单击“插入”菜单，选择“文件附件”命令，然后选择要做为附件的文件。

其实，还有另外一个常被大家忽略了方法，就是用“拖曳”的方式。

在资源管理器中，选中要寄出去的文件，按下鼠标左键不放，然后将其拖曳到信件编辑区中，再放开鼠标就可以了。

这种方法适合于带多个附件，这时你只要在资源管理器中将要寄出的所有文件都选中，拖进来就OK了。

如图6：

进入讨论组讨论。

3．阅读邮件中的附件

现在我们看看怎样打开邮件中的附件。

你在收到的邮件中若带有附件，则可在信件预览窗口上看到一个回形针标记，单击该标记可以打开附件，如图7。

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收到信后，在“收件箱”的邮件列表中选择此邮件，这时，在下面的“预览窗格”的蓝色标题栏右边可以看到一个“曲别针”，表示这封邮件包含有附件。

点一下“曲别针”，出现附件选择菜单，其中列有附件的名称，点一下附件的名称；如图8：

如果附件是执行文件，或者HTML文件，或者其他具有危险性的文件，Outlook都将弹出了“警告”提示，这一点很重要，当我们收到一封来历不明的邮件包含有附件时，一定要小心，有可能里面就是一个病毒。

如果你对这样的邮件放心的话，可以点“打开”来阅读附件。

如果附件不具有危险性的话，则附件直接被打开。

4．充分利用抄送功能

将一份邮件发送给多个收件人，可以用“邮件抄送”功能，这样可避免多次发送。

在OutlookExpress中，方法为：

（1）单击“新邮件”按钮；

（2）在“收件人”中添入第一个邮箱地址；（3）在“发送”中将要发送的其他人的地址添入；（4）按发送命令即可。

5．用不同的信箱处理不同的事

随着开通的免费信箱越来越多，申请十几个信箱已经很常见了。

你可以用不同的信箱来处理不同的事：

处理私人信件和处理公务的信件用不同的信箱，订阅不同的电子邮件杂志用不同的信箱；如果你经常投稿的话，还可以建立一个专门的投稿信箱。

这样，每个信箱都分门别类，一有新邮件到也能够一目了然。

进入讨论组讨论。

6．快速查找邮件

要在一大堆信件中找到想要的内容并不轻松，“查找邮件”选择允许用户在多个文件夹中搜索邮件，以查找文件夹或子文件夹中的任何邮件。

单击“编辑”菜单，选择“查找邮件”，以下任何条件都可以为查找邮件的标准：

谁发送的邮件、邮件的主题或标题、邮件中的文本等。

如图9：

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7．建立文件夹

如果收到的邮件越来越多，收件箱里堆满了信，管理起来岂不是很麻烦？

Outlook已经考虑到了这一点，我们可以建立不同的“文件夹”，也就是目录，把来自四面八方的信件分门别类的放在各个“邮件”夹中。

如图10：

①输入文件夹名称

②选择新文件夹位置

比如我们可以建立文件夹（目录）“朋友的来信”，专门用来存放朋友们的信件。

在左边的“本地文件夹”上单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“新建文件夹”；屏幕上出现一个对话框，这时我们输入文件夹名称“朋友的来信”，在下面的选择框中选择新文件夹创建的位置；比如这里我们就选定“收件箱”，然后按下“确定”返回。

如

这时可以看到，左侧的“收件箱”中便出现了“朋友的来信”。

8．整理信件

当你的OUTLOOKEXPRESS使用了一端时间后，你会发现邮件会在收件箱里堆积如山，有重要邮件也有垃圾邮件，如果要查找以前的信件会十分麻烦，要是能把信分类整理，那就轻松很多。

OUTLOOKEXPRESS就能为你解决以上一切麻烦。

步骤如下：

①、首先要养成每次收信都及时整理信件的好习惯，不同类型的信件放入相对应的文件夹，日积月累之后，你就会感受到这个OUTLOOKEXPRESS的好习惯给你带来的方便。

②、确定你要整理的信件，选定后，按鼠标右键进入下图的菜单，选定你对信件处理的方式，如，移动。

如图12：

③、选定你要移进的文件夹，即可。

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9．用邮箱地址簿保存常用电子邮件地址

对于初上网的用户，经常会将电子邮件地址写在笔记本上，到用时再打开一个字符一个字符敲上去，实在是浪费时间浪费金钱。

实际上，你可以用“通讯薄”来记忆电子邮件地址。

通讯薄具有存储联系人信息的功能，使你能方便地检索联系人信息。

在OutlookExpress中，“通讯薄”使用如下：

（1）单击“工具”菜单下的“通讯薄”命令；

（2）在“通讯薄”对话框中，选择“文件”菜单下的“新联系人”可添加新的地址，若要修改已有地址，可从列表中选择一个地址，然后单击“属性”命令进行修改；（3）添好或改好后单击确定即可。

有了“通讯薄”后，发送邮件的工作大大被简化，发送时只需在“收件人”的左边单击“通讯薄”即可显示电子邮件地址列表，从中选择一个，单击“收件人”按钮即可。

10．拒收“垃圾邮件”

在“工具”菜单栏中选择“邮件规则/邮件”，弹出“新建邮件规则”对话框，该窗口分为四个部分，①、“规则条件”，②、“规则操作”。

③、“规则说明”比如经常收到发信地址为“***************”的垃圾邮件，如果想从今以后不再收到它，可以在“规则条件”栏目中选择“发件人”，并在其中填入上述地址；接着，在“规则操作”中选择“从服务器上删除”；同时可以看到在“规则说明”框内，出现了“如果发件人地址中包含‘***************'，则直接从服务器上删除”的描述，这就达到了目的。

④、你可以为这个规则起一个名称。

11．用ISP电子信箱提高收信速度

免费电子邮箱深受网友们的欢迎，但是，免费邮箱往往访问起来速度很慢。

用以下方法可解决此问题：

首先进入你的免费电子邮箱，打开“邮箱配置”→“转发邮件”（绝大多数免费邮箱提供这一功能），将你的ISP提供的邮箱地址填入“转往邮箱地址”栏内，选择“转发邮件生效”即可。

当然，此方法的前提是你还拥有一个访问速度较快的、由ISP提供的电子邮箱。

12．使用同一个邮箱发送信件

用户给一个陌生地址回复E－mail，依据的是来信中的发件邮箱地址。

在许多情况下，你给不同用户发E－mail时要使用某个特定的邮箱。

在多数邮件程序中要想临时改变发件邮箱比较麻烦。

如果你使用是OutLookExpress，那就方便多了。

你只须运行OutLookExpress“工具”菜单中的“账号”命令，打开“Internet账号”对话框。

在“邮件”选项卡中选中你发E－mail时要使用的那个邮箱账号，然后单击对话框中的“设置为默认值”按钮。

此后，你发出的所有E－mail均带有这个邮箱的地址。

如图13：

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13．使用不同的邮箱进行发送

OutLookExpress可以使用你拥有的所有邮箱中的任意一个来发E－mail。

具体操作方法是：

在“新邮件”窗口中撰写信件结束后，打开窗口中的“文件”菜单。

如果你成批发送邮件，可单击菜单中的“以后发送方式”命令，弹出提示信息。

如图14：

如果是立即发送邮件，可单击“工具”菜单中的“发送和接收”命令（图15），在子菜单中选中你需要的发件邮箱，则E－mail就立即从这个邮箱发出。

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