浅谈项目技术部门在物资管理中的协作配合管理资料.docx
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浅谈项目技术部门在物资管理中的协作配合管理资料
浅谈项目技术部门在物资管理中的协作配合
【摘要】物资管理工作在工程项目的安全、质量、工期、成本等方面是一项极其重要的管理活动,它涉及到各个层面的管理人员。
技术部门不但需要把设计要求正确的传递给物质部门,还应与物质部门协调配合方能够科学合理的采购和使用物资。
面对目前项目上的一些表现,本文尝试的进行了浅略分析和见解叙述,旨在因此而不断提升管理效能。
项目管理的主要任务之一就是要“以抓物资管理为切入点加强项目成本管理”。
物资管理工作从施工准备、开工建设到竣工验收,贯穿于施工的全过程。
物资管理工作的成效如何?
物资消耗是否合理?
物资系统管理的手段是否适应?
它与项目的工程成本的高低和经营效益密切相关。
可以说,在项目管理的链条中物资管理这一环节至关重要。
物资管理中的技术工作是一项基础性工作,是物资管理的基本依据,必须共同做好这项工作,才能是物资管理工作富有成效。
一、现场物资管理中表现出的一些问题、原因和办法
1、问题
物资消耗严重超标,造成工程成本加大。
在不少项目上,由于物资管理不当造成超定额、超标准的消耗是屡见不鲜的;成品保护不善,半成品保管不善,损失浪费颇多;在返工处理中消耗的物资数量也是时有发生;管理上经济责任制不兑现,责、权、利不能紧密挂勾,制度执行不力。
返工、超耗的费用实际上都是增加了成本,流失了效益。
2、原因
(1)物资系统管理方法和手段落后。
目前的管理方法,基本上还是停留在传统管理阶段,一些好的习惯做法没有得到发扬,不能适应项目管理的需要。
例如在物资的采购、运输、保管、使用等一系列环节中都缺乏科学评价和程序(没有做到),特别是一到施工紧张和物资短缺时,就更为突出;现场物资供应往往违背了供求规律。
我们知道,任何一项工程的建成都是生产资料价值形态的转移,正是在这种转移中产生了投入与产出的价值比。
由于这方面的知识缺乏,业务素质不相适应(有的只会买不会管),管理做不到科学系统化,保管做不到规范化,使用做不到合理化。
(2)现行的物资消耗定额不准、不全、不配套,有的物资消耗定额脱离实际,存在偏高偏低,执行起来有难度;还有的物资没有消耗定额,以致造成部分物资消耗失控。
反过来,即就是有各类物资的消耗定额,但是不能(或不便)严格执行,班组领料有的也不实行限额,特别是大宗材料包括周转材料随意使用,或者是不得已说说了事。
再者,物资管理上缺乏明确的奖罚制度,也是造成原材料浪费的一个重要原因。
从企业内部来说,工人超额完成了劳动定领,可以多拿计件超额工资,而节约了原材料,也得不到奖励。
另外,在有些管理干部头脑中,物资节约的意识淡薄,往往是为了赶进度而过量的投入,重“一点”而不顾及结果,造成很大的浪费。
(3)施工现场的管理诱发物资管理难度。
施工现场是各类建材物资的集散场所,现场综合管理的状况对物资管理影响极大。
大家经常说:
“工完、料净、场地清”,但是有些工地上说是说、做是做,工中料杂乱、工完料不净,与标准化工地的要求相差甚远。
造成了看守难、清点难、使用时寻找难等等弊端。
3、办法
加快物资周转,降低物资消耗,节约原材料。
这是包括技术等部门、各层面管理者应该共同遵守和倡导的一个准则。
所以,加强物资管理,要从各个层面做到。
①要有全面、准确的物资消耗定额:
在施工中要按设计要求购料,要利用物资消耗定额防止物资管理中的失调和失控。
有必要进行物资消耗的统计分析,建立更加准确的消耗定额标准。
②要研究制定出行之有效的物资管理措施。
目前的物资管理现状,就项目部而言,由于管理水平(能力)上的差异,问题的程度也不尽相同。
但是,无论属于那种情况,当前最迫切的是要进行物资管理上的加强和提高。
要从管理方法入手,抓系统、抓落实,逐项制定出相应目标和措施。
切实要把物资管理纳入目标管理。
评价项目班子的政绩要评价物资节约程度,考核项目部要考核物资消耗程度,检验管理水平要检验物资管理水平。
③要采取适应的奖罚措施。
建立节约有奖、浪费受罚的分配和奖惩手段。
分配的原则应当是把有限的奖励使用在提高质量、降低物资消耗上,要突出重点,讲求实效。
④实行现代化管理方法和手段。
要实现运用网络、计算机等现代化工具,真正做到数据共用和过程监督或监控的有效制约。
⑤了解物资管理工作的基本任务(调查、采购、验收、保管、发放、盘点、统计、核算、效益)和物资采购的“六比”原则(比质、比价、比运距、比信誉、比付款方式),使项目物资管理形成合力。
这些办法,需要技术部门的支持和相关部门间的协作配合。
埋怨、抱怨、推诿均无益于管理目标的实现。
二、项目物资管理中的技术工作
现场物资管理原则:
计划采购、严格验收、规范仓储、定置堆放、限额领料、盘点分析、物尽其用、有效控制。
除过仓储、领料环节,其余均与技术部门工作相关联。
物资采购要把好采购关和内部管理关,强化制约机制,即“三个统一”、“一个分开”。
即:
统一市场招标采购,统一审核结算,统一转账付款;分开费用承担控制。
同时要注意三权分立,即市场采购权、价格控制权、质量验收权各负其责,互不越位。
对内部的进货,消耗储备,要逐日登记建立台账;要坚持比价采购,准确计划,限额发料,强制性降低消耗。
降低成本必须在减少投入提高生产效率上下工夫。
即投入不变,产出增加;产出不变,投入减少;投入减少,产出增加。
第三种情况是最理想的,也是今后发展的方向。
这就要求我们不断创新,持续改进,优化方案,提升施工的技术含量。
(一)、物资使用计划的编制(质量和数量):
工程需用材料计划是材料采购计划中最基本的内容,是编制其他计划的基本依据,由技术部门组织编制。
内容包括:
工程名称、报送日期;品名、规格、型号(材质、图号)、产品质量技术标准号、单位、数量、分期分批到货时间和地点;合同或设计文件有特殊要求时,需注明有关技术参数或生产厂;制表人及部门负责人签字,经理(生产副经理)批准。
鉴于分级管理的需要,还需要报告上一级部门核备。
1、审核设计图纸:
包括内业和外业的审核(找出差、错、漏)。
内业是对图纸与标准、图纸本身并结合施工(工艺)条件等所进行的审核;外业是对图纸与现场符合性的审核,需要结合测量和调查工作进行。
施工图纸的审核内容主要包括:
(1)设计图纸与说明是否齐全、吻合;
(2)设计图纸是否符合规定的要求;
(3)图纸有无遗漏、差错或相互矛盾之处;
(4)地质和水文等基础资料是否充分可靠;
(5)所需材料来源有无保证,能否替代;
(6)所提出的施工工艺、方法是否合理,能否保证质量要求;
(7)桥梁等结构物各桩位的坐标、高程复核等。
2、现场调查
(归纳为三核两选两落实)
——核对设计文件的平面布置。
建筑物与既有建筑物的相对位置是否合理,是否符合有关安全与技术规范标准要求,是否符合本地环保的规定。
由于地上、地下各类建筑物干扰而引起拆迁、过渡、改建的内容与工作量。
是否应增设行人、运输、灌溉等设施。
核对利旧设备的既有数量、型号、规格、性能及设备平面布置预留机位、孔、洞、槽位置、大小是否满足正式工程需要。
——核对地质及水文情况
设计提供的地质、水文资料是否充分准确。
根据实际地质状况判别设计所选用的基础、地基处理类型是否符合技术条件,设计中对地基的改善措施是否合理。
不良地质构造情况是否与设计资料相符。
桥址附近地形地貌、河床地质、环境、水文和气象规律。
河流、湖泊的洪(枯)水期的水位、流量、流速情况及其近几年的变化趋势。
——核查局部改善的可能。
线路平纵断面有无改善的可能,高填深挖有无改为桥、隧的可能,路基坡度及其附属工程有无改善的可能。
桥涵位置、孔径、式样、长度是否合理。
隧道洞门位置、辅助导坑(平导、横洞、竖井、斜井等)设计是否合理。
调查设计有无漏项和错误。
当地政府提出的增加和移位结构物的合理要求。
——选择初步施工方法案。
根据现场地形、地质及施工干扰等情况,结合本单位施工技术水平尽可能引进新工艺进行施工方案的优化比选,对架桥、大型设备的运输及装卸的施工方案要认真加以选定。
——因地制宜选择位置。
合理选择和布置施工队伍驻地;确定材料、物资、器材的厂、库、机械、修理车间,大堆材料存放、供风站、供水站、变压站以及燃油、工地零星材料存放位置;运输道路、便桥、施工临时建筑物、管路、供电、通讯线路的平面位置;存梁、架梁便线的布置。
驻地选择要确保防火和不受洪水、泥石流、山体滑坡坍塌、山坡落石等自然灾害的威胁。
做到确保安全、格局整齐、利于生产,方便生活。
——落实可供利用的当地资源。
当地劳动力资源及工资水平状况。
当地物资储备供应情况(如水泥、砂、石、砖、瓦、白灰和土源的产地、产量、质量和价格等),以决定供应地点及供应渠道、运输方式。
水、电、通讯情况。
决定其自备数量,位置和标准。
交通状况。
决定自建或利用便道、便桥等设施的位置数量及标准:
各等级道路的交通流状况及交通网的通行能力。
——调查落实用地、拆迁情况。
地上、地下文物设施及其各种结构物、道路、管路和通讯、信号、电力、广播等管线缆干扰,尚需拆迁时,应查其标准、位置、数量和产权归属。
落实征(租)地的数量、种类、单位和产权单位(个人)。
施工供风、供水、供电及运输方案的意见。
决定便线、便桥、岔线、临时电力线路、给水管路及设施,通信、发电站、变电所的修建地点、标准及工作量。
3、计算工程量、建立台帐
计算工程量是技术管理的一项基本工作,是各项工作基础性的原始数据,要求及时、准确、详细,需要有一定的计算经验。
工程数量台帐是公司一直要求必须要做到的工作,按照规定的表格模式分类汇总。
台帐管理能够很好的理顺目前许多因图纸多变引起的数量混乱。
4、建立单项工程材料大料表
这是一个很有效的传统做法,它可以直观地反映工程项目的各个部位所需要的不同物资的基本参数。
按照单位、分部或分项工程名称计列工程所需要的各类物资,包括物资名称、规格、型号、数量,有助于计划采购、使用控制和正确摊销。
5、填报计划单并建立分类和汇总台帐(动态数据)
按照规定的格式填写;按照分项分部工程名称或分期实施的划分单元分别、分阶段提报计划;计划应计入标准损耗数量;建立提料统计台帐(汇总表)。
补充计划提报:
由于多种原因所致,需要进行材料计划的调整。
应注意补充计划多了,则说明工作不正常,对采购和进料环节造成许多不便。
除过客观因素,自身的问题也要持续改进,比如工作失误等。
补充计划要有时间限制,它涉及到设计、制造、运输和使用等环节是否能够满足工期的需要。
6、物资使用计划的分类
(1)、临时设施用料:
整体布置和个别设计图、材料统计和提报计划
(2)、周转性材料:
钢管、模板、工具性材料
(3)、线路材料:
配轨方案、轨料(配件和缩短轨)、道岔(旧道岔利用)、枕木(木或混凝土普枕、桥枕、岔枕)
(4)、装饰性材料:
特别贵重的要精确计算
(5)、结构物材料:
混凝土结构和钢结构所需要的材料。
原材料进场后,应及时建立“原材料管理台帐”,台帐内容包括进货日期、材料名称、品种、规格、数量、生产单位、供货单位、“质量证明书”编号、“复试检验报告”编号及检验结果等。
“原材料管理台帐”应填写及时、正确、真实、项目齐全。
7、材料代用
材料代用的前提条件是:
或者购货困难、或者利用库存、或者急于使用。
代用原则:
满足设计标准;比较功用、性能、成份、使用位置、价格差异;征得监理和设计人员书面同意。
钢材代用注意事项
——钢材的牌号应满足设计要求;
——钢材性能满足设计,而钢材牌号的质量优于设计,要注意节约;
——钢材性能满足设计,而钢材牌号的质量低于设计,则不能代用;
——钢材性能和牌号与设计要求不符,要进行检算,改变截面、焊缝尺寸和有关节点;
——钢材规格尺寸与设计要求不同时,不能随意以大代小,须经计算后代用;
——谨慎使用进口钢材,要验证其化学成分和机械性能;
——如材料供应不全,可根据钢材选用原则调整。
其他材料代用应按照技术性、使用性、经济性原则执行
(二)、检验和试验
这项工作的重要性之一就是用来验证是否可以投入使用的依据,是一项技术性检查活动。
验证则是一项管理性检查活动(按检验结果判定)。
例如:
现场经常出现的一种现象,材料部门购回材料后,询问技术部门:
你看看能不能用?
这不经意间的话语往往是部门之间不和谐的因子。
看一看只是感性上的认识,缺少理论依据。
实际上,正确的做法一是按照标准采购,并按标准检验和验证;二是及时索取质量证明文件,为试验提供依据。
1、进场检验和试验:
(证明文件、取样的代表性)
(1)材料试验管理规定
原材料及成品、半成品的供货质量必须合格,要严格按国家规范和验收标准进行检验,材料部门供应的材料及成品、半成品必须符合质量要求。
对水泥、钢材、沥青、焊条、焊剂、轻骨料、防水材料、新型材料,应有出厂合格证,进场后要复试。
进口材料,应按有关规定进行复试,不合格的材料、成品、半成品不得用于工程上,应由项目技术负责人注明处理意见,去向应有记载并存档。
材料进场合格证、复试合格证由材料供应部门交技术部资料室存档,并负责登记台帐,纳入竣工技术资料。
由物资部门负责向试验室委托送样和保管样品,试验室检验完毕出具试验报告单,项目技术负责人依据报告单做出可否使用的结论,施工现场据以使用或者进行处置(废弃、降级或再加工等)。
(2)材料试验项目
主要为水泥、钢筋、结构钢材、电焊条、砂、石和防水材料、外加剂等。
A、水泥试验
(1)水泥进场时,必须有质量证明书,并应对其品种、标号、包装(或散装仓号)、出厂日期等进行检查核验。
(2)对水泥质量(如地方小窑水泥不得用于重要的结构上)有怀疑,水泥出厂超过三个月(快硬硅酸盐水泥超过一个月)的,以及无可信质量证明依据的水泥必须复查试验并按其试验结果选择使用。
(3)试验内容:
必须试验项目为抗压强度、抗折强度;安定性。
必要时做凝结时间等项目试验。
(4)水泥试验单的子目应填写齐全,要有品种、标号、结论等,水泥质量有问题时,在可使用情况下,应注明可以使用的部位。
(5)混凝土、砂浆试配单、混凝土砂浆试块试验报告单上注明的水泥品种标号应与出厂证明或复验单上的一致。
B、钢筋试验
(1)钢筋应有出厂质量证明书及复试报告单,每捆(盘)钢筋均应有标牌。
进场(厂)时应按规格批量验收,并按有关规定抽样作机械性能试验(包括屈服点、抗拉强度、伸长率、冷弯),合格后方可使用。
在加工中发现脆断,焊接性能不良或机械性能显著不正常等现象时,应进行化学成分检验或其它专项性能的检验。
(2)使用进口钢筋应复试机械性能及化学成分,有焊接要求的应做可焊性试验。
(3)钢筋集中加工,应将钢筋复验单及钢筋加工出厂证明抄送施工单位(钢筋出厂证明及复验单原件由钢筋加工厂保存)。
直接发到现场或构件厂的钢筋,复验应由使用单位负责。
C、砂、石试验
(1)混凝土工程所用的砂、石按产地不同和批量要求进行试验,一般混凝土工程的砂、石必须试验项目为颗粒级配、含水率、比重、容重、含泥量。
对超出规定,但仍可在某些部位使用的应注明使用部位及处理方法。
(2)对C30及C30以上的混凝土、防水混凝土、特殊部位混凝土的粗细骨料,设计提出要求的可增加有害杂质含量试验。
(3)混凝土中掺用的外加剂应符合有关标准并经试验符合要求后方可使用(外加剂必须经过本企业总工程师批准,同意使用的合格产品)。
D、防水材料试验
油毡:
要有出厂证明,(包括商标上有技术指标,必要时可将商标揭下存档),内容包括品种、标号等各项技术指标。
并应抽样检验,必须试验项目为:
不透水性、拉力和柔度,使用单位应在出厂证明或试验单上注明设计要求油毡的品种、标号。
2、过程检验和试验:
(波动性控制)
包括阶段性的检验(按照规定的批量或时间段);填入检验批或规定表格中的材料的各种参数(要保证参数的一致性,如规格、型号、批号等);
三、沟通、协调和配合
1、部门间的业务关系
业务部门之间的沟通协调和配合非常重要,是干好工作的重要因素。
否则一是严重影响工作,二是影响团队建设。
应做到:
(1)建立沟通平台和渠道
这是各级管理人员特别是第一管理者的责任。
任何一项工作都是集体智慧的结晶,但又是靠个体的人来具体完成。
所以要妥善的处理好个体与集体间的关系,使个体作用发挥到极致。
(2)养成沟通的良好习惯
沟通的方式包括个人沟通、会议沟通以及内部、外部的沟通,通过沟通化解疑问,提高效率,减少内耗,同时也可避免同事之间的不和谐。
这样的例子太多了,引发出遗憾大可不必。
为了一个共同的目的,我们必须养成善于沟通的良好习惯,这也是个人素养的表现。
2、量化统计和分析
业务人员特别是从事物资管理和技术管理的人员,切不可“概括、笼统、大概”的粗放式工作,一定要做到“用数据说话”,从数据分析中寻找解决问题的办法。
例如,线路专业的物资包括工器具管理相对繁杂,有的项目部做得就比较好。
如道岔及其配件在不同时期到货的日统计、批汇总就起到了较好的控制和管理作用。
3、明晰质量、进度、费用的关系
项目产品的质量控制、项目的进度控制、项目的费用控制是任何一个项目都不可缺少的三大控制。
我们经常说要保质保量提前完成任务,并最大限度的节约项目的费用支出,就是要做好三大控制。
这三者的关系是相互制约、相互影响,并不是相互促进成正比的关系。
“要防止奔命于进度淡化安全质量、成本及创效管理而伤害企业”;要“建立揽、管、干、算、收相互联动项目管理新机制”。
(1)质量与进度的关系。
若不考虑费用,分析质量与进度的关系。
如果一定要追求非常高的质量,必定会影响进度;反过来,也是同样的道理,如果追求进度,必定会影响质量。
俗话说:
“慢工出细活”。
目前,在建筑行业有好多项目都无味的追求进度,甚至以牺牲质量为代价来保证进度,这不符合“科学发展观”的要求,正常情况下的进度应服从于科学。
但是,目前受业主单位的牵制,我们很难改变,只能是应对。
这就要求我们立足自身,从工程一开始就要抓住一切机会争取主动,而物资保障和有效管理是争取主动的重要条件之一。
(2)质量与费用的关系。
若不考虑进度因素,质量与费用也是一对矛盾。
追求高质量,会增大费用支出;降低费用支出,会降低质量。
物资计划的正确性和采购的质量问题,对于一些常规材料,只要合格就行,没有必要购入更高一级质量的材料。
追求利润最大化才是企业的根本目标。
(3)进度与费用的关系。
若抛开质量,进度与费用也是一对矛盾。
要缩短工期,必然要增大人力和设备的投入,从而增大了支出费用;相反,降低费用支出,必然会减少人力和物力的投入,从而使进度减慢。
这里边,物资所占的费用比率是很大的(约60%以上)。
4、过程控制
作为现场一名管理干部(技术、物设、领工、副经理或经理等),你是否知道在某个位置放置的某种料具是用于做什么的?
用于工程的什么部位?
什么样的规格,有多少数量?
是否做到了:
a正确交底,防止返工;
b成品、半成品保护与保管措施到位;
c物资盘点与工程盘点同步,月、季度或阶段性的物资清点核查,材料使用状况及动向;
d周转材料利用率最高、管理有效;
各种周转材料、工具、要建立台帐,由专人管理,实行租用或借用制。
周转材料在使用前要进行除锈、防腐,并按规定进行标记。
例如:
枕木两端500mm处用铁丝捆扎,钢跳板、钢脚手架及扣件数量要配套。
周转材料要妥善保管,不准私自切割改做它用。
周转材料使用后要及时回收,保养(修理)并妥善保管。
工程结束后,周转材料要及时收集、整修、防腐,防止丢失、损坏。
(2)综合管理
物资管理并非是物资管理人员单独的事务,而是涉及到技术、合同、试验、领工、财务等部门和项目领导班子成员的需要合力而为的群体性工作。
只有融汇了物资管理的要求,才能更好的配合物资管理部门的工作,减少部门间的矛盾发生,形成良好的工作循环和流程。
总的来说,无论是业务主管部门,还是其他协作部门或者是现场负责人,要善学擅用,并通过有效沟通和充分协商才能达到默契配合的工作状态,才能把现场的物资管理工作做得更细、更好,从而推动项目管理工作持续改进、富有成效。
2011-3-12
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