标准化办公室.docx

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标准化办公室

第一节日常管理

一、文件资料管理：

保存齐全、分类清楚，传达学习及时。

二、会议管理：

按时召开会议，安排专人作会议记录，保存好会议记录。

三、食堂管理：

帐目清楚、饭菜质量好、员工满意度高。

四、生活设施：

及时维修、保证正常使用。

五、办公耗材：

建立消耗台帐，购买、发放登记清楚。

六、环境卫生：

保持工区卫生干净、整洁。

七、工区文化建设，工区绿化、环境布置。

第二节文件管理

一、基本要求保存齐全、分类清楚，传达学习及时。

二、岗位责任

工区值班员负责OA系统每日定时查看和登记，对需要工区办理的事项及时转达给工长。

安技员负责工区文件纸质资料、技术资料和工作票的保存管理工作。

工长负责OA系统文件信息的处理安排，并组织员工传达学习。

三、具体流程

一）工区值班员每天早8时开始登陆OA系统，及时查看系统中的各类文件、通知，登记在《综合管理记录本》中的《文件、通知登记》中，并及时转达给工长。

二）安技员每天负责对收到的各类文件、通知和其他重要资料，根据来源不同分别保存电子版或纸介质。

1、电子版文件资料具体保存条件

1）、公文存储三条件：

a、红头，b、有文件字号，c、有公章，部门章不算。

以上三个条件必须同时满足，才能将文件存入“公文管理”文件夹内。

2）、三种特殊文件：

a、传真电报（包含铁路、路局、电气化局传真电报等），b、会议纪要，c、调度通知：

文件字号为“电运呼调”的调度通知。

以上三种特殊要求中，每一种均有部分条件不符合“公文存储三条件”，但各单位必须对这三种特殊文件进行存储，并建立相应的超链接。

2、电子版文件资料具体保存办法

1）、“公文管理”文件夹模板要求：

2011年的“公文管理”文件夹必须按照下列要求逐级建立子文件夹。

a、文件夹名：

****年公文管理（建立在D盘）

b、子文件夹名：

****年公文管理—电气化局文件、呼和浩特铁路局、呼和浩特公司、呼和浩特工务维管段、铁道部、运管公司、中国中铁、其它

c、“电气化局文件”子文件夹：

党委、工会、纪委、团委、行政（电安、电办、电财、电法、电公、电管、电监、电企、电人、电社、电审、电体）

d、“呼和浩特铁路局”子文件夹：

传真电报、行政

e、“呼和浩特公司”子文件夹：

党务、工会、纪委、团委、通知、行政（安调室、办公室、财务部、经营开发部、物资部、人力资源部、劳动力管理部）

e、“呼和浩特工务维管段”子文件夹：

党务、工会、纪委、团委、通知、行政（生产技术科、办公室、财务室、安全科、调度室、机械室、人劳室、物资室）

f、“铁道部”子文件夹：

传真电报

g、“运管公司”子文件夹：

党务、工会、纪委、团委、通知、行政（安监室、办公室、财务部、机械部、经营计划部、科技部、人力资源部、生产技术部、实验室、物资部）

2）、“公文管理”文件夹存储公文要求：

a、每一个公文文档均需建立一个文件夹，文件夹的名称由文件字号与公文文档名称组成。

b、文件字号中的括号均应为“〔〕”，不允许出现其它形式的括号。

c、文件夹名称中的文件字号与公文文档名称之间没有任何连接符。

d、文件夹名称没有任何后缀，不允许出现“〔1〕”、“.doc”等后缀。

e、公文文档有审批单时，审批单应同公文文档同时存储于文件夹内，审批单的名称更改为“**批示”。

3）、“文件超链接”文件夹模板建立

“文件超链接”文件夹中包括四个EXCEL表格，名称分别为“运管公司文件”、“呼和浩特公司”、“呼和工务维管段文件”、“部、局、路文件”；会议纪要也需建立超链接，并分别在以上四个EXCEL表格中建立一个名称为“会议纪要”的子表格。

4）、“文件超链接”文件夹表格建立要求

a、每个EXCEL表格中均包含以下几项，表头均为“收文登记”四个字，20号宋体加粗居中；列项名称分别为“序号”、“来文单位”、“文件字号”、“收文日期”、“文件名称”、“存入文件夹”、“承办部门”、“备注”，这些名称的字体均为12号宋体居中。

这些项目缺一不可。

b、除表头及“序号”等列项名称外，表格内其它字体均为10号宋体。

c、“文件名称”、“文件字号”列项的内容左对齐，其它列项内容居中。

d、“来文单位”填写要求

公司及段发放的通知（即文件字号为电运呼通、电运呼工通的公文）“来文单位”应依据OA上已收文件中“发放人”填写，若段发放的通知在查看OA上的“发放人”为呼和工务人劳室，则“来文单位”列项应写为“段人劳室“，其它部门发放的通知依此类推填写；公司发放的通知也依据此要求填写

呼和公司及段发放的其它公文（即文件字号为电运呼安、电运呼工安等等的公文），“来文单位“应依据文件字号来填写。

例如电运呼办〔2010〕21号文，“来文单位”应填写为“呼和公司办公室”；电运呼工办〔2010〕3号文，“来文单位”应填写为“段办公室”。

“来文单位”的填写样式，严格按照“运管公司***”、“呼和公司***”、“段***”的形式填写。

e、“收文日期”列项的填写

在OA上，每一个公文均对应有一个接收日期，所以“收文日期”应依据OA上的“日期”项填写，填写样式均为“，则此文件的”收文日期“应填写为“

f、“文件名称”列项填写要求

只填写公文的名称，不允许出现文件字号与文件名称同时存在的情况；文件名称不得出现“〔1〕”、“.doc”等后缀。

g、“存入文件夹”列项填写要求

“存入文件夹”列项内容的填写严格依据“公文管理”文件夹中各子文件夹的名称填写。

例如电运呼办〔2009〕3号文，“存入文件夹”应填写为“呼和公司-行政-办公室”。

h、“备注”列项的填写要求：

“备注”项中填写“已传阅”、“已学习”

i、“承办部门”列项的填写要求

此列项的填写依据“备注”，若“备注”项填写为“已传阅”，则对应的“承办部门”项为空；若“备注”项填写为“已学习”，则对应的“承办部门”项应写为本单位，即“**工区”、“**车间”。

3、综合记录本中文件、通知的填写要求

1）综合记录本中填写的文件应与“公文管理”、“文件超链接”中存储的文件相一致，三者一一对应。

2）综合记录本中的“来文单位”与“文件超链接”的填写要求一致。

“文件、通知名称”项应同时填写文件字号与文件名称。

3）综合记录本中的“来文日期”与“文件超链接”中的“来文日期”填写要求一致

4）综合记录本中的“承办结果及意见”与“文件超链接”中的“备注”项填写一致。

4、公文传阅要求

1）、无法上网的工区，车间负责将公文及时拷贝给工区，工区及时将公文存储。

2）、工区认真存储文件

3）、工区及其所管辖的处所无法上网时，车间负责将公文及时拷贝给工区，工区将公文及拷贝给所管辖的处所及时将公文存储。

4）、无法上网的工区，车间向其拷贝的频率为3天/次，需要学习、重要性的文件，须电话通知，无法上网的单位做好记录，待文件到位时，将学习记录补充完整。

三）纸介质文件资料保存办法：

外来的纸介质文件由安技员登记在《综合管理记录本》中的《文件、通知登记》中，在“承办意见及结果”栏目中注明“纸介质，存入档案盒”。

根据纸介质文件的发文单位，分别存放到工区“路局文件”或“公司、段文件”盒内。

四）对段发文件和段领导批示传达学习的上级文件，根据文件内容与工区的联系紧密程度决定是否打印，保存好电子版即可。

工长要及时（紧急文件当日，一般文件5日内）组织员工学习，安技员负责记录在《综合管理记录本》中的《学习记录》中，参加文件学习的员工须在“参加人员”栏目中签字。

四、文件资料清理

每年元月1日至15日，安技员根据段办公室下发的有效文件版本清单整理上一年文件、通知，清单没有的删除或销毁，公司、段名下“其他”文件夹中的内容，根据有无参考价值决定继续保存或删除。

同时按照规定的电子版保存路径建立新一年度的文件夹。

第三节会议管理

一、总体要求按时召开会议，安排专人作会议记录并妥善保存。

二、岗位责任

工长负责工区会议的召集主持。

安技员负责做好会议记录。

三、会议要求

一）周/月班务例会：

1.召开日期:

工区每周/月召开一次，每月最后一周改为月班务会。

2.参加人员:

工区除倒班休假人员外，其他所有人员均须参加。

3.主要内容:

（参照标准化工区建设文件中“安全会议”规定内容格式进行）

①周/月安全分析会的规定内容；

②提出和解决作业中的问题及安全隐患。

4.记录:

安技员负责记录在《综合管理记录本》中的《周（月）班务会记录》中。

安全生产内容要在记录中占大部分篇幅。

二）事故（故障）分析会：

参照标准化工区建设文件中“事故（故障）管理”的相关内容要求。

第四节环境建设

一、总体要求环境建设达标，工区卫生区和员工宿舍干净整洁。

二、岗位责任

综合管理员牵头负责工区环境硬件的维护。

综合副工长负责环境的检查和考核。

三、相关要求

一）落实段定环境建设规划图。

室内、室外等设施的维护由综合管理员负责，绿化树木分配到具体员工。

二）工区标语、门牌、制度牌及各类上墙标牌按照公司和VI手册的规范要求安设，必须保持清洁，不得有污损。

如有污损，工区综合副工长需向段办公室说明原因，并及时修复或更换。

三）工区按院落、楼道、卫生间、浴室、会议室、料库、车库、食堂餐厅等划分公共卫生责任区。

料库由物资管理员负责，车库由司机负责，食堂餐厅由炊事员负责，其他责任区由其余人员统排成几个卫生小组，对应固定的卫生区，每天按时打扫。

员工宿舍卫生由宿舍人员轮流值日。

四）划定卫生区，明确责任人。

五）车辆要集中停放到，严禁乱停乱放，否则对车辆所有人进行考核。

六）每周在规定时间进行一次卫生大扫除。

七）员工宿舍管理的相关要求：

1.爱护公物，不乱贴乱画，不私接电源。

2.遵守作息时间，按时就寝、起床。

3.严格卫生值日制度，保持宿舍卫生清洁。

4.不随地吐痰，不乱扔烟头，严禁在宿舍酗酒。

5.被褥叠放整齐，床铺干净整洁，个人物品放入更衣柜内，实在摆放不下的置于床下并码放整齐。

6.统一在晾衣架上晾晒衣物，不准宿舍内晾晒。

7.未经工长同意，不得留宿外来人员。

8.互相尊重，团结友爱，创造和谐生活环境。

八）由综合副工长牵头制定工区环境卫生考核措施，并负责检查。

第五节食堂管理

一、总体要求帐目清楚、饭菜质量好、员工满意度高。

二、岗位责任

综合副工长负责检查指导食堂工作。

综合管理员负责食堂账目，指导和监督炊事员遵守食品卫生法规和安全操作规程。

三、相关要求

一）工区成立不少于5人组成的伙委会，工会分会主席或工会小组长任伙委会主任，综合管理员和工区其他员工为组员。

听取员工对食堂的意见和建议，检查指导食堂工作，制定周食谱。

二）综合管理员负责对食堂帐目及相关配件的管理，每月分别汇总收入和支出，（收入大于支出为盈，收入小于支出为亏），做到日清月结，帐目清晰，每月初公布上月食堂帐目。

三）炊事员、管理员对当天采购的食品在食堂帐目软皮本上签字确认，保证采购的食品质量好、数量足、价格合理。

四）炊事员要严格执行下列事项：

1.身体健康，没有传染病，获得健康证明后才可上岗。

所有炊事员要参加每年组织的员工例行体检，新炊事员要通过县级以上医院体检。

工区自行招聘炊事员，由综合管理员在当地医院安排体检。

2.严格遵守国家食品卫生法律法规，厨房食品生熟分开，不采购没有生产厂家、生产日期和过期的食品，杜绝食品中毒事故。

3.严格按照消防安全操作规程作业，开关、阀门用毕立即关闭，杜绝火灾事故。

第六节办公后勤

一、总体要求

非一次性消耗物品和个人物品在物资台帐登记清楚。

一次性消耗物品建立消耗台帐，购置发放登记清楚。

生活设施保证正常使用，能源节约有效开展。

文体器材和图书的使用或借阅登记清楚。

二、岗位责任

物资管理员负责非一次性消耗物品和个人物品的账目管理。

综合管理员牵头负责非一次性消耗物品的日常维护、一次性消耗物品的管理、文体器材、图书管理和工区能源消耗管理。

三、非一次性消耗物品的管理

一）定义：

使用后不改变状态的办公生活类物品。

二）实物举例：

桌子、椅子、电视（遥控器）、热水器、电话机、传真机、打印机、电脑、文件柜、洗衣机、电源插座、黑白板；消毒柜、冰箱、排风扇、吸油烟机、灶台、餐具架、案板、案板台面、餐具橱、电饭锅、不锈钢餐盘等。

三）管理方法：

1.物资管理员对所有此类物品登记在“公共物品保管卡”上，保管卡上的“保管人”确定原则:

工长室内的物品保管人为工长,值班室内的物品保管人为值班员，料库内的物品保管人为物资管理员，车库内的物品保管人为机械管理员，食堂设备、炊具的保管人为炊事员，数码相机的保管人为安技员，录音笔的保管人为驻站联络员，工区公共区域（如学习室、楼道走廊、卫生间、招待所）公用物品的保管人为综合管理员，宿舍内其他物品的保管人为直接使用人，所有保管人须在物资账目表上签字。

保管人变动时要及时通知物资管理员更改。

2.段各部门发放给工区的办公生活类非一次性消耗品，必须先交给物资管理员，登记建帐后再交予保管人。

3.每季度末物资管理员和综合管理员共同核对，保证帐物相符。

当帐物不符，出现物品丢失损坏的，由工长填写丢失、损坏确认单（样式见工区物资表格YGMB-WZ-11）报段办公室。

按照物资管理办法，对责任人按照使用年限执行不同比例的赔偿。

4.损坏可以维修的，由综合管理员牵头征得段办公室同意再行维修。

工区需要更新（指丢失或损坏不能修复，需要再行购置）或添置（指增加新的品类）的，由综合管理员填写电子版的“呼和维管段办公后勤用品请购单”（样式如下），通过OA传送到车间，车间汇总传到办公室，由办公室初审后交段领导审批后按要求购买。

四、申请、采购、报销

（一）200元（含）--2000元（不含）的非一次性消耗品由使用部门负责人提出申请（办公后勤物品申请单见附件1），经段长批准后，办公室负责采购。

流转路径为：

申请部门提出申请—办公室（核对）-主管领导（审核）--段长（审批）--办公室（分发）

（二）200元（不含）以下的非一次性消耗品由部门负责人提出申请（办公后勤物品申请单见附件），主管领导批准后，车间负责采购。

流转路径为：

申请部门提出申请--办公室（核对）—主管领导（审批）--办公室（分发）。

（三）耗材类办公后勤用品由段办公室统一管理，车间统一购买，按照包干额度，统一分发工区。

（四）200元（含）以上的非一次性消耗品，报销时先到物资部门进行登记后，经财务部门审核，段长签字报销。

（五）200元（不含）以下的非一次性消耗品，报销时由段办公室登记，财务部门审核后，段长签字报销。

（六）对于公司批复的符合责任成本外大额费用购置的办公后勤用品，报销先按上述原则进行登记，综合工程师进行签字确认，财务部门审核后，段长签字报销。

五、使用和管理

（一）按照“谁使用、谁保管、谁维护”的原则，各部门负责对本部门使用的办公后勤类物品进行日常维护管理。

（二）段会议室、领导办公室及其他公共场所使用的办公后勤类物品由办公室负责日常管理维护。

（三）耗材类物品办公室负责统一保管，对段各部门的用量进行登记。

（四）物资部门对200元（含）--2000元（不含）的非一次性消耗品进行登记建帐管理，并牵头定期组织办公室及相关部门进行清点核对，做到帐物相符。

（五）依据电运经〔2010〕4号《关于运管公司责任成本外大额费用管理办法（修订版）》的通知，符合责任成本外大额费用购置一次性员工生活用品，由物资部门建立台帐，办公室建立物品保管卡片；符合责任成本外大额费用购置的培训基地办公后勤用品，物资部门登记建帐，人劳室建立物品保管卡片。

（六）个人物品由物资部门负责发放，个人负责保管，物资建立个人劳保卡片。

（七）部门使用的价格在200元（含）以上的非一次性消耗品发生损坏或丢失，应由部门负责人说明情况，并提出申请，经领导批准后到物资部门对原物品进行注销后方可申请购置。

（八）个人物品发生损坏或丢失时，由责任人按照物品使用年限折价赔偿，具体赔偿办法见物资部门物品管理办法及有关规定。

（九）公共物品损坏、丢失由具体责任人负责按照物品使用年限折价赔偿。

（九）物资部门每年组织的资产清查，应包括办公后勤类帐面物品的清理，办公室应积极配合。

对于达到使用年限或者由于其它原因不能满足使用的物品进行注销处理，注销物品时，办公室及使用部门负责人参加（折旧年限详见标准物品配置实施手册）。

（十）注销后需要更新或添置的，由部门负责人填写办公后勤用品请购单，领导批准后按照程序进行采购。

（十一）200元（含）--2000元（不含）物品申请采购报销管理流程（见附件）。

附件：

1.呼和工务维管段办公后勤物品申请单

呼和工务维管段办公后勤物品申请单

YGMB-BG-1

申购部门

申购日期

经办人

部门负责人

审核人

批准人

申购事由

申购物品

物品名称

规格

申报价格

核定价格

单价

数量

金额

单价

数量

金额

合计

备注说明

部门申请

领导审批

采购

财务报销

领导签字

财务审核

物资部门登记台帐

保存卡片

部门负责人在保管卡片上签字

分发使用部门

登记物品保管卡片

与物资部门定期核对

定期与物资核对

办公室核对

四、一次性消耗物品的管理

一）定义：

一次使用后即改变状态的办公生活类物品。

二）实物举例：

打印机传真机硒鼓、碳粉、笔、墨水、纸张、日记本、各种表格登记本、订书钉、胶水、橡皮、大头针、曲别针、等；文件盒、文件夹、扫帚、灯管、灯泡等（性质上属于非一次性消耗品，但是鉴于价值较低，损耗较快，也列入一次性消耗品里）。

三）管理方法：

1.此类物品的经费来源为段为各工区下发的定额包干费（其中车间、工区办公后勤费180元/月）；由工区在费用发生后，拿发票定额报销。

工区合理支配，保证满足需要。

2.综合管理员负责购置、发放和管理，建立“工区能源消耗台帐”。

综合管理员用软皮本，按照如下样式做好登记即可。

购置日期

品名

单价

数量

领用人

备注

五、文体器材和图书管理

一）为丰富员工业余生活而配备的篮球、羽毛球、乒乓球、等用品和图书，综合管理员负责保管，文体器材存放在文件柜的下部，图书存放在文件柜的上部。

二）图书借阅应办理借阅登记手续，综合管理员用软皮本作为“工区图书借阅登记本”，按照如下样式做好登记即可。

借阅日期

借阅人

借阅书目

归还日期

归还签字

备注

六、能源消耗管理

一）定义：

为满足工区正常需要的水、电、煤月度消耗。

二）工区煤消耗执行段确定的定额包干费具体指标和考核见《呼和浩特工务维管段能源管理办法（试行）》。

三）工区水、电消耗执行定额指标考核制，具体指标和考核见《呼和浩特工务维管段能源管理办法（试行）》。

四）综合管理员负责统计工区每月的水电消耗，每月5日前将上一月的消耗数量通过OA发到段办公室。