各单位文件材料归档范围和保管期限表.docx
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各单位文件材料归档范围和保管期限表.docx
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各单位文件材料归档范围和保管期限表
各单位文件材料归档范围和保管期限表
一、党委办公室、统战部
序号
归档内容
保管期限
(一)综合
1
上级颁发的有关指示、决定、条例、规定、办法、通报等文件及电子版
永久或长期
2
学校颁发的有关决定、条例、规定、通知、通报、通告及电子版
永久或长期
3
党委发布的决定、办法、批转、通报和通知
永久
4
党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作的有关材料
永久
5
党委负责人在校内及上级召开的重要会议发言稿和会议材料
永久
6
党委大事记、工作简报、统计报表
短期
7
重要工作请示、报告、批复等材料
长期
8
厅级以上奖励的申报材料与上级批复
长期
9
党委保密工作的有关文件
长期
10
校党委、二级党委、直属党支部启用印章的发文和销毁印章的回执
永久
11
重要的群众来信及附领导批示和处理结果材料
永久或长期
12
二级党委、直属党支部上报的工作计划、总结、报告
长期
13
与校外单位联系、协商工作来往的重要文件
长期
14
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
15
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
(二)会议
1
党委会、全委会、常委会会议记录、纪要、决议、决定等材料
长期
2
以党委名义召开的工作会议,请示、批复、讲话、总结、决议等材料
长期
3
校党委领导参加上级部门召开的各种重要会议的会议材料
长期
4
本校党代会文件材料
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、稿件、照片、录像带、代表名单、候选人登记表;大会选举办法、结果及批件
(2)提案及办理情况;会议简报、反映记录、小组会议记录等
(3)参考文件;工作人员名单;工作人员证、代表证及选票式样
永久或长期
(三)统战
1
统战工作计划、决定、报告、通告
永久
2
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久
3
本校各级人大代表、政协委员、各民主党派成员名册
永久
4
台、港、澳联及侨联工作形成的材料
长期
5
各民主党派成员及负责人名册
长期
6
重要的人民来信来访记录和上级转办的有关材料
长期
二、校长办公室、校友会
序号
归档内容
保管期限
(一)综合
1
上级颁发的有关指示、决定、条例、规定、办法、通报等文件
永久或长期
2
学校行政发文及电子版
永久或长期
3
学校学年工作要点、工作总结
永久
4
教育统计报表等教育统计资料
永久
5
学校大事记、学校概要、年鉴
永久
6
各学院、部处、各单位上报的工作计划和总结材料
短期
7
校内收文登记本、介绍信存根
永久
8
校办订阅的机要材料等
短期
9
重要的群众来信及领导批示和处理结果材料
长期
10
学校规章制度等汇编资料及其电子版
永久
11
校庆工作材料(计划、请示、领导讲话、邀请名单、请柬、大会发言)
长期
12
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
(二)会议
1
校长办公会议记录、纪要、决议等重要会议材料
永久
2
领导讲话、大会报告、典礼发言
长期
3
学校重要协调会议记录、纪要等材料
长期
(三)印章与合同
1
各部门启用、停用、销毁印章的审批、备案材料、实物等
永久
2
对外签订的各类合同、协议及相关材料
永久
3
用章登记本、用章审批单
永久
4
法人授权委托证明书及相应的领导审批单
永久
(四)校友会
1
校友工作形成的重要材料
长期
2
校友贺信贺电、签名册、题词等
永久
3
校友赠送的礼品、纪念品等
永久
4
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
5
校友会重要活动中形成的声像等材料(详见实物和声像类)
永久
三、党委组织部
序号
归档内容
保管期限
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久
2
重要工作请示、报告、批复、会议记录等
长期
3
工作情况简报、统计报表
长期
4
全校科级以上干部任免的有关材料
永久
5
省级以上先进党支部、优秀党员材料、照片
永久
6
二级党委、直属党支部改选、建立、撤销等审批材料
长期
7
师生党员、毕业生党员及新党员名册
永久
8
党内表彰先进的决定、先进事迹和名单、
长期
9
党员介绍信、党费收支表、校管干部年终统计表
短期
10
重要的群众来信及附领导批示和处理结果材料
永久或长期
11
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
12
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
四、党委宣传部
序号
归档内容
保管期限
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久
2
重要工作请示、报告、批复、会议记录等材料
长期
3
工作情况简报、统计报表
长期
4
上级领导来校视察、讲话、声像等材料
永久
5
反映学校历史发展的重要活动(包括名人纪念活动)形成的材料
永久
6
先进人物宣传材料(由宣传部投稿部份)
长期
7
校报全年合订本、编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
8
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
五、党委学生工作部(处)
序号
归档内容
保管期限
(一)综合
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久
2
重要工作请示、报告、批复、会议记录等
长期
3
工作情况简报、统计报表
长期
4
各类奖学金获奖学生的名单
永久
5
学生勤工助学管理中形成的总结、简报、刊物等
长期
6
学生困难补助名单、贷款名单等材料
长期
7
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
8
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
(二)招生
1
各专业计划、招生简章、报考指南、专业介绍、目录汇编
长期
2
就招生工作的请示、报告、批复材料
长期
3
新生录取名册、境外招生材料(原始、按生源省市、按专业)
长期
(三)毕业生
1
毕业生就业的请示、重要报告及批复件
长期
2
毕业生思想教育有关材料
长期
3
优秀毕业生名单及材料,不予毕业学生情况简表
长期
4
毕业生就业率统计、就业方案等材料
永久
六、武装部、保卫部(处)
序号
归档内容
保管期限
(一)综合
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久
2
重要工作请示、报告、批复、会议记录等
长期
3
工作情况简报、统计报表
长期
4
政保、户政、户籍等管理工作材料
长期
5
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表
长期
6
师生员工案件的侦察、处分结论、上级批复、判决书等
长期
7
师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复
长期
8
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
9
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
(二)武装部工作
1
有关枪械、弹药库房管理措施和办法
长期
2
军训计划、请示与领导批复等材料
长期
3
军训工作计划、大纲、总结、成绩评分办法
永久
4
军训动员会及军训活动中形成的重要材料
长期
(三)消防工作
1
安全防火的规章制度及有关材料
长期
2
全校防火工作会议、消防年终验收、评比材料
长期
3
校防火重点部位和重点地区、重点单位消防材料
长期
4
治安、消防等业务工作情况检查材料
长期
七、纪委、监察处
序号
归档内容
保管期限
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久
2
重要工作请示、报告、批复等材料
长期
3
工作情况简报、统计报表、重要会议记录
长期
4
党员违纪处分决定、调查报告、旁证、本人交待、处分通报材料
长期
5
违纪党员处分通知书存根及恢复党员权利通知书存根
长期
6
因违纪受处分申诉的复查结论、调查报告、证明材料及申诉信
长期
7
违纪党员受处分及复查人员名册
永久
8
纪律检查委员会名单及提请党代会审议工作报告
永久
9
人民群众来信来访的重要材料、信访复函底稿
长期
10
受理监察对象违纪案件、处分报告、调查、批件、本人交代材料
长期
11
对监察对象处分、复查结论、调查报告、本人申诉及证明材料
长期
12
监察对象受处分、复查的名册及统计报表
永久
13
违纪人员案件材料、重要申诉、控告、揭发、举报等来信来访材料
长期
14
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
15
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
八、审计处
序号
归档内容
保管期限
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久
2
重要工作请示、报告、批复、会议记录等
长期
3
审计项目形成的文件材料
(1)审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见,以及审计建议书和移送处理书等审计公文
长期
(2)审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明,审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿。
长期
(3)审计工作方案、意见书和决定执行情况的报告和记录。
长期
(4)有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录
长期
(5)与审计项目有关的群众来信和来访记录。
长期
4
审计工作统计年报、工作情况简报、统计报表
长期
5
对各单位的审计报告及离任领导的审计报告及等材料
长期
6
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
7
省级以上奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
九、人事处
序号
归档内容
保管期限
(一)综合
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久
2
机构、编制规划、计划报告及上级下达编制文件
长期
3
重要工作请示、报告、批复等材料
长期
4
教工劳动保险材料及名册等
永久
5
聘用临工的名册及有关管理材料
永久
6
工作情况简报、各类统报表
长期
7
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
8
公派出国(境)进修、工作的申请、批复及协议书
永久
9
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
(二)调配
1
调入新教工、录用博士、硕士、本科、大中专毕业生名册
永久
2
人员调配的批文、报到证、行政介绍信及存根,签订的合同
永久
3
教职工名册,调出人员名册
永久
4
教工辞职批复材料
永久
(三)职称与博士后
1
职称评聘有关材料
永久
2
聘任客座教授记录及有关材料
永久
3
教工被外单位聘为兼职教授的函件材料
永久
4
增设博士流动后站的报告、评估以及上级批复等材料
永久
5
博士后流动站建站材料、工作总结
长期
6
博士后期间的研究工作报告、考核表以及出站材料
长期
(四)工资与福利
1
调资人员名册表
永久
2
晋升职务、职称的调资汇总册
永久
3
享受特殊津贴人员名单及有关审批材料
永久
4
教职工离退休人员审批表
永久
5
辞职、出国、死亡等停薪通知单
永久
6
工资转移介绍信及存根
永久
7
教工福利、困难补助(含遗属补助)材料
永久
8
教工丧葬费、抚恤金登记本
永久
十、财务处
序号
归档内容
保管期限
(一)综合
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久
2
重要工作请示、报告、批复等材料
长期
3
上级审批的年度预决算报表及批复
永久
4
对外投资、贷款合同及其批件和执行中形成的材料
长期
5
校长特批的教育事业费和学校基金经费支出的请示和批复
长期
6
校办企业、经营单位上交利润及费用情况统计表
长期
7
财务工作简报、统计报表
长期
8
会计移交清册
长期
9
会计档案保管清册、会计档案销毁清册
永久
10
基建工程财务预、决算材料
永久
11
预算外资金管理规定和经济管理办法(含酬金、校内津贴)
长期
12
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
13
校友及社会知名人士捐赠基金函、财务接收清单
长期
14
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
(二)会计报表
1
财务年度预算报表、决算报表(含基建综合决算)
永久
2
财务处下达各单位的经费额度
长期
3
年度以上各种统计报表(含工资报表)
长期
4
季度以下各种计划、统计报表(含工资报表)
长期
(三)会计帐簿
1
总帐(日记帐)
长期
2
科目明细分帐、项目收支明细帐
长期
3
现金出纳帐、银行存款帐
长期
4
固定资产明细帐(固定资产报废清理后,保管5年)
长期
(四)会计凭证
1
涉及外汇的会计凭证
永久
2
预算内外各种原始凭证、记帐凭证、汇兑凭证
短期
3
银行存款余额调节表,会计拨款及其他会计凭证,银行对外帐单
短期
4
保管期限满但债权债务原始凭据和涉及其他未了事项的原始凭证
长期
(五)工资清册及纳税
1
工资发放名册、个人明细单、人员增减变化明细表
永久
2
工资转移、证明、通知、存根
长期
3
纳税申报表
长期
十一、教务处
序号
归档内容
保管期限
(一)综合
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久
2
重要工作的请示、报告、批复
长期
3
工作情况简报、统计报表
长期
4
校历、各专业教学计划、教学大纲、实习大纲
永久
5
教学类及教改课题材料(从申请到结题系列材料)
长期
6
各专业课程试题库、典型教案、本科学生试卷
长期
7
精品课程建设规划、立项审批、申报、评审等材料,课件(光盘)
永久
8
教学进度表、课程安排表、教师任课安排表
长期
9
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
10
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
(二)专业建设
1
上级有关学科、专业设置的文件材料
永久或长期
2
有关本科教学工作会议的纪要、决议
长期
3
新增专业的申报材料与上级批复
长期
4
调整专业名称及学制的报告及上级批复
永久
5
本科专业建设的论证及评估的综合材料
长期
(三)学籍
1
学生学籍表、成绩单的电子系统数据
永久
2
学生违纪处分决定等汇总材料
永久
3
学生英语四、六级考试成绩名册
长期
4
学生学籍变更(休学、退学、复学、转学、开除)汇总材料
长期
5
推荐免试攻读研究生的有关文件
长期
(四)毕业生
1
毕业证、学位证书样本(复印件)
长期
2
补发学历证明名单及汇总材料
永久
3
历届毕业生毕业证书电子注册照片
永久
4
毕业证书、学位证书签领名册
长期
(五)教材及实验室
1
上级有关本专科教材文件
长期
2
优秀教材及获奖名单等材料
长期
3
自编、主编教材、教学指导用书、习题集
长期
4
实验室有关评比表彰材料、综合情况统计报表;
长期
5
教学实验室建设与评估工作中形成的重要材料,
长期
十二、研究生处
序号
归档内容
保管期限
(一)综合
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久或长期
2
重要工作请示、报告、批复等材料
长期
3
工作情况简报、统计报表
长期
4
获厅级以上奖励材料(含奖学金、各种荣誉称号)
永久
5
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
6
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像类)
永久
(二)学科建设
1
上级有关申报硕士点、博士点文件告和批件
永久或长期
2
上级有关学科、专业设置、调整、撤合等文件和批件
永久或长期
3
研究生学科、专业论证、评估、申报、审批材料
永久
4
博士生导师、硕士生导师及校外兼职研究生导师名册
永久
(三)招生
1
研究生入学试题汇编
长期
2
录取情况统计表(含留学生、专业学位研究生)、录取名册
长期
3
研究生招生简章等
长期
(四)学籍和学位
1
硕士、博士培养计划、合同、协议书及重要函件
长期
2
授予硕士学位、博士学位评审材料(含成绩单、学籍卡等)
永久
3
研究生中期考核分流表(硕博连读的硕士研究生成绩单等)
永久
4
硕士、博士论文(纸质、电子文档)及涉密论文审批材料
永久
5
硕士及博士(含在职)毕业证书、学位证书签领名册
永久
6
硕士、博士毕业证书、学位证书样本(复印件)
永久
7
历届硕士、博士毕业生照片
永久
十三、科技处
序号
归档内容
保管期限
(一)综合
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
永久或长期
2
重要工作请示、报告、批复等材料
长期
3
工作情况简报、统计报表
长期
4
科研成果汇编、获奖项目选编、论文目录汇编
永久
5
获准的科研成果登记表、重大科研项目执行情况材料
长期
6
申报的省部级以上科研项目清单及批复材料
永久
7
上级下达的科研计划、任务清单等材料
长期
8
与外单位签订的科技协议、合同书及执行情况材料斟
永久
9
自然科学、社会科学版本的《华南农业大学学报》等材料
永久
10
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
11
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像档案类)
永久
(二)项目管理
1
申报立项阶段:
申报课题的申请书及有关附件材料等
永久或长期
2
中期管理阶段:
立项通知、协议、合同,执行报告、重要变更材料
永久或长期
3
结题验收阶段:
结题报告及结题材料、成果鉴定及验收材料等
永久或长期
(三)成果与证书
1
获各类奖的成果申报与审批材料
长期
2
横向项目结题材料及其证明材料
长期
3
完成的国内外合作项目合同书、获奖成果材料
永久
4
科研项目鉴定材料(如鉴定申请书、鉴定证书等原件)
永久
5
专利申请材料及专利证书原件
永久
6
获科技成果奖励证件(如奖状、证书原件等)、商标注册证书原件
永久
说明1:
凡项目内容需要保密的,请按学校有关保密工作的规定,务必写明密级,未写密级的归档项
目将按“公开”处理,如内容泄密,由项目归档立卷人负责。
说明2、项目管理的范围:
凡获准资助的国家、省、校级以及各类横向研究项目的所有材料
十四、国际交流处
序号
归档内容
保管期限
(一)综合
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
长期
2
重要工作请示、报告、批复等材料
长期
3
工作情况简报、统计报表
永久或长期
4
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
5
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像档案类)
永久
(二)出国(境)
1
各类公派出国(境)讲学、访问有关材料(计划、名单、批件)
永久或长期
2
考察访问、讲学、合作研究、商务、培训、援外等人员报批材料
永久或长期
3
独立组团出访、考察、参加会议批件、名单、照片材料
永久或长期
(三)来校
1
邀请外宾及专家来访的请示、批件、名单、接待计划和总结
长期
2
聘请外籍教师、专家、学者等来校讲学的名单、简历材料
永久
3
来校进修、短期培训研究的外籍人士有关名册
长期
4
与国外校际交流的协议、实施计划及交流人员名单
永久
(四)合作
1
举办国际培训和会议的请示、批复,学员和代表团名单、照片
长期
2
中外合作项目的请示、报告、上级批件、协议等材料
永久
3
完成的国际合作项目成果等材料
永久
4
双方互赠的礼品、纪念品
长期
(五)留学生
1
外国留学生工作的请示及批复
长期
2
留学生名册、统计报表及照片(入声像类)等材料
永久
3
留学生去向及有关材料
长期
十五、设备资产管理处
序号
归档内容
保管期限
(一)综合类
1
上级有关的工作指示、规定、办法、通知等文件
长期
2
重要工作请示、报告、批复等材料
长期
3
工作情况简报、统计报表
长期
4
本单位编印的各类汇编资料或宣传册及其电子版
永久
5
省级以上各类奖状奖杯及重要活动声像材料(详见实物和声像档案类)
永久
(二)仪器设备采购
1
本校贵重仪器、设备申购报告、计划、论证报告
永久
2
采购过程中形成的有关材料(计划、论证、批复、投标等)
永久
3
采购合同及补充协议等有关材料
永久
4
仪器设备验收报告和运行报告等材料
永久
5
进口设备过程中有关的技术商务材料和文件
永久
6
国内外赠送的设备及引进大型设备的报告、批复、清单
永久
(三)仪器设备项目(10万元以上)
1
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- 各单位 文件 材料 归档 范围 保管 期限