销售管理制度和流程汇编.docx

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销售管理制度和流程汇编

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4．1销售管理风险

为了规范企业的销售行为，避免或减少因销售业务管理不规范使企业遭受的损失，提高企业的经济效益，企业应加强对销售业务的内部控制，并至少应关注涉及销售业务的下列五项风险，如图4—1所示。

图4—1销售管理业务中存在的风险示意图

4.1.2销售管理关键环节控制

为了防范上述销售管理风险，避免或减少企业损失，企业在建立与实施销售内部控制的过程中，至少应当加强对下列六个关键环节的控制。

图4—2销售管理关键环节控制示意图

4.2职责分工与授权批准

4.2.1销售管理岗位设置

1.销售管理控制岗位职责

在企业实施内部销售管理的过程中,涉及的控制岗位及其具体职责如表4-1所示.

表4-1销售管理控制岗位职责一览表

销售管理控制岗位

主要职责

不相容职责

1.总经理

◇审批企业销售噶规章制度

◇审批企业信用政策及可户信用等级标准

◇审批销售价格,赊销及折让政策

◇审批企业销售计划及费用预算

◇审批企业销售格式合同

◇审批信用额度以外的销售合同

◇参与销售合同标的超过＿万元的业务谈判

◇制定企业销售管理规章制度

◇制定企业信用政策和价格政策

◇制订销售计划及费用预算

◇制定客户信用等级标准

◇直接进行销售业务管理

2.营销总监

◇审核企业销售管理规章制度

◇审核企业信用政策

◇审核销售价格,赊销及折让政策

◇审核企业销售计划及费用预算

◇审核企业销售格式合同

◇审核信用额度以外的销售合同

◇审核客户信用等级标准

◇负责超出销售经理权限的销售谈判

◇制定企业销售管理规章制度

◇制定销售价格,赊销及折让政策

◇制订企业销售计划及费用预算

◇直接参与日常业务的销售谈判

◇制定销售格式合同

◇设置销售台帐

3.销售经理

◇制定企业销售管理规章制度

◇制定销售价格,赊销及折让政策

◇制定企业各项销售计划及费用预算

◇制定企业销售格式合同

◇参与制定企业信用政策及客户信用等级标准

◇核定客户信用额度

◇负责超出销售业务员权限的销售谈判

◇审核确认发货通知单

◇审核可户退货申请

◇审核销售台账

◇审核企业销售管理规章制度

◇审核销售价格政策

◇审核企业销售计划及费用预算

◇签订销售合同

◇受理客户退货申请

◇设置销售台账

4.财务部经理

◇审批企业信用政策及可户信用等级标准

◇审核应收账款账龄分析表

◇审核坏账准备的计提

◇审核销售发票

◇审核退货凭证

◇制定企业信用政策

◇制定客户信用等级标准

◇编制应收账款账龄分析表

◇调查客户信用

◇计提坏账准备

◇分析应收账款账龄

5.销售业务员

◇收集客户信用资料,协助进行客户信用调查

◇处理客户订单

◇负责销售合同标的＿万元以下的谈判

◇与客户签订销售合同

◇开具发货通知单

◇催收销售货款

◇调查客户退货原因

◇设置销售台账

◇建立客户信息档案

◇订立客户信用额度

◇审核发货通知单

◇审核销售台账

6.应收账款主管

◇拟定企业信用政策及客户信用等级标准

◇参与进行客户信用调查

◇建立客户信用档案

◇监督销售部信用政策的执行情况

◇监督销售部向客户催收应收账款

◇应收账款账岭分析

◇设置应收账款台账

◇核定客户信用额度

◇审核客户信用等级标准

◇审核应收账款账龄分析表

◇向客户催收应收账款

◇审核应收账款台账

7.销售会计

◇核算销售收入及销售费用

◇登记销售入帐及应收账款

◇计提坏账准备

◇定期与客户核对往来款项

◇登记核销坏账

◇审核销售入帐及应收账款

◇审核坏账准备的计提

◇审核坏账的核销

8.出纳

◇开具销售发票

◇结算销售款项

◇审核退货接收报告

◇办理货物退款事宜

◇保管应收票据

◇计提坏账准备

◇登记核销坏账

◇设置应收账款台账

9.法律顾问

◇协助制定销售格式合同

◇审核重要的销售合同协议

◇针对催收无效的逾期账款制定诉讼方案,进行诉讼

◇催收应收账款

10.质检员

◇检查退回货物质量

◇清点退回货物

11.仓管员

◇核对销售发货凭证和发货通知单

◇办理货物出库,入库手续

◇货物出库

◇清点验收退回货物

◇填制退货接收报告

◇检查退回货物质量

◇办理货物发运手续

◇审核退货接受报告

12.运输主管

◇办理货物发运手续

◇组织运送货物

◇下达销售发货通知单

◇负责货物出库

13.合同档案管理人员

◇保管销售合同

◇保管客户信息及信用档案

◇签订销售合同

◇建立客户信息及信用档案

2.销售管理岗位的工作职责

（1）营销总监岗位工作职责,如表4-2所示.

表4-2营销总监岗位工作职责一览表

岗位名称

营销总监

部门名称/编号

直接上级

总经理

工作联系

内部

市场部,销售部,财务部,质检部,仓储部,客户服务部等企业各部门

外部

批发商,零售商,终端消费者以及行业协会,政府有关部门等

工作目标

根据企业总体发展战略和经营目标制定营销策略与规划,组织,协调企业各项营销活动,确保销售任务的按时完成,实现企业各阶段销售目标,推进企业经营战略目标的实现

序号

工作职责

负责程度

1

根据企业总体发展战略,制定企业营销策略和规划,报总经理审批后组织实施

全责

2

审核企业销售管理各项规章制度和信用政策,并监督其执行情况

全责

3

审核企业年度销售计划,销售策略及费用预算,并监督实施

全责

4

根据企业的发展方向,组织搜集有关市场信息,掌握市场动态,并负责市场开发方案的审批与监督执行

全责

5

对销售过程及销售费用进行控制管理,监督各类销售合同的签订,履行等,针对销售过程中出现的问题提出有效的应对措施和指导建议

全责

6

负责企业重要销售项目的谈判,维护与重要客户的良好合作关系,督建企业客户关系管理体系

全责

7

负责分管部门各项工作的协调,安排及人员的考核.培训工作,不断提高分管部门的工作效率与质量

全责

确认

我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！

确认人：

确认日期：

（2）销售经理岗位工作职责,如表4-3所示

表4-3销售经理岗位工作职责一览表

岗位名称

销售经理

部门名称/编号

直接上级

营销总监

工作联系

内部

市场部,财务部,质检部,仓储部,客户服务部等

外部

批发商,零售商,消费者等客户

工作目标

根据企业经营发展目标制订企业各阶段销售计划,组织,监督销售人员实施销售活动并回收销售货款,确保销售计划按时完成,促进企业经营目标的实现

序号

工作职责

负责程度

1

制定企业销售管理规章制度,明确销售责任权限,报上级审批后贯彻执行

全责

2

根据企业总体经营发展目标,制订企业销售计划,报上级审批后组织实施

全责

3

根据企业年度销售计划,制定详细的销售策略,并组织,督实施

全责

4

根据销售计划制定销售费用预算,报上级审批后进行合理控制

全责

5

组织建立并完善客户信息档案,确定客户的信用度,根据客户资信程度确定合理的赊欠款额度,保障公司货款的有效回收

全责

6

参与企业重要销售项目的谈判,并在权限范围内签订销售合同

全责

7

负责组织销售人员的业务活动,展开多种销售手段,开拓市场,及时处理销售过程中出现的问提

全责

8

制定客户关系维护制度与售后服务体系,指导销售人员建立,维护与客户的良好合作关系

全责

9

负责监督销售货款的回收工作,督促应收账款的及时催收以及收回账款的及时报帐

全责

10

组织建立销售统计台账,定期保送财务部

全责

确认

我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！

确认人：

确认日期：

（3）销售业务员岗位工作职责，如表4-4所示

表4-4销售业务员岗位工作职责一览表

岗位名称

销售业务员

部门名称/编号

直接上级

工作联系

内部

财务部,质检部,仓储部等

外部

批发商,零售商,消费者等客户

工作目标

根据企业的产品定位、销售策略等，具体开展销售活动，并按时回收销售货款，确保销售货款，确保销售任务的顺利完成和货款顺利回收

序号

工作职责

负责程度

1

根据企业销售计划分解销售目标和任务，并开展具体销售活动

全责

2

收集潜在客户与新客户资料，为销售活动做好准备

全责

3

根据企业销售及价格政策，合理的向客户报价

全责

4

负责与客户进行业务谈判，并约定成交事项

全责

5

代表企业与客户签订销售合同

全责

6

建立销售台账和客户信息档案

全责

7

及时催收应收账款，并对收回账款及时报账

部分

8

调查客户退货原因，并提出处理建议

部分

9

及时回访客户，维护与客户的关系，处理在合作过程中发生的问题

部分

确认

我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！

确认人：

确认日期：

4.2.2销售授权审批制度

制度名称

销售授权审批制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为规范企业销售行为，明确销售业务中涉及的审批权限，加强对销售业务的监督与控制，防范销售过程中的差错和舞弊，特制定本制度。

第2条本制度适用于企业各业务部门、各子公司及分支机构。

第2章销售预算及定价审批

第3条销售部根据市场情况、目标利润、企业生产经营能力制订销售计划与预算，经企业管理高层审批后实施。

第4条经审批的销售预算应层层分解到各部门，细化到销售人员，以便于在销售过程中对销售成本进行有效控制。

第5条销售部负责制定产品价目表、赊销及折扣等销售优惠政策、付款政策等，报营销总监、总裁审批通过后具体实施。

第6条销售人员在销售过程中发生的有关情况，如按价目表上的规定价格、按规定条件给予的折扣，以及按信用政策确定的付款政策，应由销售经理审批后执行。

第7条销售业务中需要执行特殊价格、需要超出规定条件给予折扣，以及需要超出信用政策执行特殊付款政策的业务项目，应报营销总监审批，并于通过后执行。

第3章客户信用控制及合同审批

第8条财务部负责拟定企业信用政策及客户信用等级评价标准，并与销售部共同协商确定，完成后上报营销总监审核、总裁审批通过后执行，财务部、法务部备案。

第9条销售业务员在开展销售活动中，应及时收集并提供客户的信用信息和资料，为企业评估客户信用等级提供数据参考，财务部参与客户信用等级的评估。

第10条根据客户信用等级评价标准，销售部可依客户情况将客户分为A、B、C、D级4个信用等级，并将客户信用等级评估报告提交销售经理、营销总监审核。

第11条财务部根据合作客户的回款等情况定期对客户信用等级进行动态评价，变更客户信用等级时应报销售经理、营销总监审核。

第12条销售合同审批规定

1．销售业务员在销售谈判中，应根据客户信用等级施以不同的销售策略。

2．销售业务员在与客户订立销售合同时，应按照以下权限执行。

（1）销售合同总额在××万元以下的，属销售业务员权限范围，无需报批，可直接与客户订立销售合同。

（2）销售合同标的总额在××万～××万元的，由销售经理审批，予以订立。

（3）销售合同标的总额在××万～××万元的，由营销总监审批，予以订立。

（4）销售合同标的总额在××万元以上的，报总裁审批后，予以订立。

第4章发货与退货审批

第13条发货的审批

1．销售合同订立以后，销售业务员需开具发货通知单，经销售经理审核后，送至仓管员处以便备货。

2．仓管员核对发货通知单，并严格按照发货通知单中各项目内容准备货物，并做好货物出库记录。

3．运输主管负责办理货物发运手续，并组织运送货物，确保货物的安全准时送达目的地。

第18条客户退货的有关规定

1．销售业务员接到客户提出的退货申请，需经销售经理审批后方可办理相关手续。

2．质检员负责对客户退回的货物进行质量检查，并出具检验证明。

3．仓管员对退回货物进行清点后方可入库，并填制退货接受报告。

4．销售部对客户退货原因进行调查，并确定相关部门和人员的责任。

第5章收款与坏账计提审批

第14条应收账款主管负责编制企业应收账款明细表，并进行应收账款账龄分析，督促销售部及时催收应收账款。

第15条销售会计对可能成为坏账的应收账款计提坏账准备。

第16条法律顾问负责为企业制定诉讼方案，以应对催收无效的逾期应收账款。

第17条销售会计对确定发生的坏账报财务经理、营销总监审批后作出会计处理。

第6章附则

第18条本制度由财务部与销售部共同制定并负责解释，修改亦同。

第19条本制度自颁布之日起开始实施。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

4.3销售与发货控制

4.3.1销售业务控制流程

4.3.2客户信用等级控制流程

4.3.3销售合同订立控制流程

4.3.5销售发货控制流程

确认收货并签字

4.3.6销售退回控制流程

4.3.7客户信用管理制度

制度名称

客户信用管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为充分了解和掌握客户的信誉、资信状况，规范企业客户信用管理工作，避免销售活动中因客户信用问题给企业带来损失，特制定本制度。

第2条本制度适用于对企业所有客户的信用管理。

第3条财务部负责拟定企业信用政策及信用等级标准，销售部需提供建议及企业客户的有关资料作为政策制定的参考。

第4条企业信用政策及信用等级标准经有关领导审批通过后执行，财务部监督各单位信用政策的执行情况。

第2章客户信用政策及等级

第5条根据对客户的信用调查结果及业务往来过程中的客户的表现，可将客户分为四类，具体如下表所示。

客户分类表

客户类别

销售情况

客户其他信息

A类

占累计销售额的70%左右

规模大、信誉高、资金雄厚

B类

占累计销售额的20%左右

规模中档、信誉较好

C类

占累计销售额的5%左右

信用状况一般的中小客户

D类

占累计销售额的5%左右

一般的中小客户、新客户、信誉不太好的客户

第6条销售业务员在销售谈判时，应按照不同的客户等级给予不同的销售政策。

1．对A级信用较好的客户，可以有一定的赊销额度和回款期限，但赊销额度以不超过一次进货为限，回款以不超过一个进货周期为限。

2．对B级客户，一般要求现款现货。

可先设定一个额度，再根据信用状况逐渐放宽。

3．对C级客户，要求现款现货，应当仔细审查，对于符合企业信用政策的，给予少量信用额度。

4．对D级客户，不给予任何信用交易，坚决要求现款现货或先款后货。

第7条同一客户的信用限度也不是一成不变的，应随着实际情况的变化而有所改变。

销售业务员所负责的客户要超过规定的信用限度时，须向销售经理乃至总裁汇报。

第8条财务部负责对客户信用等级的定期核查，并根据核查结果提出对客户销售政策的调整建议，经销售经理、营销总监审批后，由销售业务员按照新政策执行。

第9条销售部应根据企业的发展情况及产品销售、市场情况等，及时提出对客户信用政策及信用等级进行调整的建议，财务部应及时修订此制度，并报有关领导审批后下发执行。

第3章客户信用调查管理

第10条客户信用调查渠道。

销售部根据业务需要，提出对客户进行信用调查。

财务部可选择以下途径对客户进行信用调查。

1．通过金融机构（银行）调查。

2．通过客户或行业组织进行调查。

3．内部调查。

询问同事或委托同事了解客户的信用状况，或从本企业派生机构、新闻报道中获取客户的有关信用情况。

4．销售业务员实地调查。

即销售部业务员在与客户的接洽过程中负责调查、收集客户信息，将相关信息提供给财务部，财务部分析、评估客户企业的信用状况。

销售业务员调查、收集的客户信息应至少包括以下内容，如下表所示。

销售业务员对客户进行信用调查用收集的客户信息列表

客户信息项目

主要内容

基础资料

客户的名称、地址、电话、股东构成、经营管理者、法人代表及其企业组织形式、开业时间等

客户特征

企业规模、经营政策和观念、经营方向和特点、销售能力、服务区域、发展潜力等

业务状况

客户销售业绩、经营管理者和业务人员素质、与其他

争者的关系、与本企业的业务关系及合作态度等

交易现状

客户的企业形象、声誉、信用状况、销售活动现状及优劣势、交易条件、出现的信用问题及对策等

财务状况

资产、负债和所有者权益的状况、现金流量的变动情况等

第11条信用调查结果的处理。

1．调查完成后应编写客户信用调查报告。

（1）客户信用调查完毕，财务部有关人员应编制客户信用调查报告，及时报告给销售经理。

销售业务员平时还要进行口头的日常报告和紧急报告。

（2）定期报告的时间要求依不同类型的客户而有所区别。

①A类客户每半年一次即可。

②B类客户每三个月一次。

③C类、D类客户要求每月一次。

（3）调查报告应按企业统一规定的格式和要求编写，切忌主观臆断，不能过多地罗列数字，要以资料和事实说话，调查项目应保证明确全面。

2．信用状况突变情况下的处理。

（1）销售业务员如果发现自己所负责的客户信用状况发生变化，应直接向上级主管报告，按“紧急报告”处理。

采取对策必须有上级主管的明确指示，不得擅自处理。

（2）对于信用状况恶化的客户，原则上可采取如下对策：

要求客户提供担保人和连带担保人；增加信用保证金；交易合同取得公证；减少供货量或实行发货限制；接受代位偿债和代物偿债，有担保人的，向担保人迫债，有抵押物担保的，接受抵押物还债。

第12条销售业务员自己在工作中应建立客户信息资料卡，以确保销售业务的顺利开展，及时掌握客户的变化以及信用状况。

客户资料卡应至少包括以下内容。

1．基本资料：

客户的姓名、电话、住址、交易联系人及订购日期、品名、数量、单价、金额等。

2．业务资料：

客户的付款态度、付款时间、银行往来情况、财务实权掌管人、付款方式、往来数据等。

第4章交易开始与中止时的信用处理

第13条交易开始。

1．销售业务员应制订详细的客户访问计划，如某一客户已访问5次以上而无实效，则应从访问计划表中删除。

2．交易开始时，应先填制客户交易卡。

客户交易卡由企业统一印制，一式两份，有关事项交由客户填写。

3．无论是新客户，还是老客户，都可依据信用调查结果设定不同的附加条件，如交换合同书、提供个人担保、提供连带担保或提供抵押担保。

第14条中止交易。

1．在交易过程中，如果发现客户存在问题和异常点应及时报告上级，作为应急处理业务可以暂时停止供货。

2．当票据或支票被拒付或延期支付时，销售业务员应向上级详细报告，并尽一切可能收回货款，将损失降至最低点。

销售业务员根据上级主管的批示，通知客户中止双方交易。

第5章附则

第15条本制度的最终解释权归财务部。

第16条本制度自颁布之日起实施。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

4.3.8销售合同管理制度

制度名称

销售合同管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为明确销售合同的审批权限，规范销售合同的管理，规避合同协议风险，特制定本制度。

第2条本制度根据《中华人民共和国合同法》及其相关法律法规的规定，结合本企业的实际情况制定，适用于企业各销售部、业务部门、各子公司及分支机构的销售合同审批及订立行为。

第2章销售格式合同编制与审批

第3条企业销售合同采用统一的标准格式和条款，由企业销售部经理会同法律顾问共同拟定。

第4条企业销售格式合同应至少包括但不限于以下内容。

1．供需双方全称、签约时间和地点。

2．产品名称、单价、数量和金额。

3．运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。

4．付款方式及付款期限。

5．免除责任及限制责任条款

6．违约责任及赔偿条款。

7．具体谈判业务时的可选择条款。

8．合同双方盖章生效等。

第5条企业销售格式合同须经企业管理高层审核批准后统一印制。

第6条销售业务员与客户进行销售谈判时，根据实际需要可对格式合同部分条款作出权限范围内的修改，但应报销售部经理审批。

第3章销售合同审批、变更与解除

第7条销售业务员应在权限范围内与客户订立销售合同，超出权限范围的，应报销售经理、营销总监、总裁等具有审批权限的责任人签字后，方可与客户订立销售合同。

第8条销售合同订立后，由销售部将合同正本交档案室存档，副本送交财务部等相关部门。

第9条合同履行过程中，因缺货或客户的特殊要求等，销售部或客户提出变更合同申请，由双方共同协商变更，重大合同款项应经总裁审核后方可变更。

第10条根据合同规定的解除条件、产品销售的实际和客户的要求，销售部与客户协商解除合同。

第11条变更、解除合同的手续，应按订立合同时规定的审批权限和程序执行，在达成变更、解除协议后，须报公证机关重新公证。

第12条销售合同的变更、解除一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。

第13条企业法律顾问负责指导销售部办理因合同变更和解除而涉及的违约赔偿事宜。

第4章销售合同的管理

第14条空白合同由档案管理人员保管，并设置合同文本签收记录。

第15条销售部业务员领用时需填写合同编码并签名确认，签订生效的合同原件必须齐备并存档。

第16条销售业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的，必须保留原件交还合同管理档案人员。

第17条合同档案管理人员负责保管合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议等。

第18条销售合同按年、按区域装订成册，保存××年以作备查。

第19条销售合同保存××年以上的，合同档案管理人员应将其中未收款或有欠款单位的合同清理另册保管，已收款合同报销售经理批准后作销毁处理。

第5章附则

第20条本制度由销售部负责制定、解释及修改。

第21条本制度自颁布之日起生效。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

4.3.9发货—退货管理制度

制度名称

发货、退货管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为规范本企业发货及退货作业规程，确保销售合同准确执行，避免或减少企业损失，特制定本制度。

第2条本制度适用于企业所有销售发货及退货作业。

第3条各部门职责。

1．销售部负责发货、销售退货的组织与全程跟踪工作。

2．仓储部负责货物的清点、包装、出库及入库工作。

3．运输部负责货物的运输工作。

4．质检部负责检查退回货物的质量。

第2章发货管理规定

第4条填写发货通知单。

销售业务员根据正式签订的销售合同，按照客户订单编制发货通知单，经销售经理审核签字后，交仓储部以备货。

《发货通知单》一式四