itc云会务四版系统功能描述.docx

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itc云会务四版系统功能描述

第一章云会务系统功能描述

一.1会前功能

一.1.1会议预约

支持APP会议预约和web用户端会议预约功能，APP支持安卓和iOS操作系统，会议预约具有会议时间、地点、主持人、参会人员、会议主题、审核人、资料上传、会议结果、后勤服务等功能模块。

会议主题支持自定义会议主题、标签式会议主题。

会议结果支持向会议要结果模式，可将会议结果共享、上传、加密。

支持会议室发布，在线预订用户可通过官网进行会议室查看、咨询、下单，支持在线支付订金功能，支持通过微信、支付宝进行支付管理，支持第三方支付平台对接。

支持在线发票的索取，支持开票历史记录查询。

一.1.2会议审批

支持会议审批功能，具有自动审核、手动审核模式可选，发起人可选择手动审核模式、自动审核模式。

自动审核：

发起人提交会议预约信息，预约信息自动审核通过，并通知相关参会人员。

手动审核：

发起人提交会议预约信息，会议信息同步至审核人员，审核人员查看详情后可通过或拒绝会议，审核结果自动下发至发起人，并将会议通知落实至相关参会人员。

一.1.3会议通知

支持会议信息APP通知、短信通知、邮件通知等功能，将会议邀请、会议变更、会议审核、会议取消等消息通知至相关人员。

支持API接口与短信服务对接，利用短信方便、快捷的方式，及时对信息进行内部通知和沟通，保证会议相关业务的顺畅进行。

企业内部软件通知：

支持提供企业内部软件系统对接服务，将会议邀请、会议变更、会议审核、会议取消等消息通知至相关人员。

一.1.4门口屏会议信息发布

支持与信息发布门口屏对接，支持会议信息推送到门口屏展示，支持将所有会议室信息一览表展示，支持会议信息自动翻页、循环。

支持信息发布门口屏一对一、一对多、多对多的会议发布模式。

一.1.5议程管理

支持会议议程分段管理，可设置议程数量及内容，支持门口屏场景互动，将议程同步至会议门口屏。

一.1.6坐席管理

支持会议室坐席编辑

添加会议室后可以对会议坐席进行管理，支持多种会议类型选择选择，支持自定义调整坐席大小和会议桌大小，可以添加会议室设备标识：

门、窗、空调等，提高会议室识别率。

坐席下发及通知

预约会议时可以进行坐席下发，支持按个人模式下发坐席和按部门模式下发，自动通知参会人员坐席信息。

坐席导览

支持坐席导览功能，当参会人员收到会议邀请后，可以使用路线引导，快速查找到会议室及具体坐席。

避免漏坐、错坐等情况，即将开始的会议优先显示，支持手机扫码签到，可通过门口屏扫码查看坐席。

对接无纸化系统

坐席信息可以对接无纸化桌牌系统，可以按个人名字或者按角色显示在桌牌上

一.1.7会议签到

二维码签到

参会人可以通过云会务APP扫描发起人手机端或Web端的二维码完成会议签到，发起人可以通过会议签到统计，查看签到和未签到人数。

门口屏签到

发起人可以将会议签到二维码下发至会议室门口屏，参与人员使用手机APP扫码即可完成签到，发起人可以通过会议签到统计，查看签到和未签到人数。

人脸识别签到

管理员将企业人员的人脸信息录入至数据库，通过手机拍照参会人员可以在会议开始前使用人脸识别进行签到；发起人可以通过会议签到统计，查看签到和未签到人数，如果对接ITC人脸识别不收取费用，如果对接第三方则需要收取对接费用。

指纹识别签到

管理员将企业人员指纹信息录入至数据库，参会人员可以在会议开始前使用指进行签到，发起人可以通过会议签到统计，查看签到和未签到人数。

刷卡签到

管理员将企业人员ID姓名信息录入至数据库，参会人员可以在会议开始前使用刷卡进行签到，发起人可以通过会议签到统计，查看签到和未签到人数。

一.1.8VR导览

通过立体化视图提供现场导航导览服务，提供身临其境般的预览服务，支持切换不同场景的空间、设备、朝向等信息展示，提前了解场景概况。

支持浏览场景内门窗、桌椅、投影仪、投影幕、投屏电视等固定资产或设备，可查看该资产的详细参数信息、技术信息、品牌信息等。

一.2会中功能

一.2.1会议议程

支持会议议程分段管理，可设置议程数量及内容，支持门口屏场景互动，将议程同步至会议门口屏。

一.2.2会议记录

支持会议申请、审核、签到、表决、投票、会议服务、人员参与率等记录功能。

支持文件导入记录和预览功能，支持PDF、Word、Excel等20多种常用文件格式的导入、查看、保存。

APP内嵌科大讯飞语音服务，可将语音转文字存储，时间为1分钟，可对会议内容进行记录，支持语音录制和文本输入记录功能。

支持会议记录导出为会议纪要并加密上传，将纪要共享协作，对进行整理、查看、追踪。

针对周期性会议可以记录保存为模板，以便再次发起会议。

一.2.3会议投票

支持会议投票表决功能，会议主持人可在会前会中进行发起投票，支持投票结果显示，支持实名投票和匿名投票；支持APP端投票、WEB端投票。

投票和表决结果后台实时记录，并可按不同会议类型分类记录存储，投票和表决结果可以表格形式导出。

一.2.4文件预览

云会务支持PDF、Word、Excel等20多种常用文件格式的导入、查看、保存。

一.2.5会议服务

支持后勤服务申请及处理状态实时显示功能，支持查看后勤服务状态、是否已经有人员在处理。

支持提供VIP一对一专属服务，支持对服务人员进行评价等功能，可以查看进行中或已结束的服务内容，提供后期售后咨询服务。

一.3会后功能

一.3.1资产管理

资产录入、盘点

管理员可以单独添加或者批量导入资产设备，也可以对资产设备进行单独编辑。

通过扫描枪采集相关固定资产资料，如条码标签等进行资产添加，资产信息存储至电脑，可进行现场资产盘点、出入库盘点、实际储存盘点等

资产领用

登记相关资产租用、领用信息，记录租借人名称与电话、部门等，明确资产归还日期，到期进行跟踪提醒，自动提醒租借方进行归还操作，可设置奖惩处置。

资产报修

资产运行状态跟踪反馈，如可使用、需维修、待保养等，设备参数超过系统设置报警值，自动触发维护工单。

资产共享

通过二维码扫一扫，进行资产短期租借，可设置付款方式与开放端口，通过手动操作，资产与管理端自动同步归还信息。

二维码巡检

制定相关巡检计划，定期维护资产，更新计划，及时采取防护措施。

一.3.2系统管理

支持用户管理功能，管理员可单个添加用户，并且设置用户权限，支持批量导入用户信息。

管理员可以添加部门、子部门等信息，并将用户加入到对应的部门中。

管理员支持创建多个角色、批量修改、删除角色，可设置角色对应的系统权限。

支持地点分类管理，支持三级别分层管理（园区>楼栋>楼层），管理员可以单独添加或者批量导入会议室信息，也可以对地点信息进行单独编辑。

一.3.3会议大数据分析

支持数据统计服务功能，可为决策提供有力支持；具有会议室预定频率、会议室预定走势图展示。

支持各类型的会议信息统计，包括开会频次、人数、会议室使用率、男女比较、职业等，支持以专业的大数据图表进行动态展示。

会议室预定频率：

展示各个会议室预约率统计，可制定固定某时段相应的预约率，进行统计分析；展现形式支持柱状图、饼图、热力图、甘特图等形式展现，提供多维度多形式数据参考与引导。

会议室预定走势图：

支持以日、周、月、年等视觉角度进行会议预约情况展示，展现形式支持柱状图、饼图、热力图、甘特图等形式展现，提供多维度多形式数据参考与引导。

支持个人数据统计功能，可以切换月份查看对应月份下的统计数据，统计内容包括会议邀请次数、会议小时数、会议申请次数、会议签到次数等。

支持历史会议，会议列表显示我发起的历史会议，点击可以查看详情，便于后期会议跟踪管理。

一.4系统控制

与中控系统对接

支持与中控系统对接，支持一键场景控制模式、预约入会自动控制模式、定时控制模式。

扩展可实现APP软件或WEB网页端对会议室内部窗帘、灯光、空调、投影机、投影幕、电视机、LED显示屏等音视频设备电源控制，支持获取物联中控及周边设备的工作状态、场景模式等功能。

支持与中控系统对接，实现对会议室设备的智能控制及预约联动，扩展可实现APP软件或WEB网页端远程控制音频处理器设备音量调节/静音控制/场景调用等、远程控制矩阵设备信号切换/场景调用，远程控制摄像机进行上下左右放大缩小调节/预置位调用、远程控制灯光亮度调节等功能。

与MINICC对接

支持与ITCMiniCC设备的对接，通过MiniCC对小空间会议室内部设备的控制、状态反馈、场景控制等功能；实现对MINICC的权限管理，预约会议即可对会议环境进行控制，会议结束释放权限。

与视频会议系统对接

支持与视频会议设备对接，实现与视频会议系统信息同步，支持通过APP软件或WEB网页端进行视频会议创建召集会议，支持视频会议信息APP通知、短信通知、邮件通知等功能，可将视频会议开会时间、会议号、会议主题等消息通知至相关人员。

出差人员手机收到通知进入会议，实现签到，会场互动、投票、文件共享等。

与视频录播系统对接

支持与视频录播资源平台对接，实现APP软件或WEB网页端进行远程控制录播的录制、暂停等功能。

在外人员通过手机观看直播、会场互动、录播回放、朋友圈分享等，对发布会、展览中心等现场实现统一管理，同步会场信息、时间等。

与无纸化系统对接

支持与无纸化系统对接，实现云会务与无纸化系统间的会议信息同步（会议主题、会议时间、会议签到等信息），并支持将会议信息推送至门口屏。

一.5系统定制

支持定制专属UI界面，支持根据需求定制开发个性化APP，支持定制内嵌H5会议预约。

支持与第三方系统对接（如视频会议、录播、电子桌牌、信息发布、门禁、报警、人脸识别、监控等），支持与BIM、OA、BMS等应用系统对接。

支持对接访客系统，实现访客预约、管理，自动开关门等；对接门禁系统，实现门禁自动识别开关门；对接监控平台，实现监控视频实时回传；对接红外侦测，实现智能监测会议室状态；对接办公OA，实现会议预约通知；对接手机软件，使用微信、钉钉即可预约会议。