Excel 使用技巧集锦128种技巧.docx
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Excel 使用技巧集锦128种技巧.docx
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Excel使用技巧集锦128种技巧
Excel使用技巧集锦——128种技巧
一、基本方法
1.在Excel中选择整个单元格范围
在Excel中,如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围,按下“Ctrl+Shift+*”。
注意:
该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格——你将得到所需的单元格。
这一技巧不同于全选命令,全选命令将选择工作表中的全部单元格,包括那些你不打算使用的单元格。
2.彻底清除单元格内容
先选定单元格,然后按Delete键,这时仅删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。
要彻底清除单元格,可用以下方法:
选定想要清除的单元格或单元格范围,单击“编辑→清除”命令,这时显示“清除”菜单(),选择“全部”命令即可,当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的一个。
3.快速选定不连续单元格
按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。
4.根据条件选择单元格
单击“编辑→定位”命令,在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,根据你要选中区域的类型,在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型(),例如“常量”、“公式”等,此时还可以复选“数字”、“文本”等项目,单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。
5.快速删除空行
有时为了删除Excel工作簿中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做非常不方便。
你可以利用自动筛选功能来实现,方法是:
先在表中插入新的一行(全空),然后选择表中所有的行,单击“数据→筛选→自动筛选”命令,在每一列的顶部,从下拉列表中选择“空白”。
在所有数据都被选中的情况下,单击“编辑→删除行”,然后按“确定”,所有的空行将被删去。
注意:
插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
6.对多个工作表快速编辑
如果想一次操作多张相同的工作表,省略以后的复制、粘贴操作,可采用以下方法。
按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作,在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,就可以实行多方面的批量处理。
一般情况下,进行的操作主要有如下几种:
1.页面设置,可快速对选中工作表设置相同的页面。
2.输入相同的数据,可快速在多个工作表中输入相同的数据。
3.快速操作,在多个工作表中进行一系列相同操作,如设置字号、字体、颜色,进行单元格的合并撤销等。
4.输入公式,快速输入相同的公式,进行公式汁算。
7.快速选择单元格
在选择单元格(行,列)时,同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。
在选择单元格(行、列)时,同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。
8.快速选定Excel区域(微软Office技巧大赛获奖作品)
在Excel中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角单元格,同时按住Shift键不放,再单击想选定的区域的右下角单元格即可。
另外:
按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。
事实上选定区域和顺序无关,只需首先选定矩形区域的一个角的单元格,在按下Shift的同时单击对角单元格。
9.备份工件簿
单击“文件→保存”命令,打开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮,单击“常规选项”,在随后弹出的对话框中,选中“生成备份”选项(),单击“确定”按钮保存。
以后修改该工作簿后再保存,系统会自动生成一份备份工作簿,且能直接打开使用。
10.快速删除工作表中的空行
如果用户想删除Excel工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删除,但这样做操作量非常大,很不方便。
下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:
首先打开要删除空行的工作表,在打开的工作表中单击“插入→列”命令,从而插入一新的列X,在X列中顺序填入整数,然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。
删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去X列。
11.绘制斜线表头
一般情况下在Excel中制作表头,都把表格的第一行作为表头,然后输入文字。
不过,这样的表头比较简单,更谈不上斜线表头了。
能不能在Excel中可以实现斜线表头,下面就是具体的方法:
由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大,所以首先将表格中第一个单元大小调整好。
然后单击选中单元格,单击“格式→单元格”命令,弹出“单元格格式”窗口,选择“对齐”标签,将垂直对齐的方式选择为“靠上”,将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中(),再选择“边框”标签,按下“外边框”按钮,使表头外框有线,接着再按下面的“斜线”按钮,为此单元格添加一格对角线(),设置好后,单击“确定”按钮,这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。
现在双击第一单元格,进入编辑状态,并输入文字,如“项目”、“月份”,接着将光标放在“项”字前面,连续按空格键,使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”,所以当“月份”两字超过单元格时,将自动换到下一行)。
现在单击表格中任何一处,退出第一单元格看看,一个漂亮的斜线表头就完成了。
12.绘制斜线单元格
利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线。
如果想在单元格中画多条斜线,就必须利用“绘图”工具,方法是:
打开Excel的“绘图”工具,单击“直线”按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。
只要画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。
至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加。
当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”),再添加空格即可将数据放到合适位置。
13.每次选定同一单元格
有时,为了测试某个公式,需要在某个单元格内反复输入多个测试值。
但每次输入一个值后按下Enter键查看结果,活动单元格就会默认移到下一个单元格上,必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格,极不方便。
如果你按“Ctrl+Enter”组合键,则问题会立刻迎刃而解,既能查看结果,当前单元格也仍为活动单元格。
14.禁止复制隐藏行或列中的数据
如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域,然后把它粘贴到一个新的工作表,那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。
要想避免这种情况,可以选取你要复制的数据区域,然后选择“编辑→定位”命令,单击“定位条件”按钮,出现“定位条件”对话框,选中“可见单元格”选项,再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。
15.制作个性单元格
如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格,可用以下方法实现:
先在单元格内输入数据,然后打开“绘图”工具栏,在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。
单击后光标变成一个小十字,由单元格左上角向右下角拖动,即可画出所需形状的单元格。
如果单元格的内容被覆盖,可用鼠标右击刚刚画出的单元格,选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。
将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开,选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”,“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。
如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中,它还会随单元格自动改变大小。
一、数据输入和编辑技巧
16.在一个单元格内输入多个值
我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。
但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不便。
其实可以采用以下方法:
单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格,此时,单元格周围将出现实线框,再输入数据,敲回车键就不会移动了。
17.奇特的F4键
Excel中有一个快捷键的作用极其突出,那就是F4键。
作为“重复”键,F4键可以重复前一次操作,在很多情况下起作用,比如在工作表内加入或删除一行,然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行,根本不需要使用菜单。
18.快速换行
我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况,如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格,而不是换行,有一个简便实用的操作方法可以实现换行:
在选定单元格输入第一行内容后,在换行处按“Alt+回车键”,即可输入第二行内容,再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。
19.巧变文本为数字
在工作中,发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。
有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:
在空白的单元格中填人数字1,然后选中这个单元格,执行“复制”命令,然后再选中所要转换的范围,选择“选择性粘贴”中的“乘”,你就会发现它们都变为数字了。
20.在单元格中输入0值
一般情况下,在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后,只要光标一移出该单元格,格中数字就会自动变成“5”、“4”,Excel默认的这种做法让人使用非常不便,我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:
先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格,鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”,在接着出现的界面中选“数字”标签页,在列表框中选择“文本”,单击“确定”。
这样,在这些单元格中,我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。
21.将数字设为文本格式
不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式,Excel都会将数字保存为数字数据。
若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本,首先应将空白单元格设置成文本格式,然后键入数字。
如果已经输入了数字,那么也可以将它更改成文本形式。
方法是:
1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格;2.单击“格式→单元格”命令,然后单击“数字”选项卡();3.在“分类”列表中,单击“文本”,然后再单击“确定”;4.单击每个单元格,按F2键,然后再按Enter键重新输入数据。
22.快速进行单元格之间的切换(微软Office技巧大赛获奖作品)
在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。
方法如下:
用鼠标圈定一定区域后,按Tab键可使目标单元格向后移,按“Shift+Tab”可向前移。
这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标,从而提高输入速度。
提示:
事实上,采用此方法最大的好处是,在一行的最后一个单元格,继续按Tab,则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。
同样用Enter可以按列输入数据。
23.在同一单元格内连续输入多个测试值
一般情况下,当我们在单元格内输入内容后按回车键,鼠标就会自动移到下一单元格,如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时,就需要进行以下操作:
单击“工具→选项→编辑”,取消选中“按Enter键后移动”选项(),从而实现在同一单元格内输人多个测试值。
24.输入数字、文字、日期或时间
单击需要输入数据的单元格,键入数据并按Enter或Tab键即可。
如果是时间,用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分,例如,可以键入9/5/96或Jun-96。
如果按12小时制输入时间,请在时间数字后空一格,并键入字母a(上午)或p(下午),例如,9:
00p。
否则,如果只输入时间数字,Excel将按AM(上午)处理。
25.巧妙输入常用数据
有时我们需要输入一些数据,如单位职工名单,有的职工姓名中生僻的字输入极为困难,如果我们一次性定义好“职工姓名序列”,以后输入就快多了。
具体方法如下:
将职工姓名输入连续的单元格中,并选中它们,单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框,选“自定义序列”标签(),先后按“导入”、“确定”按钮。
以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第一位职工的姓名),用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。
26.快速输入特殊符号
有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本,特别是要多次输入一些特殊符号(如※),非常麻烦,对录入速度有较大的影响。
这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。
先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X,注意:
不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,单击“编辑→替换”命令,打开“替换”对话框(),在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”,在“替换为”下面的方框中输入“※”,将“单元格匹配”前面的钩去掉(否则会无法替换),然后按“替换”按钮一个一个替换,也可以按“全部替换”按钮,一次性全部替换完毕。
27.快速输入相同文本
有时后面需要输入的文本前面已经输入过了,可以采取快速复制(不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”)的方法来完成输入:
1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如“有限公司”),我们先在第一个单元格中输入该文本,然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。
2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过,当你输入该文本前面几个字符时,系统会提示你,你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。
3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同,直接按下“Ctrl+D(或R)”键就可以完成输入,其中“Ctrl+D”是向下填充,“Ctrl+R”是向右填充。
4.如果多个单元格需要输入同样的文本,我们可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格,然后输入该文本,再按下“Ctrl+Enter”键即可。
28.快速给数字加上单位
有时我们需要给输入的数值加上单位(如“立方米”等),少量的我们可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。
我们用下面的方法来实现单位的自动输入:
先将数值输入相应的单元格中(注意:
仅限于数值),然后在按住Ctrl键的同时,选取需要加同一单位的单元格,单击“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框(),在“数字”标签中,选中“分类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”,按下确定键后,单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。
29.巧妙输入位数较多的数字
大家知道,如果向Excel中输入位数比较多的数值(如身份证号码),则系统会将其转为科学计数的格式,与我们的输入原意不相符,解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。
如果用命令的方法直接去设置,也可以实现,但操作很慢。
其实我们在输入这些数值时,只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了(注意:
'必须是在英文状态下输入)。
30.将WPS/Word表格转换为Excel工作表
有时需要将WPS/Word编辑过的表格转换成Excel工作表,可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理,转换方法非常简单:
1.启动WPS/Word,打开WPS/Word文档,拖动鼠标,选择整个表格,再在“编辑”菜单中选择“复制”命令;2.启动Excel,打开Excel工作表,单击目标表格位置的左上角单元格,再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。
注:
若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表,应先将其用WPS97/WPS2000/WPSOffice或Word打开,再进行转换。
31.取消单元格链接
将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接,方法如下:
选择包含链接的单元格,然后单击“复制”按钮,保持该格处于选中状态,单击鼠标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”,单元格内容就被单元格实际数值替代,与其它源文件的链接就删除了。
32.快速输入拼音
选中已输入汉字的单元格,然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令,选中的单元格会自动变高,再单击“格式→拼音信息→编辑”命令,即可在汉字上方输入拼音。
单击“格式→拼音信息→设置”命令,可以修改汉字与拼音的对齐关系。
33.插入“√”
首先选择要插入“√”的单元格,在字体下拉列表中选择“Marlett”字体,输入a或b,即在单元格中插入了“√”。
34.按小数点对齐
有以下两种方法使数字按小数点对齐:
1.选中位数少的单元格,根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次,将不足位数补以0。
2.选中位数少的单元格,右键单击选择“设置单元格格式”命令,在弹出的窗口中单击“数字”标签,选中“数值”,在右面的“小数位数”中输入需要的),程序就会自动以0补足位数。
同样,对于位数多的单元格,如果设置了较少的小数位数,程序会自动去掉后面的数字。
35.对不同类型的单元格定义不同的输入法
在一个工作表中,通常既有数字,又有字母和汉字。
于是,我们在编辑不同类型的单元格时,需要不断地切换中英文输入法,这不但降低了编辑效率,而且让人觉得麻烦。
下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格,实现输入法的自动切换:
1.选择需要输入汉字的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡,在“模式”下拉列表中选择“打开”,单击“确定”按钮();2.同样,选择需要输入字母或数字的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,选择“输入法模式”选项卡,在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”,单击“确定”按钮。
此后,当插入点处于不同的单元格时,Excel会根据上述设置,自动在中英文输入法间进行切换,从而提高了输入效率。
36.在Excel中快速插入Word表格
1.打开Word表格所在的文件;2.打开要处理Word表格的Excel文件,并调整好两窗口的位置,以便看见表格和要插入表格的区域;3.选中Word中的表格;4.按住鼠标左键,将表格拖到Excel窗口中,松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。
37.将网页上的数据引入到Excel表格
网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中,而且效果极佳。
你可以选中信息并复制它,然后将信息粘贴到Excel中,或者可以选中信息并将其拖放到Excel中。
使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。
在Excel2002中,你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件,并获得同样的功能、格式及编辑状态。
38.取消超级链接
下面介绍两个方法,让你方便地取消Excel中的超级链接。
1.如果正在输入URL或E-mail地址,在输入完毕后敲回车键,刚才输入的内容会变成蓝色,此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。
2.如果在工作表中已存在超级链接,右键单击单元格,在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。
39.编辑单元格内容
双击要键入数据的单元格,直接输入数据或对其中内容进行修改,完成后若要确认所做的改动,按Enter键即可;若取消所做的改动,按Esc键。
另外,你还可以单击单元格,再单击工作表上边的编辑栏,你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。
40.设置单元格边框
选择要添加边框的所有单元格,单击“格式→单元格”命令,选择“边框”选项卡(),然后在“样式”中选中所需的线型样式,同时可以在“颜色”中指定不同的颜色,再单击“外边框”按钮,最后单击“确定”按钮即可。
要设置含有旋转文本的选定单元格的样式,单击“格式→单元格”命令,选择“边框”选项卡,然后使用“预置”下的“外边框”和“内部”按钮,边框应用于单元格的边界,它会和文本旋转同样的角度。
41.设置单元格文本对齐方式
选择要设置文本对齐的单元格,单击“格式→单元格”命令,单击“对齐”标签,然后根据需要设置文本对齐方式即可。
42.输入公式
单击将要在其中输入公式的单元格,然后键入=(等号),若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮,Excel将插入一个等号,接着输入公式内容,按Enter键。
43.输入人名时使用“分散对齐”(微软Office技巧大赛获奖作品)
在Excel表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。
按空格键是一个办法,但是我们这里有更好的方法。
我们以一列为例,将名单输入后,选中该列,点击“格式→单元格→对齐”,在“水平对齐”中选择“分散对齐”,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。
44.隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品)
有时候,我们需要将单元格中所有值隐藏起来,这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。
单击“格式→单元格”命令,选择“数字”选项卡,在“分类”列表中选择“自定义”,然后将“类型”框中已有的代码删除,键入“;;;”(3个分号)即可()。
提示:
你也许奇怪为什么会这样,其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。
这4个部分用3个分号分隔,哪个部分空,相应的内容就不会在单元格中显示。
现在都空了,当然就都不显示了。
45.恢复隐藏列
通常,选择隐藏列两边列上的单元格,然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。
其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:
将鼠标指针放置在列标的分割线上,例如,若隐藏B列,则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上,轻轻地向右移动鼠标指针,直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠,此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。
46.快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软Office技巧大赛获奖作品)
在Excel中隐藏行或列,通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现,或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成,对于分散的单元格区域,可以这样快速隐藏:
快速隐藏选中单元格所在行:
“Ctrl+9”快速隐藏选中单元格所在列:
“Ctrl+0”取消行隐藏:
“Ctrl+Shift+9”取消行隐藏:
“Ctrl+Shift+0”
47.彻底隐藏单元格
在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看,但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域,这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现,降低了隐藏效果。
如果要想避免这种情况,我们可以先选中要复制的区域,然后单击“编辑→定位”命令,在打开的对话框中点击“定位条件”按钮,在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项),这样就可以避免上面所发生的情况了。
48.用下拉列表快速输入数据
如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律,如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等,你希望减少手工录入的工作量,这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。
具体方法为:
选取需要设置下拉列表的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表中选择“序列”,在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列,如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”,并确保复选框“提供下拉箭头”被选中,单击“确定”按钮即可()。
这样在输入数据的时候,就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据,从而加快了输入速度。
49.快速输入自定义短语
使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。
定义“自动更正”项目的方法如下:
单击“工具→自动更正选项”命令,在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语,如“电脑报”,在“替换为”框中键入要替换的内容,如“电脑报编辑部”,单击“添加”按钮,将该项目添加到项目列表中,单击“确定”
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