超市财务手册 全套实用手册.docx

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超市财务手册全套实用手册

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册

目录

一、岗位职责3

（一）财务总监岗位职责3

（二）财务主管岗位职责3

（三）会计岗位职责4

（四）出纳岗位职责4

（五）烟酒记帐员岗位职责5

二、公司会计制度6

（一）总则6

（二）资产7

（三）负债8

（四）所有者权益9

（五）收入9

（六）费用10

（七）利润10

（八）财务报告10

三、财务流程及报销程序11

A、财务流程11

B、财务审批报销程序：

12

四、超市业财务管理规定13

（一）财务基础管理工作规定13

（二）超市业财务处理规定16

（三）仓库财务帐务处理规定25

（四）单据传递规定26

（五）采购票据传递流程：

27

（六）供应商结算程序：

28

（七）票据管理规定：

29

（八）盘点作业流程：

30

（九）固定资产、低值易耗品管理办法及要求：

34

（十）生鲜、散油核算办法：

37

（十一）数据管理规定：

39

（十二）营业外收入的相关规定：

41

（十三）合同建帐管理规定42

（十四）赠品、礼品、奖券管理规定42

（十五）出入库管理规定43

（十六）降低成本、控制费用的管理办法：

44

（十七）固定资产报废、处置责任界定及帐务处理46

（十八）厂家票据管理及帐务处理规定48

（十九）现场制作防损管控措施——毛利率管控法：

48

（二十）异地供应商供货操作流程49

（二十一）外出摊位票据传递流程50

五、财务考核51

一、岗位职责

（一）财务总监岗位职责

1、协助总经理执行有关财务方面的决策，控制和监督财务运作，参与决策性会议。

2、负责公司财务的整体动作和规划。

3、负责检查、督促财务主管、信息主管的工作情况。

4、分析公司经营成果，为公司领导提供决策性财务信息。

5、负责项目投资及各项费用的预算审批把关工作。

6、考核公司各项费用支出，提高经济效益。

7、负责对财务、信息主管进行考核，并负责财务部岗位设置、人员调整工作，报请公司领导奖惩、任免财务人员。

8、负责制定公司各项预算及考核体系。

9、监督、检查财务纪律的执行情况。

9、认真完成上级领导交办的其他临时性工作。

（二）财务主管岗位职责

1、负责公司的经济核算工作，组织编制和审核会计报表，及时组织编制财务预算和结算。

2、负责审查各店各项开支，审查各部门的费用计划，并转报财务总监。

3、不定期抽查各分公司库存再现金和备用金情况。

4、检查、督促财务人员认真执行各项财务规章制度。

5、负责检查和监督会计、出纳人员的工作，并按会计程序处理日常财务核算。

6、负责与财税、金融等职能部门的协调联系，及时掌握财税动向。

7、参与财务工作的决策性会议。

8、进行成本费用预测、计划控制核算、分析和考核督促本单位有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益。

9、建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析。

10、负责草拟公司半年、年度财务工作总结。

11、负责公司财务计划的编制、年度财务预算、决算的编制以及相关财务文件的起草、修改和落实执行。

12、检查督促各分公司经济的一切帐册、报表、票据，做到装订完整，编号齐全，妥善保管。

13、负责各分公司会计业务培训工作，使各岗位会计熟练掌握本岗位的业务知识，规范程序以及有关工作环节。

14、认真完成领导安排的其它临时性工作。

（三）会计岗位职责

1、会计必须严格执行会计法律法规和会计制度，健全会计帐目，设置会计科目和会计帐薄。

2、会计应根据齐全的票据，完整的原始凭证，及时登帐，以确保会计核算的准确性。

3、定期进行固定资产低值易耗品清查、登记、损坏的应查明原因，妥善处理。

4、审核把关各项费用开支，对不合理、不合手续的，有权拒绝报销。

5、审核记帐凭证，保证凭证的准确性。

6、对现金实行有计划不超支，无计划不开支，超过库存限额及时存银行。

7、降低成本费用，增加企业利润，制定总体预算计划。

8、编制会计报表，分析经营成果，为领导宏观决策提供依据。

9、协调好税务、银行、工商部门的外部关系。

10、严格执行公司的各项规章制度。

11、认真完成领导交办的其它临时性工作。

（四）出纳岗位职责

1、负责现金收付，出纳以外的会计人员不得经管现金、有价证券等。

2、掌管保险柜，对现金及有价证券的安全负责。

3、审核报销单据，对不合法、不合手续的单据，有权拒绝报销。

4、负责兑换零钞，保证营业正常进行。

5、负责现金日记账逐笔登记，根据记账凭证编制现金报表，并经会计审签。

每天下班前盘点库存现金，做到日清月结，发现差错查找不过夜，对不按现金管理规定进行盘点清查而造成的资金损失，由个人负责赔偿。

6、负责认真执行银行账户管理和结算规定，不向外单位和个人出租出借银行账户，严格执行票据法规定，支票使用必须按规定要素填写。

不利用银行账户搞非法活动。

7、负责现金、银行存款账的对账工作，做到账款相符、账账相符，及时编制“银行存款余额调节表”，做好未达账项的清理工作，防止呆账项形成。

定期不定期地接受财务负责人、主管会计对现金、银行账的抽查。

8、负责填写银行结算票据和现金日记账记载，字迹要工整规范。

9、不允许私自借款，挪用资金，白条抵库。

10、及时提供领导所需数据。

11、不超限额保存现金，不私借、挪用公款，不用开支单据和“白条”顶替库存现金，不为其它单位、部门用支票套取现金。

12、认真完成领导交办的其它临时性工作。

（五）烟酒记帐员岗位职责

1、按照公司财务要求，建立数量、金额明细帐。

2、依据每天出入库单据及时登记数量明细帐、金额帐。

3、及时汇总出入库金额，上报会计。

4、汇总销售小票，登记数量明细帐，核算毛利。

5、全面负责月底烟酒柜台盘存及核算，出现盈、亏时，积极帮助查找原因。

6、核算盘存表金额，上报财务，与财务对帐。

7、认真完成领导交办的其它临时性工作。

二、公司会计制度

（一）总则

1、会计年度自公历1月1日起至12月31日止。

2、会计核算以公司发生的各项经济业务为对象，记录和反映公司本身的各项经营活动

3、会计核算以公司持续、正常的经营活动为前提。

4、会计核算划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。

会计期间分为年度、半年度、季度和月度。

年度、半年度、季度和月度均按公历起讫日期确定。

半年度、季度和月度均称为会计中期。

本制度所称的期末和定期，是指月末、季末、半年末和年末。

5、会计核算以人民币为记账本位币。

6、会计记账采用借贷记账法。

7、会计记录的文字使用中文。

8、会计核算以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果。

9、会计信息符合国家宏观经济管理的要求,满足有关各方了解公司财务状况和经营成果的需要，满足公司加强内部经营管理的需要。

10、会计核算按照规定的会计处理方法进行，会计指标口径一致、相互可比。

11、会计处理方法前后各期一致，不得随意变更。

如确有必要变更，将变更的情况、变更的原因及其对公司财务状况和经营成果的影响，在财务报告中说明。

12、会计核算及时进行。

13、会计记录和会计报表清晰明了，便于理解和利用。

14、会计核算以权责发生制为基础。

15、收入与其相关的成本、费用相互配比。

16、会计核算遵循谨慎原则的要求，合理核算可能发生的损失和费用。

17、各项财产物资按取得时的实际成本计价。

物价变动时，除国家另有规定者外，不得调整其账面价值。

18、会计核算合理划分收益性支出与资本性支出。

凡支出的效益仅与本会计年度相关的，作为收益性支出；凡支出的效益与几个会计年度相关的，作为资本性支出。

19、财务报告全面反映公司的财务状况和经营成果。

对于重要的经济业务，单独反映。

（二）资产

1、资产是公司拥有或者控制的能以货币计量的经济资源，包括各种财产、债权和其他权利。

2、资产分为流动资产、长期投资、固定资产、无形资产、递延资产和其他资产。

3、流动资产是指可以在一年或者超过一年的一个营业周期内变现或者耗用的资产，包括现金及各种存款、短期投资、应收及预付款项、存货等。

4、现金及各种存款按照实际收入和支出数记账。

5、短期投资是指各种能够随时变现、持有时间不超过一年的有价证券以及不超过一年的其他投资。

有价证券应按取得时的实际成本记账。

当期的有价证券收益，以及有价证券转让所取得的收入与账面成本的差额，计入当期损益。

短期投资以账面余额在会计报表中列示。

6、应收及预付款项包括：

应收票据、应收账款、其他应收款、预付货款、待摊费用等。

应收及预付款项按实际发生额记账。

应收账款可以计提坏账准备金。

坏账准备金在会计报表中作为应收账款的备抵项目列示。

各种应收及预付款项及时清算、催收，定期与对方对账核实。

经确认无法收回的应收账款，作为坏账损失，计入当期损益。

待摊费用按受益期分摊，未摊销余额在会计报表中单独列示。

7、存货是指公司在经营过程中为销售或者耗用而储存的各种资产，包括商品、产成品、半成品、在产品以及各类材料、燃料、包装物、低值易耗品等。

各种存货按取得时的实际成本核算。

各种存货发出时，使用加权平均法确定其实际成本。

各种存货定期进行清查盘点。

对于发生的盘盈、盘亏以及过时、变质、毁损等需要报废的，及时进行处理，计入当期损益。

各种存货在会计报表中以实际成本列示。

8、长期投资是指不准备在一年内变现的投资，包括股票投资、债券投资和其他投资。

长期投资在会计报表中分项列示。

一年内到期的长期投资，在流动资产下单列项目反映。

9、固定资产是指使用年限在一年以上，单位价值在2000元以上，并在使用过程中保持原来物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具等。

固定资产按取得时的实际成本记账。

在固定资产尚未交付使用或者已投入使用但尚未办理竣工决算之前发生的固定资产的借款利息和有关费用，计入固定资产价值；在此之后发生的借款利息和有关费用及外币借款的汇兑差额，计入当期损益。

固定资产折旧根据固定资产原值、预计净残值、预计使用年限，采用年限平均法计算。

固定资产的原值、累计折旧和净值，在会计报表中分别列示。

为购建固定资产或者对固定资产进行更新改造发生的实际支出，在会计报表中单独列示。

固定资产定期进行清查盘点，对于固定资产盘盈、盘亏的净值以及报废清理所发生的净损失计入当期损益。

10、无形资产是指公司长期使用而没有实物形态的资产，包括专利权、非专利技术、商标权、著作权、土地使用权、商誉等。

购入的无形资产，按实际成本记账；接受投资取得的无形资产，按照评估确认或者合同约定的价格记账；自行开发的无形资产，按开发过程中实际发生的支出数记账。

各种无形资产在受益期内分期平均摊销，未摊销余额在会计报表中列示。

11、递延资产是指不能全部计入当年损益，在以后年度内分期摊销的各项费用，包括开办费、租入固定资产的改良支出等。

公司在筹建期内实际发生的各项费用，除应计入有关财产物资价值者外，作为开办费入账。

开办费在公司开始经营以后的一定年限内分期平均摊销。

租入固定资产改良支出在租赁期内平均摊销。

各种递延资产的未摊销余额在会计报表中列示。

12、其他资产是指除以上各项目以外的资产。

（三）负债

1、负债是公司所承担的能以货币计量、需以资产或劳务偿付的债务。

2、负债分为流动负债和长期负债。

3、流动负债是指将在一年或者超过一年的一个营业周期内偿还的债务，包括短期借款、应付票据、应付账款、预收货款、应付工资、应交税金、应付利润、其他应付款、预提费用等。

各项流动负债按实际发生数额记账。

负债已经发生而数额需要预计确定的，合理预计，待实际数额确定后，进行调整。

流动负债的余额在会计报表中分项列示。

4、长期负债是指偿还期在一年或者超过一年的一个营业周期以上的债务，包括长期借款、应付债券、长期应付款项等。

将于一年内到期偿还的长期负债。

在流动负债下单列项目反映。

（四）所有者权益

1、所有者权益是公司投资人对公司净资产的所有权，包括公司投资人对公司的投入资本以及形成的资本公积金、盈余公积金和未分配利润等。

2、投入资本是投资者实际投入公司经营活动的各种财产物资。

投入资本按实际投资数额入账。

3、资本公积金包括股本溢价、法定财产重估增值、接受捐赠的资产价值等。

4、盈余公积金是指按照国家有关规定从利润中提取的公积金。

盈余公积金按实际提取数记账。

5、未分配利润是公司留于以后年度分配的利润或待分配利润。

6、投入资本、资本公积金、盈余公积金和未分配利润的各个项目，在会计报表中分项列示。

如有未弥补亏损，应作为所有者权益的减项反映。

（五）收入

1、收入是公司在销售商品或者提供劳务等经营业务中实现的营业收入。

包括基本业务收入和其他业务收入。

2、公司合理确认营业收入的实现，并将已实现的收入按时入账。

公司在发出商品、提供劳务，同时收讫价款或者取得索取价款的凭据时，确认营业收入。

3、销售退回、销售折让和销售折扣，应作为营业收入的抵减项目记账。

（六）费用

1、费用是公司在经营过程中发生的各项耗费。

2、直接为提供劳务等发生的直接人工、直接材料、商品进价和其他直接费用，直接计入经营成本；发生的各项间接费用，按一定标准分配计入经营成本。

3、公司行政管理部门为组织和管理经营活动而发生的管理费用和财务费用，为销售和提供劳务而发生的进货费用、销售费用，作为期间费用，直接计入当期损益。

4、本期支付应由本期和以后各期负担的费用，按一定标准分配计入本期和以后各期。

本期尚未支付但应由本期负担的费用，预提计入本期。

5、成本计算一般按月进行。

6、公司按实际发生额核算费用和成本。

采用定额成本或者计划成本方法的，合理计算成本差异，月终编制会计报表时，调整为实际成本。

7、公司正确、及时地结转当期损益。

（七）利润

1、利润是公司在一定期间的经营成果，包括营业利润、投资净收益和营业外收支净额。

2、公司发生亏损，按规定的程序弥补。

3、利润的构成和利润分配的各个项目，在会计报表中分项列示。

（八）财务报告

1、财务报告是反映公司财务状况和经营成果的书面文件，包括资产负债表、损益表、现金流量表、附表及会计报表附注和财务情况说明书。

2、资产负债表是反映公司在某一特定日期财务状况的报表。

3、损益表是反映公司在一定期间的经营成果及其分配情况的报表。

4、现金流量表是反映在一定会计期间现金收入和支出情况的会计报表。

5、会计报表可以根据需要，采用前后期对比方式编列。

采取前后期对比方式编列的，上期的项目分类和内容与本期不一致的，将上期数按本期项目和内容，调整有关数字。

6、会计报表根据登记完整、核对无误的账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。

7、公司对外投资如占被投资公司资本总额半数以上，或者实质上拥有被投资公司控制权的，编制合并会计报表。

8、会计报表附注是为帮助理解会计报表的内容而对报表的有关项目等所作的解释，其内容主要包括：

所采用的主要会计处理方法；会计处理方法的变更情况、变更原因以及对财务状况和经营成果的影响；非经常性项目的说明；会计报表中有关重要项目的明细资料；其他有助于理解和分析报表需要说明的事项。

三、财务流程及报销程序

A、财务流程

1、对公司各部门资金统一调配。

2、各块用款须提前3天上报财务总监，以便合理安排资金。

3、财务结算时由采购部各块主管审核价位及库存量，采购部经理签字后，由财务部核票结算。

4、原则上个人不得借款，特殊情况下，需个人借款的，必须由财务总监审批后方可，并从当月工资中扣除。

5、业务招待：

依照公司《业务招待管理规定》执行。

6、采购用款由各块采购人员提出用款计划，由采购经理审核，公司副总把关，报财务总监审批。

7、广告开支由企划经理提出用款计划，报总办主任审批后，由财务总监审核，安排用款。

8、微机耗材开支由信息部经理提出用款计划，由财务总监安排用款。

9、车辆修理费用，由车辆负责人打用款申请报总经理审批后，由财务总监安排资金。

10、日常开支（包括办公用品、日常用品、招待用烟、茶等），由经办人申请，报总办主任审批，财务总监签字。

11、工资由出纳结合行政部依据考勤编制，行政部复核、财务部审核，总经理签字后方可发放。

B、财务审批报销程序：

1、业务招待：

由经办人签字，注明日期、事由、人数，部门主管核票、副总把关、总经理签字、财务总监核准后方可报销。

2、采购费用：

含过路费、停车费、餐费（每人每天10元标准），由采购人员签字，采购经理把关，副总审核，财务核票后方可报销（原则上不得外住，特殊情况经总经理批准后方可，住宿标准按公司相关规定执行）。

3、广告费用：

由经办人签字，总办主任把关，财务部核票，副总把关，总经理签字，财务总监核准后方可报销。

4、车辆定点维修，定点加油，由车辆负责人把关，财务部核票，副总把关，总经理签字，财务总监核准后方可报销（月底结帐）。

5、微机耗材：

由经办人签字，信息主管把关，财务部核票，副总把关，总经理签字，财务总监核准后方可报销。

6、日常开支，由经办人签字，各块负责人把关：

（1）100元以下由财务主管签字后方可报销。

（2）100-300元由财务总监签字后方可报销。

（3）300元以上由总经理签字后方可报销。

7、差旅费：

公出车船费按实际金额报销，市内交通仅报公交车费，住宿标准：

市县级城市每人每天50元（10元餐费＋40元住宿费）；省级城市每人每天85元（15元餐费＋70元住宿）；特区级城市每人每天170元（40元餐费＋130元住宿）；若公司员工出差地点为该员工家庭所在，公司不再补助住宿费用；小车司机实行定额补助，市内出车（含市区50公里以内）每天补助5元；市外出车（50公里以外）每天补助10元；在外住宿的按一般人员出差标准执行；经批准参加会议的人员，凡是有会议主办方开具会议费收据的，据实报销会议费用，不再另行补助；费用自理的，按出差标准执行；参加各类培训学习的人员，只报销往来交通费和培训费，不再另行补助；公司职工乘坐公司汽车外出，当天返回的不按出差处理，不发生业务招待的，每人补助10元餐费，超支自理；如需发生业务招待的，按公司《招待管理规定》标准执行，不再享受本条餐费补助；出差时间在一天以上的，公司不再派车。

8、公司各部门召开会议，如需就餐的必须请示财务总监批准后方可，但每人每餐标准不得超过5元。

9、商（产）品报殘：

仓库保管人员打报殘单，由各业务部门负责人审核把关、财务总监签字后方可报殘。

10、其它：

如赔偿、工伤等不可控因素，费用在2000元（含）以下的，由财务总监审批把关，2000元以上的，须总经理审批把关。

11、对外公益活动，如捐赠、赞助、慰问等一次性价值在2000元（含）以下的，财务总监审批把关，2000元以上的，须报总经理审批把关。

13、固定资产、低值易耗品报损处置必须报防损部备案，财务总监批准后方可实施。

四、超市业财务管理规定

（一）财务基础管理工作规定

A、现金管理规定

1、收支两条线，不允许以收盖支或不入帐，收支相抵。

2、现金日记帐日清月结，保证现金和帐面相符。

3、不允许私自借款，挪用资金，白条抵库。

4、现金库存限额不超过6万（含零钱）。

B、收款收据管理规定

1、收款收据公司统一印刷，统一管理，统一发放。

2、店内收款收据的日常管理参照普通发票管理办法，专人管理，编号使用，不准遗失，否则，除扣分外，每月对责任人处以50－100元的罚款。

3、收款收据需再次领用时，必须上交上次领用的收款收据存根，否则，财务部不予再次发放。

C、原始单据管理规定

1、费用报销后，费用原始单据必须加盖：

“现金付讫”章。

2、收款收据、现金交款单等收款原始单据，收到现金后，必须加盖“现金收讫”章。

3、现金自采报帐后，报帐封面必须加盖“现金收讫”章，入库单加盖“附件”章。

4、当地供应商结算后，结算封面必须加盖“现金付讫”章，入库章加盖“附件”章。

5、厂家租赁户定期结算，结算后，领据加盖“现金付讫”章，结算原始票据加盖“附件”章。

6、各业务部结算厂家，财务核算后，填制“金佰汇厂家结算单”，一式两联，两人签字后，第一联公司财务部，加盖“金佰汇结算专用章”，入库单加盖“已核”章，第二联自留。

7、不允许私自改写、补写原始单据。

8、发生退货时，除按要求填写退货单外，必须有厂家代表签字。

D、记帐凭证管理规定

1、凭证制作日期必须大于原始单据发生日期。

2、相同经济业务内容和类别的原始单据可以填制一张记帐凭证，不同经济业务内容和类别的原始单据不可以填制一张记帐凭证。

3、记帐凭证和摘要应与原始单据内容一致，正确反映经济业务的主要内容。

4、月末费用、成本、收入结转必须有附件说明。

（1）费用结转附费用明细说明。

（2）烟酒成本结转附收入、毛利、成本说明。

（3）超市成本（不含生鲜散油）结转附计算过程说明。

●超市收入＝微机汇总收入－超市联营收入－其他收入－生鲜散油收入

●超市毛利＝微机汇总毛利－微机生鲜散油毛利

●超市应结转成本＝上述公式中的（超市收入－超市毛利）

●超市实际结转成本＝超市应结转成本＋结转成本、丢失后的财务帐面微机实盘价差。

5、凭证制作要求有日期、经济业务内容、制单人、审核人、附件张数等。

6、记帐凭证必须按发生日期连续编号。

7、一本凭证汇总一张科目汇总表，不允许多本凭证合并汇总一张科目汇总表。

8、填制凭证、登记帐薄过程中，文字或数字记错时，可划红线更正。

文字错误时，可只划销错误部分更正；数字错误时，应将全部数字划销更正，不可只划销错误数字更正。

9、费用类、成本类科目除月末结转出现结转出现贷方金额外，其他时间不允许出现贷方金额，发生相关业务时，可采用红字冲销法。

10、收入类科目除月末结转出现借方金额外，其他时间不允许出现借方金额，发生相关业务时，可采用红字冲销法。

11、记帐凭证应当连附的原始凭证、科目汇总表，按照编号顺序排列整齐，按期装订成册并加具封面，注明单位、年度、月份、起讫日期、起讫号码、起讫册数、装订人等，但每册凭证厚度不超过3.5厘米。

E、会计帐薄管理：

1、帐薄封面必须填制帐薄的名称，如固定资产、累计折旧等。

2、帐薄启用表必须填制单位、帐薄名称、帐薄编号、启用日期、经管人员等。

3、帐页启用时，必须填制使用的会计科目。

4、凡需结出余额的帐户，结出后，应当在“借或贷”栏内注明“借或贷”字样，没有余额的，在“借或贷”栏内注明“平”字样，并在余额栏内以特定符号表示。

5、每一帐页登记完毕后转下页时，应结出本月借、贷方发生额及余额，并在摘要栏内加盖“过次页”“承前页”字样。

6、资产类、所有者权益类、损益类明细必须结计本月合计，并在下面通栏划红线，负债类不需要结计本月合计的，月末结出余额后，在最后一笔经济业务下通栏划红线。

F、会计报表管理规定

1、按公司要求填写，注明单位、日期等。

2、报表之间逻辑平衡关系要成立。

3、报表附注说明与报表关系要一致。

G、严禁白条抵库的规定

原则上不赊销经营，特殊情况下，需赊销的，必须有经办人签字，业务部门经理签字，总经理批准后方可，标明结款时限并负责全额收回，否则造成的损失由经办人及业务部门经理各担50%，工商部门抽检取走商品时必须有当区主管，业务部门经理签字后方可，并负责取回，确实不能取回的，必须在两个月内作以帐务处理，金额在1000元以上的必须报财务总监批准后方可帐务处理。

无论是赊销还是职能部门抽检的商品，必须及时将单据转交财务部门，财务即时挂帐处理，并有权督促相关人员收回欠款或收回商品。

（二）超市业财务处理规定

1、实收资本的核算

企业收到投资时，按投资的内容不同，作如下会计分录：

借：

银行存款、固定资产……

贷：

实收