11第十一章 公文写作规范和要求1.docx
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11第十一章公文写作规范和要求1
第十一章公文写作规范和要求
党政各级领导机关的公文,是传达贯彻党和国家的方针、政策的重要工具,是指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。
国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》和中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》,是文秘人员进行公文写作所必须熟悉的规范,应该认真学习和掌握。
一、公文的作用
(一)总体作用
公文的总体作用可以概括为一句话,即它是治理国家、管理党政事务的重要文字型工具。
国家、地区以及各机关党政工作的有效管理和正常运行,不可能离开公文。
从这个意义上说,公文起着别的文体所难以替代的确保社会工作有序而稳定地向前发展的巨大作用。
如果说,文学作品是怡情之文,其主要功能是审美;一般论文是载道之文,其主要功能是明理;新闻报道是宣传之文,其主要功能是传递信息;日常生活应用文是私务之文,其主要功能是处理日常生活琐事和私人事务;那么,公文则是公务之文,是处理党政公务的实用之文,它在处理党政公务方面的特殊作用,是其他任何文体难以胜任的。
它肩负着促使国家全部党政机关良好运转和优质科学管理的使命,假如取消了公文,国家全部大大小小党政机关便将在片刻间陷入瘫痪或混乱状态,就会造成社会秩序的大乱。
因此,公文的主要功能是治国理政,它是管理现代社会须臾不可缺失的重要工具。
(二)具体作用
1.法规依据作用
党政管理工作需要有各种行政法规,作为人们行为的规范和准则,也作为各项行动、工作或活动的依据和准绳。
许多党政法规以及党政机关发布的命令、决定、通知、批复等等,有关机关和人员都以此作为处理工作和解决问题的重要依据,遵守执行,不得违反或延宕。
这些党政公文在未作修订和废止前,始终有效,始终有一定的强制性和行政约束力,对有关党政工作和活动起法规性制约。
2.领导和指导作用
公文是传达党务政令的工具。
各级党政机关通过制发各类公文,传达和贯彻上级领导意图,或有针对性地指示实际工作,解决有关问题,因而起着领导作用。
还有些领导机关下达的党政公文,或转发的通知等,对下级机关的党政事务和业务进行具体指导,有的比较灵活地提出“供各地参照”、“可参考执行”等,都具有指导作用。
3.知照沟通作用
公文是沟通上下左右联系的重要工具。
各类各级党政机关都与国家或地区党政总体网络相接通,在一系列公务活动中,通过公文使上情迅速下达,下情及时上传;各党政机关之间又相互联系,传递信息,知照情况,交流经验,商洽工作,协调关系。
在纵向、横向交流沟通中,正常而有秩序地开展工作。
4.宣传教育作用
公文带有很强的法规性、方针政策性和领导指导性,其本身就是对广大干部群众进行思想和政策的宣传教育,而且较之新闻媒体的宣传教育,更有宣传效力。
许多指示、通知、规定、通告等“红头文件”,更具有权威性和可信性;即使—些表彰性、批评性通报,奖惩方面的决定,也具有暗示性和宣告性,与宣传教育紧密挂钩,对公众加强遵纪守法的劝戒和维护社会秩序方面,具有一定的宣传教育作用。
(三)其它作用
所谓公文的其它作用,是指公文在处理公务具体直接作用之外,所起的其它一些相对次要的作用。
1.凭证作用
许多公文真实记载曾进行过的公务联系和某项活动情况,如决议、批复、决定、通知、会议纪要、函等,当时过境迁但现实又需要查对和佐证时,就起到了凭据证明的作用。
2.参考作用
许多公文虽到一定时候失去直接效用,但它们能从内容和形式方面,给拟制相似或相同类型的新公文,提供一定的参考和借鉴作用。
3.文献作用
许多公文失去现实作用后被归档保存,它们作为历史活动的真实资料,具有宝贵的史料价值和文献作用。
二、公文的特点
(一)内容的特点
1.宗旨的政治性
公文是国家党政机关处理公务的产物。
一方面,公文本身是一种政治,所谓政治,是与“人心”密切相关的治理之道。
历史经验告诉我们,任何统治集团管理国家政务,都将人心向背问题置于首位,概莫能外,所谓“得民心者昌,失民心者亡”。
公文的宗旨是为人民服务,它必然体现人民的普遍意愿和根本利益,即体现人心所向。
公文的这一宗旨,决定了它具有高度的政治性。
另一方面,公文制发的目的是为了制定政策、宣传政策和执行政策,而政策性正是政治性的一项重要内容。
公文不仅表述制文机关一定的立场观点和决策意图,带有鲜明的政治色彩,而且要求人们贯彻实施。
在贯彻实施过程中,不能简单地“等因奉此”,而是既要结合本地区、本部门的实际情况,研究许多具体的政策性问题,又要将实践的经验教训反馈给上级机关。
因此,公文的政策性,正体现出它鲜明的政治性。
2.作者读者的法定性
公文是党政机关行使行政职权而制发的,因此公文的作者是法定的党政机关,这与其他文章或作品的作者署名悉听尊便的情况大不一样。
公文的作者是法定的,它是指依法成立并具有法定职权的党政机关,而不是指按机关内部分工从事公文撰拟的文秘人员。
任何个人不允许假冒机关的名义制发公文。
在特殊情况下,以机关领导人名义签署发布的公文,并不代表领导人个人,而是代表法定机关,体现法定机关的职权和意图。
公文的读者对象也是法定的,这与其他文章或作品读者的普泛性和庞杂性截然不同。
一方面,公文的读者是法定的主送机关、抄送机关,具体明确;有的公文还规定了阅读范围和传达范围以及能否翻印或在报刊上刊载。
另一方面,法定的读者有责任对公文进行认真阅读、研究、参照和贯彻执行。
3.内容的权威性
公文是党政机关的喉舌,它的基本内容具有法定权威性的特点。
这与文学作品和学术论文不同。
文学作品的内容,人们可看可不看,也可以边看边撂;学术论文的内容和观点,人们可以赞同,也可以批评,甚至阅后置于脑后。
公文的内容则需要有关人们理解、执行或作为处理公务的依据,因而具有明显的法定的权威性。
这种权威性,除了因作者职权范围大小和地位高低而权威性有大小,高低之分外,主要体现在以下三方面:
一是公文内容涉及国家行政机关的方针政策、重大部署、重要决策以及行政举措和办法,而这一切都与国家宪法相一致,或通过一定立法程序产生,具有法律的某种强制力。
二是公文内容体现法定机关行政指挥意志和领导意图,在法定机关职权范围内,对人们的思想、行为、工作等加以规范、准绳,使之一体遵行,令行禁止,不得各行其是。
三是各级党政机关由国家政权赋予一定的职能和权力,国家政权力量自上而下的支持,使得各级党政机关的权威性得以有力保证,因而代各级党政机关立言的公文也就具有了法定权威性。
公文内容的权威性是保证行政机关职能运行、公务管理、维持正常工作和生活秩序的重要手段。
(二)形式的特点
1.具有规范的体式
公文的体式包括文体、结构和格式,属于形式范畴,是为表现公文的内容服务的。
统一严密、清晰鲜明的公文体式,从一个侧面可以体现出制发机关严肃庄重的精神面貌和严谨周密的工作作风。
《公文处理办法》和国家技术监督局1989年制发的《国家机关公文格式》,经1999年修订更名为《国家行政机关公文格式》,是对公文体式的规范化文件。
国家对公文制定统一的规范体式,不仅可以保证公文的严肃性、权威性、准确性和时效性,而且为公文的处理工作(包括文书立卷归档)提供了便利条件。
2.具有法定的制发程序
为了维护公文的权威性、严肃性,充分发挥公文特有的执行效用,公文在制发程序上要履行法定的审批手续。
一般性公文,由机关负责人对其进行全面审核后履行签发手续。
联合发文,履行会签手续。
法规性公文,提交正式会议通过,再由领导人签署发布。
公文的收发,也要严格履行办理程序,做到及时、准确、安全,保证公文的质量和效用。
3.表现手法的简要性和语言的简洁明确性
公文表现手法一般比较单一规范。
大多是直陈其事的叙述或说明,不加文学性的渲染和烘托。
个别公文即使使用一定的修辞手法,也受到很大的限制。
这是由公文的实用性、权威性决定的。
公文语言的准确较一般文章要求严格,用词要经过反复推敲,以避免歧义、错漏及褒贬失当,从逻辑上讲就是严密。
公文语言的简洁,就是要削繁就简,把冗言赘语删掉。
4.撰拟过程的集体性
公文是代表某一机关、单位的意志的一种书面表达形式。
公文撰拟的整个过程,不像文艺创作那样,以个人执笔为主要行为。
一般来说,公文撰拟的决定权,包括要不要写,写什么,写完发不发,主要取决于代表机关单位意志的领导人或领导成员集体。
当然,具体起草时,除重要公文由领导人亲自起草外,大多由秘书或有关业务人员承担。
有些重要公文的起草,不仅仅是一两个人,而是要搭一个起草班子。
完稿之后,有专人审核把关。
涉及全局的重要公文,还要召集各方面人员提出修改意见。
这一系列的公文撰拟程序,这种若干人参与撰拟的情况,说明公文撰拟绝非个人所为,而具有集体性的特点。
这种撰拟的集体性,对从事公文撰拟的秘书来说,就带有很强的被动性。
这就是说,公文撰拟不能像写小说、诗歌,有了“灵感”就可动笔去写,而只能是实际工作需要和有了领导的指示意见后,才能去撰拟。
公文撰拟的这一特点,要求秘书撰拟公文时,一定要充分发挥个人的积极性、主动性。
否则,撰拟的集体性和被动性,就会变成消极的依赖性,从而影响公文撰拟的质量。
三、公文的语言
公文的语言,受制于公文的性质、内容和功能,有明晰、准确、简朴、庄重的鲜明特点。
撰写公文时,应按公文语言的要求选词造句,组段成篇,使公文语言更好地为表达内容服务。
1.明晰
明晰,就是意思明白、清楚,不晦涩,无歧义。
公文要在办理公务中发挥有效的作用,从语言方面看,首先是要让人看得懂,能清楚地理解你的意思。
如果晦涩难懂、语有歧义,必然会影响公务的有效办理。
2.准确
准确,就是能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。
这里有用词、造句、构段等问题,但最基本的是词语锤炼问题。
锤炼词语的目的,就是要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文。
3.简朴
简朴,就是要简明扼要、直陈直叙,不冗长繁杂,不浮华藻饰。
这就要求实话实说,不说空话、套话。
叙事说理,开门见山。
主旨确定之后,就要话不离题,对问题直接发表意见。
遣词造句,要惜字如金。
一个词能概括就不用两个词,三句话能交代清楚的就不用四句话。
反复修改,“竭力将可有可无的字,句,段删去,毫不可惜。
”(鲁迅)
4.庄重
庄重,就是端庄、郑重,这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现,也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。
公文在语言运用上要达到庄重,第一要求用规范的书面语言,一般不使用口语、方言、土语。
如“改革开放后,农民的钱包一年比一年胀,日子越过越好,就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜。
”这是口语,要把这样的意思写入公文,得改为:
“改革开放后,农民的收入年年增加,生活越过越幸福。
”这是书面语言。
口头语言和书面语言的意思虽然没有什么差别,但后者要比前者来得端庄、郑重。
第二是恰当地使用专用语。
现代的公文特定用语,已基本规范化、定型化,具有含义的确定性,它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时,还能自然地增强简明、庄重的语体风格。
(公文常用特定用语如下表所示)
公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点,不是孤立存在的,而是互相联系,统一存在于一份公文的整体之中。
因而撰写公文的时候,遣词造句,要从体现这些特点出发,切勿顾此失彼。
正如老舍先生所说:
“写文章,用一字,造一句,都要仔细推敲。
写完一句,要看看全句站得住否,每个字都用得恰当与否,是不是换上哪一个字,意思就更明显,声音就更响亮。
应知一个字要起一个字的作用,就像看下棋使棋子那样。
一句、一段写完之后,要看看前后呼应吗?
连贯吗?
字与字之间,句与句之间,段与段之间,都必须前后呼应。
”要做到这些是不容易的,但必须努力做到。
只要我们在实践中,坚持不懈地下苦功,就可以使所撰公文的语体特点更鲜明,更能发挥公文在办理公务中的作用。
公文常用特定用语简表
┌───┬─────┬────────┬──────────────────┐
│类别│用语名称│作用│常用特定用语│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│1│开端用语│主要用于文章开│为、为了、为着、查、接、顷接、根据、│
│││头,表示发语、引│据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关│
│││据│于、兹、兹定于、今、随着、由于。
│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│2│称谓用语│用于表示人称或对││
│││单位的称谓│第一人称:
我、我单位、本人、本公司、│
││││我们、敝单位。
│
││││第二人称:
‘你、你局、贵公司、贵方。
│
││││第三人称:
他、该公司、该项目。
│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│3│递送用语│用于表示文、物递│上行:
报、呈。
│
│││送方向│平行:
送。
│
││││下行:
发、颁发、颁布、发布、印发、下│
││││达。
│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│4│引叙用语│用于复文引据│悉、接、顷接、据、收悉。
│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│5│审批、│用于审批、拟办│拟办:
责成、交办、试办、办理、执行。
│
││拟办用语││审批:
同意、照办、批准、可行、原则同│
││││意、原则批准、可办、不可等。
│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│6│经办用语│用于表明进程│经、业经、已经、兹经。
│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│7│过渡用语│用于承上启下│鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、│
││││如下。
│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│8│期请用语│用于表示期望请求│上行:
请、恳请、拟请、特请、报请。
│
││││平行:
请、拟请、特请、务请、如蒙、即│
││││请、切盼。
│
││││下行:
希、望、尚望、切望、请、希予、│
││││勿误。
│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│9│结尾用语│用于结尾表示收束│上行:
当否,请批示;可否,请指示;如│
││││无不当,请批转;如无不妥,请批│
││││准;特此报告;以上报告,请批│
││││转;以上报告,请审核。
│
││││平行:
此致敬礼;为盼;为荷;特此函│
││││’达;特此证明;尚望函复。
│
││││下行:
为要;为宜;为妥;希遵照执行;│
││││特此通知;此复;为……而努│
││││力;……现予公布。
│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│10│谦敬用语│用于表示谦敬│承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承│
││││蒙。
│
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│11│批转用语│用于上级对下级来│批转、转发。
│
│││文的批转处理││
├───┼─────┼────────┼──────────────────┤
│12│征询用语│用于征请、询问对│当否、妥否、可否、是否妥当、是否同│
│││有关事项的意见、│意、如无不当、如无不妥、如果可行等。
│
│││态度││
└───┴─────┴────────┴──────────────────┘
四、公文的格式
公文具有相对固定的格式,这是公文的法定效力在形式上的体现。
一份公文内容好,但若格式项目残缺,用纸、印装不规范,也会影响公文的严肃性与效用力。
我们应切实把握公文内容与形式之间的辩证关系,不要因为格式问题而掉以轻心。
国家行政机关公文格式,概括起来包括外观形式和内在结构两部分。
(一)公文的外观形式
公文的外观形式要注意掌握如下三项:
用纸、印装格式,书写要求,版面式样。
1.用纸、印装格式
长期以来,我国公文用纸通常为16开型(184mm×260mm)。
为便于国际交往,新《办法》第十二条规定:
“公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。
”公告、通告等张贴的公文,“用纸大小,根据实际需要确定。
”
2.书写要求
新《办法》第十条第十四款规定:
文字从左至右横写、横排。
在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
3.版面式样
为使公文格式规范化,1988年9月,国家技术监督局制发了《国家机关公文格式》,在使用中不断总结经验的基础上,根据国务院办公厅的建议,1999年对该格式进行了修订,更名为《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)。
新《办法》第十一条规定:
“公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
”该标准《前言》中也指出:
“本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。
其他机关公文可参照执行。
”此外,“使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。
”
下面图1至图4,就是上述标准格式的示意图。
图1A4型公文用纸页边及版心尺寸
订口:
天头:
37MM
28MM
里框:
宽156MM,长225MM
-2--1-
外框:
宽210MM,长297MM页码:
7MM
图2下行公文首页版式
0000001机密*一年
特急
××××××××文件
×××【2008】××号
———————————————————
关于×××××的通知
各省、自治区、直辖市人们政府,国务院各部委、各直属机构:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
-1-
图3上报公文首页版式
秘密
特急
×××××文件
×××【2008】××号签发人:
×××
————————————————————
关于×××××××的请示
××××××××:
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
-1-
图4公文末页版式
×××××××××××××××××××××
×××××××××。
附件:
1.×××××××××
2.××××××××
二○○八年×月××日
(××××××)
主题词:
××××××××
—————————————————————————————————————
抄送:
××××××,××××××。
—————————————————————————————————————
××××××××2008年×月××日印发
--
(二)公文的内在结构
新《办法》第十条规定:
“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
”即公文格式共18项。
为便于理解、记忆和应用,下面以歌决的形式分别予以说明:
公文格式18项,标题三项不可忘。
代字年份序号莫颠倒,签发人姓名应写上。
下发文件多单位,上送机关只一方。
附件附注有区别,发文机关要周详。
成文日期须注意,骑年盖月指印章。
标明抄送主题词,两项都在印左旁。
秘密等级应讲究,紧急程度要恰当。
印发机关和时间,位于末页最末行。
1.标题三项不可忘
新《办法》第十条第六款规定:
“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
”
这里包含两层意思:
一是公文标题通常包括:
发文机关+关于+主要内容(动宾结构)+的+文种。
例如《广东省人民政府办公厅关于加强调控稳定我省蔗糖生产的通知》。
二是批转(含转发、颁布)法规、规章(如条例、规定、办法、细则等)要加书名号。
如《广东省人民政府转发国务院批转财政部等部门<粮食风险基金管理暂行办法>的通知》。
此外,“一般不用标点符号。
”
那么,在什么情况下,公文标题中的某一项或两项可以有所省略呢?
(1)在有固定文件版头的前提下,可以省略发文机关名称。
(2)《中华人民共和国主席令》这样的文种一般省略事由。
而《××机床厂党委做出了学习×××的先进事迹》这样的公文标题结构上就不完整。
(3)公告、通告等可省略机关名和事由。
2.代字年份序号莫颠倒,签发人姓名应写上
“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”(第十条第四款)。
标注发文字号一要注意机关代字不能产生歧义;二是机关代字、年份、顺序号三者的位置不能更换,年份不能简写,并用中方括号标明。
例如国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知,发文字号是:
国发【2000】23号。
“联合行文,只标明主办机关发文字号。
”有些发文字号,如(04)教政字003号,这不符合规范要求。
第十条第五款规定:
“上行文应当注明签发人、会签人姓名”。
其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
3.下发文件多单位,上送机关只一方
主送机关是指“公文的主要受理机关”,即发文机关要求办理或答复文件事项的机关。
下行公文根据发文目的需要主送给“若干”单位,这是常有的事。
有时所属下级机关都是主送机关,如省政府有时发到各市、县政府的通知。
问题出在上行公文,例如有的乡、镇政府上送的请示或报告,习惯于写“县委、县政府”,这样做不利于“贯彻党政分工的原则”,并且往往因为职权关系而影响及时批复,所以要坚持“上送机关只一方”。
如确有需要报送相关的上级机关,可用“抄送”的办法。
此外,无论是主送或抄送,都“应当使用全称或者规范化简称、统称”。
4.附件附注有区别,发文机关要周详
所谓附件,是指附属于正文的文件或资料。
它是正文的有机组成部分,不能置于落款、印章之后,而“应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。
”
附注,是指正文中需要说明的其他事项,应当加括号标注。
发文机关要周详是指“发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称”。
如“中共深圳市委”这样的简称让人一看就明白是什么单位。
“联合行文,主办机关排列在前。
”
5.成文日期须注意,骑年盖月指印章
确定成文日期一般有三种情形:
一是以负责人签发的日期为准,而不是文秘人员起草文稿的日期。
二是联合发文以最后签发机关负责人签发日期为准。
这两种发文日期置于落款之后。
三是会议通过的文件,应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期,否则无效。
以电报形式发出的文件以电报发出日期为准。
印章是制发公文机关对文件生效负责的凭证,用好印章是一件十分严肃的事情。
“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
”
用印的要求是:
上沿不压正文,下沿略压年、月、日,即所谓“骑年盖月”。
此外,先写日期,后盖印章。
6.标明抄送主题词,两项都在印左旁
“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
”
主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成。
“公文应当标注主题词;上行文按照上级机关的要求标注主题
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