建设银行会计档案管理办法.docx
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建设银行会计档案管理办法.docx
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建设银行会计档案管理办法
建设银行会计档案管理办法
2009-04-08 来源:
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区档案局管理员 作者:
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建设银行会计档案管理办法
第一条为加强建设银行会计档案管理工作,使会计档案更好的为建设银行各项工作服务,根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》,结合我行业务发展的实际情况,特制定本办法。
第二条建设银行会计档案,是指各级建设银行在财务、会计业务活动中形成的,具有查考利用价值的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料,是记录和反映建设银行各项经济业务活动的重要史料和原始凭证。
第三条建设银行会计档案包括业务会计、储蓄会计、外汇会计和经费会计四种档案材料,统称建设银行会计档案。
第四条各级建设银行会计档案工作,由本级行档案部门统一管理,并接受上级行和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导、监督和检查。
第五条各级行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料,均属归档之列。
有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复等文件材料,列入文书档案管理的范围。
第六条保管期限
1.建设银行会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种,定期保管的会计档案又分为保管15年和5年两档。
2.因国家有关部门对外汇会计档案管理尚无规定,各级行外汇会计档案暂全部按人民币会计档案期限管理。
3.各级行可根据本行库房条件、利用需要等实际情况,适当延长会计档案的保管年限,但不能缩短。
4.对已兑付的公债、国库券(含国库券收款凭证)、金融债券及其他有价证券的保管年限,按有关单行办法规定办理。
第七条会计档案的整理立卷
1.各级行形成会计档案的部门,应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。
会计年度终了后,会计经办人员应将装订好的会计凭证、帐簿、报表移交给本部门立卷人员,由立卷人员负责以本(册)为单位填装会计档案盒(袋),并对会计凭证、帐簿、报表分别进行排列
编号。
2.经过整理立卷的会计档案,由立卷人员分别对凭证、帐簿、报表逐盒(袋)填写案卷目录一式两份。
一份留本部门备查,另一份随会计档案一同移交给本行档案部门保存。
3.会计档案案卷外型应整齐美观。
各行可根据整齐、美观、适
每一类中再按年度顺序进行分类。
第十四条档案部门在会计档案分类的基础上应分别对业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案、经费会计档案的实体进行排列编目,即在同一种会计档案内,先把会计报表、会计帐簿、会计凭证各自分开,再分别按照年度顺序进行排列,然后以卷(册)为单位,分别按照流水顺序编制混年度案卷号,并在案卷目录“卷号”一栏内填写相应的案卷号,使每一种会计档案均拥有按会计报表、会计帐簿、会计凭证分类的三个顺序号及相应的三本案卷目录。
第十五条会计档案排列编号不体现保管期限特征,如遇会计档案保管期满需要销毁时,可在相应案卷目录中加盖“销毁”戳记,并注明销毁日期。
第十六条各级建设银行的会计档案,原则上由本级行档案部门集中保管。
如果档案部门库房条件不能满足实际需要,个别数量多,利用率高的会计档案,如储蓄会计档案,也可在执行档案部门统一的管理与操作规定的前提下,由有关的业务部门代为保管。
第十七条各级行要加强对会计档案的科学管理。
创造必要的保管条件和良好的保管环境。
档案部门应编制完整的案卷目录和其他检索工具,积极为财会和有关工作提供服务。
第十八条本级行内部借阅会计档案应由借阅人填写借阅单,并经借阅部门负责人批准方可借阅。
档案借阅单应注明借阅日期、借阅人、审批人、档案的种类、年代、期限和卷号、归还日期及档案部门经手人等基本项目,以分清责任,确保会计档案的完整与安全。
公安部门、司法部门和有关单位处理案件或特殊情况需要查阅会计档案时,必须持县级以上主管部门的正式介绍信,经行长或办公室主任批准后方可查阅、抄录、复制或拍照,但不得将原件借出。
第十九条各级行应建立会计档案的审查和保密制度,定期检查会计档案的保管情况,对破损或变质的会计档案,应及时修补、复制或做其他技术处理。
第二十条档案部门保管的会计档案,原则上应保持原卷册的封装,如需拆封重新整理,则应会同财会部门立卷人员或经办人共同进行,并在案卷封皮适当位置(或设记录本)作拆封情况记录。
记录内容应包括被拆封会计档案的年度、种类、卷号、拆封原因和拆封时间。
财会、档案部门经手人应在拆封情况记录上签字。
第二十一条会计档案的鉴定销毁工作,按照《中国人民建设银行档案管理暂行办法》中的有关规定执行。
第二十二条本办法自颁布之日起执行。
以前年度的会计档案,凡经过系统整理,能够满足利用需求且便于保管的,可维持原状。
第二十三条本办法适用于各级建设银行。
第二十四条本办法由总行办公室负责解释,补充、修改时同。
部门综合档案室管理制度
2008-05-08
部门综合档案室主任职责
一、认真学习《档案法》,深刻领会上级档案部门关于档案工作方针、政策,不断提高自身的业务水平和管理水平。
二、努力学习业务,钻研各类专业档案理论基础知识,充分掌握综合档案室库存档案的各种情况,做到心中有数,操作自如。
三、检查督促专、兼职档案人员的档案收集管理工作,对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。
四、组织档案网络成员进行业务学习、交流档案管理经验与体会,开展档案工作的检查评比,不断促进档案工作的健康发展。
五、定期向分管领导汇报档案工作,争取领导支持,做好档案工作计划的制定和落实。
六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。
七、负责综合档案室与本局各科室的工作协调。
档案人员职责
一、认真学习贯彻执行国家《档案法》和有关档案工作的方针、政策,坚持以法治档,忠于职守,努力提高业务素质,提高档案管理水平。
二、负责管理本局的档案。
做好局各部门形成的各种文件材料的收集整理,立卷和归档工作。
三、积极做好档案的服务利用工作,编制必要的检索工具和参考资料,及时、准确地提供利用。
四、定期检查档案的保管情况。
对破损或退变的档案及时进行修补和复制,对保管期满的档案定期进行鉴定销毁,并做好向档案局移交的工作。
五、严格遵守保密制度。
未经批准,不得擅自扩大档案的借阅范围,不得泄露档案的保密内容。
兼职档案员职责
一、各科室兼职档案人员,应认真学习和掌握文书业务档案处理和档案管理工作的基础知识,提高管理水平。
二、认真做好文件材料的保密工作,严守并督促本部门文件的形成、传递,阅办过程中的保密事项。
三、管理好本部门文件材料,负责传阅,及时传递和阅办,防止积压和延误,严防丢失。
四、负责将部门一年形成的文件资料进行搜集、整理、保管,做好平时档案的立卷工作。
五、负责当年文件资料的齐全完整,定期移交给综合档案室。
立卷归档制度
一、凡是反映本局工作活动情况,已办理完毕并具有查考保存价值的各种文件材料(包括照片、实物等)均属归档范围。
二、局各科室形成和办理完毕的文件材料应及时归档,由各科室于次年2月底前全部上交办公室,6月底前完成立卷工作,会议文件、重大活动、基建工程和案件查处工作过程中形成的材料,应在结束后立即归档。
三、档案人员要按照文书档案管理的原则,采取及时收集、分类、年终立卷归档的办法,归档文件材料的质量应符合规范,要注意正件与附件,请示与批复、转发件与原件等都要齐全完整。
四、每个案卷均有确切简明的标题,并注明保管期限,归档的案卷必须编制案卷目录和卷内目录,一式两份。
档案保管制度
一、为使档案得以安全保管,必须确定专人负责,遵守保密制度,做好库房管理工作。
二、档案的接收,查借阅要认真办理登记手续,归还时要检查注销。
三、库房内要具备“七防”要求,定期检查,发现问题,及时报告局领导并进行妥善处理。
四、档案工作人员因工作变动,应先办移交后离岗。
五、严格执行保密制度,维护档案的安全与完整。
档案人员疏忽职守,擅自提供、抄录、损毁、丢失档案等事件,要根据情节轻重,按照《档案法》有关条款,追究法律责任。
档案库房管理制度
一、档案库房必须严格执行党和国家保密制度,维护档案的完整与安全。
二、借阅档案要认真办理登记手续,归还时要验收注销。
三、库房内严禁烟火,凡易燃、导燃、爆炸物品一律不准带入库房,或堆放在库房附近。
四、库房内电灯用毕后应立即关闭。
每日下班检查库房门窗的开关,档案箱的钥匙放入柜内。
五、库房箱内放置杀虫剂,防止虫蛀档案,发现档案被虫蛀损毁时,应及时报告领导并进行处理。
六、库房内经常保持整齐、清洁,每日至少打扫一次,同时根据库房内气候的变化,随时通风,保持一定的温度、湿度。
七、档案人员发生疏忽职守,擅自提供、抄录、损毁要追究责任,根据情节轻重,按照《档案法》规定,给予行政或刑事处分。
八、 非档案管理人员不得进入档案库房。
会计档案归档制度
一、会计档案是经济业务活动的真实记录,是检查执行经济工作方针、政策和财经纪律的可靠凭证,是本单位档案室室藏的重要组成部分,必须实行统一管理,分级保存。
二、会计档案归档内容包括:
会计报表、会计凭证及附件、会计账薄、会计核算资料等。
三、会计档案应由财务人员按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的归档要求整理立卷、装订成册,并分别按报表、账薄和凭证编制会计档案的目录。
四、会计档案可在会计年度终了以后,由本单位财务于第二年三月底前移交档案室保管,档案室必须按期接收,不得推诿拒绝。
移交时严格履行交接手续,明确责任。
五、归档会计档案的保管期限为:
年度决算报告属永久保管;现金出纳账、银行存款账为二十五年;原始凭证和记账凭证、总账和明细账为十五年。
六、对保存期已满的会计档案,须经鉴定小组鉴定,并报单位领导批准,做好销毁清册的编制,报上级财政部门审批后,按程序进行销毁。
档案鉴定、销毁、移交制度
一、遵循党和国家及档案管理机关统一制定的鉴定原则和标准,制定本机关的具体鉴定标准,确定和鉴别档案的实用价值和历史价值,确定保管期限。
二、按照档案保管期限的规定,超过保管期限档案,应由局鉴定、销毁小组进行鉴定,档案室编制销毁清册,并报局领导批准后方可销毁。
同时,应报上级档案部门备案。
三、销毁文件和档案必须到区保密局指定地点,并由两人以上监销,监销人要在销毁清册上签字,注明销毁方式和日期。
四、按照档案馆要求进行移交,移交档案时必须附有二份以上按规定格式编制的目录,其中一份留存,另一份随资料等一并向区档案馆移交。
借阅档案规定
一、借阅本局库存档案须认真填写“调查登记单”,以备查考。
二、调阅档案应由室主任和档案员在调卷单签署意见后方可调卷,借阅跨部门的档案材料,需经有关部门领导或局办公室主任审批同意后才能调阅,查阅本人组卷的档案,可由本人直接调卷。
三、借阅绝密件
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