机关公文处理办法.docx
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机关公文处理办法.docx
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机关公文处理办法
****机关公文处理办法
第一章总则
第一条为使我厅公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高办文质量和办文效率,根据国务院关于《国家行政机关公文处理办法》国发〔2000〕23号)文件精神,并结合我厅实际情况,特制定本办法。
第二条国家行政机关的公文是传达贯彻党和国家方针、政策,发布行政法规、规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况和交流经验的重要工具,是具有法定效力的公务文书。
第三条厅机关、厅属各单位领导和文秘工作人员,在公文处理工作中,应力求少而精、注重效用,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,不断提高公文处理工作水平。
第四条公文处理要做到及时、准确、保密、安全。
公文由办公室统一收发、批办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第五条厅办公室是厅机关公文处理的管理机构,主管本厅机关并指导厅属各单位及市、州办公室的公文处理工作。
第二章公文种类
第六条行政机关的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排;奖惩有关单位及人员;变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文;转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进;批评错误;传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作;反映情况;答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复.
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作;询问和答复问题;请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第七条公文格式一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。
(一)发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办机关应当排列在前。
(二)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,其中“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
(三)对急需办理的紧急文件,应视紧急程度分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
对紧急文件的确认,应由主办处长与办公室文秘副主任共同认定,并由办公室文秘副主任在发文单上用红色附注“急件”、“特急件”字样。
凡附有“特急件”字样的文件,从核稿、审批、发文登记、缮印到分发、传递,都应按时限要求,急速处理。
(四)发文字号,包括机关代字、年份、序号。
联合行文,只标明主办机关发文字号。
(五)上报省委、省政府和国家劳动保障部的公文,公文首页应使用预留眉批位置的《湖南省劳动和社会保障厅文件》红头纸;应当在首页与发文字号平行的右侧注明签发人姓名。
(六)公文标题,一般应包括发文机关、事由和公文种类。
标题应当准确简要地概括公文的主要内容;标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)公文如有附件,应当加括号标注。
附注标识在成文日期和印章之下,版记之上,空一行后另起一行空两格标注。
(八)主抄送机关。
主送机关是主要受理公文的机关。
向上级机关行文,通常只写一个主送机关,不能多头主送。
抄送机关是指需要了解文件内容,以及有隶属关系和实际工作需要,还要送达的有关单位。
(九)公文除会议纪要外,应当加盖印章。
联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。
联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当调整行距、字距,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法。
(十)成文时间,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。
电报,以发出日期为准。
(十一)文件应当依据《湖南省人民政府公文主题词表》认真标引主题词。
主题词标注在文件末页抄送机关之上。
对未标引主题词的公文,办公室不予受理。
(十二)文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。
(十三)文件应当标明印发机关和印发时间。
印发机关和印发时间标注在抄送机关之下,文件一般标明印发份数。
(十四)公文用纸。
党组发文用“中国共产党湖南省劳动和社会保障厅党组文件”字头专用纸;厅发文用“湖南省劳动和社会保障厅文件”字头专用纸;厅办公室发文用“湖南省劳动和社会保障厅办公室文件”字头专用纸;机关党委发文用“中共湖南省劳动和社会保障厅直属机关委员会文件”字头专用纸。
公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。
第四章行文规则
第八条在本厅职权范围内,可以向省政府各部门,各直属机构,各市、州、县劳动保障局行文;在特殊情况下可以根据省政府的批准授权,并注明经政府同意,方可向市、州、县人民政府行文。
厅内设机构除办公室外,内设处室、中心不得对外行文。
第九条可以同省委、省政府各部门,各直属机构联合行文。
联合行文应当确有必要,单位不宜过多。
省直有关部门与本厅联合行文,先由主管处室会审提出意见,内容如有变动,应与拟稿单位协商后,再送厅领导会签,由主办单位印发。
联合行文必须是同级单位。
本厅与省直有关部门联合行文,由经办处室起草,办公室核稿,报厅领导审批后,经办处室送有关单位会签,内容如有补充或修改,应及时报告原审批领导人复审同意,方能印发。
第十条向下级机关的重要行文,应当同时抄报省委、省政府或国家劳动保障部以及抄送有关部门。
第十一条“请示”应一文一事;一般只写一个主送机关。
要求省委、省政府批转的请示,同时附送省委、省政府批转的代拟稿。
在未批复或批转前,不得将请示抄送同级和下级机关。
第十二条如公文中有些内容涉及有关部门和地方的权限,主办处室应事先与有关部门和地方主动协商。
在协商未取得一致意见前,不得向下行文;如是上报公文,应如实反映有关地方和部门的不同意见,由上级裁决。
公文中有些内容涉及厅内有关处室的业务权限,主办处室应事先与有关处室主动协商并会签(紧急公文应让有关处室提前介入);若有不同意见,应报请厅领导裁定。
对于不同意见未协商一致、又未经厅领导协调解决的问题,一律不得上报、下发文件,办公室亦可拒绝受理。
第十三条厅内各处室之间不行文。
第十四条向受双重领导的单位上报公文时,应当根据内容写明主报机关和抄报机关,由主报机关负责答复请示的问题;上级机关向受双重领导的下级单位行文时,应同时抄送其另一上级机关。
向没有隶属关系的下级机关的重要行文,印发前须经其上级机关会签,并应抄送其上级机关。
第十五条一般不得越级行文请示问题。
因情况急需越级行文时,应同时抄送越过的上级部门。
对越级向本厅请示问题的文件,除因情况特别紧急外,原则上不予受理,并告其按行政隶属关系逐级向上请示。
第五章公文办理
第十六条收文与批注
(一)凡主送本厅的文电、信函,不论以何种方式送达,须一律先交机要室签收和登记。
然后由机要人员及时送办公室领导(或委托秘书人员批注),提出处理或交办意见,再由机要室具体处理、呈阅和传递。
对于未经办公室批注而处室自行受理办文的,办公室不得办理。
除特殊情况外,厅领导不受理和审批未经办公室登记、批注的公文。
各处室亦要固定专人管理文件,及时到机要室办理领取文件手续,建立文件登记、分送制度。
(二)根据《国家行政机关公文处理办法》的有关规定,本厅办公室文件管理的范围主要是:
国家和省委、省政府各部门,各市、州政府及其所属劳动保障局和计划单列企业集团的来文、来函。
除此之外,属于越级行文,原则上应予以退回。
第十七条承办与拟稿
一、承办处室收到应办文、电后,应进行登记,并由处室领导安排有关人员及时办理,不得拖延积压。
如不属本处室业务范围办理的文、电,应及时退办公室,以便另送其他处室办理。
如因问题复杂,不能按时办复的文、电,应先将情况告诉对方;对有不同意见的交办件,应附加文字说明及时转出;超过规定办文时限的,承办处室应分别报告主管厅领导和办公室并说明原因。
二、特急件,若已规定办文时限,应在时限内将文件办理完毕;若未规定时限,也要在3天以内办完。
一般文电在15天以内办完;可行性研究报告审批时限可延长至1个月,凡估计1个月内办不完的,要及时将有关情况通报对方。
三、草拟公文的要求
(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
(二)情况真实,观点明确,文字精炼,条理清楚,层次分明,书写工整,文面整洁,标点准确,应完整、准确表达劳动保障机关的意图,用语恰当,篇幅力求简短。
文内使用简称时,一般先用全称,再注明简称。
(三)公文起草时,人名、地名、数字、行文要准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
时间应写具体的年、月、日。
(四)公文结构层次序数,第一层为“一”;第二层为“
(一)”;第三层为“1”;第四层为“
(1)”。
(五)公文必须使用国家法定计量单位。
(六)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩语句作为词素的数字必须使用汉字外,一律使用阿拉伯数码。
(七)起草公文要使用钢笔或毛笔,首页使用我厅统一印刷的“湖南省劳动和社会保障厅发文稿”、“湖南省劳动和社会保障厅呈批件”,并使用统一的方格文稿纸,或按规定格式书写或打印清楚。
(八)送厅领导签发的文件要整洁清楚,对因删改较乱的文稿须重新抄正后,再送厅领导批示,情况复杂的要有说明;公文打印后的送审稿,根据档案管理的要求必须将笔抄原件附于其后,以便存档。
(九)凡需退回原件的须办文件,要复制存档。
(十)公文起草处室要按规定准确填写公文主送、抄送单位(列出主、抄送单位名单),不得随意扩大发文范围。
(十一)凡以本厅名义报国家各部、委、办和省政府的请示和报告,都应以本厅的正式文件上报,杜绝出现在下级的文件上签注意见而上报的现象。
第十八条送厅领导批示或交有关处室办理的公文,办公室要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办、查办,重要公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。
对下发的重要公文应当及时了解和反馈执行情况。
第十九条公文的核稿
(一)凡以本厅名义发出的正式文件(含呈批件),应由主办处室拟稿并经处室负责人严格审核后,交办公室登记、核稿(党组文、纪检文、人事文除外)。
(二)办公室和各处室都要建立核稿制度。
办公室设立专职人员负责文件核稿工作,协助领导把关;各处室负责本处室的核稿把关。
(三)处室核稿主要负责把关文稿是否完整、准确表达劳动保障机关的意图;表述的事实、文稿的数据是否正确无误;提出的措施是否切实可行;是否清楚地阐明了要说明的问题,从而避免言不及义、文种误用、该协商的未予协商等现象。
(四)办公室核稿主要把关:
是否需要行文;是否符合国家的方针政策及有关规定;是否会商或会签有关部门;文种的使用及公文格式是否准确;语言的表述等是否规范。
(五)签发人负责最后审定办文是否必要,是否符合国家的方针政策,是否符合行文意图。
(六)办公室对各处室送核的文稿,一般要在两天内办理完毕(急件或较简单的文件,一般要当天处理,复杂文件,一般不超过五天)。
第二十条公文的会签(会商)
(一)凡需要会签的公文,主办处室应按各处室的分工,须送有关处室审核提出意见后,再送办公室核稿。
(二)本厅与外单位联合发文,由本厅主办的文稿,应按本办法的公文办理程序进行办理,经本厅厅长或协助全面工作的副厅长签发后,由办公室交主办处室送联合发文单位会签;由外单位主办的公文,经办公室登记后送有关业务处室办理,办后退办公室复核,再送厅主管副厅长和厅长或协助全面工作的副厅长审签。
外单位与本厅会签的公文,有关处室办文时限一般不得超过三天。
(三)本厅送外单位会签的文稿退回后由主办处室复核一遍,如有不妥,应交办公室送签发人审阅。
(四)会签处室对主办处室送会签的文稿,一般要在两天内办理完毕(急件或较简单的文件,一般要当天处理,复杂文件,一般不超过三天)。
各会办处室若对会签稿有意见,一律应在“办文签注意见专用纸”上写明,如在文稿上修改,应在旁边注明修改单位,以示负责。
修改公文不得在文稿装订线以外书写。
第二十一条公文的签发
(一)呈送领导审批签发的文稿必须经办公室核稿,并由办公室秘书人员统一交有关领导审批签发,任何处室或个人都不得把文稿直接送厅领导审批,更不得把文稿交给业务单位人员找领导签字。
(二)文件的审批原则。
一般性的业务工作文稿,由分管副厅长审签;向领导机关的报告、汇报和重大业务问题的文稿由分管副厅长审签意见,送厅长或协助全面工作的副厅长签发;涉及其它副厅长分管的业务,应与有关副厅长会商或分别写出签发意见,如意见不一致,由厅长或协助全面工作的副厅长协调。
(三)对于领导的审批意见,不允许对外散布谁同意或不同意的信息;不允许有在某一领导不同意的情况下去找另外的领导审批签发的做法。
(四)保证领导审批文稿的充足时间,任何人不得催签或等签。
(五)需要急办的文件,可以由分管厅长召集相关处室负责人集体进行研究,在可能的情况下,优先办理。
第二十二条公文的缮印和校对
(一)本厅文件的编号。
上报文,一律采用湘劳社〔20XX〕XXX号的形式编号;平行文和下发文,一律采用湘劳社发〔20XX〕XXX号的形式;厅党组的发文采用湘劳社党组〔20XX〕XXX号的形式编号;厅发函采用湘劳社函〔20XX〕XXX号的形式。
(二)本厅的发文由办公室统一编号,规定印制数量,交打字室缮印。
(三)文印人员要严把缮印质量关,避免文件多页、漏页、空白页或印刷不清楚等印刷质量上的问题;文印人员对限时印出的特急件,不得延误。
(四)送印的文稿,必须有各主办处室负责人和厅领导的签发字样。
(五)复制文件、资料,应按照《保密法》和本厅保密制度的有关规定办理。
本厅各处室复制文书档案,按《档案法》和本厅档案制度的有关规定办理。
外单位复制、摘抄本厅的档案、资料,需持单位介绍信,经办公室领导(重要文件资料需经厅领导)审批方可复制。
本厅不得向外单位提供省委、省政府文件的复制件,原则上也不提供外单位文件的复制件。
(六)按照保密制度的规定,秘密级以上(含秘密)的文件和不能公开的内部资料,不准在普通传真机上传送。
必须通过传真机传送的普通文件资料,亦须经主管厅领导批准后,方能传送。
(七)校对。
文印室打印好校样后,由各拟稿处室负责校对。
校样与原稿必须一致,不得擅自修改原稿,如必须修改时,应征得办公室核稿人认可,重要改动需经原签发人的同意。
打印其它稿件,也要先定稿再承印,不得边校、边改。
校对人校完后应在文稿上签字,以示负责。
对于重要的文稿,要坚持初校、复校“两校制”。
限时印出的特急件,主办处室应责成专人跟踪校对,不得因无人校对而造成文件延误。
第二十三条用印和发文
(一)公文须经本机关领导人审批签发后方可盖章。
领导人未签字的公文,在未补办签字手续前,不得用印。
(二)本厅发文由机要室负责。
对发出去的公文,要根据确定的发送单位、密级、缓急、有无附件等情况,一一查对清楚,进行编号、登记、封装后交收发室及时发出。
要防止错发、漏发和重发。
事关全局性的和重要的文件发厅领导。
发送秘密以上文件、资料时,应在信封上准确地写明收文部门或收件人姓名,并在信封上注明秘密等级、缓急程度和编号,还必须采取相应保密措施,确保文件安全。
发绝密级文件、资料时,要在信封封口上加盖封章或者贴密封笺,交机要交通部门传递。
第六章公文立卷、归档和销毁
第二十四条公文办完后,应根据《中华人民共和国档案法》和本厅文书归档立卷的规定,各处室及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷,电报随同文件一起立卷,于每年2月份交厅档案室存档。
第二十五条公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,以便于保管和利用。
第二十六条联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。
第二十七条公文复制作为正式公文使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式公文妥善保管。
第二十八条案卷应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
个人不得保存应当归档的公文。
第二十九条下级机关收到上级机关的机密、绝密公文,应当按照发文机关的要求定期清退。
第三十条没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可以定期销毁。
销毁秘密公文,应当进行登记,由两人监销,保证不丢失、不漏销。
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