财务软件的操作流程与系统初始化.docx
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财务软件的操作流程与系统初始化.docx
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财务软件的操作流程与系统初始化
财务软件的操作流程与系统初始化
电算化局部上机指南
第一章财务软件的操作流程1
第二章系统初始化2
第三章日常业务处置7
第四章UFO报表13
第五章现金流量表17
用友财务软件运用指南
用友ERP-U8是由用友软件股份开发的,是目前国际运用最多的软件,国际用户已近40万家,徐州用户近2000家。
用友ERP-U8的产品很多,包括财务产品、供应链产品、财务业务一体化、WEB购销存、管理驾驶舱等等。
本次考核由于时间和手工操作内容的限制,我们只选择与手工操作配套的局部,即财务产品中的系统管理、总账系统和UFO报表等。
财务软件的操作流程
第二章系统初始化
一、树立账套
为实施企业树立一整套包括业务处置规那么、证、账、表等的一套账。
这项任务在系统管理模块下完成。
系统管理模块提供了一个系统集中管理的操作平台,包括新建账套、新建年度账、账套修正和删除、账套备份,操作员的树立、角色的划分和权限的分配等功用。
系统管理的运用者为企业的信息管理人员:
系统管理员〔Admin〕和账套主管。
第一步用户登录注册;
①选【末尾】--【顺序】--【用友ERP-U8】--【系统效劳】--【系统管理】,进入系统管理模块;
②选【系统】--【注册】,进入登录系统界面。
在〝操作员〞栏:
输入注册身份:
admin↙
在〝密码〞栏输入密码:
密码为空,直接按回车键。
在〝账套〞栏:
选入备选数据源。
第二步设置用户〔建账前先指定用户,便于为所建账套指定账套主管〕;
以系统管理员〔Admin〕身份注册后,
选【权限】--【用户】,添加两位用户:
自己(账套主管)和协作者〔担任审核凭证〕
第三步树立账套
(考核中树立账套前先调零件器系统时间为20××.12.1);
①以系统管理员身份注册后,选择【账套】--【树立】,输入账套信息:
账套号:
3位数字 〔考核中同用户编号〕;
账套称号:
考核中为四方电机厂;
账套途径:
可为默许或自选〔如C盘设恢复卡,建议途径设为D或E〕;
启用会计期:
新建账套将被启用的时间,详细到"月",考核为12月;
会计时期设置:
点选企业的实践核算时期〔考核为12月份、不用选〕。
②输入单位信息
③按提示据需求点选相应内容:
核算类型设置企业类型:
工业;行业性质:
2007新会计制度;
账套主管:
选自己;按行业预置科目:
√
基础信息设置存货能否分类、客户能否分类、供应商能否分类和能否有外币核算均不选。
④建账完成后,可以继续停止相关设置,也可以以后从企业运用平台中停止设置。
分类码设置:
科目编码级次依据核算需求设置,本次考核可设4级,4-2-2-2;
数据精度:
小数点后2位;
系统启用:
√总账,启用日期:
20××.12.1。
⑤修正账套〔如账套信息有错〕
用户以账套主管的身份注册〔用户名或编号〕,选择【账套】--【修正】,那么进入修正账套的功用。
第四步为所增用户分配权限;
以系统管理员身份注册后,选【权限】--【权限】,停止功用权限分配〔各模块运用权限,如系统管理、总账等〕。
选中欲分配权限用户,点【修正】,在欲赋予的权限前选√,考核中把协作者只分配审核权限和查询权限(在【总账】—【凭证】中)
第五步设置备份方案,引入〔从外部介质引入到本机〕、输入〔备份到外部介质〕账套。
〔考核要求每天业务完成要备份账套,以免账套丧失或破坏〕
系统管理员或许账套主管在系统管理界面单击【系统】--【设置备份方案】,设置机器自动备份。
系统管理员在系统管理界面单击【账套】--【引入】/【输入】,那么可引入/输入账套。
〔留意需另建文件夹做备份,不能与所建账套途径同。
〕
二、系统初始设置
选择【末尾】--【顺序】--【用友ERP-U8】--【企业运用平台】,以账套主管身份进入企业运用平台,企业运用平台内容包括三个功用页签。
●【设置】页签:
包括基本信息、基础档案、数据权限、单据设置等。
●【业务】页签:
显示一切产品目录,考核中运用财务会计产品中的总账、UFO报表、现金流量表。
●【工具】页签:
晋级工具、系统管理、总账工具、数据复制等。
〔一〕基础信息设置〔【企业运用平台】--【设置】页签下〕
本子系统可对基本信息〔系统启用、编码方案、数据精度〕设置,也可在系统管理建账时设置;可对基础档案〔机构设置、往来单位、财务、收付结算〕设置。
考核中需对财务停止设置。
第一步设置会计科目;
选【基础档案】--【财务】--【会计科目】,在已有的规范科目中依据需求逐级增、删、改即可。
第二步设置凭证类别〔两种方式,任选其一〕;
选【基础档案】--【财务】--【凭证类别】;
自选:
记账凭证——按总字号排;或收付转——三类各有一套流水号。
留意:
转账凭证可设凭证必无;
收款凭证和付款凭证不要设置限制类型〔输入凭证时对现金流量项目录
入有限定〕。
第三步设置项目目录;
选【基础档案】--【财务】--【项目目录】,停止项目核算,如存货、现金流量核算等。
本次考核把现金流量作为项目核算
①在已有的项目大类〝现金流量项目〞下添加项目分类。
选择【项目分类定义】--【添加】:
分类编码:
00分类称号:
现金之间转换,点【确定】;
②同时添加项目目录。
选择【项目目录】--【维护】--【添加】:
项目编号:
00项目称号:
现金之间转换所属分类码:
00
〔二〕总账系统基础设置〔凭证和账簿的特殊要求及录入期初余额〕
在【企业运用平台】--【业务】页签--【财务会计】--【总账】--【设置】下:
选择【选项】:
系统树立新账后,如对凭证和账簿有进一步的管理要求,可用此项功用。
选择【期初余额】:
一切科目按明细科目录入期初数据。
第一步录入期初余额;
第二步核对期初余额,并停止试算平衡;
选择【期初余额】--【试算】
如试算不平衡,应修正。
第三步期初对账
选择【期初余额】--【对账】:
停止账账核对
假设对账后发现有错误,可按〖显示对账错误〗按钮,系统将把对账中发现的效果列出来,用户停止相应修正。
假设试算平衡,对账无误,初始化终了,便可停止日常业务处置。
第三章日常业务处置
停止日常业务处置,应以相应身份〔账套主管、制单、审核等〕注册进入【企业运用平台】--【业务】--【财务会计】--【总账】。
一、填制凭证
记账凭证是注销账簿的依据,是总账系统独一的数据源,电子账簿的准确性完全依赖于记账凭证,因此,实践任务中,必需准确完整地输入记账凭证。
添加凭证
单击【凭证】--【填制凭证】--〖添加〗按钮或按[F5]键,添加一张新凭证。
步骤:
①点选凭证类别,系统自动编号,当某凭证不只一页,系统自动分数标号;
②系统自动取以后系统日期为记账凭证填制日期,日期可修正,系统日期不得早于制单日期;
③输入附单据数,未附单据时可直接回车;
④依据需求输入凭证自定义项〔双击〕:
如凭证类别设为收、付、转时,此处可输总字号;
⑤输入摘要〔常用摘要可点选入〕;
⑥输入科目称号:
⑦录入借方或贷方金额:
⑧输毕,点【添加】或F5停止下一张凭证输入;
⑨凭证全部输入终了,按〖保管〗按钮或[F6]键保管凭证。
其他功用按纽
〖余额〗:
可查询以后科目的最新余额一览表。
〖插分〗:
拔出一条分录。
快捷键CTRL+I。
〖删分〗:
删除光标以后行分录。
快捷键CTRL+D。
〖流量〗:
查询以后科目的现金流量明细。
〖备查〗:
查询以后科目的备查资料。
2.修正凭证
输入进程中发现错误,直接修正;
输入后未经审核发现错误,查询(【凭证】--【查询凭证】或【凭证】--【填制凭证】--〖查询〗)至该张凭证,修正之;
审核时发现错误,审核人标错,制单人修正,改后审核人再取消标错,停止审核;
记账后发现错误,应先冲销凭证〔【制单】--【冲销凭证】〕,再编制一张正确凭证。
删除凭证
如作废某张凭证,找至该张凭证,单击【制单】--【作废/恢复】;如恢复,再按【作废/恢复】,那么取消作废。
作废凭证仍保管凭证内容及凭证编号,作废凭证不能修正,不能审核。
在记账时,不对作废凭证作数据处置,相当于一张空凭证。
在账簿查询时,也查不到作废凭证的数据。
如删除某张凭证,那么应先作废凭证,再单击【制单】--【整理凭证】。
查询凭证
常用凭证的调用与添加
添加:
点击〖添加〗,输入编码、说明、凭证类别,再点〖详细〗,
输入凭证分录内容;
保管以后凭证为常用凭证:
点【制单】--【生成常用凭证】制造常用凭证。
调用:
在制单时单击【制单】--〖调用常用凭证〗,选入修正。
留意:
本张凭证想调用,要在上一张凭证窗口上停止。
图例:
产品销售挂账
二、查询凭证
单击【凭证】--【查询凭证】,输入查询条件查询。
三、出纳签字
如增强资金管理,可设出纳签字,在【凭证】--【出纳签字】下,此项任务可在审核之行停止,也可在审核之后记账行停止。
四、审核凭证
以审核人身份重新注册,单击【凭证】--【审核凭证】,输入审核凭证查询条件,停止操作。
五、记账
记账凭证经审核签字后,即可用来注销总账和明细账、日记账等。
单击【凭证】--【记账】,应用记账导游,停止操作。
六、账表查询、打印〔有联查功用〕
七、期末处置
1.系统转账:
有些业务,定义转账凭证后,应用转账生成,系统可快速生成转账凭证,并自动追加到未记账凭证中。
操作流程:
转账定义→转账生成。
●转账定义:
不同类型业务有不同定义方式,常用的有3种。
⑴自定义转账〔自动转账〕:
▲可以自定义转账的业务主要有:
1)"费用分配"的结转。
如:
工资分配等。
2)"费用"的结转。
如:
分配制造费用、辅佐消费等。
3)"税费计算"的结转。
如:
所得税、增值税、营业税、城建税、教育费附加等。
4)"提取各项费用"的结转。
如:
坏账预备、存货涨价预备等。
5)其他项目的结转。
如:
结转本钱差异、结转入库自制工具价差等。
▲操作步骤
单击【期末】--【转账定义】--【自定义转账设置】,屏幕显示自动转
账设置窗;
单击〖添加〗按钮,录入主要信息,点[确定],定义转账凭证分录信息;
在金额公式栏,按[F2]键或双击后点,应用公式导游输入取数公式;
留意:
*假设是组合公式,那么单击"继续输入公式"选项,选择加、减、乘、除运算符号,并单击〖下一步〗,继续输入,输毕,单击〖完成〗。
*公式中科目编码可以为所需的任一级科目。
例:
自定义计提坏账预备凭证。
①点添加,添加转账序号,输入转账说明;②输入摘要、科目,选择方向,③应用公式导游选择相应公式,输入公式信息,如需多个公式,选择继续输入公式,④可增行、删行、拔出等,也可直接修正,最后保管。
⑵销售本钱结转:
是将月末商品销售数量乘以库存商品的平均单价计算各类商品销售本钱并停止结转。
〔也可自定义结转〕
留意:
▼选择【期末】--【转账定义】--【销售本钱结转】,输入相关信息;
▼库存商品科目、主营业务支出科目、主营业务本钱科目及下级科目的结构必需相反,并且都不能带辅佐账类。
〔考核中,应在主营业务支出科目、主营业务本钱科目下添加一项605新产品〕
图例:
⑶时期损益结转:
将损益类科目的余额结转到本年利润科目中。
选择【期末】--【转账定义】--【时期损益】,录入本年利润科目,点【确定】。
图例:
●转账生成
单击【期末】--【转账生成】,选择转账类型〔如自定义转账等〕,选择要停止结转的月份,在"能否结转"栏选择能否结转〔双击〕,按〖确定〗按钮生成凭证,如与实践有出入可直接修正,按〖保管〗按钮将以后凭证追加到未记账凭证中。
留意:
★★★转账生成之前一切记账凭证最好记账,有时会影响生成凭证数据的准确性。
期末对账、结账
对账正确后,便可以结账,结账后不能再输入本月记账凭证,本月业务完毕,继续下月〔年〕业务处置。
注:
此项功用最好在出完报表停止,如凭证有错,还可再改。
第四章UFO报表
UFO报表是用友股份开发的电子表格软件,适用功用丰厚,具有文件管理、格式管理、数据处置、打印、二次开发功用等功用。
与账务系统结合,可作为通用的财经报表系统运用,易学易用。
一、制造报表的基本流程
本期一切凭证输入终了记过账后,即可生成报表。
在生成报表之前需对报表的格式、公式等停止设置,如以后会计时期报表内容有变化,做相应修正即可。
基本流程如下:
报表系统在【企业运用平台】--【业务】--【财务会计】--【UFO报表】下。
启动UFO→设计报表的格式→定义各类公式→报表数据处置→打印报表→参与UFO
二、应用报表模板〔系统设定了常用的会计报表,调用修正〕
〔一〕调用模板
选择【文件】--【新建】--【格式】--【生成常用报表】,选择〝生成一切行业报表〞〔有5张常用报表〕,保管欲生成的报表。
〔本次考核需生成资产负债表、利润表、一切者权益变化表、现金流量表,其他任选〕
〔二〕调整修正模板〔依据本单位状况,相应修正报表格式、公式等〕
在格式形状:
1.选择【文件】--【翻开】,翻开欲修正的报表,点左下角【格式/数据】为格式形状,修正编辑报表。
2.在【编辑】下,可拔出、追加、交流、删除行列。
3.设置关键字:
目的是经过关键字对多张表页准确定位,方便报表取数。
在格式形状下,选中欲放置关键字的单元格,点【数据】--【关键字】--【设置】,依需求点选〔可设单位、年、月〕,设为关键字的表中显示为红字。
如调整关键字位置,点【数据】--【关键字】--【偏移】;
如取消关键字,点【数据】--【关键字】--【取消】。
4.报表公式定义
在格式形状下:
⑴输入公式
选中待定义的公式单元〔如货币资金的年终数〕,输入公式。
输入方式有两种:
应用函数导游
选择【数据】--【编辑公式】--【单元公式】〔或按〝=〞或单击fx〕,如资产负债表中货币资金期初数,步骤如以下图例:
①选中欲定义公式单元,单击fx,出现定义公式界面,选择函数导游;
②选择用友账务函数,期初〔QC〕,点选下一步,出现用友账务函数界面;
③点参照,按提示输入科目、时期、方向等;
④再点确认,一项公式输毕;
⑤如数据来源需几项公式来确认,各项公式间用算术符〔+-*/〕衔接,下一项公式输入同理。
直接输入〔函数格式熟习后〕
选择【数据】--【编辑公式】--【单元公式】下〔或按〝=〞或单击fx〕,直接输入。
⑵修正公式
双击待修正单元或点【数据】--【编辑公式】--【单元公式】或单击fx,其他同输入。
⑶其他计算公式,相似EXCEL.
5.保管
(三)报表数据处置
在数据形状:
翻开报表:
【文件】--【翻开】…表
账套初始(为哪套账出报表)
在【数据】下选择【计算时提示选择账套】,计算报表时输入账套;如不选,那么默以为以后登陆账套。
添加表页:
〔如一年同时保管12个月的资产负债表,便于取数〕
在【编辑】下,可拔出、追加、交流、删除表页。
本次考核要求出两张资产负债表〔11、12月〕,资产负债表下应添加表页。
录入关键字:
在数据形状下,选择表页,点【数据】--【关键字】--【录入】。
如资产负债表,录入四方电机厂20××.11.30,那么可生成11的报表;
录入四方电机厂20××.12.31,那么可生成12的报表。
生成报表:
选择【数据】--【整表重算/表页重算】,按提示操作。
报表打印
三、自定义报表
树立新表
选择【文件】--【新建】,格式形状下,点【格式】,设立表尺寸、行高、列宽、表格划线、单元属性等。
设置公式、关键字
格式形状下,点【格式】,设置公式、关键字。
生成报表
数据形状下,输入关键字,输入相关数据,计算生成报表。
相关单元公式
在计算公式中,可以运用用友账务函数〔其他函数〕取数,也可报表取数。
用友账务函数:
参见系统协助
报表取数:
取本表〔本页、他页〕数据
〈目的区域〉=〈数据源区域〉[@〈页号〉]
取本页数,@〈页号〉缺省;
取他页数,指定〈页号〉。
例:
在产品本钱计算表中分配率=消费费用净额/定额本钱
D5=D4/(C6+C7)
--表示产品本钱计算表各页D5单元(分配率)均取以后表D4单元值(消费费用净额)再除以以后表C6单元〔月末在产品定额本钱〕与C7单元〔完工产品定额本钱〕的和。
取其他报表的数据
〈目的区域〉=〝〈他表表名〉〞->〈数据源区域〉[@〈页号〉]
如取他表某页,需指定页号。
例:
在产品本钱计算表中资料定额本钱=完工数量×单台资料定额
C8=〝c:
\…\产品定额资料表.rep〞->B4*B8
--表示产品本钱计算表各页C8单元(ST700的资料定额本钱)均取产品定额资料表中B4单元值(ST700的单台资料定额本钱)再乘以以后表B8单元值〔ST700完工数量〕。
第五章现金流量表
用友财务软件设计了两种现金流量表的编制方法,一是应用UFO报表和现金流量项目核算结合的随时确认法;一是凭证剖析法。
一、随时确认法
会计人员在往常处置经济业务编制记账凭证时就确定现金流量表的详细项目,期末汇总,编制现金流量表。
电算化处置时应留意:
设置科目时,要指定现金流量科目
在【编辑】--【指定科目】--【现金流量科目】,选定现金和银行存款科目。
在【总账】--【设置】--【选项】下,凭证控制中必选〝现金流量科目必录入现金流量项目〞。
留意:
1、2步骤缺一不可。
输入凭证时,现金流量科目要指定所属现金流量项目
制单时,点【流量】或点【添加】--点选详细项目。
报表公式定义时,应选〈用友账务函数〉--〈现金流量项目金额〉定义公式。
二、凭证剖析法
现金流量表在【企业运用平台】--【业务】--【财务会计】--【现金流量表】下,选择按月剖析。
〔一〕现金流量表初始化
模板选择
在【初始化】--【模板选择】,选择新会计制度。
基本科目设置
在【初始化】--【基本科目设置】,设置现金科目,选择现金、银行存款、其他货币资金科目。
〔应收应付科目不选,老制度下价税分别用〕
税率,汇率设置
不设税率〔老制度下价税分别用〕,有外币核算设置汇率。
折分凭证在【初始化】--【折分凭证】
将多借多贷凭证拆分为一借一贷〔一借多贷、一贷多借〕的子凭证,以方便定义计算项目来源。
翻至需求拆分的未拆分凭证,然后在〝多借多贷凭证的自动拆分〞中点取相应方法。
拆分方法:
金额对应:
适用于有一条借方分录X金额即有一条相反金额贷方分录。
比例拆分:
适用于借贷分录个数不相等时,如分配费用。
月末结转:
适用于损益类科目的结转,选定本年利润为主科目〔双击本年利润科目所内行的方向栏〕,结转即可。
手工拆分:
凡前三种方法不适用者,如机制的多借无贷。
经过上移分录、下移分录、组合子凭证完成。
5.凭证预备
拆分完凭证,双击凭证预备,系统将拆分的凭证自动进一步拆分为一借一贷的凭证,以方便定义报表计算项目来源。
6.定义填报项目
7.定义计算项目来源
对任一个计算项目,可经过逐渐定义计算步骤和取数方法来确定数据来源。
取数方法:
凭证剖析:
依据借贷信息确定现金流量项目。
查账指定:
依据借贷信息无法判别时,可指定。
取自报表
取自总账
未定义:
如取消定义,按未定义。
〔二〕计算现金流量表
〔三〕现金流量表打印
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- 财务软件 操作 流程 系统 初始化