档案管理规定.docx
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档案管理规定.docx
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档案管理规定
档案管理规定
文件编号:
1 范围
本标准规定了公司档案管理的术语、职责、管理原则与管理体制、文件材料的形成与归档,档案分类与编号、档案管理、档案信息开发利用及检查与考核。
本标准适用于公司的档案管理。
2 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准
2.1 档案
是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。
其构成以科学技术档案为主体,同时还包括计划、统计、生产经营、销售、物质供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工团及人事等工作中形成的文字材料、计算材料、照片、录相带、录音带、实物等资料。
3 职责
分管领导职责:
档案工作分管领导,负责公司档案工作的策划,并负责档案规划、计划的审批。
3.1 公司档案室及档案员职责
负责收集、整理、保管、统计全公司的各类重要档案,做到系统、完整、准确,同时做好档案的综合开发利用。
负责督促、检查指导各部门、分公司文件、材料的收集、积累、整理和归档工作,以保证各类档案的完整齐全,并严格履行移交手续。
负责组织有关人员对公司档案进行鉴定工作,剔除失去保存价值的档案材料,登记造册,办好销毁手续并参与监销工作。
对库藏档案要定期清查,做到帐物相符,若发现破损或变质的档案要及时修补和复制,使其保持完好状态。
负责档案的利用工作,积极提供档案信息为生产、科研、基建等活动服务。
负责制订和修改本公司档案管理工作方面的标准规范,并对各部门执行的情况进行检查督促。
做好库房的防火、防盗、防虫、防潮、防晒、防尘等工作,确保档案的安全。
保守机密,努力维护公司档案的完整和安全。
3.2 兼职档案员的职责
按照档案工作的规定、要求,做好本部门各类归档文件的形成、积累、整理立卷并及时交档案室。
做好本部门的各类归档文件材料、图纸资料的保管、利用与保密工作。
4 档案管理原则与管理体制
4.1 档案管理原则
公司档案坚持集中统一的管理原则,公司档案(人事档案除外)均由公司档案室实行统一管理,严禁任何档案材料保存在个人手中。
建立健全各项档案管理标准,并列入公司管理体系。
4.2 档案管理体制
公司设立专门的档案管理部门,隶属森宝行政部,设专职档案员一人,负责公司档案的综合管理。
在各部门、下属分公司(厂)设一名兼职档案员,负责各部门日常工作中自身档案的管理,其业务关系受档案室指导,组成本公司档案管理网络,(见附录A)。
4.3 对档案管理人员的要求与待遇
档案人员应熟悉档案基础理论知识,了解公司生产、经营、管理状况,并有较强的文件、资料管理能力。
档案人员享受专业技术管理人员待遇,按档案专业技术职务评聘。
5 文件材料的形成与归档
文件材料的形成:
公司各项技术、生产、经营、管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等资料均视为文件材料。
5.1 文件材料归档的基本要求
归档的文件材料必须完整,且应原件归档。
归档的文件材料必须准确地反映生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程;
归档的文件材料应符合形成规律;
归档的文件材料应符合文件格式和书写的有关规定;
各部门向公司档案室移交档案(或文件材料)须填写移交清单(会计档案见附录B,其他档案见附录C)一式二份(会计档案应一式三份)写明移交、接收人、交接时间等,经部门与档案室双方清点后,履行签字手续。
5.2 文件材料归档范围及保管期限
公司文件材料归档范围及保管期限,按各部门文件、材料归档范围及保管期限表内的规定执行(见附录D)。
根据国家的有关规定,文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。
长期为16年至50年,短期为3年至15年。
专门档案按相应规定执行。
5.3 文件材料归档时间,各类文件材料归档时间要求如下:
产品开发技术资料、审定资料等,在产品定型后一周内应归档。
新购设备、仪器,包括引进设备或技术,在开箱验收后二天内归档。
基建工程项目竣工验收时接收归档。
各项管理工作形成的文件材料,在第二年的第一季度由职能部门负责人审定后,向公司档案室移交。
声像档案在各项活动后,将正片和副片整理好随时归档。
实物档案,随时归档。
会计档案在年度终了后暂由财务部门保存一年,期满后由兼职档案员移交归档。
如因工作需要在财务部门保管,时间最长不超过三年。
5.4 文件材料归档份数
各类文件材料,一般归档一式一份,比较重要的和利用频繁的文件材料,可增加归档份数。
6 档案分类与编号
根据国家有关规定制定本公司档案分类与编号方法(见附录E)。
7 档案管理
公司生产技术和经营管理工作中形成的各种文件材料,由各部门兼职档案员按归档要求负责做好日常文件材料积累工作,在项目完成后或第二年的第一季度归档。
7.1 档案工作应做到三列入:
列入生产、技术、经营等各项管理程序;
列入科研、基建设备和经营等各项活动的工作计划;
列入有关部门、有关人员的职责范围、岗位责任制及工作标准中。
新产品试制定型、基建工程竣工验收、新购重要设备仪器开箱、项目和引进的档案资料验收,必须有公司档案室人员参加,文件材料不完整、不准确、不系统,不予验收。
公司有关人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议收集获得的文件材料,要按照归档范围的规定,及时向档案室归档,文件材料报销没有公司档案室签章,财务部门不予报销。
公司档案室要对各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行业务上的指导、监督和检查。
7.2 档案编目与检索工具
本公司档案根据文书、产品、基建、设备、会计、声像、实物来编制分类目录、案卷目录、保
管单位卷内目录、案卷备考表等。
本公司的检索工具,采用账簿式、计算机式的检索办法。
7.3 档案保管
蓝图及文件材料的保管
入库的蓝图及文件材料验收时必须认真检查核对,办理交接手续,上帐登记后按期限所属类别进行整理(蓝图应折叠成A4幅面)按保管单位装盒,以便保管。
排架按分类大纲的编号顺序排列,每个柜架上应注册存放档案的类别与编号范围。
照片、录音带、录相带的保管
声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处理。
照片应按照管理分类存放在照片档案盒里,每张照片要编写说明,其胶片应对应存放在胶片页夹里并保存在胶片柜或防火柜内备查。
录音带、录像带应立放,磁带必须避开磁场,磁带盒与盒的间距不小于3mm,存放磁带最好不用铁皮柜。
要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。
7.4 档案库房的一般要求
库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆、易腐蚀物品及其他杂物,并备有防火安全设备,定期检查有效情况。
库房内要有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。
档案管理办公用房和档案阅览室与档案库房应尽量创造条件严格分开。
7.5 档案鉴定
根据国家的有关规定,本公司档案保管期限分为永久、长期、短期三种,确定保管期限的基本原则是:
对本公司有长远利用价值的档案永久保存;
对本公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
鉴定工作的组织:
成立由公司领导、有关专业人员和档案人员参加的鉴定小组,根据档案的利用价值,确定销毁或延长保管期限。
鉴定方法:
鉴定小组直接对档案进行鉴定,每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表中说明鉴定意见,鉴定小组负责人必须签名并注明鉴定时间。
鉴定时间:
一般三至五年进行一次档案鉴定。
档案是公司宝贵财富,非经鉴定,任何人不得随意销毁任何档案资料。
销毁档案必须从严掌握、慎重从事,档案人员必须定期检查档案材料,按照保管期限规定进行认真检查,经鉴定小组鉴定,对无须继续保存的档案材料,开列清单,提出报告,经分管领导批准后销毁,并严格执行保密规定,(会计档案的销毁工作应严格按会计档案销毁工作程序标准进行)。
档案销毁时,应指定专人负责和有二人以上监销,并在销毁登记表上签字。
7.6 档案统计
对档案的基本情况,定期进行统计,一般一年进行一次。
档案统计内容,包括档案的收集、归档、实存、移出、整理、统计利用情况来进行。
档案统计数据应准确、可靠、及时,不得随意更改统计数字。
7.7 档案保密
严守公司机密,不得将档案资料带出室外或放置它处,所有机密档案资料内容不得向无关人员泄露,严防档案丢失或泄密。
认真执行档案利用制度,履行审批手续,不得任意扩大利用范围。
不得让无关人员进入档案库房,更不得让使用人员自拿自放,档案管理人员离开岗位要上锁,发现或发生泄密失密情况应及时向保卫保密部门汇报,以便及时采取措施。
定期检查档案保管状况,做到帐、物相符。
严格执行档案的销毁制度,任何个人不得将档案资料当废纸私自处理或出售。
8 档案信息开发利用
本公司员工凡因工作需要利用与本职工作直接有关的档案资料,必须履行借阅登记手续,方能借阅,如需利用本职范围以外的档案资料,应经本部门负责人及总经办主管签字批准,借阅会议记录及机密文件应经总经办主管同意后,并经分管领导批准,方可借阅。
档案资料一般在档案室查阅,确因工作需要外借,最长不得超过一周(设备使用说明书不超过一个月)如需延长使用,必须办理续借手续。
借阅档案资料要注意爱护并应妥善保管,不得擅自翻印、复制、拍照、更不得涂改,或在档案上做任何标记、抽换、损坏,必须保证档案的整洁;不得丢失泄密,如有丢失,要及时上报公司保卫保密部门,视情节轻重给予处罚。
外单位来公司借阅档案资料,一般凭单位介绍信,并经公司分管领导同意后,方得借阅,如需索要复制档案资料,应经分管领导同意,并应按规定价格办理付款手续。
在档案室内阅读者不准吸烟,保证档案资料的绝对安全。
为提高资料利用效率,借阅单位及个人对档案资料的作用价值和利用效果及时填写利用效果登记表。
凡调离本公司的职工,必须交还所借用的档案资料,并经档案室签字后方可调离。
9 检查与考核
档案管理工作应作为各部门、分公司绩效考核的内容之一。
专职档案管理人员根据建档任务完成情况,工作成绩、工作态度等由森宝行政部综合考核。
兼职档案员对本部门应收集的文件、材料的完整性、及时性负责,对不按本标准规定时间、项目,不及时、完整归档的处以50~500元罚款,对因工作不到位而造成技术事故或重大损失时将追究管理责任。
10 档案管理突发事件应急预案
目的:
为建立、健全档案安全管理工作机制,预防重大自然灾害和突发性事故(对下简称:
灾害)的发生,做好应对灾害引起危害的紧急处置措施准备,提高公司档案的安全保障和救灾能力,采取最有效行动消除对室藏档案、资料的威胁,保护未受损的档案、资料,抢救已受损的档案、资料,最大限度地减少受灾损失。
10.1 工作原则
预防为主原则。
把预防灾害作为档案安全管理工作的重要任务,从制度上预防灾害的发生,建立安全预警机制,强化日常安全管理,完善灾害紧急处置工作措施,提高应对处置能力。
档案优先原则。
当灾害发生时,面临其他物质财产(人员除外)和档案同时需要抢救时,应把保障档案安全作为首要任务,在第一时间采取有效措施,最大限度地减少灾害对档案的危害。
应急联动原则。
按照档案工作“统一领导、分级管理”的原则,坚持统一指挥、明确分工、上下联动、各负其责、齐抓共管,形成合力,切实做到有效预防、及时控制和消除危害。
10.2 适用范围
凡在我公司发生的影响档案保管安全的台风、水灾、火灾、盗窃、库房倒塌、地震、地质裂变等重大自然灾害及计算机信息管理系统崩溃等其他突发性事件,适用于本预案。
10.3 启动条件
凡出现下列任何一种情况,即启动本预案。
预警性灾害。
市防灾应急指挥机构,地震、防汛、气象、公安消防等灾害管理部门发出预警及相关预案已经启动,预期将对本单位内生命、财产造成较大威胁或损失的灾害。
广泛性灾害。
发生全区性的灾害同时发生灾情,对这些档案的安全直接构成威胁。
其它重大灾害。
直接危及档案安全的其它灾情。
10.4 组织指挥
领导机构
森宝集团成立档案抢险救灾领导小组,由林耿华任组长,吴祖新、杨剑任副组长,林剑群、李德贞、范兆琪、赖玮莉、陈燕霞及森宝行政部全体成员为成员。
主要职责
负责日常档案安全信息监测、采集、汇总、分析与组织协调,及时向公司应急指挥领导小组报告,提出预警及预案启动的建议;
起草相关文件;
根据突发事件的性质,分别向各部门通报情况,联络、协调综合档案室做好应急工作;
制定应急措施,督促、指导各部门开展应急工作;
组织人员赶赴现场对突发事件参与处置,跟踪了解事件的进展情况和处置情况。
非工作时间责任人及责任
凡在工作时间以外,如工作日的夜间、双休日、节假日时间出现灾情时,门卫值班人员为直接救灾责任人,其责任是:
落实24小时值班制度,确保通信畅通,对楼内各部位做到勤转、勤看、勤检查。
拨打电话报警(110报警电话)。
打电话通知档案抢险救灾领导小组成员或其他责任人。
档案抢险救灾领导小组成员接到救助电话应迅速到达指定地点。
无论办公大楼任何楼层发生火灾都应迅速通知档案抢险救灾领导小组成员,随时进入警备状态。
遇汛期及强降雨时段,要24小时密切关注办公大楼档案安全,可能发生险情时,要第一时间通知档案抢险救灾领导小组成员,随时进入抢险救灾状态。
遇地震灾害发生,应迅速通知档案抢险救灾领导小组成员,随时进入警备状态。
10.5 运行机制
建立突发事件预警机制
公司各部门要做到早发现、早报告、早处置的原则,对监测到的事件苗头采取措施加以控制,对可能发生的危机情况及时处理,积极加以防范,以便在危机发生后能快速反应,使突发事件造成的损害降到最低程度。
应急信息报告要求
报告责任主体:
突发事件所在部门的兼职档案员应当及时将有关情况上报。
各部门是受理报告和向公司档案管理突发事件应急指挥领导小组报告突发事件的责任主体。
各部门要建立信息报告责任制,明确报告责任人及其职责。
报告时限和程序:
突发事件发生后,公司综合档案室或各部门应立即采取电话、传真等通讯工具和报告方式将有关情况报告公司档案管理突发事件应急指挥领导小组,上报时间距事件发生不得超过2小时,详情和进展情况应随时上报。
报告事项及内容:
突发事件的发生的时间、地点、经过、结果、目前情况、已采取的措施。
需要报告的内容:
本部门发生的档案被偷盗,档案火灾、水灾。
主要包括:
人为、台风、暴雨、地震、地质及重大生物灾害等造成本部门档案重大损坏、损失,重大经济损失,政治影响等。
应急响应
对于重大火灾、水灾、偷盗等事故事件,各部门应积极协同有关单位,采取有效应急处置措施,进行先期处理。
迅速转移安置和保护
接到重大灾情预警,各部门要按照应急预案和救灾部门的要求,按指定路线将档案转移至安全地带,并组织力量做好档案的安全保护工作。
档案资料抢救顺序:
a)声像、照片档案;
b)保管期限为永久、长期的科技档案;
c)保管期限为永久、长期的会计档案;
d)保管期限为永久、长期的文书档案;
e)保管期限为短期的档案;
后期处理
突发事件应急结束后,按规定做好善后处理工作,事发地应及时进行突发事件安全分析,提出加强和改进同类事件应急工作的意见和建议,对突发事件的起因、性质、影响、责任、损失情况、经验教训等进行全面调查评估,在三天内以书面形式上报公司森宝行政部。
任何部门、个人不得瞒报、迟报、漏报、谎报和阻碍他人报告档案安全突发事件。
对在档案安全突发事件中有失职、渎职行为的,要依法对有关责任人给予行政处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。
10.6 应急保障
应急支援和装备保障
综合档案室、各部门要有现场救援、应急队伍保障、资金保障、物质保障等方面相应的保障措施,明确机构、人员、物资、资金等。
建立应急保障队伍
各部门建立起救援队伍联运机制,依托专业救援人员进行培训指导和专业支持,当突发事件发生时,能够协助专业救援部门开展自救和互助,最大限度的减少灾害损失。
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