风电场生产物资采购处置管理办法及常用表格.docx
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风电场生产物资采购处置管理办法及常用表格
XXXX风电场
生产物资采购、处置管理办法
XXXX风力发电有限公司发布试行
总则目的:
建立一个规范的生产物资采购、处置管理办法。
适用范围:
生产物资采购处置行为、供应商管理的管理。
责任:
公司生产计划部对本规程实施负责。
内容:
1.1为规范公司生产物资采购处置行为、供应商管理,保证生产工作的顺利开展,降低生产成本,特制定本制度。
1.2本制度的适用范围包括:
各风力运营项目所需要的生产工具、备品配件以及办公用品、工具、备品配件的加工服务。
项目建设期、大修、技改等所涉及的大宗物资以及单价2万元以上的物资采购单独立项,委托总公司,按照其采购和招投标制度执行。
1.3本制度所涵各项生产物资采购和处置等工作由公司生产计划部执行;考虑到采购成本及时效等因素,经各项目生产部申请,生产计划部批准,部分采购可由各项目生产部综合管理部执行,各项目综合管理部需定期将供应商选择、管理、考核、实际采购等情况报公司生产计划部备案,并定期接受公司生产计划部的检查。
第一章供应商选择
2.1供应商必须是具备一定生产制造能力、管理技术水平高、产品质量好、价格合理、资信度优异、售后服务良好的单位。
2.2在服务中引入竞争机制,每项采购、服务应有三家及以上的供应商,在质量、价格、交货期、售后服务等方面公平竞争,避免独家产品提供现象的发生。
原则上每项产品供应商每年确定一次。
2.3新单位欲进入公司服务供应网络,必须持相关资料向生产计划部提出申请,包括:
2.3.1企业营业执照(复印件、年检时间、年检章要求清晰可见)
2.3.2组织机构及人力资源状况
2.3.3主要服务客户名单
2.3.4其他文件和资料(产品样本、介绍等)
2.4生产计划部和财务部共同负责对申请入围的企业进行资格审查,填写《生产物资供应商准入评审表》,报生产计划部和财务部负责人共同审批。
2.5通过审批的物资采购、服务供应商,由生产计划部负责人《生产物资供应商准入名录》,同时向通过评审的企业发出准入的书面通知。
2.6公司生产物资供应对象必须从《生产物资供应商准入名录》中选取;对在本管理办法正式实施前已在提供公司产品的供应商,或上级母公司已有的产品供应商,如过往无不良记录,直接纳入《生产物资供应商准入名录》。
第二章供应商管理
3.1供应商应认真履行服务义务,不得向公司提供虚假或不符合有关规定的信息,提供不合法、不合规的各种返利、回扣(包括物品、有价证券)。
3.2恪守诚信,优质服务,认真履行《服务协议》。
3.3定期向生产计划部如实报送协议价格、供货数量等资料。
3.4生产计划部应及时了解、掌握市场服务供应情况和价格信息,根据市场价格波动幅度、《服务协议》和其他因素,及时对供应商协议服务价格进行协商调整。
3.5生产计划部应及时对产品和服务供应商的企业资料进行维护,如企业相关信息失效,应及时通知供应商更新资料。
相关供应商如在规定的时间内无法提供有效证明资料,应在《生产物资供应商准入名录》中删除。
3.6生产计划部应定期向各需求提出部门征求产品反馈信息,填写《生产物资供应商评价表》,作为对生产物资供应商考核的依据。
第三章供应商考核
4.1质量保证指数(40分)
项目
比例
分值
备注
质量保证指数
(合格率)
>=95%
40分
90-95%
30-39
百分比下降1%相应分值扣除2分;
若对公司造成不良影响,本项分值为0。
85-89%
20-29
80-84%
10-19
<80%
0-9
4.2时效性保证指数(30分)
项目
延迟次数
分值
备注
时效性保证指数
30
考核期内每延误一次扣5分,扣完为止
能提供相应的免责证明另行处理。
4.3价格保证指数(30分)
项目
违规情况
分值
备注
价格保证指数
擅自、变相提高协议服务价格的
发现或投诉一次扣10分
不按月及时报送价格变化的
发现或投诉一次扣3分
给回扣、多开发票的
发现或投诉一次扣10分
其他价格违规行为
1-5分
4.4等级评定:
4.4.1综合评分在90-100之间者,为合格供应商,可正常。
4.4.2综合评分在80-89分,减少服务需求。
4.4.3综合评分低于80分,终止服务。
4.4.4若考核项其中一项为0,则直接取消其资格。
4.5生产物资供应商发生下列行为之一的,一经查出,生产计划部有权取消其服务供应协议资格,3年内取消其服务供应资格,不得申请准入:
4.5.1一年内因价格、质量、服务等方面被投诉5次(含)以上、并经查属实的;
4.5.2向生产计划部提供虚假的服务内容和价格;
4.5.3与服务需求方串通违反财经纪律的。
第四章采购管理
5.1采购方式
生产类物资采购、服务采购方式一般有下列几种:
5.1.1协议采购
利用频率较高的物资,生产计划部应事先在《生产物资供应商准入名录》中选定供应商,议定价格及交易条件,办理《服务协议》,以确保供应来源,简化作业流程。
采购方法也依定时或定量方式进行。
5.1.2一般采购
除协议采购之外的物品或服务,生产计划部依《定标单》逐单进行询价,议价。
5.2询价、议价
5.2.1询价
5.2.1.1凡属一般采购,均应选择至少三家符合条件的供应商作为询价对象。
5.2.1.2确属独家代理、专卖品以及急品急件(24小时内必须到位)的产品和服务采购等特殊状况,不受
(1)条所限。
5.2.1.3凡属协议服务项目,生产计划部依合约价格核价,不需另询价。
合约条件发生重大变化除外。
5.2.1.4如向协议供应商采购时,应附其报价明细表。
5.2.1.5询价后,应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。
5.2.2议价
5.2.2.1询价后,选择两家以上供应商进行交互议价。
5.2.2.2议价时应注意品质、交期、服务兼顾。
5.2.3询价、议价注意事项
5.2.3.1议价优势掌握
以下状况、生产计划部应加强与供应商议价:
(1)市场价格下跌或有下跌趋势时;
(2)采购频率明显增加时;
(3)本次采购数量大于前次时;
(4)有同样品质、服务之供应商提供更低价格时;
(5)公司策略需要降低生产物资类采购、服务成本时;
(6)其他有利条件时。
5.2.3.2其他注意事项
(1)专业材料、用品或项目,生产计划部应会同使用部门共同询价与议价。
(2)供应商提供报价规格与请购规格不同或属代用品时,生产计划部应送项目生产部确认后方可议价。
5.3采购流程
5.3.1各项目生产部本着确保正常生产所需、库存成本最低化的原则,制订常备工具和常用备品配件、石灰石等原料定额库存清单,报公司生产计划部和分管副总审批后,原则上均需按协议采购模式采购。
5.3.2各项目生产部每月根据消耗提交采购申请清单,原则上以耗定购;采购申请应注明规格、数量、到货时间要求;采购申请经生产计划部负责人批准后办理。
采购清单应根据现有库存数量和使用的紧急性提出到货时间要求,如有必要可按周或紧急补交采购申请。
5.3.3若生产物资的市场价格、供应情况预期将发生变化,或节假日生产安排需要等,需临时增加库存的,应单独报告申购。
5.3.4非定额库存物资可按一般采购流程执行;各项目生产部应合理安排计划好非定额物资的采购,原则上应随定期采购申请审批采购。
5.3.5若遇紧急情况,物资使用直接影响到机组的运转和安全,需要即时采购的,应事先电话提请生产计划部负责人和分管副总以上人员审批,经同意后商定采购模式,后补报采购申请;生产计划部负责人审批权限金额大于5000元,小于等于20000元;物资采购应优先在公司核定的供应商中选择。
5.4若供应商所提供物资和服务不满足生产需求,生产计划部需通知工程部负责人,对货物或服务质量进行评估,若能部分满足实用要求,可按实际货物或服务范围付款;若不能满足实用要求,可拒付相应费用,并要求供应商在不影响正常工作的情况下及时整改。
5.5若供应商所提供物资和服务超出需求,生产计划部需经部门负责人及工程部负责人批示同意后,可按实际物资和服务范围付款,否则按原需求范围付款。
5.6各项目生产部应考查所在地物资和服务供应商情况,对比公司生产计划部提供的物资和服务的品质、报价、运费等情况,提出项目地自行组织采购清单及申请,经生产计划部同意后按照本制度前述采购要求、流程等组织采购;自行采购需确保品质,原则上非急件采购成本不高于生产计划部异地采购成本。
第五章库存及处置管理
6.1各项目生产部采购物资到货后由生产部运维部负责验收,综合管理部办理入库手续,并严格按照《备品配件管理制度》等相关制度进行领用和建立台帐,数据及时上报财务进行财务核算。
6.2各项目生产部每季度进行实地库存盘点,核定盘存盈亏,分析原因,提出处理意见,经生产计划部负责人和分管副总以上人员审批后进行处置,并及时提交财务进行帐务处理。
盘盈盘亏金额1000元以内的,由生产计划部负责人审批后执行;盘盈盘亏金额1000元以上,小于等于5000元的,由公司分管副总审批后执行;盘盈盘亏金额5000元以上的,由公司总经理审批后执行。
对于人为保管不善,偷、盗等行为造成盘亏的应追究仓库管理人员的责任。
第六章附则
本办法自年月日起执行,由生产计划部负责解释及修订。
第七章附件
附件1:
采购申请清单
附件2:
生产物资供应商准入评审表
附件3:
生产物资供应商准入名录
附件4:
生产物资供应商评价表
附件5:
定标单
附件6:
库存盘盈盘亏处置表
附件1:
XX项目生产部采购申请清单
1、定额库存采购清单
序号
名称
规格
单位
上月库存数量
本期领用
本期申购数量
到货时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
2、非定额物资采购清单
序号
名称
规格
单位
现有库存数量
本期申购数量
到货时间
申购理由及要求
1
2
3
4
5
3、加工服务采购需求
序号
服务名称
服务要求
完工时间
备注说明
1
2
3
工程部负责人:
生产计划部负责人:
分管副总:
总经理:
附件2:
生产物资供应商准入审批表
表单号:
NO:
供应方概况
企业名称
主要
业务
范围
1.
企业所有制
2.
企业法定代表人
3.
注册资本
4.
职工人数
5.
其它情况说明:
评审意见
生产计划部
评审
意见
□合格□不合格□补充调查
签名:
年月日
财务
部
评审
意见
□合格□不合格□补充调查
签名:
年月日
备注
附件3:
生产物资供应商准入名录
表单号:
NO:
序号
供应商名称
服务类别
审批日期
复审
备注
日期
结果
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
附件4:
生产物资供应商评价表
表单号:
NO:
企业名称
供应商评价:
●服务质量得分:
●时效性得分:
●价格得分:
●总得分:
综合评价□合格□减少服务需求□终止服务□取消资格
补充说明(对缺陷必须予以描述):
评定人员签字:
评定日期:
年月日
附件5:
定 标 单
表单号:
NO:
项目名称
经办人
日期
年 月 日
推荐单位及产品
推荐理由简述:
询价结果
序号
厂商名称
报价(单位:
元)
备注
生产部综合管理部意见
生产部负责人意见
生产计划部意见
分管副总裁批准
附件6:
库存盘盈盘亏处置表
盘点时间:
盘点人员
监盘人员
实际盘点情况:
序号
物品
盈亏数量
单价
总价
原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
合计
处理意见:
工程部负责人
计划运营部经理
财务部经理
分管副总
总经理
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