14一般物资采购供应业务流程.docx

14一般物资采购供应业务流程.docx

《14一般物资采购供应业务流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《14一般物资采购供应业务流程.docx（21页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

14一般物资采购供应业务流程

1.4一般物资采购供应业务流程

一、业务目标

1经营目标

1.1形成股份公司总部与分（子）公司两级集中采购的体制。

1.2优化采购方案、优选供应商、优质保量地满足股份公司生产建设物资需求。

1.3合理确定采购价格，降低采购成本。

1.4及时安排采购资金，保证货款准确支付。

2财务目标

2.1存货、付款的会计处理真实、准确、完整。

3合规目标

3.1物资采购行为规范、过程公开、竞争公平公正，符合国家法律法规。

3.2物资采购合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。

二、业务风险

1经营风险

1.1多个采购部门分散对外采购，造成内部竞争、难以

形成整体和批量采购优势，出现采购控制漏洞。

除原油、成品油以外的物资统称一般物资。

1.2不能及时采购到所需物资或采购物资不能按时到货,影响正常生产建设进度。

1.3采购的物资产品质量不符合技术质量标准需求，甚至采购了伪劣产品以及运输时发生丢失和毁损,出现质量问题或质量事故影响生产建设使用。

1.4供应商垄断产品价格、串通报价，或设计、生产、技术等部门和使用单位指定供应商，致使采购价格严重高于市场价格。

1.5对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析，导致采购价格不合理。

1.6分（子）公司层层设库、重复储备,致使库存资源不能共享、储备资金占用大、仓储费用高。

1.7资金分散使用、付款时间、付款方式、付款金额不恰当造成资金效益的流失。

1.8合同对购销双方的权利、义务和违约责任表述不清楚，导致经济纠纷和经济损失。

1.9未经审核，擅自变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。

2财务风险

2.1多记、错记、漏记物资入库或应付账款，导致财务报告失真、不准确、不完整。

3合规风险

3.1制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力,导致采购管理过程发生违规问题。

3.2物资采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。

三、业务流程步骤与控制点

1明确物资采购供应职责

1.1股份公司授权物资装备部对钢材、煤炭、三剂、油田非安装设备等大宗通用重要物资实施总部直接集中采购，并按照总部集中采购规定对更大范围的大宗通用重要物资实施总部组织集中采购。

1.2股份公司授权物资装备部审批分（子）公司所需的进口物资，按照一般物资采购范围的划分委托中国石化国际事业公司进行采购。

参见《1.5一般设备物资进口业务流程》

1.3分（子）公司授权一个物资采购部门对所需物资实施集中采购并制订集中采购目录，集中采购金额占分（子）公司物资消耗总额80％以上，逐步达到100％。

1.4工程项目物资采购按照《中国石化固定资产投资项目物资采购管理办法》执行。

EPC项目由总承包单位一个物资采购部门集中采购;由中国石化集团公司直属企业的设计院和石化系统外部单位承担的工程项目实行甲方供料制，主要物资由分（子）公司物资采购部门按照集中采购目录实施采购。

属于总部直接集中采购的物资上报物资装备部实施，属于总部组织集中采购的物资由物资装备部统一组织实施。

1.5分（子）公司授权物资采购部门实施物资统一储备，减少二级储备或不设二级储备，减少储备资金占用。

1.6股份公司授权物资装备部组织分（子）公司开展区域联合储备，建立分（子）公司库存资源共享与调剂利用机制。

1.7各级物资采购部门实行物资采购全过程各环节相互配合、相互监督分段管理模式，计划与采购、质检与采购、价格审核与采购、合同审核与采购、货款支付与采购等职责分离。

2需求计划编制、审核与提报

2.1分（子）公司根据生产建设需要及时、准确编制并审核物资需求计划，准确描述所需物资名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等要素。

年度需求计划中生产用原辅料计划须至少提前60天、检修物资计划须提前120天提报，季度计划须提前30天提报，月度计划须提前15天提报,其中长周期关键设备应根据合理的制造周期及早提报；提报的准确率按月度、季度、年度分别达到100％、95％、85％以上；工程建设物资需求计划按照施工网络进度控制图相应提前提报，准确率达到95％以上。

2.2分（子）公司的生产、设备、技术、工程等部门审批需求计划，物资采购部门对需用单位提报的物资需求计划的准确性进行监督考核。

2.3审批后的物资需求计划立即提报各级物资采购部门，保证合理采购周期。

3采购计划编制与审批

3.1各级物资采购部门计划人员依据已经审批的物资需求计划和物资储备定额平衡库存后，及时编制物资采购计划，提出采购数量、质量要求、交货期、采购方式及供应商选择方案。

各级物资采购部门负责人根据采购计划的金额大小，按权限分级审批物资采购计划，采购计划必须符合股份公司总部集中采购实施办法的规定。

4供应商选择与考核

4.1物资装备部组织分（子）公司对供应商考核、评估、优选,建立股份公司一级供应商网络；各分（子）公司供应部门负责对一级供应商网络没有包括的物资品种建立二级供应商网络。

一、二级供应商网络实行动态考核和优胜劣汰机制，构成保证生产建设所需物资的中国石化供应商网络体系。

4.2各级物资采购人员依据审批的物资采购计划，采取询比价采购、招标采购、协议采购、网上采购等公平竞争的方式，对重大成套设备的采购，事先由技术部门牵头组织技术交流和技术谈判，并负责签订相关技术协议。

属于股份公司总部集中采购物资必须在物资装备部确定的总部直接集中采购供应商和总部组织集中采购供应商短名单内选择供应商，其他物资在一、二级供应商网络范围内选择供应商。

由物资装备部主任或分（子）公司分管副经理依据权限审核确定供应商。

4.3各级物资采购人员选择的供应商必须能够满足产品技术质量要求、有良好业绩和健全的质量保证体系，优先选择具有相关质量认证体系证书的供应商,由物资采购部门和质量检验部门负责人监督审核。

4.4分（子）公司物资需用单位和工程设计、设备、生产、技术、物资采购等部门都不得指定供应商。

监察、审计等部门每半年检查一次，对因指定采购造成经济损失的，要追究责任人的责任。

5采购价格确定与控制

5.1物资装备部密切跟踪市场行情，分析研究大宗通用物资的成本构成与市场价格变动趋势，建立价格数据库，定期向分（子）公司发布采购指导价格。

分（子）公司必须严格执行物资装备部发布的采购指导价格；各级物资采购部门也要建立本单位采购价格数据库，作为确定采购价格的依据。

5.2各级物资采购部门按照公开、公平、公正和竞争的原则采取联合对外谈判、批量协议采购、招标采购、询比价采购等方式货比多家，比质比价，努力获得优惠的采购价格。

5.3各级物资采购人员对包括采购价格、运输保险费用、物资使用寿命、后续维护费用等在内的物资采购总成本进行分析比较，在满足物资功能与技术质量要求前提下，按性能与价格比最优和采购总成本最低原则确定采购价格。

5.4物资装备部主任、分（子）公司分管副经理依照权限审批采购价格。

5.5股份公司总部集中采购和各分（子）公司集中采购物资都必须在中国石化物资采购电子商务网上操作，公开价格确定过程。

股份公司、分（子）公司监察、审计等部门对物资供应采购价格的确定进行监督。

6采购合同审批、签订与执行

6.1各级物资采购人员根据确定的供应商与价格，依照经法律事务部审定的标准采购合同文本拟订采购合同，由合同管理人员审查。

合同管理人员依据权限审核合同的数量、技术质量要求、价格、交货期、供应商选择等各项条款，以及合同是否清楚描述购销双方的权利、义务和责任，并对付款方式，验收方式，违约责任，争议解决方式等条款进行审核，经物资装备部主任、分（子）公司分管副经理按权限分级审批。

合同签订前按照合同管理制度的规定，对重大和复杂合同执行合签制度，报经法律事务部门审查，再由分管副经理批准后由经授权的采购人员签订物资采购合同。

将授权贸易人员和签约人员向贸易对手备案。

6.2各级物资采购人员、合同管理人员跟踪并监督合同执行情况，合同执行完毕及时核销，并对100万元以上重大合同签订与执行情况进行分析。

7制造过程质量监造

7.1各级物资采购、设备、生产、技术、设计等部门和用户单位对长周期关键重要设备、材料实行过程监造，确定监造方式，编制监造大纲，签订监造协议，落实监造责任人。

8运输及保险

8.1各级物资采购部门与确定的供应商在签订采购合同中必须确定物资运输方式及运输发生途耗、毁损、丢失的相关责任，并根据不同的交货方式确定保险责任。

对运输和保险中发生的异常情况，要分清责任，分析提出处理办法，并追究责任。

8.2各级物资采购人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。

9质检入库

9.1各级质量检验部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书。

9.2各级仓储管理人员进行外观和数量检验，对符合合同要求的合格产品办理验收入库，限额内的数量损耗由财务部门及时处理,无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的不得办理入库,有超限额数量损耗的也不得办理入库。

入库单连续编号。

9.3经检验不合格产品由各级物资采购人员按照合同规定办理退货索赔事宜。

10货款支付、核算记账

10.1股份公司和各分（子）公司采购资金由物资采购部门集中使用、财务部门统一结算与报销。

股份公司总部直接集中采购货款，委托中国石化集团财务有限公司实行内部转账结算。

10.2采购资金支付必须由采购人员提出申请、填制付款申请单并附采购合同、《合同履行与结算申请表》、验收单、发票等付款依据，经本部门负责人审核后提交财务部门；财务人员核实入库验收单、发票、合同是否一致，并对应付账款、预付账款和分期付款等付款方式按规定审核，编制付款会计凭证和填制银行付款单据。

由物资采购部门负责人、财务部门负责人、分（子）公司分管副经理或物资装备部主任依据权限审批付款。

10.3各级财务部门应严格执行国家、股份公司内部会计制度和规定。

财务核算人员应正确核算物资采购成本、库存成本，经财务部门负责人审核签章后记入账簿并编制财务报表。

财务人员每月末与仓储人员进行账务稽核，定期进行实物盘点，做到账、卡、物相符。

11经营活动分析

11.1各级物资采购部门定期汇总分析采购物资的数量、价格、质量状况、采购费用、供应商选择、需求计划的准确性、节约采购资金和供应市场供需情况、价格走势等，提出采购建议和下一阶段的控制目标。

12考核评价

12.1股份公司总裁班子及人力资源、财务、审计、监察等部门对物资装备部采购供应业务进行考核评价。

物资装备部对分（子）公司开展物资供应管理绩效考核，与审计部联合开展物资采购专项审计，与监察部联合开展物资采购效能监察。

12.2各分（子）公司企业管理、人力资源、财务、审计、监察等部门对本单位的采购供应工作进行考核评价和专项审计。

四、业务流程图表

业务目标

业务风险

控制点

监督检查方法

业务流程图

1.形成股份公司总部与分（子）公司两级集中采购的体制。

（风险1）

2.优化采购方案、优选供应商、优质保量满足股份公司生产建设物资需求。

（风险2-3,9）

3.合理确定采购价格，降低采购成本。

（风险4－6，8）

4、及时安排采购资金，保证货款准确支付。

（风险7）

5、存货、付款的会计处理真实、准确、完整。

（风险10）

6、物资采购行为规范、过程公开、竞争公平公正，符合国家法律、法规。

（风险11）

7、物资采购合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。

（风险12）

1.多个采购部门分散对外采购，造成内部竞争、难以形成整体和批量采购优势，出现采购控制漏洞。

（控制点1.1-4）

2.不能及时采购到所需物资或采购物资不能按时到货,影响正常生产建设进度。

（控制点2.1-3，3.1，4.1-2，8.2）

3.采购的物资产品质量不符合技术质量标准需求，甚至采购了伪劣产品以及运输时发生丢失和毁损,出现质量问题或质量事故影响生产建设使用。

（4.1-2，7.1-2，8.1，9.1）

4.供应商垄断产品价格、串通报价，或设计、生产、技术等部门和使用单位指定供应商，致使采购价格严重高于市场价格。

（控制点4.1-3

，5.2-3）

5.对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析，导致采购价格不合理。

（控制点5.1，5.4，11.1）

6.分（子）公司层层设库、重复储备,致使库存资源不能共享、储备资金占用大、仓储费用高。

（控制点1.5-7）

7.资金分散使用、付款时间、付款方式、付款金额不恰当造成资金效益的流失。

（控制点10.1-2）

8.合同对购销双方的权利、义务和违约责任表述不清楚，导致经济纠纷和经济损失。

（控制点6.1-2）

9.未经审核，擅自变更标准合同文本中涉及权利、义务的条款导致的风险。

（控制点6.1）

10．多记、错记、漏记物资入库或应付账款，导致财务报告失真、不准确、不完整。

（控制点10.3）

11.制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力,导致采购管理过程发生违规问题。

（控制点1.7，6.3，12.1）

12、物资采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。

（控制点6.1-2，8.1-2）

1.明确物资采购供应职责

1.2股份公司授权物资装备部审批分（子）公司所需的进口物资，按照一般物资采购范围划分委托中国石化国际事业公司进行采购。

参见《1.5一般设备物资进口业务流程》

1.2检查进口物资审批单和进口物资采购合同。

1.3分（子）公司授权一个物资采购部门对所需物资实施集中采购。

1.3检查分（子）公司机构设置、集中采购率和采购合同。

1.4工程项目物资采购按照《中国石化固定资产投资项目物资采购管理办法》执行。

EPC项目由总承包单位一个物资采购部门集中采购;中国石化集团公司直属企业的设计院和石化系统外部单位承担的工程项目实行甲方供料制，主要物资由分（子）公司物资采购部门集中采购。

属于总部直接集中采购的物资上报物资装备部实施,属于总部组织集中采购的物资由物资装备部统一组织实施。

1.4检查工程项目物资采购集中分交安排、采购合同执行情况是否符合总部集中采购目录和甲方供料制。

1.5分（子）公司授权物资采购部门实施物资统一储备,减少二级储备或不设二级储备,减少储备资金占用。

1.5检查各（分）子公司统一储备率。

1.6股份公司授权物资装备部组织各分（子）公司开展区域联合储备，建立分（子）公司库存资源共享与调剂利用机制。

1.6检查区域联合储备运行情况、库存信息是否有共享。

1.7各级物资采购部门实行物资采购全过程各环节相互配合、相互监督分段管理模式，计划与采购、质检与采购、价格合同审核与采购、货款支付与采购等职责分离。

1.7检查各级物资采购部门职责是否分离。

2.需求计划编制、审核与提报

2.1分（子）公司根据生产建设需要及时准确编制并审核物资需求计划，准确描述所需物资名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等要素。

2.1检查分（子）公司物资需求计划编制表和是否有负责人审批签字。

2.2各分（子）公司生产、设备、技术、工程等部门审批需求计划,物资采购部门对需用单位提报的物资需求计划的准确性进行监督考核。

2.2检查物资需求计划是否审批及其提报的准确性。

2.3审批后的物资需求计划立即提报各级物资采购部门,保证合理采购周期。

2.3检查需求计划提报各级物资采购部门的时间。

3．采购计划编制与审批

3.1各级物资采购部门计划人员依据已经审批的物资需求计划和物资储备定额平衡库存后，及时编制物资采购计划。

3.1检查物资采购计划的编制、物资采购部门负责人审批签字。

4．供应商选择与考核

4.1物资装备建立股份公司一级供应商网络；各分（子）公司物资采购部门建立二级供应商网络。

一、二级供应商网络实行动态考核和优胜劣汰的机制。

4.1检查一、二级供应商网络是否符合规定。

4.2各级物资采购人员依据审批的物资采购计划，采取询比价采购、招标采购、协议采购、网上采购等公平竞争的方式，对重大成套设备的采购，事先由技术部门牵头组织技术交流和技术谈判，并负责签订相关技术协议。

4.2检查选择的供应商是否符合规定，是否经过相关负责人审批。

4.3各级物资采购人员选择的供应商必须能够满足产品技术质量要求、有良好业绩和健全的质量保证体系，优先选择具有相关质量认证体系证书的供应商,由物资采购部门和质量检验部门负责人监督审核。

4.3检验供应商选择体系是否由物资采购部门负责人和质量检验部门的审核监督。

4.4物资需求物资需用单位和工程设计、设备、生产、技术、物资采购等部门都不得指定供应商。

监察、审计等部门每半年检查一次，对因指定采购造成经济损失的，要追究责任人的责任。

4.4检查是否有独家、指定采购以及监察、审计等部门监督检查记录。

5.采购价格确定与控制

5.1物资装备部密切跟踪市场行情，建立价格数据库，定期向分（子）公司发布采购指导价格。

分（子）公司必须严格执行。

5.1检查是否建立价格数据库，是否发布主要物资采购指导价格及分（子）公司执行情况。

5.2各级物资采购部门按照公开、公平、公正和竞争的原则采取联合对外谈判、批量协议采购、招标采购、询比价采购等方式货比多家，比质比价，努力获得优惠的采购价格。

5.2检查采购价格确定的方式和检验采购价格获得优惠幅度。

5.3各级物资采购人员对包括采购价格、运输保险费用、物资使用寿命、后续维护费用等在内的物资采购总成本进行分析比较，在满足物资功能与技术质量要求前提下，按性能与价格比最优和总成本最低原则确定采购价格。

5.3检查价格与性能比和总成本分析报告，是否有物资部门负责人审核。

5.4物资装备部主任、分（子）公司分管副经理依照权限审批采购价格。

5.4检查采购价格审批情况

5.5总部集中采购和分（子）公司集中采购物资都必须在中国石化物资采购电子商务网上操作，公开价格确定过程。

股份公司及分（子）公司监察、审计等部门对采购价格的确定进行监督。

5.5检查集中采购物资是否上网采购和采购价格确定监督记录。

6.采购合同审批、签订与执行

6.1各级物资采购部门采购人员拟订采购合同文本，由物资采购部门负责人、分（子）公司分管副经理按权限分级审批合同。

6.1检查采购合同文本是否在权限范围内分级审批。

6.2各级物资采购人员、合同管理人员跟踪并监督合同执行情况，并对重大合同签订与执行情况进行分析。

6.2检验合同分析报告。

7.制造过程质量监造

7.1各级物资供应、设备、生产技术、设计等部门和用户单位对长周期关键重要设备、材料实行过程监造，确定监造方式，编制监造大纲，签订监造协议，落实监造责任人。

7.1检验监造协议、监造大纲、监造报告、监造记录。

8.运输及保险

8.1各级物资采购部门与确定的供应商在签订采购合同中必须确定物资运输方式及相关责任，并确定保险责任。

8.1检验相关合同条款。

8.2各级物资采购人员监督合同按期执行。

8.2检查合同是否按期执行。

9.质检入库

9.1质量检验部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书。

9.1检查是否有质量检验报告书。

9.2各级仓储管理人员进行外观和数量检验，对符合合同要求的合格产品办理验收入库。

入库单连续编号。

9.2检查是否有外观和数量检验报告书以及入库单是否连续编号。

9.3经检验不合格产品由各级物资采购人员按照合同规定办理退货索赔事宜。

9.3检查不合格产品退货索赔单。

10.货款支付、核算记账

10.1股份公司和各分（子）公司采购资金由物资采购部门集中使用、财务部门统一结算与报销。

10.1检验物资采购结算、报销凭证。

10.2采购资金支付必须由采购人员提出申请、填制付款申请单并附采购合同、合同履行与结算申请表、验收单、发票等付款依据。

财务人员核实各种单据和审核付款方式是否符合规定，并编制付款会计凭证和填制银行付款单据。

由物资采购部门负责人、财务部门负责人、分（子）公司分管副经理或物资装备部主任依据权限审批付款。

10.2检验付款申请单是否由各级负责人审批签字。

10.3财务核算人员正确核算物资采购成本、库存成本和应付账款、预付账款，经财务部门负责人审核签章后记入账簿并编制财务报表。

财务人员每月末与仓储人员进行账务稽核，定期进行实物盘点，做到账、卡、物相符。

10.3检查财务账簿、报表是否符合规定及账目是否与库存实物相符。

11.经营活动分析

11.1各级物资采购部门定期汇总分析采购物资情况，提出采购建议和下一阶段的控制目标。

11.1检验经营分析报告。

12.考核评价

12.1股份公司总裁班子及人力资源、财务、审计、监察等部门对物资装备部采购供应业务进行考核评价。

物资装备部对分（子）公司开展物资供应管理绩效考核，与审计部联合开展物资采购专项审计，与监察部联合开展物资采购效能监察。

12.1检验考评记录和报告。

12.2各分（子）公司企业管理、人力资源、财务、审计、监察等部门对本单位的采购供应工作进行考核评价和专项审计。

12.2检验考评记录和报告。

五、相关制度目录

1中国石油化工股份有限公司物资供应管理规定（石化股份物［2002］67号）

2中国石油化工股份有限公司总部集中采购实施办法（石化股份物［2002］73号）

3中国石化机电产品和钢材进口管理办法（中国石化物［2002］132号

4中国石油化工股份有限公司总部组织集中采购实施细则（石化股份物设［2002］15号）

5中国石化集团总部直接集中采购物资货款内部转账结算实施细则（财务计划部、财务部、财务公司、物资装备部联合文件）（石化股份物财［2002］10号）

6中国石化网上采购管理规定（石化股份物管［2002］22号）

7中国石化重要物资采购招标投标管理办法（石化股份物［2002］152号）

8中国石化物资资源市场管理办法（石化股份物［2002］153号）

9中国石化物资供应管理统计报表制度（石化股份物管〔2002〕24号）

10中国石化固定资产投资项目物资采购管理办法（石化股份物项[2003]23号）

11《中国石油化工股份有限公司内部会计制度》（石化股份财[2001]239号）

12中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（拟定待发）

六、主要控制点相关资料

1集中采购物资目录

2物资需求计划

3物资采购计划

4中国石化股份公司总部直接集中采购供应商名单

5中国石化股份公司总部组织集中采购供应商名单

6物资采购合同标准文本

7合同履行与结算申请表

8关键设备、材料监造大纲

9关键设备、材料监造协议

10质量检验报告书

11货款支付申请单