如何使用Excel.docx
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如何使用Excel
如何使用Excel2007製作柏拉圖(Paretochart)
柏拉圖(ParetoChart)是品管工具裡不可或缺的工具之一,它利用80/20的趨勢原則幫助工程師們歸納出較重大的要因,然後讓工程師可以只針對少數的及個要因,集中火力並對症下藥,以收事半功倍之效。
但好像沒有幾個人可以使用Excel畫出正確的柏拉圖。
如果你還不瞭解何謂柏拉圖(ParetoChart),就參考這裡吧:
柏拉圖分析(ParetoChart)介紹
本文就暫時跳開所有的工程問題,單純的只討論如何利用Excel2007來製作出完整的柏拉圖(Paretochart),我知所以強調完整,是因為很多人做出來的柏拉圖都有點似是而非,比較一下上面兩張柏拉圖的畫法,右邊的圖只要稍有Excel經驗的人,應該很簡單就可以畫出來,左圖才是比較正去的柏拉圖的畫法,要畫出這樣的圖可得有點技巧。
心動了嗎?
現在就來看看如何利用Excel2007畫出這樣的柏拉圖效果,不過得先說聲對不起,因為我只有英文版的Excel2007,所以解說中的指令也都是英文,可能得麻煩自己對照一下中文了。
Step1.輸入數據並將數據由大到小排列。
1.如下圖輸入A1~D1標題及A3~B6的「現象」及「數量」。
2.將D2~D6的各式設為「百分比」。
3.在C3的地方輸入公式【=B3】,在C4的地方輸入公式【=C3+B3】,其餘的C5~C6用複製貼上就可以,或者用拖拉的方式複製也可以。
4.在D2的地方輸入【0%】,這是一定要的,因為柏拉圖都是從0%開始的。
5.在D3的地方輸入【=C3/$C$6】,其他的D4~D6用複製貼上就可以,或者用拖拉的方式複製也可以。
小撇步:
當你要輸入【$C$6】時,其實可以把滑鼠點到C6的欄位再按
6.請檢查D6的地方,也就是百分比的累加最終一定要是100%。
Step2.建立柱狀圖
點選水平功能表的「Insert(插入)」,然後用滑鼠把A3~B6圈選起來,然後再按功能表的「Column」,出現快顯表之後選澤第一個圖形「ClusteredColumn」。
Step3.調整柱狀圖的間距為零
在柱狀圖上點選滑鼠右鍵,出現快顯功能表,選擇「FormatDataSeries…」,出現功能表之後,在「SeriesOptions」的功能表下,將「GapWidth(間距)」往左邊拉到底,或是輸入「0」後按關閉,這樣就可以調成沒有間距了。
Step4.為每個柱狀圖標注不同的顏色
為了美觀,可以個別設定每個柱狀圖的顏色。
先單擊任何一個想變更顏色的柱狀圖,在Excel的右上方會出現「ChartTools」功能表,選取「Format」,再下拉「ColoredStyle」樣式就可以選擇想要的式樣了。
建議不要選到有白框的樣式,作成柏拉圖後感覺會怪怪的。
Step5.添加百分比折線圖
在圖表的上面點擊滑鼠右鍵,選擇「SelectData…」。
Step6.開啟對話框之後,在左邊【LegendEntries(Series)】的地方點擊「Add」,新增一組資料。
Step7.出現【EditSeries】的對話框,把滑鼠游標點在【Seriesvalues:
】的方框內,記得把原來上面的資料刪除,然後用滑鼠拉選新加入的資料項D2~D6,範例中因為放在「Sheet2」工作頁,所以其內容為【=Sheet2!
$D$2:
$D$6】。
建議不要用輸入的方式作業,因為容易輸入錯誤。
完成後點擊【OK】就可以看到原來沒有間距的柱狀圖又多出了一道空隙了,這是因為多出了一組資料的關係,但這組資料的數值因為太小(百分比造成),所以在圖面上比較難看到。
Step8.點選第二組資料,如果不好選的話就先點選第一組資料的柱狀圖,然後再按鍵盤的上、下按鍵來作選擇。
一般的操作方式通常為選擇第一組柱狀圖,然後按向上按鍵,應該就可以選到了第二組資料了。
注意工作表上的區域是否有跟著變換到第二組資料。
在第二組資料的上面點擊滑鼠右鍵,在快顯功能表中選擇「ChangeSeriesChartType…」。
如果可以直接選到第二組資料,也可以直接在其上面點按滑鼠右鍵就可以選擇了。
Step9.在【ChangeChartType】的對話框中,點選「Line」,再選擇第一組折線圖示,按「OK」。
Step10.柱狀圖回到原來沒有間距的模樣了,一樣選擇第二組資料的圖線,在其上面點擊滑鼠右鍵,在快顯功能表中選擇「FormatDataSeries…」。
Step11.在「SeriesOptions」功能表下切換選擇到「SecondaryAxis(次座標軸)」,然後按「OK」。
現在應該就可以看到初步的柏拉圖雛形了。
Step12.設定Y軸主座標刻度
用滑鼠右鍵點擊Y軸主座標刻度,點選快顯功能表中的「FormatChartArea…」。
Step13.將【Maximum:
】改選為【Fixed】,並在其後面的空格中輸入【242】,這個值就是表格中第一組資料累加後的總值;建議在【Minimum:
】的後面也輸入【0】,以確保其最小值從0開始。
Step14.設定Y軸次座標刻度
依照Step12~13的方法,點擊次座標軸的刻度,一樣點選顯功能表中的「FormatChartArea…」。
在【Maximum:
】的後面輸入【1】就可以了,因為【1】就表示100%。
這樣整個比例看起來就正常多了。
Step15.接下來是重點要設定彎折線與柱狀突的零點重疊。
點擊柏拉圖的圖形啟動圖表功能表,選擇「Layout」功能表,然後選擇「Axes」下拉功能表,點選「SecondaryHorizontalAxis」,再點選「ShowLefttoRightAxis」。
Step16.出現X軸的次作座標,在它的上面點選滑鼠右鍵,從快顯功能表上點選「FormatAxis」。
Step17.在【FormatAxis】對話框中作如下的設定:
1.Majortickmarktype:
變更到「None」。
這樣可以隱藏次X軸的座標。
2.Axislabel:
變更到「None」。
這樣可以隱藏次X軸的座標的標籤。
3.Position:
變更到「Ontickmarks」。
這樣就可以將折線圖的原點移到左下角的零點位置並與柱狀圖重疊。
這裡就是重點了。
Step18.顯示百分比及不良數值的標籤。
基本上柏拉圖已經完成了,接下來的動作應該只是美化。
用滑鼠右鍵點擊折線圖,在快顯功能表上點選「AddDataLabels」,就會出現各個這點的百分比數值標籤。
可以再用右鍵點擊柱狀圖,一樣在快顯功能表上點選「AddDataLabels」,就會出現柱狀圖的數值。
Step19.調整柱狀圖的標籤位置。
用滑鼠右擊柱狀圖的標籤,在快顯功能表上選擇「FormatDataLabels」。
Step20.建議在【LabelPosition】的地方選擇「InsideEnd」,讓標籤出現在柱狀圖內部頂端的位置。
其實這些標籤也可以手動用滑鼠個別拖拉移動其位置。
Step21.最後的柏拉圖顯示如下,大家可以再自行作一些微調,有些個別標籤也可以考慮刪除,如0%及100%。
完成了囉!
真的寫到頭昏腦脹的,重看了一次發現錯別字特別多,這已經是訂正過的版本了,如果還是有不清楚的地方,留言討論囉!
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