员工档案信息化管理办法.docx

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员工档案信息化管理办法

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员工档案信息化管理办法

　　1.目的

　　1.1为了规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程中的动态跟踪管理。

　　1.2加强对员工的管理，建立有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等事项的资料，特制定本办法。

　　2.适用范围

　　2.1公司所有员工的档案管理工作均应遵照本办法执行。

　　3.权责

　　3.1公司员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部负责。

　　3.2公司员工的管理档案，必须是部门经理或副经理（含）以上的领导在其所属部门员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方可有权调阅。

　　4.员工档案管理的对象

　　4.1公司员工内部档案

　　4.1.1人事类档案，包括：

员工入职资料、劳动合同、培训记录、岗位异动、奖励与处分、晋升与降职等档案。

　　4.2公司员工外部档案

　　4.2.1员工干部介绍信及档案的托管（市人力资源交流中心）。

　　5、员工档案管理的内容

　　5.1公司员工内部档案

　　5.1.1员工管理档案的建立

　　5.1.1.1员工档案应在员工入职当天建立。

由人力资源部负责将员工入职资料收集完整，整理建档，并用于公司三级安全培训，待员工经三级安全培训完成后，各部门将员工档案返回人力资源部存档。

　　5.1.1.2人力资源部对已归档的资料进行审查，以确保员工档案的真实与完整。

　　5.1.1.3员工档案建立后，人力资源部相关负责人应在档案上详细填写员工姓名、部门及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。

　　5.1.1.4人力资源部相关负责人应将档案资料分类存放、严格保管。

　　5.1.2员工档案的健全及更新

　　5.1.2.1公司员工教育培训等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理并提交相关资料。

　　5.1.2.2人力资源部相关负责人在对收集上来的各项资料审核无误后，应按规定归档。

　　5.1.3人力资源部本着对员工负责的态度，定期整理、归档员工资料。

　　5.1.4员工档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。

　　5.2、公司员工外部档案。

　　5.2.1、经员工本人申请，公司领导审批同意，人力资源部相关负责人协助员工办理人事档案调动相关事宜。

　　5.2.2、人力资源部有义务提供员工人事档案调动相关信息的咨询。

　　6、员工档案的借阅

　　6.1员工档案查阅、借阅及复印管理

　　6.1.1有下列情形之一时，方可查、借阅员工档案：

　　6.1.1.1了解所属员工基本情况。

　　6.1.1.2员工晋升、降职。

　　6.1.1.3员工奖惩。

　　6.1.1.4员工调动。

　　6.1.2查、借阅及复印员工档案：

　　6.1.2.1查阅员工档案

　　A、须查阅员工档案时，需经人力资源部经理同意后，由人力资源部相关负责人提供所要查阅的资料。

　　B、查阅人不得进入档案室，不准将有关资料私自带出或复印。

　　6.1.2.2借阅员工档案

　　A、须借阅员工档案时，借阅人需填写申请单，经人力资源部经理批准后，方可到档案室办理借阅手续。

　　B、员工档案的借阅期限，一般为五天，特殊情况可延长至一个月。

借阅人必须保证员工资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。

　　C、借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，人力资源部相关负责人有责任进行追索。

　　D、归还档案时，人力资源部相关负责人应检查档案资料的完整性，确认无误后注明归还日期。

　　7、离职人员档案的处理

　　7.1、公司内员工档案由公司存档保管，员工离职不予退还。

　　7.2、公司外员工档案。

　　7.2.1、离职员工应于离职手续办理完成前，填写《珠海市个人委托人事代理审批表》，交人

　　力资源部盖章后，办理人事档案个人代理。

　　7.2.2、人力资源部人事专员有义务协助离职人员就《珠海市个人委托人事代理审批表》进行盖章。

　　7.3、离职人员的员工档案应做离职标志，并注明离职日期和原因。

　　8、档案的统计、清点

　　8.1人力资源部应及时将员工信息归档，及时记录，及时录入电脑，保证实存档案信息与电脑存储信息一致。

　　8.2人力资源部次月5日前统计上月员工档案清单及汇总。

　　8.3每年年初，对档案进行年度清点。

统计上年度归档数、档案总数、离职人员档案总数、在岗人员档案数等数据，并与电脑存储数据校对，要求二者一致。

　　8.4人事管理档案保存期限：

　　8.4.1已办理离职手续的员工，其员工档案保存期为五年。

　　8.4.2未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其员工档案保存期为五年，以当事人所在部门出具的书面报告中标明的离开公司时间为依据开始计算。

　　8.5每年三月份，对上年度已超出保存期限的档案统一进行销毁。

　　9、本办法自颁布之日起开始执行。

　　员工档案信息化管理办法

　　第一章总则

　　第一条为加强企业职工档案的科学管理，有效地保护和利用职工档案，更好地为深化企业改革服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》和原国家劳动部、国家档案局颁布的《企业职工档案管理工作规定》,结合本省实际，制定本规定。

　　第二条企业职工档案管理系指：

本行政区域内的各类企业、企业化管理的事业单位、个体经济组织（以下统称用人单位）中，与之形成劳动关系的职工档案管理，及与原用人单位终止（解除）劳动关系的退休人员、失业人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案管理。

　　第三条企业职工档案是用人单位劳动、组织、人事部门在招聘、培训、考核、奖惩、晋级、选拔、任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的原始记录；是历史地、全面地考察职工的依据；是职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证，是国家和用人单位档案工作的重要组成部分。

　　第四条用人单位、劳动和社会保障部门设立的劳动保障代理机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构，是职工档案的具体管理机构。

档案管理机构，由劳动和社会保障部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

　　第五条企业职工档案管理工作必须严格贯彻执行国家有关档案管理和保密工作的法规和制度，确保职工档案的完整、真实和安全。

　　第二章档案管理机构和职责

　　第六条在职职工档案由职工所在用人单位的劳动（组织人事）职能机构管理，应指定专人专库（柜）管理。

实行档案集中统一管理的单位，应设专人负责管理职工档案。

　　就业转失业人员的档案，由各级劳动和社会保障部门设立的劳动保障代理机构、失业保险经办机构保管。

实行社会化管理的退休人员的档案，由县区级以上社会保险经办机构负责管理。

　　档案保管部门暂不具备保管条件的单位，可移交所在地综合档案馆代管。

　　第七条下列情况，由用人单位或劳动者个人将档案交给劳动保障代理机构、失业保险经办机构代管，签订代保管合同：

（一）破产或转制企业的失业人员；

（二）离职、开除、终止（解除）劳动关系的人员；

　　（三）自谋职业、自费出国人员、个体工商户雇用人员；

　　（四）不具备档案保管条件的用人单位；

　　（五）各类技工学校、职业学校已毕业尚未就业的人员；

　　（六）灵活就业人员；

　　（七）其他有档案保管要求的用人单位或个人。

　　第八条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由用人单位在办理有关手续后，可移交当地劳动保障代理机构或按管理权限移交用人单位所在地综合档案馆寄存保管。

　　第九条死亡职工档案在原档案保管部门保管十五年以上，可以按规定进行销毁。

对国家和用人单位有特殊贡献的获省级以上英雄、模范人物称号的职工死亡以后，其档案由用人单位或档案保管机构移交所在地综合档案馆保管。

　　第十条劳动保障代理机构代管档案的资格，须经各级档案行政管理部门、劳动和社会保障部门审核认定。

未经资格审核认定或资格审核认定不合格的`，不得擅自接收、保管职工档案。

　　第十一条任何单位不得将档案交给个人保管，凡个人持有档案的，应按本规定的要求，将档案移交有关部门保管。

　　第十二条用人单位职工档案管理部门工作职责：

（一）收集、鉴别、整理、保管职工档案；

（二）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；

　　（三）登记职工工作变动、签订劳动合同、办理社会保险等情况；

　　（四）为有关部门提供职工情况；

　　（五）做好职工档案的安全、保密和保护工作；

　　（六）定期向用人单位综合档案室（馆）移交档案；

　　（七）办理其他涉及职工档案的有关事项。

　　第十三条劳动保障代理机构、失业保险经办机构档案管理工作职责：

（一）受用人单位或劳动者委托保管个人档案，整理、记录、查阅、借阅、传递档案；

（二）做好职工档案的安全、保密、保护工作；

　　（三）办理其他用人单位或劳动者委托办理的相关事项。

　　第十四条社会保险经办机构档案管理工作职责：

（一）集中统一保管各企业移交的退休人员职工档案；

（二）做好档案的安全、保密、保护和利用工作。

　　第三章档案收集、保管与销毁

　　第十五条用人单位必须为职工建立职工档案。

其内容和分类见附件一。

　　第十六条档案管理机构对职工应归档的材料要及时收集、整理立卷，保持档案材料的完整齐全。

　　第十七条立卷归档的材料必须经过认真鉴别，做到材料真实、文字清晰、手续齐备。

材料须经用人单位审查盖章或本人签字的，应在签字盖章后归档。

　　第十八条归档职工档案的载体介质应有利于档案的永久保管。

职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，纸质档案保证书写质量，字迹要端正、清晰。

不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料，只能使用碳素墨水。

　　第十九条职工档案卷皮、目录和档案盒（袋）的样式、规格按档案行政管理部门和劳动保障行政管理部门的规定执行（见附件二）。

　　第二十条档案管理机构在做好档案材料的接收、整理、保管、利用及内容的充实工作的同时，要严格遵守档案管理的法律法规和规章制度，防止档案材料丢失、损坏。

不得擅自涂改、销毁、伪造档案。

不得擅自泄露档案内容。

一旦出现丢失现象，丢失部门应对丢失的职工档案做出说明，并采取相应的补救措施。

　　第二十一条委托劳动保障代理机构保管职工档案的用人单位应及时将归档材料移交劳动保障代理机构。

劳动保障代理机构在接受委托代保管用人单位职工档案和劳动者个人档案时，必须经过认真鉴别和清点，经双方签字盖章后方能接收归档。

企业向县区级以上社会保险经办机构移交退休职工档案实行属地化管理，移交时双方应严格履行移交手续，填写移交清册，同时移交案卷目录和电子文件。

　　第二十二条职工档案保管应具备以下条件：

（一）建立坚固的专用档案库房，配备铁质的档案柜；

（二）库房要具备防火、防潮、防蛀、防尘、防盗、防光、防高温及消毒等条件；

　　（三）温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45%—60%；

　　（四）档案库房和档案管理人员办公室要二室分开；

　　（五）档案管理人员必须忠于职守、遵守纪律、具备专业知识；

　　（六）有条件的要实行计算机管理，逐步实现档案管理现代化。

　　第二十三条按规定需要销毁档案材料时，必须经档案管理机构主管档案工作的领导批准。

　　第四章档案的提供利用

　　第二十四条档案管理机构应建立健全职工档案查阅、借阅工作制度，明确档案查阅条件及利用范围。

因查阅和借阅档案，须遵循下列规定：

（一）查阅档案应凭盖有用人单位公章的介绍信，申明查阅理由，档案管理部门根据规定和需要提供档案材料；

（二）档案管理部门和劳动保障代理机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的灵活就业人员档案要严格保管，严格查阅手续；

　　（三）除特殊情况外，档案一般不借出查阅。

如必须借出查阅时应事先提交报告，说明理由，经档案管理机构主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还；

　　（四）任何个人不得查阅或借出本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案；

　　（五）查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容；

　　（六）因工作需要从档案中取证的，须请示主管档案工作的领导批准后，才能复制办理。

　　第五章档案的转递

　　第二十五条档案的转递必须通过机要部门或专职人员取送，不得交本人或其他人员携带。

　　第二十六条职工在劳动合同期限内变动工作单位、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退，应由职工所在用人单位在15日内（跨地区调动除外）将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的劳动保障代理机构。

　　第二十七条委托劳动保障代理机构管理档案的，劳动保障代理机构应与委托方签订档案管理协议书，明确双方的权利、义务、违约责任等内容。

并向委托管理者的原档案所在单位开具调档函，转移档案。

劳动保障代理机构接到档案后要进行清查登记，无误后方可存档。

如发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，退回原单位补齐或查清。

　　第二十八条转递档案应遵守下列规定：

（一）对转出的档案，必须按统一印制的《职工档案转递通知单》的项目登记，并密封包装（见附件三）；

（二）对转出的材料，不得扣留或分批转出；

　　（三）接收单位或劳动保障代理机构收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。

转出单位逾期15日（跨地区调动逾期一个月）未收到回执的，应及时追查，以防丢失。

《职工档案转递通知单》由原部门保存15年以上。

　　第六章法律责任

　　第二十九条未经批准从事档案托管业务活动的机构，由劳动保障行政管理部门和档案行政管理部门责令停止托管档案活动；情节严重的，提请工商部门吊销其营业执照，或提请原登记管理机关办理撤销登记；对当事人造成损害的，应承担赔偿责任。

　　第三十条有下列行为之一的，根据情节轻重，县以上档案行政管理部门、劳动和社会保障部门依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《辽宁省档案条例》等有关法律法规给予处罚，造成经济损失的，应依法承担责任。

构成犯罪的，依法追究刑事责任：

　　1、不按照本《规定》要求集中管理档案的；

　　2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；

　　3、无故扣留职工档案的；

　　4、职工档案整理、保管、利用、转递过程中出现违反本《规定》，造成档案丢失或其它严重后果的；

　　5、不按规定归档、按期不移交或接收档案的；

　　6、档案保管部门明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

　　7、损毁或者擅自销毁档案的；

　　8、泄露职工档案秘密者。

　　第七章附则

　　第三十一条企业中由国家任命的干部，其档案管理，仍按国家有关规定执行。

与国家机关、事业组织和社会团体建立劳动合同关系的劳动者，参照本规定执行。

　　第三十二条本规定由省档案局、省劳动与社会保障厅负责解释。

　　第三十三条本规定自发布之日起执行。

原《辽宁省贯彻执行〈企业职工档案管理工作规定〉实施细则》（辽劳调字[1993]52号）同时废止。