商品出入库管理业务流程修订版.docx
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商品出入库管理业务流程修订版
商品出入库管理业务流程
1、目的
为了规范商品进销存手续,对采购、入库、库存、出库过程进行控制,保证帐物相符的要求。
2、范围
连锁经营的配件、养护品、美容装饰品、汽车精品、促销品以及低值易耗品、劳保用品等物资。
3、职责
3.1门店店长负责制作门店地采采购订单、地采入库单的登帐;审核门店配送申请单、分店调出调剂单的审核、分店调入调剂单的登帐;生产类领用出库单登帐、非生产类领用出库单登帐;地采退厂单的登帐;
3.2配送中心库管员负责根据配送中心采购订单验货、办理配送中心商品入库录入、审核、新商品档案的申请、打印门店配送单、配送单登帐;审核返仓单;配送中心商品退厂单的录入、审核;
3.3门店库管员负责制作门店地采采购订单、验货地采商品、办理地采商品入库录入、审核;新商品档案的申请;制作门店配送申请单、根据配送中心的配送单验货、转单入库单的录入、审核、登帐;商品调出调剂单的申请、审核;调剂申请单转分店调剂单的录入、调剂单转入库单的录入、审核;本门店主仓库与费用库的调拨单录入、审核;根据接车单办理商品出库;生产类领用出库单审核;非生产类领用出库单录入、审核;制作返仓申请单;地采退厂单录入、审核;
3.4收银员负责根据托修单进行接车单录入;
3.5工程师负责制作门店地采采购订单、验收门店地采商品质量;对己修车辆验收后在接车单验车确认;地采退厂单确认;
3.6计划配送岗位负责制作配送中心采购订单、将配送中心订单发与供应商;配送中心采购入库单的登帐;制定对门店的配送单;制作返仓申请单;制作返仓单、返仓单登帐;
3.7采购管理岗位负责审核配送中心采购订单、审批新商品档案,负责进价调整、退补单的制作。
3.8进销存岗位负责新商品档案审核
3.9门店作业组组长负责根据接车单办理生产类商品领用出库录入
3.10物流主管负责审核返仓申请单
3.11财务主管负责对进价调整、退补单的审核及登帐工作,对配送中心商品退厂单进行登帐
4、工作流程
4.1配送中心采购入库
4.1.1计划配送岗位根据系统生成缺货报表制做采购订单。
4.1.2采购管理岗位对采购订单进行审核。
4.1.3计划配送岗位根据审核后的采购订单进行打印,传递给供应商,并进行确认。
4.1.4供应商根据采购订单进行备货并送达指定仓库。
4.1.5配送中心库管根据采购订单对到货进行验收(外观和数量)。
如发现商品数量有误,送货数量小于订货数量按实际送货量收货,并要求及时补货;送货数量大于订货数量按订货数量收货;如出现以下因素则商品不予接收。
1)商品质量问题;2)商品规格不符;3)商品价格不符。
出现以上问题需及时在供应商送货单上进行标识,并立即与采购管理岗位汇报,由采购管理岗位对问题商品进行处理。
4.1.6配送中心库管确认实收商品后,将采购订单转成商品入库单并审核单据。
4.1.7签字确认
供应商送货人员在商品入库单签字确认。
4.1.8计划配送岗位对审核后采购入库单进行登帐处理。
4.1.9流程图
4.2门店地采入库
4.2.1门店订货人员(店长、工程师、库管员)根据门店经营需要向供应商进行订货。
4.2.2供应商将商品送达指定库房。
4.2.3到货验收
商品送到库房后,库管员负责检查商品数量,金额,外包装及供应商易碎贴,工程师负责检查商品质量。
如发现商品数量有误,送货数量小于订货数量按实际送货量收货,并要求及时补货;送货数量大于订货数量按订货数量收货;如出现以下因素则商品不予接收。
1)商品质量问题;2)商品规格不符;3)商品供货价格不符。
出现以上问题需及时在供应商送货单上进行标识,并与供应商联系进行商品调整或单据调整。
4.2.4实物商品入库
如该商品为客户订货商品则库管员将该商品放到库房指定位置,并负责粘贴物流代码标签。
如是现场维修车辆所需的配件,则直接送到维修工位。
4.2.5系统录入及审核
库管员验货完毕后即将收货单据进行信息系统录入及审核。
如果该商品在信息系统中无记录,则在信息系统进行新商品的申请,由进销存管理岗位对该商品进行信息系统数据审核,采购管理岗位负责对新商品申请的审批。
门店工程师在地采入库单签字确认。
4.2.6签字确认
供应商送货人员在地采入库单签字确认。
4.2.7门店店长负责采购入库单进行信息系统登帐工作。
4.2.8流程图
4.3配送中心商品配送
4.3.1计划配送岗位根据库存配置方案制定配送单,或者门店根据经营需求制作配送申请单。
配送申请单由门店库管员录入,门店店长审核并生成配送单。
4.3.2配送中心库管根据配送单进行备货并打印配送单。
4.3.3门店库管员根据随货同行的配送单进行验货,确认无误后在配送单签字确认。
如出现问题,则在配送单上进行标识。
并通知计划配送岗位重新制作配送单。
4.3.4门店库管员在信息系统上对配送单进行下载,并进行信息系统分店入库转单、录入、审核工作。
4.3.4配送中心库管员负责配送单登帐工作、门店库管员负责分店入库单登帐工作。
4.3.5流程图
4.4门店间商品调剂
4.4.1由调入门店与调出门店进行商品调剂事宜沟通。
4.4.2由调出门店库管在信息系统中进行调剂申请的录入及审核工作。
4.4.3调出门店库管对调剂申请单转分店调剂单工作。
4.4.4调出门店店长负责对分店调剂单的审核工作。
4.4.5调入门店取货人员验货完毕后在分店调剂单签字确认。
4.4.6调入门店库管员在信息系统上进行分店调剂单下载,并进行信息系统分店入库转单、录入、审核工作。
4.4.7调入门店店长负责分店入库单登帐工作。
4.4.8流程图
4.5商品在主仓库和费用库的调拨
4.5.1库管员根据商品在主仓库和费用库之间的调拨审批单,进行商品在主仓库和费用库的调拨。
4.5.2库管员在信息系统中进行调拨单录入和审核工作。
4.5.3流程图
4.6门店商品销售出库
4.6.1门店收银员根据托修单进行接车单录入工作。
4.6.2门店库管员根据接车单提供所需商品,如库存无货,则进入门店地采入库流程或门店调剂流程。
4.6.3门店工程师对已修完车辆验收完毕后在系统中接车单点击验收确认,则完成商品出库操作。
4.6.4流程图
4.7商品领用出库
4.7.1生产耗材类物料领用
4.7.1.1门店相关作业组组长依据接车单,在信息系统中进行商品领用出库单录入打印,并交由门店店长签字确认。
4.7.1.2门店库管员依据店长确认的出库单,向领料人提供商品。
4.7.1.3领料完毕后,门店库管员在信息系统中对商品领用出库单进行审核工作。
4.7.1.4门店店长负责在信息系统中对商品领用出库单进行登帐工作。
4.7.1.5流程图
4.7.2非生产耗材类物料领用
4.7.2.1连锁经营部车辆维修、保养、装饰,及非促销品的的成本库的领用需求,需填报“费用性物料、商品领用申请单”,经审批后方可领用。
4.7.2.1.1库管员根据审批后的“费用性物料、商品领用申请单”,在信息系统中进行商品领用出库单的录入、审核工作。
4.7.2.1.2店长负责在信息系统中进行商品领用出库单的登帐工作。
4.7.2.1.3在实施中,如果需要增加项目,需另行进行填报审批。
4.7.2.2宣传品、劳保用品、耗材由费用主管部门填报“费用性物料、商品配发单”,经审批后,转交给配送中心库管员。
4.7.2.2.1配送中心库管员根据“费用性物料、商品配发单”向门店配发相关物料商品。
4.7.2.2.2门店库管员对相关物料商品在信息系统中进行商品领用出库单的录入、审核工作。
4.7.2.2.3门店店长在信息系统中进行商品领用出库单的登帐工作。
4.8商品返仓
4.8.1计划配送岗位根据线下库存调整单制作返仓申请单,门店库管员根据门店经营情况制作返仓申请单。
4.8.2物流主管负责审核返仓申请单。
4.8.3计划配送岗位负责制作返仓单。
4.8.4配送中心库管员打印未审核的返仓单。
待门店商品返回核实无误后,负责审核返仓单。
4.8.5门店库管员对返仓单进行下载后,即完成商品出库处理。
4.8.6计划配送岗位负责对返仓单进行登帐处理工作。
4.8.7流程图
4.9配送中心商品退厂
4.9.1配送中心库管员根据采购管理岗位提供的商品退厂的通知,通知供应商办理商品退货手续。
4.9.2配送中心库管员负责信息系统商品退厂单的录入、审核工作。
4.9.3财务主管负责对商品退厂单进行登帐处理工作。
4.9.4流程图
4.10门店地采商品退厂
4.10.1门店库管员根据采购管理规定(名录外商品必须7个工作日内销售出库,否则必须退货),对门店地采商品采取退货工作。
4.10.2门店库管员将退货商品整理完毕,并向店长/工程师汇报后,与供应商联系退货事宜。
4.10.3供应商取货人员确认退货商品。
4.10.4门店库管员在信息系统中进行地采退厂单录入、审核工作。
4.10.4供应商送货人员在地采退厂单签字确认,门店工程师在地采退厂单签字确认。
4.10.5门店店长在信息系统中进行登帐处理工作。
4.10.6流程图
4.10进价调整
进价调整是指根据市场变化,经采购管理岗位与供应商协商后,对库存商品进行成本调整。
4.10.1采购管理岗位依据供应商提供的书面价格调整材料,在信息系统中进行进价调整单的制作。
4.10.2财务主管负责进价调整单的审核及登帐工作。
4.11进价退补
进价调整是指根据市场变化,经采购管理岗位与供应商协商后,对已出库商品进行成本调整。
4.11.1采购管理岗位依据供应商提供的书面价格调整材料,在信息系统中进行进价退补单的制作。
4.11.2财务主管负责进价退补单的审核及登帐工作。
5、相关记录
5.1《采购订单》(一式二份,第一联供应商保存,第二联店面保存)
5.2《商品入库单》(一式四份,第一联供应商保存,第二联财务保存,第三联物流部保存,第四联店面保存)
5.3《地采入库单》(一式四份,第一联供应商保存,第二联财务保存,第三联物流部保存,第四联店面保存)
5.4《商品退场单》(一式四份,第一联供应商保存,第二联财务保存,第三联物流部保存,第四联店面保存)
5.5《地采退场单》(一式四份,第一联供应商保存,第二联财务保存,第三联物流部保存,第四联店面保存)
5.6《配送单》(一式三份,第一联配送中心保存,第二联调入门店保存,第三联物流部保存)
5.7《调剂单》(一式三份,第一联调出门店保存,第二联调入门店保存,第三联物流部保存)
5.8《返仓单》
5.9《配送申请单》
5.10《调剂申请单》
5.11《返仓申请单》
5.12《分店入库单》
5.13《调拨单》
5.14《领用出库单》(一式三份,第一联财务部保存,第二联物流部保存,第三联门店保存)
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