企业行政管理制度.docx
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企业行政管理制度
行政管理制度
第一节行政管理概述
一、企业行政管理概念
企业行政管理系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。
二、行政管理部门的职责
行政管理部门的功能是根据物业管理公司的发展要求,全面负责行政事务工作,发挥行政监管和服务职能。
具体职责为:
1、负责贯彻落实公司领导办公室的各项决议,并深人调查研究,努力掌握第一手材料,为领导的工作决策提供可靠依据。
2、负责起草、拟订、审核公司的各项工作计划、收支计划、总结、规章制度和其他文件,并负责打印、复印、分发和登记的各项工作,负责使用和管理公司的印鉴。
3、负责筹备和安排公司的会议,并做好会议记录,整理好会议纪要。
催办、检查并反馈会议决定的执行情况。
4、负责管理文书档案和有关资料的工作,包括保管、收发、文印、核稿、呈批、催办、收档、调卷和保密等工作。
5、负责协助领导处理日常事务,协调各部门的工作,监督各部门贯彻执行公司的各项工作决策和指令的情况。
6、负责公司的总务后勤工作,具体包括计划、采购、保管和发放办公用品、设备等内容,负责管理员工餐厅、员工宿舍等工作。
7、负责公司对外行政联络和关系协调的工作,并做好接待安排来信来访的
工作。
8、负责公司来宾的组织、安排、接待工作,并处理各种社会公共关系。
9、负责监察公司员工和各部门的工作进展、工作质量、执行规章制度等情况。
10、负责起草和编写公司综合性文件、报告、宣传资料、年度大事记等
11、负责公司的各项宣传工作,组织社区文化活动及员工文娱活动,丰富文化生活,建设推广公司的品牌。
12、负责采购公司的日常办公用品和设备设施维护耗材,办理物品进出仓手续和管理仓库资产。
13、负责公司法律事务的处理。
14、及时完成公司领导布置的其他工作任务。
三、日常行政事务管理的内容
1、保证行政电子设备的正常使用,包括:
扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题。
2、每月统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。
领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。
将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认。
3、每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2一3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中。
4、名片的申请与制作:
当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单",并提供名片相关信息。
确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人。
5、每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中。
6、公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用。
7、公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜。
8、收发传真,协助各部门员工收发业务传真。
9、协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。
10、新员工人职时,提供人职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。
11、积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。
四、会议管理
1.会议管理工作的内涵
会议管理是指对公司各种会议的内容、规模、程序、数量和质量的统一管理。
会议是很重要的行政管理手段,在沟通信息、商讨问题、总结交流、布置任务、协调统一、制定决策等方面起着重要的作用。
会议是一个集合的载体,通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,相互碰撞,许多高水准的创意就是开会期间不同观点相互碰憧的产物·随着科学技术的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过E_mail,多媒体等多种形式进行沟通,但是会议是任何其他沟通方式都无法替代的,因为这种方式最直接,最符合人们原本的沟通习惯。
2.会议的目的
开展有效的沟通。
会议是一种多项交流,可以集思广益,实现有效沟通是会议的一个主要目的·
传达信息。
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策,即向员工传达来自上级或其他部门的相关信息。
督员工、协调矛盾·许多物业公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度,同时借助会议有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
达成协议与解决问题。
开会总要达成协议与解决问题,最终实现协议的产生和问题的解决。
资源共享。
利用开会汇集资源,以期相互帮助,共同进步。
开发创意。
通过会议讨论形成并论证新的构思,使其具有可行性。
激励士气。
年初或年底的会议通常具有这一目的,以使全公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。
3.会议的种类
通常,物业公司的会议有两种类型:
四级例会制度,即公司常务会议、总经理办公会议(碰头会)、部门工作会议、全体员工会议。
其他会议,即计划调度会、投资决策(审议)会议、工作汇报会、论证会.新闻发布会、研讨会等。
4.会议的要求
(1)做好会议记录。
会议主持人应指定专人做好会议记录,重要会议应有两名记录员同时记录·会后,会议记录员要负责会议议定事项的督办和催办,并将办和催办情况报告会议主持人,必要时应按照会议主持人的要求形成会议纪要,以使大家共同遵照执行。
每月底行政部门应检查会议记录及落实情况,并按档案管理办法立卷归档,这也是考核当事人工作的依据·部门专题会议也要指定专人做好会议记录,用以备忘。
讲究会议质量。
各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通,做到心中有数对议而不决的事项提出解决的原则与方法,并对此负责·各类会议力求精干高效、用数据说话,要有明确具体可量化的答复,防止和杜绝空洞无物或泛泛而论。
争取会议实效。
会议议定的事项、布置的任务、提出的措施,要按照要求传达贯彻、层层落实,务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做,对经常性工作要用制度固定下来,力求使每次会议都有具体的成果。
严格会议纪律。
与会人员应有机地安排工作,认真准备、准时参会。
会议具体时间、地点由会议主持人决定、会议记录人会前通知。
公司决策层领导主持的会议,行政部门负责通知,与会人员一般不得缺席或指定他人代为出席,确因个人紧急事务需要请假的,须向会议主持人请假,同时指定专人代为履行职责。
5.会议的程序
会议申请。
通过口头或书而形式提出会议申请,口头申请仅适用于例会召开的确认。
会前准备。
定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
不定期的重要会议,承办人应提出会议企划报告,主要包括会议名称、会议主旨和目标、会议议项、会议时间、会议地点、会议议程、主持人、出席人员名单、会议财务预算、接待工作说明、问题及解决方案、筹划时间进度表等。
该报告经公司领导批准后方可执行。
会议通知、根据会议要项拟订会议通知,并提前张贴或发送,对重要会议须发几轮通知以确保与会者知晓。
出席会议的主要人员,应通过电话等方式确认其是否能如期出席,并作出相应安排。
及时准备会议场所、会议文件或资科。
必要时要布置会场、调试设备,确保重点发言对象发言
做好会议记录。
记录方式主要是速记笔录,必要时可录音、录像,妥善保存记录材料。
五、日常接待管理
物业公司的日常接待事务烦琐,具体来说有如下几种情况:
接待来访者:
接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。
接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请办公室相关工作人员来协助接待。
接听转接电话:
前台是总机电话,一般电话拨人后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关部门助理处。
接待推销人员:
上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。
接待面试人员:
请面试人员在前台处填与面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。
接待频繁往来的相关人员:
快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进人公司实验室内部。
物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。
送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“××”桶,拿走空桶“××”个即可。
每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付。
同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。
六、文书档案管理
物业公司的文书、档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理等活动中所直接形成的对物业公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录和各种收发文件等。
随着科技的发展,信息化得以普及,因此,物业公司的文书档案管理应该逐步从传统的纯纸质记录向电子化、信息化方面靠拢。
通过信息化管理系统,物业公司可根据用户档案信息化建设阶段和管理需求选择不同的管理内容,提供文件归档、档案管理、电子文件管理、报表打印、档案信息利用、档案统计、系统个性化设置等全部档案业务,从查询方式上提供了数据模糊检索、分类检索、电子
文件全文检索等多种查询方式《在系统安全性方面提供了严格的分级权限控制,通过身份认证及数据授权的方式确保数据安全。
并可以通过归档接口,将OA系统与档案系统对接,实现系统数据归档、流程同步,从而使档案整体管理水平得到提高,充分发挥档案信息资源的利用效率。
七、后勤管理
1、后勤管理的内涵
后勤管理是运用科学的方法与手段,通过有目的的组织协调工作,搞好后勤各项工作·物业公司后勤管理是指对后勤部门的人力,物力、财力进行计划、组织、指挥、协调、控制,使之以最小的投人、最低的物质消耗取得最大的产出,最大限度地满足公司生产、经营和员工生活的需要,保障公司各项工作顺利进行的一种有目的、有意识、有组织的活动。
在物业公司中,后勤管理其有双重性:
一方面,后勤管理要调动员工的工作积极性;另一方面,后勤管理要充分发挥管理的各项职能,把后勤各部门的人力、物力、财力有机地组织起来,协调一致高效率地运转。
2.后勤管理的原则
系统原则。
系统原则要求从整体而不是从局部出发,只有这样才能掌握全局,避免出现政出多门、互相扯皮及为维护局部利益而牺牲全局利益的现象,要从整体出发来研究管理中的问题,把每件事、每个员工都置于后勤管理度这个系统中去,把管理对象看成是统一体,通盘筹划并从整体上对其各组成部分进行分析,实施有效管理,以实现整体最佳效应。
整分合原则。
整分合原则就是把集中统一领导与分级管理有机地结合起来,把整体目标进行适当分解,把工作任务分给每个员工,使每个人都能按照总体目标的要求完成自己的任务。
在分工合作过程中,要注意实行职、杈、责、利的统一,以最终实现总体目标。
反馈原则。
反馈是指一个决策通过执行引起客观情况的变化,对这种变化及时掌握并作出反应,又引出新的决策。
在物业公司后勤管理中,反馈原则要求管理者在后勤管理过程中及时取得灵敏、准确的反馈,并根据反馈的信息对管理工作进行调整,以达到最佳效果。
效益原则。
后勤管理的根本目的是通过组织、协调后勤各部门和全体员工,通过共同劳动满足公司发展需要。
因此,后勤管理既要考虑公司的需要,又要考虑后勤人员的能力和工作条件,还要注意经济和社会的效应,努力降低成本,防止出现脱离现实的情况。
动力原则。
后勤管理者要把被管理者看做公司的主人,充分利用物质动力、精神动力和信息动力,调动每一个被管理者的积极性。
数字化原则。
物业后勤管理工作是物业公司工作的重要组成部分,是行政工作得以顺利开展的重要保障。
随着科技的发展及后勤社会化改革的不断深入,后勤管理在其业务范围和服务品质上都有了更高的要求。
从科学发展观角度讲,应用先进的计算机网络技术对后勤服务实行全面的数字化管理,是提高后勤管理水平、提高后勤保障能力、提高物业公司内部运行效率的有效措施,是促进高校后勤管理工作更好更快发展的必要条件。
3.后勤管理的任务
物业公司后勤
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