中石化全套内部控制系统制度销售管理体系文件.docx

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中石化全套内部控制系统制度销售管理体系文件

4.1原油销售业务内部控制矩阵

业务目标

业务风险

控制点

适用单位

不相容岗位

控制点分值

控制点相关资料

相关制度索引

会计报表认定

会计报表项目

1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性

1

2

3

4

5

6

1.编制原油销售计划

1.1

经营风险：

未按规定制定月度原油销售计划，影响生产经营。

1.1生产经营管理部按照油田分（子）公司原油产量和商品量计划，结合股份公司生产经营情况，确定原油商品配置数量，落实原油销售流向，编制自有油田月度原油销售计划，按规定权限审批后，下达油田分（子）公司。

生产经营管理部

10

月度原油销售计划

1.5.7

1.5.5

1.1

经营风险：

未按规定制定月度运行计划，影响后续生产经营。

1.2油田分（子）公司根据股份公司下达的原油销售计划，组织原油生产，向有关销售用户落实，编制月度运行计划。

分（子）公司

5

月度运行计划

1.5.2

2.5.2

1.1

经营风险：

未按市场变化或生产等因素及时调整月度原油销售计划，影响生产经营。

1.3由于市场变化或生产等因素的影响，油田分（子）公司或受油单位需调整原油销售计划，须提前向生产经营管理部建议，由生产经营管理部综合平衡后，提出原油销售调整计划，并经分管副主任审批后，下发给油田分（子）公司和有关受油单位。

生产经营管理部

分（子）公司

5

原油销售调整计划

1.5.2

1.1

经营风险：

未按规定维护，不能实现系统控制。

1.4油田分（子）公司销售部门根据股份公司批准下达原油销售计划在ERP系统中维护原油销售配置计划。

分（子）公司

5

月度原油销售计划

2.10.1

2.销售用户审核

1.1

2.1

3.1

3.2

经营风险、合规风险：

销售用户选择不符合国家法律、法规和股份公司内部规章制度；未按规定维护客户主数据，不能实现系统控制。

财务风险：

影响财务报告。

2.1油田分（子）公司的原油销售用户由生产经营管理部统一平衡确定。

系统外地方炼油企业必须在国家经济贸易委员会和国家工商行政管理局下发的《关于印发经清理整顿保留的小炼油厂名单的通知》范围内。

新增或调整系统外用户资质经油田分（子）公司分管经理审核后，报生产经营管理部批准。

油田分（子）公司销售部门客户主数据维护员根据批准的销售用户，在ERP系统中维护客户主数据。

生产经营管理部

分（子）公司

5

原油销售用户的相关批准文件

客户主数据申请表

9.8

2.5.2

2.10.1

√

应收账款

3.确定销售价格

1.1

2.1

经营风险：

擅自调整价格，导致收入减少或销售不畅；未按规定维护价格主数，不能实现系统控制。

财务风险：

交易不真实，影响财务报告。

3.1原油销售价格由财务部按照有关定价原则确定，经分管副主任审批后下达给油田分（子）公司。

油田分（子）公司须按规定价格执行。

油田分（子）公司财务部门根据批准的销售价格，在ERP系统中维护价格主数据。

财务部

分（子）公司

财务部门

销售部门

5

价格批复文件

2.10.1

√

营业收入

4.签订销售合同和交接计量、结算协议

1.1

2.1

3.2

经营风险、财务风险：

未按规定维护销售订单不能实现系统控制；合同或协议未按规定程序或权限签署导致损失，影响财务报告。

合规风险：

合同或协议不符合法律、法规。

4.1油田分（子）公司根据股份公司的原油配置计划，按照确定的数量和价格规定，与销售用户对接、落实（或签订销售合同），并按照《中国石油化工股份有限公司关于签订原油交接计量、结算协议的指导意见》与销售用户签订原油交接计量、结算协议。

油田分（子）公司销售部门根据配置计划或销售合同在ERP系统中维护销售订单。

分（子）公司

5

合同

原油交接、计量协议

1.12.1

1.5.3

2.10.1

√

营业收入

5.原油交接与结算

1.1

2.1

经营风险、财务风险：

原油发货超、欠计划（合同）执行，影响企业生产，影响财务报告。

5.1油田分（子）公司按照股份公司下达的月度配置计划（或销售合同）均衡发货，按规定进行计量、交接，原油销售部门开具外销通知单和交接凭证，交接凭证由供需双方签字确认。

系统发货员在ERP系统中创建外向交货单，并按交接凭证发货过账。

分（子）公司

经办

计量

10

外销售通知单

交接单据

2.10.1

√

√

√

营业成本

存货

1.1

2.1

经营风险、财务风险：

未按规定结算货款，造成损失，影响财务报告；未按规定维护信用主数据，不能实现系统控制。

5.2油田分（子）公司财务部门根据外销通知单、交接凭证和销售合同核对ERP系统发货凭证，开具发票，收取货款。

纳入中国石化财务有限责任公司统一结算并销售中国石化系统内部单位的原油，通过中国石化财务有限责任公司在结算期内结算货款；未纳入统一结算并销售中国石化系统内部单位和销售中国石化系统外的原油，应按照先款后货的原则结算，由财务部门负责对此类客户在ERP系统中启用零信用控制。

分（子）公司

开票

收款

10

外销通知单

交接凭证

销售合同（协议）

收款单据

信用主数据申请表

2.10.1

√

营业收入

货币资金

6.日常销售管理

1.1

经营风险：

未按规定编制原油销售日报表，导致管理信息失真。

6.1油田分（子）公司每天运行ERP系统销售日报表，报生产经营管理部，生产经营管理部通过日跟踪系统随时掌握原油销售情况，并及时协调原油销售工作中出现的问题。

生产经营管理部

分（子）公司

10

原油销售日报表

2.10.1

6.2应收款项核对、分析、催收参见《7.1应收款项管理业务流程》控制点3.2、3.3、4.1、5.1。

分（子）公司

6

7.财务记账

2.1

财务风险：

会计核算有误，影响财务报告。

7.1油田分（子）公司财务部门相关会计人员每日复核已开具的系统发票、金税发票等，及时在ERP系统中进行收入过账，并由财务部门不相容岗位人员稽核。

分（子）公司

记账

稽核

12

销售发票

1.6.11

1.6.10

2.10.1

√

√

√

营业收入

应收账款

8.分析与考核

1.1

经营风险：

未按规定分析考核，降低原油销售管理效果。

8.1油田分（子）公司原油销售、财务等部门每月分析原油销售计划、货款回笼等完成情况，形成分析报告，报分管副经理或总会计师；绩效考核部门依据考核办法，至少每季进行考核，考核结果与奖惩挂钩。

分（子）公司

12

月度分析报告

考核结果

4.1原油销售业务流程

一、业务目标

1经营目标

1.1按照生产经营计划安排原油销售，保证油田分（子）公司原油全产全销，保证炼化分（子）公司生产需要，获取经营利润。

2财务目标

2.1核算规范，确保销售收入及应收账款的真实、准确、完整。

3合规目标

3.1原油销售符合国家法律、法规和股份公司内部规章制度。

3.2销售合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。

二、业务风险

1经营风险

1.1原油销售超、欠计划执行，影响油田和炼化分（子）公司生产。

1.2擅自调整价格，导致收入减少或销售不畅。

1.3未经审核，变更销售合同示范文本和交接计量、结算协议中涉及权利、义务的条款，导致的风险。

1.4不按规定与用户结算货款，导致坏账或货款不能及时回笼。

2财务风险

2.1核算不规范，造成销售收入及应收账款不实。

3合规风险

3.1原油销售不符合国家法律、法规和股份公司内部规章制度，受到处罚。

3.2销售合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度，造成损失。

三、业务流程步骤与控制点

1编制原油销售计划

1.1生产经营管理部按照油田分（子）公司原油产量和商品量计划，结合股份公司生产经营情况，确定原油商品配置数量，落实原油销售流向，编制自有油田月度原油销售计划，按规定权限审批后，下达油田分（子）公司。

1.2油田分（子）公司根据股份公司下达的原油销售计划，组织原油生产，向有关销售用户落实，编制月度运行计划。

1.3由于市场变化或生产等因素的影响，油田分（子）公司或受油单位需调整原油销售计划，须提前向生产经营管理部建议，由生产经营管理部综合平衡后，提出原油销售调整计划，并经分管副主任审批后，下发给油田分（子）公司和有关受油单位。

1.4油田分（子）公司销售部门根据股份公司批准下达原油销售计划在ERP系统中维护原油销售配置计划。

2销售用户审核

2.1油田分（子）公司的原油销售用户由生产经营管理部统一平衡确定。

系统外地方炼油企业必须在国家经济贸易委员会和国家工商行政管理局下发的《关于印发经清理整顿保留的小炼油厂名单的通知》范围内。

新增或调整系统外用户资质经油田分（子）公司分管经理审核后，报生产经营管理部批准。

油田分（子）公司销售部门客户主数据维护员根据批准的销售用户，在ERP系统中维护客户主数据。

3确定销售价格

3.1原油销售价格由财务部按照有关定价原则确定，经分管副主任审批后下达给油田分（子）公司。

油田分（子）公司须按规定价格执行。

油田分（子）公司财务部门根据批准的销售价格，在ERP系统中维护价格主数据。

4签订销售合同和交接计量、结算协议

4.1油田分（子）公司根据股份公司的原油配置计划，按照确定的数量和价格规定，与销售用户对接、落实（或签订销售合同），并按照《中国石油化工股份有限公司关于签订原油交接计量、结算协议的指导意见》与销售用户签订原油交接计量、结算协议。

油田分（子）公司销售部门根据配置计划或销售合同在ERP系统中维护销售订单。

5原油交接与结算

5.1油田分（子）公司按照股份公司下达的月度配置计划（或销售合同）均衡发货，按规定进行计量、交接，原油销售部门开具外销通知单和交接凭证，交接凭证由供需双方签字确认。

系统发货员在ERP系统中创建外向交货单，并按交接凭证发货过账。

5.2油田分（子）公司财务部门根据外销通知单、交接凭证和销售合同核对ERP系统发货凭证，开具发票，收取货款。

纳入中国石化财务有限责任公司统一结算并销售中国石化系统内部单位的原油，通过中国石化财务有限责任公司在结算期内结算货款；未纳入统一结算并销售中国石化系统内部单位和销售中国石化系统外的原油，应按照先款后货的原则结算，由财务部门负责对此类客户在ERP系统中启用零信用控制。

6日常销售管理

6.1油田分（子）公司每天运行ERP系统销售日报表，报生产经营管理部，生产经营管理部通过日跟踪系统随时掌握原油销售情况，并及时协调原油销售工作中出现的问题。

6.2应收款项核对、分析、催收参见《7.1应收款项管理业务流程》控制点3.2、3.3、4.1、5.1。

7财务记账

7.1油田分（子）公司财务部门相关会计人员每日复核已开具的系统发票、金税发票等，及时在ERP系统中进行收入过账，并由财务部门不相容岗位人员稽核。

8分析与考核

8.1油田分（子）公司原油销售、财务等部门每月分析原油销售计划、货款回笼等完成情况，形成分析报告，报分管副经理或总会计师；绩效考核部门依据考核办法，至少每季进行考核，考核结果与奖惩挂钩。

四、相关制度目录（制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号）

1关于印发《中国石油化工股份有限公司原油管理办法》的通知（石化股份生〔2007〕419号）-1.5.7

2关于印发《中国石油化工股份有限公司关于签订原油交接计量、结算协议的指导意见》的通知（石化股份生[2004]359号）----1.5.3

3《关于严格自产原油配置计划执行有关事项的通知》（石化股份生[2004]265号）----1.5.2

4《关于严格执行烧油用户、地方炼油企业原油配置计划的通知》（石化股份生原[2005]6号）--2.5.2

5关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）》的通知（石化股份法[2003]419号）---1.12.1

6关于印发《中国石油化工股份有限公司内部会计制度（2006）》的通知（石化股份财[2006]508号）----1.6.11

7关于印发《成本费用核算与管理办法》的通知（石化股份财[2006]497号）----1.6.10

8关于印发《西部新区原油销售与运输管理办法（暂行）》的通知（石化股份生[2006]45号）-1.5.5

9《关于印发经清理整顿保留的小炼油厂名单的通知》（国经贸石化[2000]1095号）----9.8

10ERP系统运行及应用规范（试行）----2.10.1

4.2天然气销售业务内部控制矩阵

业务目标

业务风险

控制点

适用单位

不相容岗位

控制点分值

控制点相关资料

相关制度索引

会计报表认定

会计报表项目

1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性

1

2

3

4

5

6

1.编制天然气年度、季度产销计划

1.1

经营风险：

未按规定制定天然气产销平衡建议计划，影响生产经营。

1.1油田分（子）公司在每年的十一月中旬和每季度的第二个月中旬编制下一年度、季度天然气产销平衡建议计划，经经理审核后报油田事业部。

分（子）公司

3

天然气产销平衡建议计划

1.13.1

1.1

经营风险：

未按规定制定天然气产销平衡计划，影响生产经营。

1.2油田事业部汇总编制股份公司年度、季度天然气产销平衡建议计划，经生产经营管理部综合平衡，按规定权限审批后，下达股份公司天然气产销平衡计划。

油田事业部

生产经营管理部

2

天然气产销平衡计划

1.13.1

2.编制重点用户月度供气计划

1.1

经营风险：

未及时上报月供气计划，影响生产经营。

2.1油田分（子）公司根据股份公司下达的年度、季度天然气产销平衡计划，于每月25日前将下月供气计划上报油田事业部。

分（子）公司

2

月度供气计划

1.1

经营风险：

未及时编制下发重点用户月度供气计划，影响生产经营。

2.2油田事业部根据天然气产销状况和年度、季度计划执行情况，会同生产经营管理部编制下发重点用户月度供气计划，并对上月计划执行情况进行通报。

油田事业部

3

重点用户月度供气计划

3.产销平衡计划的执行与调整

1.1

经营风险：

未按规定制定月度运行计划，影响生产经营。

3.1油田分（子）公司根据股份公司下达的天然气产销平衡计划，组织天然气生产，编制分月运行计划。

分（子）公司

3

天然气分月运行计划

1.13.1

1.1

经营风险：

未完成重点用户供气计划，影响生产经营。

3.2油田分（子）公司依据油田事业部下达的重点用户月度供气计划，加强运行管理，确保重点用户供气计划的完成，按月将计划完成情况上报油田事业部。

分（子）公司

3

销售月报

1.1

经营风险：

天然气产量计划调整未按规定审批，影响生产经营。

3.3由于生产或市场等因素的影响，油田分（子）公司需调整年度天然气产量计划时，上报调整申请，经油田事业部会同总部有关部门审核，报股份公司分管副总裁批准后下达执行。

油田事业部

分（子）公司

3

调整申请及批复

4.冬季供气

1.1

经营风险：

未及时上报冬季供气方案和应急预案，影响市场稳定。

4.1油田分（子）公司于每年10月15日前以正式文件向油田事业部上报冬季供气方案及应急预案。

分（子）公司

8

冬季供气方案及应急预案。

1.1

经营风险：

未及时下达调度令,影响市场稳定。

4.2如出现突发事件造成冬季天然气产销失衡，油田事业部根据具体情况及时下达冬季供气调度令，调整月度供气计划，同时报生产经营管理部备案。

油田事业部

8

调度令

5.天然气销售

1.1

经营风险：

未建立和及时更新用户信息档案,导致管理信息失真。

5.1油田分（子）公司建立用户综合信息档案，并于每年4月份根据实际情况进行更新，报油田事业部备案。

分（子）公司

5

用户综合信息档案

1.1

经营风险：

未经审批新增新开用户或新增用气量，影响生产经营；未按规定维护客户主数据,不能实现系统控制。

5.2油田分（子）公司不得擅自增加用户数量,所有新开用户、原有用户的新增用气项目及原有用户的年新增气量超过500万方须报油田事业部审批。

油田分（子）公司在ERP系统中维护客户主数据。

分（子）公司

6

申请及批复材料

客户主数据申请表

2.10.1

1.1

经营风险：

未经批准签署长期框架协议，影响市场稳定。

5.3对于新开用户，油田分（子）公司天然气管理部门依据股份公司市场开发的整体规划及天然气资源情况，按照经股份公司法律事务部审定的示范文本拟订天然气销售长期框架协议，报油田事业部批准后，由经理与用户签订。

分（子）公司

6

长期框架协议

批复文件

1.13.1

1.1

2.1

3.1

3.2

经营风险、财务风险：

合同未按规定程序或权限签署，导致损失或影响财务报告。

经营风险：

未按规定维护销售订单，不能实现系统控制。

合规风险：

合同或协议不符合法律、法规。

5.4油田分（子）公司按照股份公司下达的年度产销平衡计划，依照经法律事务部审定的示范文本，每年4月份与用户签署年度供气合同，并按季向法律事务部、油田事业部报送合同统计报表。

根据签订的销售合同在ERP系统中维护销售订单。

分（子）公司

8

天然气销售合同

合同统计报表

1.13.1

1.12.1

2.10.1

√

营业收入

1.1

1.2

1.3

3.1

经营风险、合规风险：

擅自调整价格违反国家规定造成损失；未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制。

5.5根据国家发改委下发的天然气定价标准，股份公司财务部下发天然气销售价格文件，油田分（子）公司财务部门根据价格文件，在ERP系统中维护价格主数据。

分（子）公司

8

价格文件

1.13.1

2.10.1

6.天然气集输与收款

1.1

3.1

经营风险、合规风险：

未按规定进行气质监测，违反国家标准，造成损失。

6.1油田分（子）公司所销售的天然气，销售单位应该定期对气质进行监测，严格按照管道输送的商品天然气国家标准（GB17820-1999）执行，填报气质监测数据表，并由检测人和审核人签字。

分（子）公司

2

气质监测数据表

1.1

2.1

经营风险、财务风险：

未按规定对计量仪表设备进行标定，计量数据不准确，影响财务报告，造成损失。

6.2油田分（子）公司所销售的天然气，销售单位应定期对计量仪表设备进行标定；外销天然气计量严格按轮班具体时间间隔规定进行，当班人员准确填报计量数据表，并且向下一班人员交接，最后接班人员完成计量日报，并由填表人和审核人签字。

分（子）公司

2

计量日报

√

营业收入

营业成本

1.2

2.1

经营风险、财务风险：

未按规定结算货款，造成损失影响，财务报告。

6.3油田分（子）公司天然气业务部门依据交接凭据，开具产品销售通知单。

财务部门根据交接凭证、产品销售通知单核对ERP系统发货凭证，开具发票，收取货款。

分（子）公司

8

交接凭据

销售发票

2.10.1

√

营业收入

营业成本

货币资金

7.催收账款

7.1应收款项核对、分析、催收，参见《7.1应收款项管理业务流程》控制点3.2、3.3、4.1、5.1。

分（子）公司

4

8.财务记账

2.1

财务风险：

会计核算有误，影响财务报告。

8.1油田分（子）公司财务部门相关会计人员每日复核已开具的系统发票、金税发票等，及时在ERP系统中进行收入过账，并由财务部门不相容岗位人员稽核。

分（子）公司

记账

稽核

8

销售日报表

销售发票

1.6.11

1.6.10

2.10.1

√

√

√

营业收入

应收账款

9.分析与考核

1.1

经营风险：

未按规定分析考核，降低天然气销售管理效果。

9.1油田分（子）公司天然气销售、财务等部门每月分析天然气产销平衡计划、货款回笼等完成情况，形成分析报告，报分管副经理和总会计师；绩效考核部门依据考核办法，至少每季进行考核，考核结果与奖惩挂钩。

分（子）公司

8

月度分析报告

季度考核结果

4.2天然气销售业务流程

一、业务目标

1经营目标

1.1保证市场稳定供应，逐步扩大市场份额，获取经营利润。

1.2保证资金安全，降低货款回笼风险。

1.3确保天然气价格执行到位，实现效益最大化。

2财务目标

2.1核算规范，确保销售收入、应收账款的真实、准确、完整。

3合规目标

3.1销售