第三章 Excel 操作1.docx
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第三章 Excel 操作1.docx
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第三章Excel操作1
第三章Excel2007操作
3.1基本概念
Excel能做什么
Excel2007是微软公司Office2007组件之一。
使用Excel所制作的美观实用的电子表格,广泛应用在财务、管理、统计分析、市场营销、工程计算等方面。
在Excel中,用户可以高效地输入数据,通过公式和函数计算数据,对数据进行排序、筛选、汇总等处理,还能轻松地将数据转化为各类图表。
Excel的基本知识
启动Excel后,窗口如图3.1所示。
图3.1Excel窗口界面
●工作簿
工作簿是处理和存储数据的Excel文件,扩展名为xlsx。
每个工作簿由多张工作表组成,最多可包含255个工作表。
默认情况下,每个工作簿由sheet1、sheet2、sheet3三张工作表组成。
用户可以对工作表改名,也可根据需要添加或删除工作表。
●工作表
工作表是由行和列构成的电子表格。
行号用数字1~65535(共65535行)表示,列号用字母A、B、C…Z,AA、AB、AC…AZ,BA……IV(共256列)表示。
当前被选中的工作表称之为当前工作表,其标签显示为白色。
●单元格
工作表中行和列相交处的小方格称为单元格,单元格是Excel处理信息的最小单位。
单元格内可存放文字、数值、日期、时间、公式和函数。
每个单元格的名称取决于它所在的行号与列号。
例如,第B列(第2列)第3行处交叉的单元格的名称是B3。
3.2Excel文档的编辑与格式化
3.2.1案例分析
本实例示范了在单元格中输入和编辑数据,填充序列,设置数据的有效性,插入、删除和移动单元格,修饰工作表。
使读者基本掌握电子表格的编辑与格式化。
编辑完成的《成绩表》电子表格如图3.2所示:
图3.2成绩表
设计要求
(1)启动Excel,输入数据。
(2)修改单元格的内容。
(3)填充序列。
(4)设置数据有效性。
(5)插入列
(6)移动单元格。
(7)删除列。
(8)单元格合并居中
(9)设置文字格式
(10)调整行高。
(11)设置单元格格式
(12)设置条件格式
(13)设置表格边框。
(14)绘制斜线表头。
3.2.2设计步骤
1.启动Excel,输入数据
具体要求启动Excel,输入数据如图3.3所示
图3.3成绩表的原始数据
步骤1用户可以通过下列方式启动Excel
●单击屏幕左下角的“开始”按钮,选择“所有程序”|“MicrosoftOffice”|“MicrosoftOfficeExcel2003”命令,如图3.4所示。
图3.4启动Excel
●双击桌面上的Excel的快捷图标
●在“我的电脑”或“资源管理器”中双击任一个Excel文件,则启动Excel,同时打开指定的电子表格文件。
步骤2启动Excel后,系统新建一个名为Book1的工作簿,并选定当前工作表为“Sheet1”。
用鼠标单击要输入数据的单元格,单元格的周围出现黑框,表示已选中为活动单元格。
编辑栏左边的名称框显示活动单元格的名称,如图3.5所示,用户可直接在单元格内录入数据,也可在右边的编辑栏中录入数据。
所输入的内容会同时出现在编辑栏和单元格中。
输入数据后,用户可通过下列方式确认:
Ø按回车键确认,将活动单元格下移一个单元。
Ø按Tab确认,将活动单元格右移一个单元。
Ø按↑↓←→光标键确认,切换到其他单元格。
Ø单击编辑栏的“输入”按钮
确认。
在未确认之前,按Esc键或单击编辑栏的“取消”按钮
,可取消用户的输入。
图3.5输入数据
在单元格中可输入文字、数值、日期、时间。
●输入文字
文字是键盘上可输入的任何符号,默认情况下向左对齐。
对于数字形式的文字数据,如身份证号、学号、电话号码等,应在数字前加上单引号(英文状态下输入)。
例如,输入身份证号:
’43010519700102102,单元格以
形式显示。
●输入数值
数值包含“0-9”数字符号,还包括+(正号)、-(负号)、()(括号).(小数点)、,(千位分隔符)、%(百分号)、$¥(货币符号)、Ee(科学计数法)等特殊字符。
默认情况下向右对齐。
若数据长度超过11位,系统将自动转换为科学计算法表示。
例如,输入数值123456789123,单元格以
(1.23457×1011)形式显示。
若要输入负数,应在数字前加一个负号(-)或将数字置于括号内。
若要输入分数,应先输入0和空格,再输入分子/分母。
●输入日期和时间
Excel中有多种日期格式,比较常见的有月/日(10/1)、月-日(10-1)、年/月/日(2007/10/1)、年-月-日(2007-10-1)。
时间格式为时:
分:
秒,若要以12-小时制输入时间,需在时间数字后空一格,并键入字母a、am(上午)或p、pm(下午),如2:
00p表示下午两点钟。
否则Excel以24小时制来处理时间。
按下Ctrl+;(分号)在单元格中插入系统日期,按下Ctrl+Shift+;插入系统时间。
2.修改单元格的数据
具体要求将A1单元格的内容改为“计算机学院成绩表”
操作步骤选中A1单元格为活动单元格,采取下列方法可修改单元格的数据:
Ø在编辑栏中单击鼠标,出现插入点,将插入点移到“成绩表”的前面,输入“计算机学院”,单击“输入”按钮
确认修改或按Enter键确认,如图3.6所示。
图3.6修改数据
Ø双击鼠标,在单元格内出现插入点,将插入点移到“成绩表”的前面,输入“计算机学院”,按Enter键确认修改,并将活动单元格下移一个单元。
提示
在Excel2007中,默认情况下,不能直接在单元格中修改数据。
单击Office按钮,在下拉菜单中单击“Excel选项”按钮,打开“Excel选项”对话框。
如图3.7所示,在列表中选择“高级”,选中“允许直接在单元格内编辑”复选框,才可直接在单元格中编辑数据。
图3.7“Excel选项”对话框
3.删除行
具体要求删除第20行。
操作步骤采用下列方式可删除行:
Ø选中第20行的任一单元格,单击“开始”选项卡的“单元格”选项组的“删除”按钮,在下拉列表中选择“删除工作表行”命令。
Ø选中第20行的任一单元格,右击鼠标,在快捷菜单中选择“删除”命令,打开“删除”对话框,选择“整行”单选按钮。
Ø在行标题
上按右键打开快捷菜单,选择“删除”命令,则第20行被删除。
技巧:
删除与清除内容
删除单元格,使单元格本身从工作表中消失,空出的位置由周围的单元格来补充。
而选中单元格后,按Del键,只能将单元格的内容清除,空白单元格仍保留在工作表中。
此外,选中单元格,“开始”选项卡的“编辑”选项组的“清除”按钮,如图3.8所示,可在其下拉中选择清除单元格的全部、格式、内容或批注。
4.插入列
具体要求在“姓名”列(B列)前插入一列,在B2单元格中输入学号。
操作步骤采用下列方式可插入列:
Ø选中“姓名”列(B列)的任一单元格,单击“开始”选项卡的“单元格”选项组的“插入”按钮,在下拉列表中选择“插入工作表列”命令,如图3.9所示。
Ø选中“姓名”列(B列)的任一单元格,右击鼠标,在快捷菜单中选择“插入”命令,打开“插入”对话框。
如图3.10所示,选择“整列”单选按钮。
图3.8清除
图3.9插入列
图3.10插入对话框
Ø在列标题
上单击鼠标右键,在快捷菜单中选择“插入”命令。
插入列后,鼠标定位到B2单元格,输入“学号”。
5.填充序列
具体要求在B3到B22单元格通过序列填充输入学号“200701”到“200720”。
知识点序列
序列是指按规律排列的数据。
使用序列,可根据前面单元格中的数据,推出后面单元格中的数据,从而提高工作效率。
Excel中有四种形式的序列:
时间序列、等差序列、等比序列、自动填充序列。
如图3.11所示,时间序列的间隔可以是天数、月份、年份多种时间单位。
等差序列是指序列中每两个相邻的数间隔相同的值,这个固定的值被称为步长。
等比序列是指序列中每两个相邻的数之间的比例关系相等。
自动填充序列是时间序列和等差序列的结合,还包括系统预定义的填充序列和用户自定义的新序列。
图3.11序列
操作步骤选中B3单元格,由于学号是数字形式的文字数据,输入单引号,再输入200701。
注意:
须在英文的标点符号状态下输入单引号。
采取下列方法可以填充序列:
Ø将鼠标放在B3单元格的填充柄上,(右下角的小黑点)鼠标指针变为实心十字架
。
从填充柄向下拖曳鼠标,此时显示虚线框,表示填充的目的单元格,同时显示标签表示填充的值,如图3.12所示。
填充到200720,释放鼠标,完成填充。
Ø鼠标指向B3单元格,鼠标指针为空心十字
,拖曳鼠标到B22单元格,选中B3到B22单元格。
单击“开始”选项卡的“编辑”选项组的“填充”按钮
,在下拉列表中选择“系列”命令,打开“序列”对话框,如图3.13所示。
在“序列产生在”选择“列”单选按钮,在“类型”选择“自动填充”单选按钮。
图3.12填充序列
图3.13“序列”对话框
技巧选定单元格
在对单元格进行编辑或格式化时,首先要选定单元格,可采取下列方法来选定单元格:
Ø选定一个单元格:
单击要选定的单元格。
Ø选定相邻的单元格区域:
单击区域左上角的第一个单元格,沿对角线方向拖曳鼠标到区域右下角的最后一个单元格,释放鼠标。
或者,单击区域左上角的第一个单元格,按Shift键,单击右下角的最后一个单元格。
Ø选定一行:
单击行号。
Ø选定一列:
单击列标。
Ø选定整个表格:
单击工作表左上角行号和列标的交叉按钮,即“全选”按钮。
Ø选定不相邻的单元格区域:
按住Ctrl键,依次单击要选定的单元格。
6.移动列
具体要求将“泛读”列(F2到F22)的数据移动到“听力”列(E2到E22)的前面。
操作步骤采用下列方式可移动单元格:
Ø选中单元格区域F2到F22,将鼠标移到选中区域的边框,鼠标指针变为
。
按下键盘的Shift键,拖曳鼠标到E列的前面,当D列和E列之间出现灰色的工字形,并显示图标E2:
E22,如图3.14所示,释放鼠标。
Ø选中单元格区域F2到F22,在快捷菜单中选择“剪切”命令,再选中E2单元格,如图3.15所示,在快捷菜单中选择“插入已剪切的单元格”命令。
图3.14移动列
图3.15移动列
7.设置数据有效性
具体要求对D3到G22单元格设置数据有效性:
大于等于0并且小于等于100。
知识点数据有效性
对于单元格可设置有效的数据输入范围。
当输入的数据不满足有效性规则时,系统将不允许此数据存入单元格。
从而有效地减少输入数据的错误。
步骤1选中D3到G22单元格区域,单击“数据”选项卡的“数据工具”选项组的“数据有效性”按钮
,在下拉列表中选择“数据有效性”,打开“数据有效性”对话框。
步骤2在“数据有效性”对话框中,选择“设置”选项卡,如图3.16所示。
在“允许”下拉列表中选择“整数”,在“数据”下拉列表中选择“介于”,在“最小值”文本框中输入“0”,在“最大值”文本框中输入“100”。
步骤3在“数据有效性”对话框中,选择“出错警告”选项卡,如图3.17所示。
在“错误信息”编辑框中输入“成绩必须在0到100之间”。
图3.16“数据有效性”对话框“设置”选项卡
图3.17“数据有效性”对话框“出错警告”选项卡
将D3到G22的任一单元格中的数据改为一个小于0或大于100的数,试图离开该单元格时,系统打开一个警告对话框,如图3.18所示。
如果选择“重试”,则该单元格仍为活动单元格,要求用户输入正确的数据;如果选择“取消”,则取消用户对数据的修改。
图3.18警告对话框
8.单元格合并居中
具体要求将A1到K1单元格合并为一个单元格,设对齐方式为居中。
操作步骤选中A1到K1单元格,采用下列方式可合并及居中单元格:
Ø单击“开始”选项卡的“对齐方式”选项组的“合并后居中”按钮
,使其被按下,则A1到K1单元格合并为一个单元格,文字显示在单元格的中央。
Ø单击“开始”选项卡的“对齐方式”选项组旁边的箭头
,打开“设置单元格格式”对话框,如图3.19所示,在“水平对齐”的下拉列表中选择“居中”,再选中“合并单元格”的复选框,单击“确定”按钮。
图3.19“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项
图3.20“设置单元格格式”对话框的“字体”选项
若要取消单元格的合并,选中已合并的单元格,再次单击“合并及居中”按钮,取消其按下的状态。
或者,在“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中,取消“合并单元格”复选框。
9.设置文字格式
具体要求设置A1单元格中字体设为宋体,字号为20,字形为加粗。
操作步骤采用下列方式可设置单元格的格式:
Ø选中A1单元格,在“开始”选项卡的“字体”选项组的“字体”下拉列表中选择宋体,“字号”下拉列表中选择20,单击“加粗”按钮
。
Ø选中A1单元格,单击“开始”选项卡的“字体”选项组旁边的箭头
,打开“设置单元格格式”对话框,如图3.20所示。
在“字体”下拉列表中选择“宋体”,“字形”下拉列表选择“加粗”,“字号”下拉列表选择20。
技巧:
选中单元格的部分数据
选中单元格后所设置的字体格式,将改变单元格中所有的文字。
若要对单元格中的部分文字设置格式,则应在单元格中双击鼠标,当单元格内出现插入点后,拖曳鼠标以选中需设置格式的文字,如图3.21所示。
图3.21选中单元格中的部分数据
图3.22“行高”对话框
10.调整行高
具体要求将第二行的行高设置为30
操作步骤采用下列方式可设置单元格的行高:
Ø在第二行的行标上单击鼠标右键,选择快捷菜单的“行高”命令,打开“行高”对话框。
“行高”对话框如图3.22所示,在“行高”文本框中输入“30”。
此外,选中第二行的任一单元格,单击“开始”选项卡的“单元格”选项组的“格式”按钮,在下拉列表中选择“行高”命令,也可打开“行高”对话框。
Ø将鼠标指向行标题的分隔线,指针变为带箭头的十字
,拖曳鼠标可调整行高。
Ø直接双击行标题的分隔线,Excel会自动根据单元格的内容自动设置适当的行高
11.设置单元格格式
具体要求设A2到K2单元格区域字形加粗,底纹颜色蓝色,字体颜色白色,居中对齐。
操作步骤选中A2到K2单元格区域,采用下列方式可设置单元格的格式:
Ø单击“开始”选项卡的“字体”选项组的“加粗”按钮
;单击“填充颜色”按钮
右边的小三角形,在其下拉列表中选择“蓝色”;单击“字体颜色”按钮
右边的小三角形,在其下拉列表中选择“白色”。
再单击“对齐方式”选项组的“居中”按钮
Ø单击“开始”选项卡的“字体”选项组的
旁变的箭头,打开“设置单元格格式”对话框。
选择“对齐”选项卡,在“水平对齐”的下拉列表中选择“居中”。
选择“字体”选项卡,在“字形”下拉列表中选择“加粗”,在“颜色”下拉列表中选择“白色”。
选择“填充”选项卡,如图3.23所示,在“背景色”中选择“蓝色”。
图3.23“单元格格式”对话框的“图案”选项卡
12.设置条件格式
具体要求对D3到G22单元格设置条件格式:
平均分60分以下的,设置为浅红色填充深红色文本,字形加粗。
知识点:
条件格式
条件格式是指根据单元格的数据动态地显示格式。
当单元格中的数据符合指定条件时,就应用所设的条件格式;不符合指定条件时,沿用以前的格式。
步骤1选中D3到G22单元格区域,选择“开始”选项卡的“样式”选项组的“条件格式”按钮,如图3.24所示,在下拉列表中选择“突出显示单元格规则”中的“小于”,打开“小于”对话框。
步骤2在“小于”对话框中,如图3.25所示,在文本框中输入60,在“设置为”列表框中选择“浅红填充深红色文本”,单击“确定”按钮。
步骤2再次打开“小于”对话框,在文本框中输入60,在“设置为”列表框中选择“自定义格式”,打开“设置单元格格式”对话框。
如图3.26所示,在“字形”列表框中选择“加粗”。
图3.25“小于”对话框
图3.24“条件格式”对话框
图3.26“设置单元格格式”对话框
13.设置表格边框
具体要求设A2到K22单元格区域的外边框设为粗线,内边框设为细线。
在打印Excel文档时,编辑时所显示的灰色表格线,不会被打印出来。
必须对单元格设置边框后,才能打印带表格线的表格。
操作步骤选中A2到K22单元格区域,采用下列方式可设置表格的边框:
Ø单击“开始”选项卡的“字体”选项组的“边框”按钮
右边的小三角形,在其下拉列表中选择“所有框线”按钮
。
再次单击该按钮右边的小三角形,在其下拉列表中选择“粗匣框线”按钮
。
Ø右击鼠标,在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令,打开“设置单元格格式”对话框。
选择“边框”选项卡,如图3.27所示,在“线条样式”列表框中单击选择一种粗线后,单击“预置”的“外边框”按钮;在“线条样式”列表框中单击选择一种细线后,单击“预置”的“内边框”按钮。
图3.27“设置单元格格式”对话框的“边框”选项卡
14.绘制斜线表头
具体要求在A2的单元格中设置斜线表头
。
在Excel中,用户可通过插入文本框和设置边框来设置斜线表头,如图3.28所示
图3.28斜线表头
步骤1选中A2单元格,单击“开始”选项卡的“对齐”选项组的“底端对齐”按钮
和“左对齐”按钮
,将“班级”两个字调整到单元格的左下角。
步骤2单击“开始”选项卡的“字体”选项组的“边框”按钮
右边的小三角形,在其下拉列表中选择“绘图边框”按钮,此时鼠标指针变为
,在A2单元格中画出一根对角线。
步骤3单击“插入”选项卡的“插图”选项组的“形状”按钮,在其下拉列表中选择“文本框”
,此时鼠标指针变为
。
将鼠标移到A2单元格,按下鼠标左键,拖曳鼠标。
在A2单元格中出现一个文本框,中间有插入点,输入“科目”。
步骤4将鼠标指针放在文本框的边框上,鼠标指针变为
,单击鼠标,选中文本框。
单击“格式”选项卡的“形状样式”选项组的“形状填充”按钮
,在其下拉列表中选择“无填充颜色”。
单击“形状轮廓”按钮
,在其下拉列表中选择“无轮廓颜色”。
单击“开始”选项卡的“字体”选项组的“字体颜色”按钮
右边的小三角形,在下拉菜单中选择“白色”。
步骤5将鼠标指针放在文本框的控制点上,鼠标指针变为
,拖曳鼠标,将文本框调整到适当的大小。
步骤6将鼠标指针放在文本框的边框上,鼠标指针变为
,拖曳鼠标,将文本框移动到单元格的右上方。
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