质量体系文件程序.docx
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质量体系文件程序.docx
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质量体系文件程序
质量体系文件控制程序
编制
朱蓓
日期
2002-8-23
审核
唐激扬
日期
2002-8-23
批准
刘荣先
日期
2002-8-23
流程要素
流程目标:
流程时间要求
流程监控点数目
流程主要责任岗位
总经理办公室
流程涉及职位数目
修订记录
日期
修订
状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
2002-10-24
A/1
4.1.3、4.1.2、4.4.2、5.1、5.3、5.4.2、5.5、5.6.4、5.7、5.7.2、5.7.3、5.10、7.3
朱蓓
唐激扬
刘荣先
2003-1-23
A/2
3、4、5.3、5.6.4、5.7.2、5.8.3、5.9.2
朱 蓓
唐激扬
刘荣先
2003-4-25
A/3
5.3、5.4.1、5.4.3、5.1.1、5.6.3、5.6.4、5.8.2、5.10.3、删除5.10.4
朱 蓓
唐激扬
刘荣先
2004-4-8
A/4
1、3.5、3.6、3.7、5.1.1、5.2.1、5.4、5.5
朱蓓
唐激扬
刘荣先
1.目的
规范公司质量体系文件,包括质量手册、程序文件、作业指引、记录、技术文件、内部标准、标准合同文本的管理,确保使用文件的充分、适用和有效性。
2.适用范围
适用于质量管理体系文件的控制管理。
3.术语和定义
3.1.质量手册:
规定组织质量管理体系的文件。
是公司各项质量活动必须遵循的法规,是质量运行体系中需长期遵守的纲领性文件。
是对公司各项运作中与项目论证、施工、销售、售后服务等有关的活动的5W1H(WHY、WHO、WHEN、WHAT、WHERE、HOW)的描述。
3.2.程序文件:
为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件。
3.3.作业指引:
组织为确保其过程有效策划、运作和控制所需的文件。
是公司有关具体活动如何操作,操作的程度和深度如何,如何进行控制的描述文件。
3.4.记录:
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
3.5.技术文件:
指组织在产品实现过程中所依据的国家法律、法规、行政规章、行业标准、涉及公司质量管理体系的集团规范等外来文件的总称。
技术文件的控制过程参见本程序文件的支持性文件:
《技术文件控制作业指引》。
3.6.内部标准:
指由相关职能部门根据本公司项目操作实际,在国家行业标准基础上制定的适应公司项目操作的技术标准文件,具体操作过程参见本程序的支持性文件:
《内部标准控制作业指引》。
3.7.标准合同:
指经过经办部门制定及相关审核部门审核通过并颁布生效,统一反复适用于某一经济业务的合同。
具体操作过程参见本程序的支持性文件:
《标准合同文本管理作业指引》
3.8.文件标识:
指体系文件编号,并对其版本及修订状态进行标记的工作。
4.职责
4.1.各部门
4.1.1.根据业务需要,提出质量体系文件编写或修订需求。
4.1.2.编写或修订属本部门职能范围的程序文件、作业指引及表格。
4.2.总经理办公室
4.2.1.负责审核各部门提出的文件编写与修订需求。
4.2.2.负责编写或修订《质量手册》
4.2.3.负责记录表格的审核、批准。
4.2.4.负责质量体系文件的标识、分类及归档工作。
4.3.人力资源部
4.3.1.负责公司组织架构、各部门职责权限及岗位职位说明书的编制、审核及维护工作。
4.4.管理者代表
4.4.1.审核《质量手册》。
4.4.2.批准程序文件、作业指引及公司总监级以下岗位职位说明书。
4.5.总经理
4.5.1.批准《质量手册》。
4.5.2.批准公司总经理级、总监级岗位职位说明书。
5.工作程序
5.1.编写或修订申请。
5.2.各部门根据工作实际提出编写或修订质量体系文件的需求,说明新编/修订原因以及是否涉及其他体系文件的修改,并将文件稿电子版以邮件形式发送总经理办公室品质管理工作人员。
5.2.1.总经理办公室根据质量体系运行状况以及流程相关部门的确认意见,确定是否需要新编或修订。
5.3.标识文件:
经审核同意编写或修订文件后,由总经理办公室负责给定文件编号,确定并标识版本号。
5.3.1.质量体系文件编号规则为:
a)质量手册编号:
VKSZ/QM001,“QM”为QUALITYMANAUL质量手册的英文缩写,公司只应有一个质量手册,所以编号为001。
b)其他体系文件的编号由四部分组成:
公司代码/文件级别/级内类型+数字流水号。
例:
《内部质量审核程序》编号
VKSZ/QP/CH001
表示文件是测量改进类
附表一:
文件级别及类型代码:
文件级别及类型
代码
质量手册
MA
程序文件
QP
作业指引
WI
记录表格
QR
技术文件
TD
标准合同
HT
内部标准
NB
附表二:
程序文件、作业指引及记录表格
级内代码一览表
级内类型
代码
文件控制
DC
管理职责
MA
资源管理
RS
产品实现
PR
测量分析与改进
CH
职位说明书
HR
c)技术文件的级内代码见《技术文件控制作业指引》
d)内部标准的级内代码见《内部标准控制作业指引》。
e)标准合同文本的级内代码见《标准合同文本管理作业指引》。
5.3.2.质量体系文件有效版本标识。
a)所有文件均要标明版本及修订状态,即版本号。
b)其编号规则为:
文件每修订一次,修订状态从0、1…到9依次递增,超过10次时其版本由A、B…到Z依次递增。
5.4.质量体系文件的审核、批准
5.4.1.文件编写完毕,报总经理办公室审核,涉及部门接口问题的新编/修订内容需要经各部门负责人确认。
5.4.2.质量体系文件采用电子审批方式,通过ISO9000文件控制程序进行,文件批准后,由总经理办公室负责打印出最终文本送批准人签名确认后正式发布。
文件的审核批准权限如附表三。
附表三:
文件类型
审核
审核
批准
批准方式
质量手册
管理者代表
总经理
电子
程序文件
部门经理
总经理办公室主任
管理者代表
电子
作业指引
部门经理
总经理办公室主任
管理者代表
电子
表格
部门经理
总经理办公室主任
电子
职位说明书
部门经理
人力资源部经理
管理者代表
总经理:
总监及以上岗位
电子
5.4.3.技术文件、标准合同、内部标准的审批权限按相应作业指引的规定执行。
5.5.文件的生效及发布
文件经批准人批准后,由总经理办公室在文件控制系统中统一进行文件生效及发布操作:
5.5.1.总经理办公室保存一套有权人签字的批准件,如有修订,旧版本即销毁。
5.5.2.公司全体可通过ISO9000文件控制系统查阅新文件,最新修订情况在文件中用蓝色加粗字体明确表示。
5.5.3.生效的记录表格、标准合同文本、内部标准,为方便使用,除在ISO9000文件控制系统中发布外,特在内部网“质量文件”栏目下提供可下载版本。
5.5.4.记录表格需在表头栏标明表格生效日期,根据工作衔接需要,为表格换版特设10天的过渡期,即自新版表格生效之日起十日(日历天)内,使用新旧版表格均为合格,第十一日起必须采用新版表格。
5.5.5.体系文件电子版本的管理规定:
a)质量体系文件由总经理办公室保存完整的一套电子版本。
电子版本的利用规定按照5.7条执行。
b)电子文件的发布、生效、版本更新及使用权限等管理均通过ISO9000文件控制软件完成。
其数据库每天由系统自动备份,每周由总经理办公室信息技术人员手工作异地备份,以确保数据安全。
c)公司内部网ISO9000文件控制系统中可根据权限查询所有版本的电子文档。
d)电子版本永久保存。
5.6.文件的评审
5.6.1.在下列情况下,总经理办公室须组织相关部门对文件进行评审,以确保文件的适宜性和充分性:
a)当质量体系或其过程需要发生变化时。
b)管理评审时提出需要改进时(包括纠正预防措施)。
c)测量分析过程提出的需要采取纠正预防措施时。
d)新产品(项目)策划时。
5.6.2.对需要更新的文件应按照体系文件修订程序执行。
5.7.质量体系文件的利用规定
5.7.1.质量体系文件是公司经营管理和业务运作的保证,内部网上公布的文件版本仅供全体职员查询参考,严禁复制传播。
5.7.2.如集团内各公司需要借用公司质量体系文件,需提交《文件利用申请单》,经总经理办公室主任确认,并呈公司管理者代表批准后,方能由总经理办公室提供文件。
5.7.3.体系文件一律不向集团以外单位提供阅览。
5.7.4.对违反以上规定擅自提供体系文件者,一经发现,按公司工作失误处罚管理办法处理。
5.8.质量记录的管理按照《质量记录和档案管理程序》文件执行。
6.支持性文件
6.1.VKSZ/QP/DC002《质量记录及档案管理程序》
6.2.VKSZ/WI/DC001《技术文件控制作业指引》
6.3.VKSZ/WI/DC/006《标准合同文本管理作业指引》
6.4.VKSZ/WI/DC/007《内部标准控制作业指引》(试行,未正式发布)
7.相关记录及表格
7.1.VKSZ/QR/DC007《文件利用申请单》
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- 质量体系 文件 程序