第4章 中文Excel 的应用.docx
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第4章中文Excel的应用
第4章中文Excel2003的应用
知识目标:
●了解Excel2003的功能、工作窗口、单元格、工作表和工作簿的概念。
●熟练掌握工作表、工作簿的创建、打开、编辑和保存;
●熟练掌握单元格区域数据的引用以及公式和函数的使用;
●掌握工作表数据的排序、统计、求和、求平均值等数据统计与管理应用。
技能目标:
●会新建、保存、编辑工作表、工作簿;
●会单元格区域数据的引用以及公式和函数的使用;
●会工作表数据的排序、统计、求和、求平均值等。
4.1中文Excel2003概述
Excel2003是MicrosoftOffice2003中的一个重要组件,它是一个电子表格处理程序。
广泛应用于财务、行政、金融、经济、统计和审计等众多领域,具有十分齐全的功能群组。
利用它可以方便地制作各种电子表格、对表格中的数据进行计算、把数据用图表直观地表示出来,从而轻松地建立帐目,井井有条地管理库存,科学地分析数据。
4.1.1中文Excel2003的基本功能
在日常生活中,大量的信息都是用表格这种形式表示出来的,要高效地处理大量的数据必须借助自动处理程序,Excel所具有的功能正好帮助解决了这一难题。
(1)编辑各类表格。
从建立工作表、输入数据,再将单元格的内容进行复制、移动、删除与替换,存储和管理,Excel提供了一组完善的编辑命令,操作非常简单。
(2)数据的处理。
根据需要,可以对单元格内的数据进行排序、筛选等一系列处理,还可以对其进行求和求平均等计算。
(3)表格的管理。
Excel可以把若干相关的工作表组成一个工作簿,使表格处理从二维扩展至三维。
(4)绘制图表。
将表格中的数据用更直观、更清楚、更易于理解的图形方式展示出来。
(5)强大的自动化功能。
比如自动更正、自动排序、自动筛选等。
(6)其他功能:
如超链接功能、网络功能等。
4.1.2Excel2003的工作窗口
Excel2003的启动方法同Word的启动,启动Excel2003后,屏幕显示出Excel2003的工作窗口,如图4-1所示。
Excel2003的工作窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、名称框、编辑栏、工作区、工作表标签和状态栏组成。
1.标题栏
最左边为“菜单控制”图标、当前文档名、应用程序名和三个控制按钮。
右边控制按钮从左到右依次为“最小化”、“最大化”或“向下还原”、“关闭程序”按钮。
2.菜单栏
有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口、帮助等9个菜单。
3.工具栏
常用的有常用工具栏和格式工具栏。
4.名称框
显示当前所选的单元格或单元格区域的名称。
5.编辑栏
位于工具栏下方的右面,可以用来输入、显示、编辑活动单元格的内容。
当单元格的内容为公式时,在编辑栏中可以显示单元格中的公式。
在非编辑状态下,编辑栏的左边只出现一个
按钮。
在编辑状态下,编辑栏的左边出现三个按钮
,这三个按钮的作用如下:
:
取消按钮。
单击该按钮,取消本次的输入或修改。
:
输入按钮。
单击该按钮,接受本次的输入或修改。
:
输入函数按钮。
单击该按钮,进行输入公式操作。
6.工作区
即工作表的编辑区域,由一个个单元格组成,它用于记录数据,并对输入的各种数据进行运算、制作表格等操作。
7.工作表标签栏
位于工作区的左下端,显示工作表的名称,单击某一工作表标签名即可切换到该标签所对应的工作表。
8.任务窗格
位于窗口右侧,是一个可在其中创建新文件、查看剪贴板内容、搜索信息、插入剪贴画及执行其他任务的区域。
9.状态栏
位于Excel2003窗口的底部,用来提供当前窗口操作进程和工作状态的信息。
4.1.3工作簿、工作表、单元格的概念
1、什么是工作簿
工作薄是指Excel中用来储存并处理数据的文件。
它包含一个或多个工作表,默认状态下为3个分别为Sheet1,Sheet2和Sheet3,最多为255个。
工作薄就像一个大活页夹,工作表就像一个大活页夹中的一张张活页纸。
启动Excel2003时,系统将自动打开一个新的工作簿。
2、什么是工作表
工作表是存放数据的表格,俗称电子表格,由众多排列整齐的单元格一起构成。
一张工作表由65536行和256列组成,行号以数字表示,列号以字母表示。
3.什么是单元格
单元格是Excel中最小的单位,也是工作表的基本元素,用户可以在其中输入文字、数据、公式、日期等信息,也可以对其进行各种格式设置。
单元格的默认名称用列标识与行标识表示,如第A列与第1行的单元格名称为“A1”;单元格的边框加粗显示时,表示该单元格被选中,称为活动单元格。
4.2 Excel2003的基本操作
Excel2003的操作对象是工作簿和工作表。
因此要使用Excel处理数据,首先应该创建或打开工作簿,然后将所需要的数据信息输入到工作表中,根据需要完成相应的数据分析,最后保存创建发的工作簿。
4.2.1工作簿的基本操作
工作簿的管理包括创建、打开、保存关闭等内容。
1.创建工作薄
创建工作簿主要有两种方法:
创建新的工作簿和根据模板创建工作簿。
(1)创建新的工作簿
✧单击“文件”→“新建”命令,打开“新建工作簿”任务窗格,如图4-2所示。
在该任务窗格中的“新建”选区中单击“空白工作簿”超链接,即可创建一个空白工作簿。
✧单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。
也可创建一个工作簿。
(2)根据模板创建工作簿
使用模板创建工作簿的步骤如下:
1)单击“文件”→“新建”命令,打开“新建工作簿”任务窗格。
2)在该任务窗格中的“模板”选区中单击“本机上的模板”超链接,弹出“模板”对话框,打开“电子方案表格”选项卡,如图4-3所示。
3)在该选项卡中选择需要的模板,单击“确定”按钮。
2.打开工作簿
打开保存在磁盘上的工作簿文件的具体操作步骤如下:
(1)单击“文件”→“打开”命令,或者单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。
弹出“打开”对话框,如图4-4所示。
(2)在“查找范围”下拉列表中选择工作簿所在的位置。
(3)在文件列表框中找到要打开的工作簿,将其选中。
(4)单击“打开”按钮,即可打开该工作簿。
3.保存工作簿
工作簿在编辑完成后,就要进行保存,然后关闭工作簿,具体的操作步骤如下:
(1)单击“文件”“保存”命令,或者单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。
打开“另存为”对话框,如图4-5所示。
(2)在“保存位置”下拉列表框中选择工作簿保存的位置。
(3)在“文件名”文本框中输入工作簿的名称。
单击“保存”按钮。
4.关闭工作薄
编辑、保存一个工作簿后,需要将其关闭,具体操作步骤如下:
(1)单击“文件”“关闭”。
(2)按组合键Alt+F4
(3)单击工作薄标题栏上的“关闭”按钮。
4.2.2工作表的基本操作
工作表是工作簿的主要组成部分,也是Excel中存储和处理数据的主要文档。
1.选取工作表
在一个工作簿中,有多张工作表,若要对某一工作表进行操作,首先要选取这张工作表。
选取工作表的具体操作方法是单击工作表标签。
2.插入、删除工作表
默认情况下一个工作簿有三张工作表,但实际工人作中,用户可根据需要对工作簿中的工作表进行插入或删除操作,具体操作方法如下:
(1)插入工作表
如果要插入新的工作表,具体操作步骤如下:
1)单击要插入新工作表处的工作表标签。
2)单击“插入”“工作表”命令,或击鼠标右键从弹出的快捷菜单中选择“插入”→“工作表”,一张新的工作表被插入到当前工作表的前面。
(2)删除工作表
要删除不需要的工作表,具体操作步骤如下:
1)单击要删除工作表的标签。
2)单击“编辑”“删除工作表”。
或右击快捷菜单选择“删除”。
即可删除该工作表。
3.复制、移动工作表
在Excel中复制和移动工作表方法有两种,具体操作步骤如下:
方法一:
鼠标拖动
(1)单击要移动或复制的工作表标签。
(2)按住鼠标左键,将标签拖到移动或复制的目标位置,释放鼠标。
若复制工作表则加按Ctrl键。
方法二:
菜单命令
(1)单击要移动或复制和工作表标签。
(2)单击“编辑”“移动或复制工作表”命令,打开“移动或复制工作表”对话框,如图4-6所示。
(3)在“工作簿”下拉列表中,选择要将选定工作表移动或复制的工作簿。
(4)在“下列选定工作表之前”列表框中,选择要在前面插入或复制工作表的工作表。
(5)若工作表是被复制而非移动,则选中“建立副本”复选框。
(6)单击“确定”。
注意:
工作表复制在同一工作簿中后,还需修改复制后的工作表名称。
4.重命名工作表
在编辑工作表时,为了清楚地标明不同工作表中包含的内容,往往要对工作表重新命名,具体操作步骤如下:
(1)单击要重命名的工作表标签。
(2)单击“格式”“工作表”“重命名”,在工作表标签中输入新的工作表名称。
(3)按Enter键或在其它地方单击。
4.隐藏工作表
在某些情况下,需要隐藏工作表以保护某些重要的资料,其具体步骤如下:
(1)选择在隐藏的单个或多个工作表。
(2)单击“格式”→“工作表”→“隐藏”命令,即可隐藏工作表。
如果要显示隐藏的工作表,具体操作步骤如下:
单击“格式”→“工作表”→“取消隐藏”命令,弹出“取消隐藏”对话框,如图4-7所示。
在该对话框中选取要取消隐藏的工作表,然后单击“确定”按钮,即可恢复隐藏的工作表。
4.2.3页面设置与打印
当制作好工作表后,通常要做的工作就是进行页面设置并把它打印出来。
1.页面设置
页面设置的具体步骤如下:
(1)单击“文件”“页面设置”,打开“页面设置”对话框,如图4-8所示。
(2)选择“页面”选项卡,在“方向”区中,设置页面打印方向为“纵向”或“横向”。
在“缩放”区中确定缩放比例。
在“纸张大小”列表框中选择打印纸的类型。
(3)单击“页边距”选项卡,设置上、下、左、右边距大小,页眉、页脚与页边距的距离以及表格内容的居中方式“水平”或“垂直”。
“水平”居中指在左右页边距之间水平居中显示表格;“垂直”居中指在上下页边距之间垂直居中显示表格,如图4-9所示。
(4)单击“页眉/页脚”选项卡,选择预先设计好的页眉和页脚。
如图4-10所示。
(5)单击“工作表”选项卡,如图4-11所示。
在“打印区域”文本框中输入该区域或单击按钮
,然后用鼠标在工作表中选择要打印的单元格区域;如果要打印的工作表内容较长,需输出多页且每页要打印相同的行、列标题,则可以在“打印标题”选区中的“顶端标题行”和“左端标题列”文本框中输入其所在行或列号,或单击按钮
后用鼠标选择工作表中作为标题的行或列。
打印区域设置还可以通过单击“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”命令,在工作表中选中区域即可。
2、打印预览
打印预览是在实际打印之前把工作表的打印效果显示在屏幕上,让用户先浏览一下,以便决定是否修改打印参数,从而节约时间和纸张。
具体操作步骤如下:
单击“文件”→“打印预览”或单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮,打开“打印预览”窗口,如图4-12所示。
3、打印工作表
如果用户对设置的工作表感到满意,就可以打印输出工作表了。
具体操作步骤如下:
(1)单击“文件”“打印”,打开“打印内容”对话框,如图4-13所示。
(2)在“打印范围”选区中,若选中“全部”,将打印当前工作表的全部页数;若选中“页”,则表示打印当前工作表的某些页,需在右侧的文本框中输入打印范围。
(3)在“打印内容”选区中,若选中“选定区域”单选按钮,则打印选定的区域;若选中“整个工作簿”,则打印当前工作簿;若选中“选定工作表”则打印当前工作表。
(4)在“打印份数”文本框中输入一次打印的份数。
(5)单击“确定”按钮。
4.3单元格的基本操作
在编辑工作表的过程中,用户可以在选定单元格的情况下,在其中输入数据,设置单元格格式,调整行高和列宽,对单元格进行移动和复制、插入和删除等操作。
4.3.1选定单元格区域
在对单元格进行编辑和修改之前,首先要选定单元格,选定单元格的具体操作步骤如下:
(1)选定一个单元格:
直接用鼠标指针指向要选中的单元格,单击左键。
(2)选定一行或一列:
将鼠标指针移到要选定的行或列的行标或列标处,当鼠标变为
或
形状时,可单击选定的行号或列号。
(3)选定连续的单元格:
方法有三
1)先选定区域左上角的第一个单元格,然后按住鼠标左键拖动至右下角的最后一个单元格。
2)先选定第一个单元格按下Shift键选定最后一个单元格。
3)先选定第一个单元格按下F8键选定最后一个单元格。
(4)选定不连续的区域:
按Ctrl.
(5)选定整个工作表:
单击工作表左上角的“全选”按钮可以选定整个工作表。
4.3.2输入单元格数据
在工作表中选中单元格后,便可以在其中输入数据。
在Excel中的数据是一个比较广泛的概念,包括文本、日期、公式等多种类型。
在输入数据时,单元格中的数据会同时显示在公式栏中。
1.输入文本
在Excel中,文本可以是文字,也可以是数字与空格或其他非数字字符的组合。
要向单元格中输入文本可选用以下方法之一:
(1)单击单元格,然后直接输入。
这种方法将覆盖掉单元格原有的数据。
(2)双击单元格,单元格中出现光标,可输入文本。
(3)单击单元格,然后在编辑栏中输入文本。
输入完内容后,按Enter键或单击编辑栏中的“输入”按钮“√”。
如果单元格列宽容不下文本字符串,就要占用相邻的单元格。
默认情况下,输入的文本型数据在单元格内左对齐。
2.输入数值
数值是指能用来计算的数据,在Excel工作表中,数值只可以为下列字符:
0123456789+—( ),/ ¥$%.E e
其他的数字与非数字的组合将被视为文本。
输入数值时要注意以下几点:
(1)输入正数:
直接输入,前面不必加“+”号。
(2)输入负数:
必须在数字前加“-”号,例如“-12”或都给数字加上括号,如“(12)”。
(3)输入分数:
应先输入“0”和空格,再输入分数。
例如“1/4”的正确输入是“0 1/4”。
(4)默认情况下,单元格中最多可显示11位数字,如果超出此范围,则自动改为科学计数法显示。
当单元格内显示一串“##”符号时,则表示列宽不够显示此数字,可适当调整列宽以正确显示。
数值在单元格内右对齐。
(5)输入纯数字的文本:
输入数字前需要添加一个半角的单引号(,)。
例如邮政编码、电话号码。
3.输入日期和时间
(1)输入日期
在Excel2003中,日期格式可以为“年-月-日”或“年/月/日”。
例如输入2008年2月10日,可输入2008/2/10或2008-2-10。
要求在输入年份时不要用两位数表示。
(2)输入时间
时、分、钞之间用冒号(:
)分隔,如8:
45:
30表示8点45分30秒。
时间一般以24小时制。
在同一单元格中输入日期和时间,请在中间用空格分离。
4.快速输入有序数据
(1)在同一行或同一列中输入相同的数据
✧鼠标拖动法:
1)选定起始单元格,输入序列的初始值。
2)选定包含初始值的单元格。
3)用鼠标指向填充柄(指位于当前区域右下角的小黑方块),成黑十字时,拖曳填充柄到最后一个目标单元格,释放鼠标,如图4-14所示。
✧菜单命令法
1)选定起始单元格,输入序列的初始值。
2)选中整个要填充的区域。
3)单击“编辑”→“填充”→选择“向下”或“向上”或“向左”或“向右”填充。
(2)序列填充
✧自动填充序列
1)选定起始单元格,输入序列的初始值。
注意不同的序列类型输入的初始值不同,看表4-1所示。
2)选定包含初始值的单元格区域。
表4-1自动填充序列实例
序列类型
选定区域的数据
建立的序列
第一单元格
第二单元格
等差系列
1
2
3,4,5,6……
1
3
5,7,9,11……
等比系列
1
2
4,8,16,32……
2
5
12.5,31.25,78.125……
日期
日
一,二,三,四,五,六,日,一……
7月1日
7月2日
7月3日,7月4日,7月5日……
星期一
星期二,星期三,……,星期日,星期一……
一月
二月,三月,……,十二月,一月……
自动填充
甲
乙,丙,丁,戊……
11:
00
12:
00,13:
00,……,23:
00,0:
00,1:
00……
3)
用鼠标拖曳填充柄至需要填充的区域。
如要按升序排列,请从上向下或从左到右填充。
如要降序排列,请从下向上或从右到左填充。
✧使用菜单填充任意步长序列
1)选定起始单元格,输入序列的初始值。
2)选中整个要填充的区域。
3)单击“编辑”→“填充”→“序列”命令,弹出“序列”对话框,如图4-15所示。
4)在对话框的“序列产生在”栏中,选择序列填充的方向是“行”或“列”。
5)在“类型”栏,选择需要填充的类型。
6)在“步长值”中输入一个正数或负数,指定序列中任意两数间的增加或减少的量。
“终止值”中确定序列的最后一个值。
7)单击“确定”。
4.3.3编辑单元格数据
1.修改单元格数据
修改单元格数据的具体操作方法有:
(1)双击要修改数据的单元格,直接进行修改。
(2)单击要修改数据的单元格,在编辑栏中显示出单元格数据,单击编辑栏,进行修改。
按Enter键或单击
确定输入。
2.删除单元格数据
在单元格中输入数据时,不仅输入了数据本身,而且输入了数据的格式或批注。
因此,清除单元格分几种情况:
(1)只清除内容,而保留其中的批注和单元格格式。
选定单元格后,按Del键或BackSpace键。
(2)清除单元格的内容、批注或单元格格式
选定要删除数据的单元格单击“编辑”“清除”,选择“全部”即可。
3.移动和复制单元格数据
有时候,需要将某个单元格或某个区域的内容移支或复制到当妆工作表的其他单元格或区域上,或者到其他工作表、工作簿上。
通过拖动鼠标、应用“编辑”菜单和“常用”工具栏这三种方法都可以实现移动和复制。
(1)鼠标拖动
1)选定要移动或复制的单元格区域。
2)将鼠标指向选取单元格或单元格区域的边框。
3)当鼠标指针变成
形状时,拖动鼠标到粘贴区域的左上角单元格,松开鼠标,即可移动单元格数据。
复制时加按Ctrl键。
(2)应用“编辑”菜单或“常用”工具栏
1)选定要移动或复制的单元格区域。
2)单击“编辑”“剪切”或“复制”命令;或单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮
或“复制”按钮
。
3)
光标定位到粘贴区域的左上角单元格,单击“编辑”“粘贴”命令;或单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮
。
4.3.4 插入与删除单元格、行与列
在表格的编辑过程中,有时需要插入或删除单元格、行与列。
1.插入单元格
选中要插入单元格的位置单击“插入”“单元格”命令,打开“插入”对话框,如图4-16所示。
在该对话框中有“活动单元格右移”、“活动单元格下移”、“整行”或“整列”4个单选按钮,选中其中任意一个,即可在工作表中插入单元格、行或列。
2.插入行或列
选中要插入位置处的任意一单元格单击“插入”选择“行”或“列”。
即可在此单元格上面增加一行或在此单元格左边增加一列。
3.删除单元格
选中要删除单元格区域单击“编辑”“删除”命令,弹出“删除”对话框,如图4-17所示。
在该对话框中选中需要的单选按钮,即可删除相应的单元格、行或列。
4.删除行或列
选中要删除行或列中的任意一单元格单击“编辑”“删除”选择“行”或“列”即可。
4.3.5隐藏行或列
当一个工作表太长或太宽,在屏幕上无法显示整个工作表时,可以把一些行或列隐藏起来以便查看。
1.隐藏行
隐藏行的具体操作步骤如下:
(1)选定要隐藏的行。
(2)单击“格式”→“行”→“隐藏”命令,则选中的行被隐藏。
(3)如果要重新显示被隐藏的行,只需单击“格式”→“行”→“取消隐藏”命令。
2.隐藏列
隐藏列操作同隐藏行,具体步骤如下:
(1)选定要隐藏的列。
(2)单击“格式”→“列”→“隐藏”命令,则选中的列被隐藏。
(3)如果要重新显示被隐藏的列,只需单击“格式”→“列”→“取消隐藏”命令。
4.4格式化工作表
在工作表的单元格中输入并编辑信息后,便可以设置文字或数据格式以突出重要信息,使工作表更易于阅读。
4.4.1设置单元格的格式
Excel为工作表提供了丰富的格式命令。
利用这些命令,可以完成工作表的修饰工作,制作出各种美观的表格。
1.设置文字格式
可以使用“格式”工具栏和“单元格格式”对话框两种方法设置。
使用“单元格格式”对话框设置的具体操作步骤如下:
(1)选定单元格或单元格区域。
(2)单击“格式”“单元格”打开“单元格格式”对话框,选择“字体”选项卡,如图4-18所示。
(3)在“字体”选项卡中,设置字体、字形、字号、下划线和颜色等。
(4)设置完成后,单击“确定”按钮。
2.设置数字格式
默认情况下,数字是常规格式,当用户在工作表中输入数字时,数字以整数、小数或科学记数方式显示。
此外,Excel2003还提供了多种数字显示格式,如数值、货币、会计专用、日期、时间等。
数字格式的设置,同样也可通过“格式”工具栏和“单元格格式”对话框两种方法设置。
(1)使用对话框设置
1)选定要格式化数字的单元格。
2)单击“格式”“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,选择“数字”选项卡,如图4-19所示。
3)在分类列表框中选择要设置数字的格式。
如“货币”选项,在“货币符号”下拉列表中,选择货币符号,如人民币¥,在“小数位数”微调框中输入保留的小数位数,如“2”。
4)单击“确定”。
(2)使用“格式”工具栏设置
在工具栏中提供了一些设置数字格式的按钮。
如货币样式、百分比样式、千位分隔样式、增加小数位数、减少小数位数,如图4-20所示。
单击可以快速对选定的单元格或单元格区域进行数字格式设置。
3.设置单元格的对齐方式
所谓对齐是指单元格中的内容在显示时,相对单元格上下左右的位置.默认情况下,单元格中的文本靠左对齐,数字靠右对齐,逻辑值和错误值居中对齐。
设置单元格对齐方式的具体步骤如下:
(1)选定要设置格式的单元格或单元格区域。
(2)单击“格式”“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,选择“对齐”选项卡,如图4-21所示。
(3)打开“水平对齐”下拉列表,选择一种对齐方式。
(4)打开“垂直对齐”下拉列表,选择一种垂直对齐方式。
(5)在“文本控制”选项区中设置文本的对齐方式:
✧若选中“自动换行”复选框,则Excel2003根据单元格列宽把文本换行,并自动设置单元格的高度,使全部内容都显示在该单元格中。
✧若选中“缩小字体填充”复选框,则自动缩小单元格中字符的大小,以使数据的宽度与列宽一致。
✧若选中“合并单元格”复选框,则将多个相邻单元格合并为一个单元格。
(6)在“方向”选项区中,用户可以使用鼠标拖动文本指针,或单击数值框中的微调按钮,调整单元格中字符的角度。
(7)设置好相应选项后,单击“确定”按钮。
使用“格式”工具栏也可设置单元格中文本的水平对齐方式:
如左对齐
、右对齐
、居中
、合并及居中
。
4.4.2调整行高和列宽
在单元格中输入文字或数据时,常常会出现单元
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