医院信息系统HIS内部会计控制1.docx

医院信息系统HIS内部会计控制1.docx

《医院信息系统HIS内部会计控制1.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《医院信息系统HIS内部会计控制1.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

医院信息系统HIS内部会计控制1

医院信息系统（HIS）内部会计控制

一、健全和完善医院信息系统内部会计控制

（一）健全严格的内部管理制度：

为确保医院信息系统的安全运行，提高会计信息质量，必须健全一系列严格的内部管理制度，如计算机安全管理制度，操作管理制度，档案管理制度等；明确岗位职责并实现各岗位之间的相互牵制和监督，岗位设置可包括：

系统管理员、系统维护员、系统操作员、系统稽核员、系统档案管理员等，各岗位不得越权操作并严格遵守操作规程。

系统管理员是系统的主要负责人，全面负责系统的开发与运行管理，掌握数据库的超级口令，监控数据保存方式的安全性、合法性。

系统维护员对系统的硬、软件进行日常的维护管理，包括对软件的修改、升级和完善。

系统操作员在所授予的权限范围内对系统进行作业，包括数据的输入、处理、输出、存储等工作。

系统稽核员负责对系统各收费环节进行审查，及时发现错误和违法行为。

医院信息系统中系统维护与系统操作、系统维护与系统稽核、系统操作与系统稽核、系统操作与档案管理为不相容岗位。

根据内部会计控制的基本原则，不相容职务必须分离，并建立职务轮换制度。

这样才能起到不同岗位相互监督、制约的作用，以达到防止舞弊的目的。

（二）设置会计稽核功能：

医院信息系统运行中涉及的部门和人员很多，有门急诊、住院部的收费员、护士站的录入护士、药房的药剂人员、医技站工作人员等，为防止恶意作弊和计算机程序的客观出错，原手工操作下的稽核方法和流程已难适应。

健全和完善医院信息系统的会计稽核功能模块是刻不容缓的。

财务科必须任命一名具有会计专业知识和计算机知识且业务水平较高的工作人员为系统稽核员，将收费票据的购、领、存、核销全部纳入计算机管理，对每位收费员使用的票据进行电脑复核，并不定期与护士站、医技站、药房的业务记录情况进行抽查核对。

特别是在医院信息系统试行的初期，由于程序不完善，常常出现死机、计算错误、打印出错等情况，在医院信息系统中尽早健全HIS稽核模块显得尤其重要。

二、强化内部审计的监督职能，适时开展网上审计，降低控制风险：

21世纪是以网络技术为核心的新经济时代，内部审计必须适应新时代的要求，从审计的内容、手段、方式方法上进行改革，给予新时期自身职能的更高定位，强化内部审计的监督职能，适时开展网上审计，对信息系统内部会计控制进行监测，促进流程的优化，降低控制风险。

审计人员在单位授予审查权限后，将工作计算机与信息系统联网，对财务数据和业务数据进行随机抽样、核对、审查和分析，重点督查计算机数据输入控制、处理控制、输出控制情况，对系统的内部控制风险进行评估，达到促进系统程序优化、防范风险事件发生的目的，为实现医院发展目标服务。

三、药品（材料）财务管理

（一）、药品（材料）管理的原则

（1）计划采购医院应严格按基本药品（材料）目录编制药品（材料）采购计划，坚持按计划采购药品（材料），防止无计划采购和超计划购药，避免造成药品（材料）积压，影响医院流动资金周转。

（2）定额管理医院应根据各自医院的实际情况制定药品（材料）储备定额，实行定额管理，防止库存药品（材料）过多地占用流动资金。

（3）加速周转在不影响临床诊疗工作的前提下，药品（材料）采购尽量做到勤进、少进，加速药品（材料）周转，减少资金占用，提高资金使用效率。

（4）保证供应药品（材料）是为医疗活动服务的，要必须保证药品（材料）的及时供应，避免出现因药品（材料）供应不及时影响医疗效果的情形。

（二）、药品（材料）核算的方法

1价格管理医院药品（材料）的出入库、领用、消耗、结存等都要按数量、单价金额记账，并且都统一按进价进行核算。

2数量统计在HIS系统下，医院的全部药品（材料）无论是入库、出库、领用、销售、库存都要进行数量统计，期末，计算机可以对药品（材料）的购进、发出和结余进行自动汇总，药品（材料）的实物数量与计算机中的结余数量核对无误，从而真正做到药品（材料）的科学管理。

3实耗实销在HIS系统下，药房根据计算机自动汇总出的门诊处方和住院的长期医嘱和临时医嘱中实际消耗的药品（材料）的销售额向财务部门结算，改变了以领代销和以存代销的核算模式，真正做到实耗实销，确保账实相符。

（三）、建立健全药品（材料）管理制度

1药品（材料）出入库制度药品（材料）采购入库时，由仓管员负责验收、药品（材料）会计共同参与，严格按审批的计划验收。

药品（材料）发出时，由药房或使用科室填写请领单，经药品（材料）会计开具计算机出库单，并确认记账后，请领人凭出库单交仓管员按单发货。

2处方与收入核对制度药房与收费室每天按规定的时间同时结账，药房填制药品（材料）销售收入日报表后与收费室药品（材料）收入日报表核对是否相符。

要具体核对清楚当天现金药费的数额和记账药费的数额是否一致，如果不一致，则要及时查明原因。

3定期盘点制度在医院HIS系统下，对药品（材料）的盘点应当做到1个月盘点一次为宜，至少一年不得低于4次，即一个季度至少要盘点1次，以便及时掌握药品（材料）库存，及时发现漏洞，做好药品（材料）日常管理。

（四）、加强药品（材料）内部控制

1采购控制　　要正确制定采购计划，合理确定采购批量，控制采购价格，合理确定采购限额，从而降低采购成本，控制积压、减少浪费。

2储存控制医院要对购入的药品（材料）严格执行入库验收制度，对品种、数量、质量进行严格验收，未经验收的，财务部门一律不得记账和付款；同时，要制定合理的药品（材料）储备定额，防止积压和浪费；医院要定期组织药品（材料）的清查，对失效、毁损、霉烂、丢失的药品（材料），要及时查明原因及时处理，确保账账相符和账实相符。

3领用控制首先，根据医院临床各科室对药品（材料）的消耗量，制订出全院合理的消耗定额；其次，要控制好药品（材料）的领用范围，一般情况下，仅住院药房及各门诊药房可以领用药品（材料），临床科室原则上只能领取材料性的药品（材料），不得领用成品药品（材料）；再次，要严格执行药品（材料）请领的审批手续，对领用的药品（材料）要严格执行分管领导审批制度；最后，还要注意加强药品（材料）领用后的跟踪管理，定期不定期检查药房有无调药、换药、借药等情况，一旦发现，要坚决制止惩处。

（五）、实现药品“零库存”管理

利用医院HIS系统，住院及门诊各药房可以根据药品发出的实际情况统计出药品的实际消耗，并按药品品种逐个确定药房需求的最高和最低限值，据此，各药房上传采购计划至药库，药库接收到采购计划信息后，及时安排采购；药品购入医院后，药库根据各药房上传的采购申请，快速、全额发放药品，从而实现药库的“零库存”；药品调拨到药房后，可以很快发放到病人手中，从而大大加快了药品的流通速度，有效地减少了药品的积压和资金的占用。

医院的各药房可以通过领药入库表、库存表、消耗表、出库表、损益表和缺药报警、有效期报警以及处方查询、退药查询等报表来实现全面控制，严格控制到每一种药品，甚至每一个批号。

有了实时、准确的数据依据，辅以严格的管理制度如药品分类分柜管理、值班数量核查责任制、不定期数量抽查、定期盘存等，再配合财务管理手段，从而真正做到药品全面管理。

另外，运用HIS系统的查询和统计功能，药库可以及时、准确的掌握药品进出情况，统计库存药品，通过对数据的综合分析，可以得出畅销药品、滞销药品、积压药品、过期药品、损耗药品、医生用药偏好等一系列有意义的数据，为医院领导决策提供更多有用的信息。

在HIS系统中，会计与库管之间有严格的审核与牵制关系，药品会计账基本都可以由计算机完成。

因而做好对药品品种、批次、价格、包装单位的清理，加强会计基础工作如原始凭证、审核签章等就显得非常必要，另外还必须强化对付款凭证、月末结转、财务对账的管理，做好财务核对和付款准备工作，为药品流通提供有力保障。

四、住院收入内部控制

（一）、HIS系统授权管理程序是住院收入控制的基础

按照“不相容职务分离控制”要求，计算机中心负责建立、完善HIS系统权限管理子系统，各类人员的权限由系统管理员统一管理，XX任何人不得接触该系统；收费项目增减与价格调整、病区医嘱执行、住院记账与退费、现金收款与统计报表等权限分别由不同科室、人员负责，不同类别人员的权限各不相同，从而形成不同部门和不同岗位之间的相互牵制；严格各类人员登录、退出HIS系统的管理程序，操作人员离岗应随时退出程序，离职人员应及时注销其操作权限，防止不法人员利用他人登录号进行违规操作。

（二）、完善住院收费处内部控制是收入控制的重点

建立健全住院收费处内部控制制度是住院收费管理的重点，需要把握好以下环节：

1严格现金收支管理

（1）由专人负责现金收支。

从现金的收入、结算退款，到解缴银行均由专人管理，其他人员不得接触现金，这样既可以最大限度减少接触现金人员范围，又可明确现金的责任界限，防止多人经手现金，责任不明现象。

集中管理现金是住院收入管理安全有效的方法之一。

（2）报表与现金岗位职责分开。

将现金收支与日报表岗位分离，可以起到互相制约作用，有效防止现金舞弊。

（3）日清日结。

收款员每天下班前将现金缴存银行，现金缴款单与每日报表逐日报送财务部门审核。

（4）定期轮岗制度。

现金与报表岗位必须定期轮流，轮岗时要办理全面交接手续，周转金、票据、印章等一并交接。

2规范日常记账行为

医疗收费价格应由医院物价部门统一在HIS系统中设定，药品价格则由药剂部门按照政策核定，住院记账人员只能按照HIS系统中的价格执行医嘱、记账，不得增减、更改或套用其他项目收费，做到应收尽收。

许多医院将日常治疗记账收费权限下放到病区，由医护人员执行医嘱时直接记账收费，因此住院记账部门应当对病区收费情况进行复核。

每天给患者打印“日清单”，让患者参与监督，能够及时发现错误，同时取得患者的信任。

3完善退费内部牵制制度。

完善记账处与病区医护人员、药房和医技科室之间相互牵制制度。

已经确认的收费项目，如发生一般的退费，必须提供收费的相关证明和书面凭证，详细说明退费原因、项目和金额，得到相关科室、人员的反向确认方可办理；对大额退费则实行授权审批制度，规定各级人员审批退费额度权限，超过限额的须经上级人员审批，防止化整为零的分解退费行为，这样可有效堵塞漏洞，避免形形色色违规退费现象的发生；医院要建立减免、助困等授权审批制度，住院记账处只能按照具备审批权限者批准后的标准执行，不得擅自扩大范围或提高标准；在HIS系统中长期保存退费、减免的操作日志以备审核。

4强化患者欠费管理

公立医院应当发扬人道主义精神，把抢救患者的生命放在首位，但在现行医院补偿机制下，医院的经济利益必须依法得到维护。

为防止恶意欠费现象，在不影响病人正常治疗的前提下，医院应在HIS系统中针对各类不同病人分别设置最高欠费限额，如果超过限额，记账人员应及时通知病人缴费，若未按时缴费，则应限制或暂停其记账，临床和医技科室应坚持先记账后治疗、检查的原则；对死亡病人，应结算费用后方可予以办理相关手续，因为死亡病人欠费居医院各类欠费、逃费中首位，而且一旦产生欠费往往很难追回，给医院带来经济损失；确实无法收回的欠费，应履行必要的审批程序后核销；建立经济责任考核制度，把欠费纳入经济考核指标中，可增强相关科室的责任意识，促使大家共同努力控制欠费。

5加强收费人员职业道德教育和技能培训，进行经济背景调查

首先，严把收费人员进入关，对收费人员进行经济背景调查。

那些曾经出现过经济问题、道德修养水平不高、个人或家庭面临经济压力的人员不适合从事收费岗位工作，已在岗的应及时调离，不能及时调整的则应加强防范措施。

其次，教育收费人员树立正确的价值观和良好的职业道德，增强自身“免疫力”，经得起金钱的考验。

第三，加强收费人员岗位技能培训，提高服务技能和效率。

6坚持住院收费处内部抽查制度

主要检查住院收费处内部控制措施是否得到有效落实。

可以组织互相检查，也可以指派专人抽查。

住院收费处内部的抽查是一种自律性的、日常性的检查，是“事中”的监督，可以及时、有效发现收入管理中存在的缺陷，是其他检查所无法替代的，必须长期坚持。

（三）、加强财务部门的监督

财务部门应设置专职的稽核人员以加强对住院收入的监控，逐日审核住院现金收费人员每天报送的现金日报表、预交金和收据的记账联、银行缴款单，看报表数与银行缴款单数是否一致；月末还应与银行对账单核对，确保每一笔款项均已入医院账户。

如果凭证、手续不全，则应退回记账处补齐。

要加强票据领用存销管理。

收费票据应由财务部门负责印制并设专人保管，住院收费处领用，用后定期到财务部门销号。

财务部门要设立票据登记簿，并在HIS系统中设置票据的启用、销号功能，由票据管理人员负责控制。

票据管理人员应根据日报表或收据存根联销号，发现跳号、断号或联次不齐的作废票据要及时追查，防止空白收据流失或隐匿收入。

财务部门的监督一定要注意时效性，及时发现问题，及时解决。

（四）、内部审计监督

内部审计部门是独立于收费和财务部门的科室，内部审计监督有着更强的独立性，是住院收入控制中的最后、也是最重要的防线。

内部审计监督的重点是对住院收入内部控制制度设计、实施的有效性进行全面监督检查，对收费流程中的各个环节，特别是不同环节之间的衔接点进行风险评估，发现可能存在的控制缺陷，以进一步改进控制程序。

内部审计部门要坚持定期或不定期抽查住院收费处现金管理。

现场盘存现金，看实有现金是否与HIS系统报表数相符，有没有白条充抵现金、挪用现金等现象。

现金盘点要采取突击抽查方式进行，必要时应当追查到银行对账单、会计凭证和账簿，确保现金流程安全性。

定期或不定期组织相关人员抽查病历。

结合住院费用清单，必要时调阅原始收费、记账凭证进行核查，医技类收费项目还应与报告单核对。

一查是否存在有医嘱无收费记录现象，防止少收、漏收费用；二查是否存在无医嘱有收费记录情况，防止错收、多收现象；三查物价政策落实和其他违规收费情况。

抽查结果要反馈到相关部门、科室，并与经济考核挂钩。

抽查病历是一种综合性的、“深度”监督方法，虽然是“事后”监督，但可以发现许多日常检查中难以发现的深层次问题，能够有效地堵塞住院收费和其他管理中的漏洞。

以上内部控制措施既互相衔接，又互相制约，事前、事中和事后控制相结合，形成全程、全方位立体防护网络，可以有效地防止住院收费中舞弊现象发生，保障住院收入的安全完整。