超市异常商品处理流程超市营运异常商品的处理操作说明.docx
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超市异常商品处理流程超市营运异常商品的处理操作说明
文档信息
*文件名称
超市门店异常商品处理流程
*文件编号
文件密级
批复信息
负责人
日期
意见
*拟制
*审核
文件版本记录
*日期
*作者
版本
变更说明
文件说明
*目的
明确异常商品的定义、相关部门的工作职责,保证异常商品的处理效果和运作效率,加强商品有效管理及汰换速度
*适用范围
适用于大超处理异常商品的日常处理
注:
*项为必填项
第一部分:
流程说明
1目的
明确异常商品的定义、相关部门的工作职责,保证异常商品的处理效果和运作效率,加强商品有效管理及汰换速度。
2适用范围
本流程适用于大超采购、营运处理异常商品的操作。
异常商品的范围包括:
虚库存商品、负库存(待处理)商品、高库存商品、滞销商品、冻结商品、供应商清场商品等。
3流程规则
3.1虚库存商品、负库存(待处理)商品,处理频率为每周一次,主要跟进处理部门为:
大超营运各门店,各店必须每周检查、核实,通过抽盘、单据核查等方式,及时调整系统库存数;
3.2高库存、滞销商品,处理频率为每月一次,主要跟进处理部门为:
华南采购、大超营运各门店,由华南采购提取相关数据、作出相关处理建议,门店负责跟进落实;
3.3冻结商品,处理期限为21周(150天),主要跟进处理部门为:
华南采购、大超营运各门店;第1至4周,由采购按各品类折扣方案,跟进调价,供应商承担毛利损失;第5周至21周,由采购按各品类折扣方案,制作长期生效的促销调价单,门店跟进销售情况;如门店要加大降价幅度,可通过削价模块操作,但毛利损失只能由门店承担,供应商不再承担;21周期限过后,商品状态变为“已清理”,系统库存自动归零;盈亏金额记入“销售成本”,冲抵销售毛利;
3.4供应商清场商品,门店处理期限为60天,DC为30天,主要跟进处理部门为:
华南采购、大超营运各门店,期限过后,该供应商在系统中默认经营的所有SKU商品状态变为“已清理”,系统库存自动归零;盈亏金额记入“销售成本”,冲抵销售毛利。
4流程涉及部门主要职责:
4.1大超门店:
负责对门店虚库存、负库存商品的检查、处理;对高库存商品的退货及控制补货;对滞销商品的陈列检查、促销;对冻结商品、清场商品的退货及清仓销售;
4.2配送中心:
负责对配送中心虚库存、负库存商品的检查、处理;对高库存商品、的退货及控制补货;对冻结商品、清场商品的退货;
4.3采购部:
负责分析门店高库存、滞销商品情况,提出处理建议并落实;跟进冻结、供应商清场商品的处理,对不可退商品作特权退货或促销调价,跟进门店处理不可退(或可退但账款不足)冻结、清场商品的库存;
4.4财务部:
负责根据门店申请,对财务库存数进行账务调整;
4.5控制部:
负责整理和提供各类异常商品报表;
5流程结构
5.1本流程与“大超订货流程”、“大超退货、返配流程”、“大超削价流程”、“大超盘点流程”相衔接
第二部分:
流程描述
1虚库存商品
1.1定义:
在门店系统中,有系统库存但找不到实物、或实物库存数量小于系统库存数量的商品;
1.2门店“虚库存商品”信息采集
1.2.1有储位管理的门店,商品部门员工在每日销售排面补货时,需核实“销售区”、“存储区”的库存:
1.2.1.1如销售区系统有库存无实物,由商品部门员工采集该商品信息,输入处理意见为“销售区盘点”;
1.2.1.2如销售区系统无库存,商品部门员工向存储区支货,如存储区系统有库存无实物,由收货部员工采集该商品信息,输入处理意见为“存储区盘点”;
1.2.2没有储位管理的门店,商品部门员工在每日销售排面补货时,如在货架、存货区都找不到实物,由商品部门员工采集该商品信息,输入处理意见为“销售区盘点”;
1.2.3收货部员工在每日与商品部门或与供应商交接退货时,如发现系统有库存但无实物,通过RF或电脑,采集该商品信息,输入处理意见为“销售区盘点”或“存储区盘点”;
1.2.4每周一,门店库审在门店系统《RF数据采集明明表》中,提取上周一至本周日需盘点的库存异常商品(注意:
同一虚库存SKU的重复盘点需求,以最近一次日期为准),分部门整理、打印,传给各商品部门经理(不含生鲜)、收货部经理;
1.2.5商品部门经理、收货部经理核实需盘点的虚库存商品明细,签名确认。
1.2.6每周二,商品部门经理、收货部经理将确认后的盘点明细,反馈给库审;
1.2.7经确认的RF采集盘点明细,由库审整理、留存三个月备查;
1.3门店库存调整
1.3.1每周二,门店库审根据商品部门经理、收货部经理确认后的盘点明细,制作抽盘计划;
1.3.2每周三、四,门店商品部门、收货部进行抽盘,按公司“华南大超盘点流程”——“子流程2:
商品抽盘流程”,进行抽盘、调整库存。
2负库存商品(待处理商品)
2.1定义:
系统库存为零,但由于实物库存大于系统库存而出现有销售记录的商品;此部分商品不在《零销售零库存》及《有销售零库存》清单中;
2.2门店“负库存商品”信息收集
2.2.1每周一,门店库审在门店系统库存查询模块中,查询《门店负库存商品明细表》,分部门整理、打印,传给各商品部门经理(不含生鲜);
2.2.2商品部门经理核实负库存商品明细,必须对每条记录确认处理方式,签名确认。
2.2.2.1属于“带货安装”的待处理商品,按带货安装流程操作;
2.2.2.2确认团购导致负库存的商品,跟进订货验收单据确认情况;
2.2.2.3涉及多店提货操作导致负库存的商品,需按“门店多店提货操作流程”跟进库存处理;
2.2.2.4不明原因的负库存商品,建议抽盘后调整库存;
2.2.3每周二,商品部门经理将确认后的《门店负库存商品明细表》反馈给库审;
2.2.4经商品部门确认的《门店负库存商品明细表》,由库审整理、留存三个月备查;
2.3门店库存调整
2.3.1每周二,门店库审根据《门店负库存商品明细表》上商品部门经理的抽盘建议,制作抽盘计划;
2.3.2每周三、四,门店商品部门、收货部进行抽盘,按公司“华南大超盘点流程”——“子流程2:
商品抽盘流程”,进行抽盘、调整库存。
3高库存商品
3.1定义
3.1.1门店已陈列销售,但连续30天库存周转天数大于N天,且库存数量>MAX(1个包装规格)的非试销期的正常经营商品(不含零销售商品)。
3.1.2品类发展部按照年度MBO库存周转天数指标,分解到年度品类、大类库存标准天数,具体标准定义,详见当年年度《各品类高库存天数定义标准》。
3.2高库存责任人确定标准:
3.2.1按照最后一次补货人进行考核(不考虑订单是否验收),如商品最后一次补货为系统管理,则高库存考核门店,如商品最后一次订货/分货为采购部某人,则高库存考核采购部责任人。
3.2.2为避免对门店续订商品因营采重复订货造成高库存,确定采购分货范围包括:
自采商品、一次性买进、DM首单、高值酒、自营服装、新品首单、团购商品、季节性商品应季前备货。
3.3采购部收集、处理高库存数据
3.3.1控制部每天更新高库存数据,在数据平台上体现,采购支持部供应链组每月进行汇总,统一发给各品类负责人和采购买手。
3.3.2采购买手针对高库存明细进行处理,并由部门助理汇总反馈给采购支持部;
3.3.3采购支持部每月以邮件形式知会大超营运部收货督导,由其转发各门店跟进处理。
3.4高商品库存处理
3.4.1对高库存商品原则上不允许按非批发、团购因素原因补货,补货时系统给予提示但不限制审核;
3.4.2对于超过时间未完成处理的采购品类,采购支持部负责人在认为必要的情况下,将启用更高层级的处理方式。
例如:
采购支持部将该品类的正常商品(除DM商品、新品、零库存商品、自动补货商品、季节性商品、团购商品)进行暂停订货处理。
采购支持部将不予接受该品类的所有采购订单,待库存周转天数转为合理天数后方可订货。
3.4.3可退商品由门店自行退货,将商品的库存周转天数降至合理范围,原则上在一个月内完成;
3.4.3.1分店库审打印高库存报表,与商品部门经理确认合理的退货品种及数量,传收货部做单;
3.4.3.2收货部制作退货单;
3.4.3.3商品部门收到退货单后,必须在两天内整理出好货商品交接给收货部;
3.4.3.4收货部等待供应商办理退货;两天内没有交接的商品收货部消单处理;收货部将消单明细知会分店库审;
3.4.4不可退商品、账款不足的可退商品,由采购部处理,并于两个月内完成,处理方式包括:
3.4.4.1由品类采购部根据各店的库存情况安排调拨,调入和调出门店无条件执行,或由门店联系其它门店进行横向调拨消化现有库存;
3.4.4.2采购买手与供应商(包括按照非批次供应商退货)协商办理特权退货(本地或异地)
3.4.4.3采购买手对现有商品进行折价促销;
3.4.4.4因滞销导致高库存商品,由采购买手进行汰换,冻结清理;
4滞销商品(4周有库存零销售商品)
4.1定义:
4.1.1连续4周有库存零销售正常状态的商品;
4.1.2不包括:
新品标识生效28天内的商品、联营商品,以及不参与断货考核商品(如:
带货安装商品、均价商品、大家电、大型家居用品等)。
4.1.3门店按单店提取数据;华南采购在提取数据时,取全华南60%以上门店数出现4周有库存零销售的数据;
4.2门店核查滞销商品数据
4.2.1门店库审每月第一周,查询、打印连续4周零销售有库存商品报表,传给各商品部门经理;
4.2.2各商品部门经理检查此部分商品是否有陈列位,对于找不到实物的商品,按虚库存商品处理流程操作;
4.3采购部收集、处理滞销商品数据
4.3.1采购支持部每月提取滞销商品报表(连续4周零销售有库存商品),对于滞销商品报表中,每月第一周和第五周重复出现的单品,定义为需要清理单品;
4.3.2采购支持部将需要清理单品明细发给采购买手,买手在第2个工作日回复;
4.3.3采购各品类买手回复后,采购支持部统一汇总,挂网知会门店跟进处理。
4.4滞销商品库存处理
4.4.1滞销商品原则上不允许按非批发、团购因素原因补货,补货时系统给予提示但不限制审核;
4.4.2滞销可退商品,如采购部回复意见为“退货”,则由门店自行安排退货,原则上在一个月内完成;
4.4.3滞销不可退、滞销可退但账款不足的商品,采购买手需于跟进处理,两个月内完成,处理方式包括:
4.4.3.1由品类采购部根据各店的库存情况安排调拨,调入和调出门店无条件执行,或由门店联系其它门店进行横向调拨消化现有库存;
4.4.3.2采购买手与供应商(包括按照非批次供应商退货)协商办理特权退货(本地或异地)
4.4.3.3采购买手对现有商品进行促销调价;
4.4.3.4冻结汰换,按冻结商品处理流程操作;
4.5后续跟进
4.5.1采购支持部按照采购买手回复处理方案进行跟进处理结果。
4.5.2采购支持部每月进行系统查询冻结清理超过150天商品是否已经库存清零。
5冻结商品
5.1定义
5.1.1供应商申请不再经营或买手确定在一定时间内淘汰不经营,且商品状态已改为“冻结”的商品。
5.2处理规则
5.2.1商品冻结21周(150天)以内,商品状态为“冻结”,系统不允许生成订货单,但可以收货、退货、调拨、配送、销售、报损等;
5.2.2商品冻结21周(150天)后,商品状态为“已清理”,系统不能订货、收货、退货、调拨、配送、销售,只可以报损、以及库存调整;
5.2.3可退商品:
冻结后5周(35天)内,门店、DC需完成所有的退货、库存调整清理工作;
5.2.4不可退商品
5.2.4.1DC库存处理要求:
采购必须在冻结后4周(28天)内,将DC库存商品分至各店销售;冻结超过4周(28天)后,如需分货,必须经品类
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