万科物业标准管理系统.docx

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万科物业标准管理系统

万科物业标准管理系统

万科物业管理系统

使

用

指

导

手

册

万科企业股份有限公司

物业管理部

1、系统功能模块分类...................................................................................................3

2、各模块使用要求总表................................................................................................3

3、房产管理模块...........................................................................................................4

4、客户管理模块...........................................................................................................5

5、收费管理块..............................................................................................................5

6、车位管理模块..........................................................................................................6

7、入住管理模块..........................................................................................................8

8、综合服务模块..........................................................................................................8

9、调度系统模块..........................................................................................................9

10、出入证管理模块...................................................................................................10

11、安全管理模块.......................................................................................................11

12、环境管理模块.......................................................................................................12

13、设备管理模块.......................................................................................................13

14、会所管理模块.......................................................................................................14

15、社区文化模块.......................................................................................................14

16、租赁中介模块.......................................................................................................15

17、仓库管理模块.......................................................................................................15

18、产管理模块...........................................................................................................16

万科物业管理系统软件功能分类

万科物业管理系统

客户服务类

业务管理类

增值服务类

内部管理类

1、房产管理

2、客户管理

3、收费管理

4、收费管理

5、车位管理

6、入住管理

7、综合服务

8、出入证管理

9、综合查询

1、安全管理

2、环境管理

3、设备管理

1、社区文化

2、会所管理

3、租赁管理

1、仓库管理

2、资产管理

万科物业管理系统各模块使用要求总表

模块名称

应用要求

模块名称

应用要求

房产管理

要求使用

安全管理

要求使用

客户管理

要求使用

环境管理

要求使用

收费管理

要求使用

设备管理

要求使用

车位管理

要求使用

入住管理

选择使用

社区文化

要求使用

综合服务

要求使用

会所管理

选择使用

调度系统

10万平方米以上社区要求使用

选择使用

出入证管理

选择使用

综合查询

要求使用

资产管理

要求使用

仓库管理

选择使用

房产管理模块

使用指导：

首先应该在系统里“新增管理区”，“管理区名

1、专业录入人或导入房产资料；

2、在房产基本资料中，应该将已经收集到的资料全部录入，其中必须填写的项目包括：

房间代码、房间名称、建筑面积、收费面积、户型、朝向等资料；

3、房屋交付时，房屋检查验收的记录应该记录在“房产验收”记录中，保持房屋原始资料的可追溯性。

客户管理模块

使用指导：

客户管理模块的资料是在房产资料的基础上录入的资料，是系统运作的基础之一。

客户资料可以直接从地产公司销售软件中导入，也可以逐户录入；

填写业主资料前必须选中房号，填写租户户主后还需要对租户的家庭成员进行登记。

使用要求：

4、业主信息尽量完整填写，其中客户名称、客户类型、性别、证件号码、证件名称、户口所在地、紧急联络人、紧急联络人电话是必须填项目，家庭电话和两种联系方式至少填写一种；

5、租户资料登记的信息尽量详细，其中必填包括客户名称、客户类型、性别、证件号码、证件名称、户口所在地、紧急联络人、紧急联络人电话、家庭电话和两种联系方式至少填写一种；

6、业主和租户的家庭成员的信息尽量详细，其中必须包括：

姓名、性别、与业主关系、证件名称、证件号码；

7、在管理服务过程中收集到新的业主资料或业主家庭成员资料需要及时在系统里更新；

8、对于公司户和多业主的房屋，必须选定“收费对象”，在收费对象发生变化时及时进行更新。

收费管理模块

使用指导：

收费管理模块具有灵活的收费项目自定义功能，系统实现按年份、月份（季度）记录每个物业单位（房间）的各项收费，对拖欠款进行催交等业务处理、对预收款、银行托收、现金等多方面收款方式提供平台；

能够计算出每个房间在相关收费期间的应收款数目（如物业管理费、代收的水电费、家政服务费等）；

能够应用系统打印出准确的“收费通知单”给每一位业主，打印出相关的收款收据给业主。

能够编辑打印出相关的财报表；

能够对业主的预收款使用方案、预收款项、冲抵预交款等进行管理；所有业主的预交款都要在系统中体现；

建议尽可能引导业主通过银行托收的方式进行费用的收款，所有的费用收取都要在系统中体现：

一个收费周期结束后，要进行月结，进入下一个收费周期。

使用要求：

9、能够使用软件完成成为顾客提供收费单据并实施收费管理的工作；

10、在系统内可以查询到物业管理收费情况的真实数据。

车位管理模块

使用指导：

车位管理模块用于对小区车位和在小区停放的车辆进行管理，在小区入伙前，应指导熟悉情况的专人在车位管理模块内登记车位情况。

登记车位时，车位在“大楼”周边的，在“大楼”目录下登记车位，车位是独立车库的，在房产登记中建立独立的车库目录，再在车库目录下登记车位。

所有红线范围内的车位都必须进行准确登记。

使用要求：

11、一个小区必须使用统一的车位号编制方法，在软件里登记的车位号必须和现场车位号相一致；

12、生成车位号以后，需要对车位资料进行详细登记，其中必须登记的项目包括：

车位类型、车位号、车位位置、车位名称、车位权属；

13、对于车位产权属于业主的，必须在“车位服务合同”记录表格中登记房间代码。

客户名称、车位号、车位收费单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性处必须打钩；

14、对于产权属于全体业主或产权属于万科地产的，必须在”车位租赁合同“记录表格登记房间代号、客户名称、车位号、车位租金单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性、提前提醒天数；

15、和车位有关的特殊事件要求登记在”车位记录“表格中。

登记的范围包括突发事件、车位特殊情况等；

16、凡是与小区签订了车位管理协议和车位租赁协议的车辆都应该在”车辆管理“表格中进行记录，车辆记录必须填写的内容有：

车牌号码、汽车型号、汽车颜色、车主，有对应固定车位的应该填写“对应车位号”。

其他项目根据项目需要选择填写；

17、采用不固定车位管理模式的小区，车主已经购置了车位的，应该签订“车位管理合同”，并在软件中进行记录，记录表中必须填写：

房间代码、客户名称、车位号、车位收费单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性；

18、采用不固定车位管理模式的小区，与车主签订了车位租赁协议的，也应该在软件中进行记录，记录表中必须填写房间代号、客户名称、车位号、车位租金单价、合同起始日期、合同终止期、合同有效性、提前提醒天数；

19、与车辆有关的突发事件。

特殊情况应该记录在“车辆管理”功能模块的“车辆记录”表格中。

入住管理模块

使用指导：

入住管理模块使用于顾客集中入伙情况下录入顾客资料，已经导入了客户资料的情况下，集中入伙时可以不使用入住管理模块；

在使用中、入住管理模块录入客户信息的情况下，客户信息尽量完整填写，但客户名称。

证件名称、证件号码、客户类型。

房间代号。

入住方式。

入伙起租日期、收费截至日期、建筑面积、收费面积是必须填项目，家庭电话和两种联系方式至少填写一种；

录入资料保存后可进入第二步“收费初始化”，收费初始化中的“常规费用”必须正确选择，代收水电、煤气费的，需要在走表费用中进行正确设置。

收取了预缴费用的，需要在“预交收款”登记表中进行登录；

在第三步“划款协议录入”阶段，必须正确选择银行划款方案并正确填写以下资料：

开户人，银行账号、银行名称、划款协议号码、客户名称。

综合服务模块

使用指导：

综合服务模块有四个功能块：

装修管理、室内维修、家政服务、投诉访谈、其中装修管理功能块必须使用，家庭维修、家政服务、客户投诉功能块是否使用根据“调度系统”