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秘书实务复习
第一章绪论
第一节秘书的涵义和职业特点
一、秘书的涵义
秘书、文秘、文书、文员、打字员、办公室主任、内勤、主管、助理、总监
3、现代秘书的涵义:
(1)协助领导人综合情况,调查研究,联系接待办理文书与交办事项等的工作人员——《词海》
(2)掌管文书并协助领导机关或部门负责人处理日常工作的人员——《现代汉语词典》
(3)具有熟练的办公室工作能力,不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断地在授权范围做出正确决定的经理助手。
——国际职业秘书组织(ProfessionalSecretariesInternational)
二、秘书的类别和层次
(一)类别
1、从职业性质上分:
公务秘书、私人秘书
2、从辅助对象上分:
集体秘书、个人秘书
3、从业务范围上分:
通用秘书、专业秘书
4、从工作内容上分:
文字秘书、机要秘书、事务秘书等
5、中国现代秘书类型:
办事型、文字型、财经型、公共关系型、技术型、参谋型、综合型。
周总理秘书名单及分类
(二)层次
高级秘书是动脑子出点子的;
中级秘书是动手摇笔杆子的;
初级秘书是跑腿儿办事情的。
三、秘书的职业特征
1、服务的直接性2、服务的稳定性3、知识化4、年轻化5、女性化
第二节秘书的工作内容,特点和作用
一、秘书工作的内容——办文、办事、办会
1、文书撰写9、接待工作2、文书制作10、协调工作
3、文书处理11、督查工作4、档案管理12、日程安排
5、会议组织13、日常事务6、调查研究14、办公室管理
7、信息资料工作15、其他临时交办事项8、信访工作
二、秘书工作的特点
1、辅助性2、文牍性3、机密性4、事务性5、被动性6、潜隐性
三、秘书的作用
1、助手作用2、参谋作用3、协调作用4、信息枢纽作用5、公共关系作用
第三节秘书的性质和研究对象
一、性质
秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学,是一门综合性、应用性的科学
二、秘书学的研究对象
1、秘书工作,如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法等;
2、秘书人员,如他们的知识、技能、素质、职业道德等。
第二章秘书的工作机构
一、秘书工作机构的概念
秘书机构是党政机关、社会团体、企事业单位所设的综合办事机构,承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查和事务管理等项工作。
二、秘书工作机构的性质和地位
1、秘书工作机构不是决策机构,而是辅助决策机构
2、秘书工作机构不是职能部门,而是综合协调机构
3、秘书工作机构不是延展性机构,而是相对封闭机构
4、秘书工作机构不是“前台”机构,而是“幕后”机构
三、秘书工作机构的职能(教材P54-56)
1、助手职能2、参谋职能3、枢纽职能4、协调职能
5、保密职能6、公关职能7、不管部职能
四、秘书工作机构设置的原则
1、精简原则2、减少层次3、幅度适中
五、秘书工作机构的组织模式
(一)秘书工作机构的名称
1、行政机关的秘书工作机构
(1)中央机关的秘书工作机构
(2)省、市(地)、县级的秘书工作机构
(3)乡镇一级的秘书工作机构
2、各行业秘书工作机构
(1)企业单位的秘书工作机构
(2)教育、科技系统的秘书工作机构
(3)群众团体的秘书工作机构
3、临时性的秘书工作机构
(二)秘书工作机构的组织模式
1、分理制2、综理制
(三)秘书工作机构的布局方式
1、集中式2、分散式
六、秘书制度的建设
根据我国的法律、法规规定,现有成文的秘书制度有:
保密工作制度、公文处理制度、信访工作制度、信息工作制度、督察工作制度、印章管理制度等。
七、秘书队伍的建设
(一)保持相对稳定
(二)提高综合素质
(三)优化队伍结构(秘书班子的群体优化)
第三章秘书的素养
一、秘书的知识结构
相关知识-----专业知识,行业知识-------基础知识
二、秘书的能力要求
1、写作能力2、口头表达能力(口齿清晰,表达准确,讲究艺术)
3、听知能力4、阅读概括能力5、社交活动能力
6、协调能力7、观察分析能力8、应变能力
9、使用先进办公器械的能力10、预测能力
三、职业道德
职业道德:
是从事一定职业的人们在职业劳动中必须遵循的行为规范的总称,是社会道德在职业活动中的具体表现。
秘书人员的职业道德:
秘书人员的职业道德是规定秘书人员在职业活动中的行为规范。
我国秘书职业道德的基本要求
《秘书职业技能培训鉴定教材》中提出秘书的职业道德为:
忠于职守,自觉履行各项职责;
服从领导,当好参谋;
兢兢业业,甘当无名英雄;
谦虚谨慎,办事公道,热情服务;
遵纪守法,廉洁奉公,不假借领导名义以权谋私;
恪守信用,严守机密;
实事求是,勇于创新;
刻苦学习,努力提高思想、科学文化素质;
钻研业务,掌握秘书工作各项技能。
秘书的职业道德:
1、忠于职守2、严守机密3、恪守信用4、文明礼貌
5、廉洁奉公6、讲究效率7、善于合作
(一)秘书保密的范围
1、国家秘密
2、工作秘密:
(1)商业技术秘密(如商业工作计划、规划,特殊商品的生产配方、工艺技术诀窍等);
(2)内部不宜公开或暂时不宜公开的事项(如正在酝酿的人事任免,领导人之间的意见分歧等)
(二)秘书泄密的途径
1、人员泄密
2、办公设备泄密
3、传媒泄密
三、秘书的性格及心理调适
职业生涯设计专家认为,下面这些人不适合当秘书:
性格内向、工作缺乏主动性的人;
思想保守、适应能力差的人;
喜欢直线思维,办事不灵活的人。
一、秘书的性格要求
开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制
二、秘书的心理调适
1、博览群书,开阔胸襟
2、培养广泛兴趣,丰富业余生活
3、善于反省、自我调适
4、倾诉、宣泄、调节情绪
二、秘书的心理调适
1、博览群书,开阔胸襟2、培养广泛兴趣,丰富业余生活
3、善于反省、自我调适4、倾诉、宣泄、调节情绪
第五章日常工作
第一节办公室管理
一、办公室管理的作用
1、指挥部2、工作室3、“窗口”
二、办公室的布局与布置
1、小办公室2、大办公室3、接待室、会议室
三、办公室管理的内容与要求
1、整洁
2、安静
3、光线、空气与温度
4、色调与美化
5、设备与用品
补充:
购买办公用品的步骤
1、收集整理各部门上报的办公用品需求计划;
2、提交办公室主任审核;
3、提交有关公司进货;
4、分发、记录、存档。
第二节通讯工作
一、电话接打
接电话的方法
1、“铃响不过三”
2、接电话的问候语
3、如果来电要找的人不在或因开会不能接电话
4、记录并引用对方的名字
5、接电话的语调
6、排除干扰
7、做好电话记录
拨打电话的方法
1、首先报出本人的姓名和单位名称
2、如果想请对方回电话,切记要留下自己的电话号码
3、要问对方此时打电话对方是否方便
4、注意自己的语言
5、适时结束通话
6、拨错了电话要道歉,决不可挂上一了了之
通话过程中可能出现的问题以及处理方法
1、线路中断
2、接通时受到干扰
3、没有时间谈话
4、很难对付的电话
投诉电话的应对:
1、报上你的名字,并保证解决他的问题
2、致歉,不为自己刻意找理由
3、让对方发泄不快
4、把问题记录下来
5、把所记的问题向对方复述一下
6、处理完毕,把经过告知对方,咨询他的反应
二、邮件收发
第三节接待工作
一、接待工作的类型
上级检查
会议接待
外宾接待
随机接待
二、接待工作的原则与要求
热情真挚,以礼待人
认真细致,服务周到
高度负责,确保安全
注重效率,讲求实效
三、接待方式
迎送式、引见式、参与式、陪同式、完全式
四、接待工作的程序与内容
内宾接待:
接受任务---了解来宾---制订计划---预订食宿---迎接来宾---商议日程---安排会谈---陪同参观---送别客人---接待小结
外宾接待:
接受任务---了解来宾---制订计划---预订住宿---欢迎来宾---商议日程---礼节性拜访---宴请---正式会谈---签订协议书---陪同参观游览---互赠礼品---欢送来宾---接待小结
注意事项:
有些来访者听不进秘书所做的任何解释,死缠着非见总经理不可,对这种人一定要毫不妥协—但要注意礼貌—反复进行解释并提出建议。
同时一定要向对方保证可以写信或发email给总经理,而且总经理一定会看。
四、接待礼仪
(一)接待规格
高格接待、低格接待、对等接待
(二)接待礼仪包括迎接礼仪、引导礼仪、见面礼仪、宴请礼仪、陪同礼仪和送别礼仪。
第四节日程安排
第六章日常工作(下)
第一节督查工作
一、督查的作用
(一)督查对领导的作用
1、督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。
2、督查是促进领导决策正确、科学的必要环节。
3、督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段。
(二)督查对秘书的作用
1、督查是秘书的一项重要职责。
2、督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面
二、督查工作的原则
1、领导负责、秘书协助
2、分级负责
3、实事求是
4、不直接办案
5、讲求时效
三、督查工作的程序
1、查办立项
2、查办通知
3、催办
4、直接调查
5、商讨处理
6、结案反馈
7、立卷归档
第二节保密工作
一、保密的概念和意义
二、机关保密工作的重点环节
1、文件保密
2、会议保密
3、通讯保密
4、经济和科技情报保密
5、新闻出版保密
6、人事保密
三、保密工作的内容与要求P127——128
第三节印信工作
第四节值班工作
一、值班工作的特性
第一,连续性第二,应急性
二、值班工作的任务
1、领导交办的各种事务
2、来访接待
3、通讯联络
4、处理急文急事
5、安全保卫
三、值班工作的要求
1、忠于职守
2、小心谨慎
3、热情接待
4、注意保密
5、做好值班记录:
值班日志,电话记录,接待记录
•行政机关工作人员经常担任值班,你认为应如何作好值班工作?
(公考面试题)
•参考答案:
自己首先要做好思想工作,只有自己愿意做,没有自己作不好的事
认真对待自己的工作!
!
!
•第一,认真学习值班有关规章制度,牢记值班职责;
•第二,按时作好接班;
•第三,要坚守值班岗位;
•第四,履行职责,认真处理相关事项。
1)对进入值班管辖区域的人员、车辆的接待;2)对上级或有关单位个人打来的电话(或传真)要作好记录,急办的事项要及时通知有关领导或部门。
3)对收到的信件、电报、特快专递、公文、包裹等要注意清点,履行好签字手续,属急办的事项要及时通知有关领导或部门。
4)对发生的突发性事件(自然灾害、重特大事故、群体上访、流行性传染病等)要引起高度重视。
接到突发性事件后,要作好记录,向报告人员或单位问清有关情况并及时向带班领导报告,如果有关领导或部门对处理突发性事件有明确的指示、批示、处理意见,要及时向执行负责处理的单位或个人传达,注意关注突发性事件的处理进展和处理结果,收集突发性事件的信息资料,作好上请下达工作。
5)其它事项(注意结合报考岗位特点回答)。
•第五,爱护值班现场内的公物,维护值班现场的秩序;
•第六,认真作好交接班。
第七章信息工作
一、信息的含义及主要特征
“信息,就是谈论的事情、新闻和知识”——牛津字典
二、信息对秘书工作的意义
秘书人员辅助领导决策的依据;
秘书人员处理日常事务的依据;
秘书人员起草文书的基础;
秘书人员协助管理、协调关系的依据。
三、秘书收集信息的主要内容
1、政策法规信息
2、指挥性信息
3、本单位信息
4、社会反馈信息
5、可比信息
6、相关信息
7、未来信息
四、信息的形式
1、文字形态信息
2、声像形态信息
3、记忆形态信息
4、数据形态信息!
五、信息的渠道
1、内部信息渠道与对象
2、国内信息渠道和对象
3、国外信息渠道与对象
(一)收集
收集原则:
真实、时效、相关
收集方法:
观察法、询问法、听记法、问卷法、阅读法、交换法、索取法、购置法、网络法
(二)整理
1、分类
方法:
字母分类法;主题分类法;来源分类法;地区分类法;时间分类法。
2、筛选
(1)信息真伪的鉴别
第一,信息内容与已经掌握的可靠数据资料是否有明显冲突;
第二,信息内容中是否有自相矛盾的地方;
第三,信息的来源是否可靠,一般来说,正式文件、党报党刊、亲自调查观察得到的信息比较可靠;
第四,信息的传输方式是否可靠。
注意:
在信息的收集中,最容易出现问题的数字
(2)信息价值的鉴定
完全无价值的信息主要有:
第一,已经失去时效的陈旧信息;
第二,虽然并不陈旧但此前已经掌握的信息;
第三,同时收集到的内容相同的重复的信息;
第四,与本地区、本单位工作没有关系的信息。
注意:
虚假信息不一定是毫无价值的信息。
3、加工
方法:
充实与综合,提炼与摘要,归纳与分析
4、提供
要求:
适事、适时、适度
5、传递
方法:
1、语言传递:
当面对话、召开会议、接打电话、电台传送、电视传输。
2、文字传递:
文本、表格、图表。
3、电讯传递:
电话、电报、传真、电子邮件等数字传输。
4、实物及辅助设备传递:
投影、实物展示
6、储存
登记----编码----存放排列----检索
7、检索
手工检索和计算机检索
第八章档案工作
一、什么是档案
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案特点
原始记录性:
档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动(社会实践)过程中的历史产物,而不是事后编造的。
档案形成的三个要件
1、办理完毕的
2、有查考利用价值的
3、经过系统整理、集中保管的
档案形式的多样化
记录方式:
有文字书写(刻铸)、图表绘制、声像摄录、电子数码等;
阅读方式:
有直读的、机读的;
载体形式:
甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、缣帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。
三、档案的作用
1、凭证作用
2、参考借鉴作用
四、档案工作原则
统一领导,分级管理。
(组织原则)
维护档案的完整与安全。
(基本要求)
便于社会各方面的利用。
(根本目的)
六、文书整理归档的基本程序和方法
1、编制分类方案类目
2、初步整理
3、系统整理
(1)确定案盒内文件
(2)对案盒内文件编号
(3)填写案盒各项内容
4、归档
第九章会务工作
一、会议概述
(一)会议的涵义
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。
(二)会议的要素
1、形式要素:
名称、时间、地点、与会人员、会议方式。
2、内容要素:
指导思想、议题、目的、任务、作用。
3、程序要素:
会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。
4、财务要素:
会议经费、会议设备、会议服务设施。
(三)会议的作用及缺陷
1、会议作用
(1)交流信息,互通情报(2)发扬民主,科学决策(3)组织领导,推动工作
(4)带动消费,促进经济(5)联络感情,塑造形象
2、会议缺陷
(1)造成时间、精力的浪费(2)造成经济的浪费
(3)造成信息的重复、浪费(4)滋长不正之风
(四)会议的种类
1、按规模分:
特大型(万人以上)、大型(上千人)、
中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)。
2、按性质分:
法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、
外事性、专题性、综合性。
3、按时间分:
定期和非定期。
4、按出席对象分:
联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分:
电话会、电视会、广播会、网络会。
(五)会议秘书工作的基本任务
1、组织工作
2、文书工作
3、生活管理工作
4、安全保卫工作
--------------组织的工作
协助领导确定会议议题;
根据议题安排议程、日程;
发会议通知,负责会议报到;
对与会人员进行编组;
布置会场,安排座次;
印发会议证件(出席证、列席证、工作证等);
负责会议签到;
会中组织和协调;
会场其他组织和管理;
会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。
会议的结束收尾工作。
-------------------文书工作
会议文书的起草;
会议文书编写;
会议文书印发及管理。
------------------生活管理工作
与会人员的食宿管理;
会议的财务管理;
会议的交通保障;
会议的文化活动;
与会人员的医疗保健
--------------------安全保卫工作
会议的保密工作;
会议的警卫工作;
会场内外的安全保卫工作。
二、会务工作
(二)会务工作的具体内容
会前的准备工作基本要求:
充分、周密、安全
主要内容:
共17项
1、确定会议主题与议题
确定主题:
一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。
议题是对会议主题的细化。
2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。
3、确定会议规模与规格
本着精简效能的原则。
4、确定会议时间、会期
会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席,确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
5、确定会议所需用品和设备
(1)必备用品是指各类会议都需要的用品和设备,包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。
应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。
8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。
有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程与日程
会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。
10、制发会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。
会议通知的种类有书信式和柬帖式。
会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。
会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
11、制作会议证件
出席证、列席证、来宾证、旁听证、工作证、记者证、出入证。
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。
有些重要证件还贴上本人照片,加盖印章。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、作息时间表、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。
13、安排食住行
会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则,做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作。
会议住宿安排,根据实际情况,按照规定标准,尽可能地满足与会人员住宿上的要求。
安排好会议用车,为会议提供完备的交通服务。
14、制定会议预算
文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。
15、布置会场
(1)会场的总体要求
整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。
17、做好会议应急预案
会议应急方案的内容:
1、可能出现的问题(人员,场地,设备,资料,健康与安全,行为)2、出现问题时负责解决的会议工作人员)
会中服务工作
1、报到及接待工作
(1)与会人员的接送;
(2)会议交通工具的安排;
(3)与会人员返回时,车、船和飞机票的预订及购买;
(4)会议文娱活动的安排和组织;
(5)其他属于招待方面的工作。
2、组织签到
(1)秘书人员代签到。
(2)簿式签到。
(3)电子计算机签到
3、做好会议记录
4、确保会议期间信息的沟通
1)做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.
(1)秘书要多听、多记、多想、多算、多跑,全面搜集信息。
(2)深入会议,掌握第一手资料。
(3)注重对会议信息加工提炼,方便各方利用。
(4)注重实效,并收集反馈信息。
2)会议期间的对外宣传
(1)妥善处理与新闻媒体的关系。
(2)注意内外有别,严守单位秘密。
(3)选择宣传内容应坚持对象、效
果、时效、费用的原则。
(4)收集媒体对会议的报道提供给领导.
(5)为领导召开记者招待会提供资料。
5、编发会议简报
6、值班保卫工作
7、会议保密工作
8、会议的后勤保障工作
会后整理工作
1、安排与会人员离会2、撰写会议纪要
3、会议的宣传报道4、会议文书的立卷归档
5、会议总结工作6、会后催办和反馈工作
三、常用会议的组织程序
秘书主要人际关系的处理
一、秘书与领导的关系
(一)、秘书与领导的关系特征
1、工作上的主从性
2、知识、能力、体力、思维的补充性
3、人际关系的首属性
4、人格上的平等性
(二0、秘书与领导关系的处理原则
1、主动配合、适应
2、服从、但不盲从
3、委婉提醒、适时规劝
4、维护领导之间的团结
二、秘书与一般同事的关系
(一)、秘书与一般同事的关系特征
(二)、秘书处理与一般同事关系的原则和要求
1、真诚地关心别人
2、同等友好
3、维护团结
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