会议运营管理课件第8-10章.ppt
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第八章会议财务管理会议运营离不开资金流动,所以,财务管理是会议必不可少的内容,它关系到会议能否正常运营。
【内容概要】本章首先介绍会议财务管理的基本概念;后面几节着重学习会议财务的预测、编制会议预算和会议资金管理和会议成本控制等会议财务管理的核心内容;最后研究会议赞助和广告的运作。
【本章学习目标】本章学习目标有四个:
掌握会议财务管理的特点和会议经费管理的原则;熟悉会议财务预测的内容与方法;学会编制会议预算,特别是掌握会议注册费计算的方法;熟悉会议资金管理方法;(5)学会会议成本控制的方法和技巧;(6)熟悉运作会议赞助和广告的方法。
会议财务管理是利用价值形式对会议财务活动的管理。
会议财务管理的本质就是对会议资金的管理,其主要内容是研究会议运作时资金活动的过程及其规律。
会议资金活动主要包括筹集资金、运用和分配资金。
会议要努力开辟资金渠道,合理分配和使用资金,在资金管理方面保证会议获取成功。
第一节第一节概述概述会议财务目标分为赢利性和非赢利性两种。
目前在我国举办的大多数会议都不是纯粹商业活动,财务目标都是非赢利性的,因此在会议财务管理中也很少计算投资收益,只要能收回启动资金,最终使会议的财务做到收支平衡,略有结余即可。
有些公益性会议甚至做不到收支平衡,还需要考虑从其他渠道获取一些会议经费,才能保证会议的顺利召开。
一一.会议的财务目标会议的财务目标二、二、会议财务活动的特点会议财务活动的特点会议财务活动的实质就是会议会议财务活动的实质就是会议资金的活动,在会议运作的不同阶资金的活动,在会议运作的不同阶段,资金活动有不同的表现形式,段,资金活动有不同的表现形式,会议的举办过程中的财务活动大致会议的举办过程中的财务活动大致可分为可分为5个阶段。
个阶段。
第一阶段第一阶段第一阶段发生在会议筹备初期,资金活第一阶段发生在会议筹备初期,资金活动的主要表现形式就是筹措资金。
由于在漫动的主要表现形式就是筹措资金。
由于在漫长的筹备期间会议本身没有任何收入,主要长的筹备期间会议本身没有任何收入,主要是靠这个阶段筹集到的资金维持各项筹备活是靠这个阶段筹集到的资金维持各项筹备活动的开支。
资金筹措的渠道各种各样,有的动的开支。
资金筹措的渠道各种各样,有的是从事业单位拆借资金,有的是由专业会议是从事业单位拆借资金,有的是由专业会议组织机构垫支资金,有的是企业赞助的资金,组织机构垫支资金,有的是企业赞助的资金,业界通常将这些筹措到的资金称为业界通常将这些筹措到的资金称为“会议启会议启动资金动资金”。
第二第二/三阶段三阶段第二阶段的资金活动主要表现为会议启第二阶段的资金活动主要表现为会议启动资金的消耗,筹备期间要购置少量的固定动资金的消耗,筹备期间要购置少量的固定资产、支付会议各种活动的费用以其他必要资产、支付会议各种活动的费用以其他必要的支出形成了会议的筹备成本;的支出形成了会议的筹备成本;第三阶段的资金活动是会议的收入,在第三阶段的资金活动是会议的收入,在临近会议举行前的几个月中是会议收入的高临近会议举行前的几个月中是会议收入的高峰期,通过注册费和企业的赞助费的收入,峰期,通过注册费和企业的赞助费的收入,形成会议的主要资金收入。
形成会议的主要资金收入。
第四阶段的资金活动是会议举行期间的第四阶段的资金活动是会议举行期间的资金支出,短短的几天将会议的全部收入支资金支出,短短的几天将会议的全部收入支出了出了7080,从而保证了会议能够顺利进,从而保证了会议能够顺利进行。
行。
第五阶段也是最后一个阶段的资金活动第五阶段也是最后一个阶段的资金活动是会议结束后剩余资金的分配,即会议结束是会议结束后剩余资金的分配,即会议结束后如果有少量的剩余资金,如何分配这些资后如果有少量的剩余资金,如何分配这些资金。
金。
第四第四/五阶段五阶段每个阶段的财务活动的特点每个阶段的财务活动的特点每个阶段的财务活动的特点都非常每个阶段的财务活动的特点都非常明显,第一和第三阶段主要表现为资金的明显,第一和第三阶段主要表现为资金的流入,第二和第四阶段主要表现为资金的流入,第二和第四阶段主要表现为资金的流出,最后一个阶段是资金的分配,会议流出,最后一个阶段是资金的分配,会议资金活动表现为两入两出一分配的特点,资金活动表现为两入两出一分配的特点,掌握了这些特点,对于会议资金管理是非掌握了这些特点,对于会议资金管理是非常有利的。
常有利的。
三、会议财务管理的内容会议财务管理的内容会议财务管理包括三部分主要内容:
会议财务计划管理会议日常财务管理会议财务分析
(一)会议财务计划管理会议财务计划管理会议财务管理首先是从财务计划管理开始。
在策划每一个会议的初期,会议组织者根据我国对举办会议的财务政策和法规,参照以往举办会议的历史资料,在资金运动规律的基础上正确地编制会议预算。
会议预算是会议财务计划管理的重要依据,它将使会议组织者有计划的筹措资金,包括资金的数额、来源;按预算进行各项支出,包括支出的项目和费用水平,预算是会议财务计划管理中最重要的内容之一。
(二)会议日常财会管理会议日常财会管理会议日常财务管理是按我国制定的财会政策和规定,根据组织委员会批准的会议预算,由财会部门和人员进行日常的财务管理工作,内容包括会议资金管理、费用管理和会议余款的处理。
(三)会议财务分析会议财务分析闭幕宴会如果安排在室外,一般也采用冷餐自助方式,它的要求和欢迎招待会一样。
如果闭幕宴会安排在室内进行,通常选用桌餐形式,十人一桌,桌上摆设制作精美的菜单。
由于宴会的规模太大,很难做到每道菜都由服务员分餐。
所有的宴会都设置主桌,主桌分为长条形和圆形两种。
长条形主桌的好处是可将所有的贵宾安排在一起,根据人数调整长度。
圆桌一般都要设置3个左右,1大2小,要安排专门的服务人员为主桌的客人分菜。
(四)会议财务分析会议财务分析财务分析是对会议财务状况的分析和研究,对流动资金的应用和费用开支的分析中,检查会议的财务状况和存在问题,提出切实可行的改进意见。
会议财务分析的最终目的是要保证实现会的财务目标。
四、会议财务管理人员会议财务管理人员
(一)财务管理人员举办会议时要安排财务管理人员,负责完成会议财务计划管理和会议的财务分析。
主要财务管理人员通常是会议组织委员会里的司库,其主要职责就是专门对会议财务进行计划管理,随时进行财务分析并有效地加以控制。
司库对大会主席和会议组织委员会负责,定期向他们做财务汇报。
在司库的授权下,会议秘书长具体负责日常的财务管理工作。
(二)财会管理人员财会管理人员按我国的财务管理制度规定,运作会议时必须配备专职的财会管理人员,负责日常的财会工作。
临近开会的半年时间内,每天都会有几十笔的收入和支出,会计工作是非常繁忙的,但是目前很少有为某个会议聘用专门的会计人员并设立单独账号的,因为这会加大会议的管理成本。
绝大多数情况是将会议的会计工作委托给某个单位的财务部门,利用现有的会计人员、账号和设备为会议提供财务服务,会议组织者只要进行必要的监督并支付少量的财务服务费即可。
四、会议财务管理人员会议财务管理人员
(一)财务管理人员举办会议时要安排财务管理人员,负责完成会议财务计划管理和会议的财务分析。
主要财务管理人员通常是会议组织委员会里的司库,其主要职责就是专门对会议财务进行计划管理,随时进行财务分析并有效地加以控制。
司库对大会主席和会议组织委员会负责,定期向他们做财务汇报。
在司库的授权下,会议秘书长具体负责日常的财务管理工作。
五、会议的经费管理五、会议的经费管理会议经费管理通常贯彻以下几条原则:
1.确定一位会议领导人负责会议全部支出,要非常熟悉会议的预算,明确每一项支出的标准和使用的权限和范围,得不到他的批准将不得进行任何支出,实行“一支笔”签字的原则。
这位领导人通常是由会议秘书长担任。
2.不能轻易改变财务管理授权人和其权限范围,也不能轻易改变授权人的财务决定,以免引起混乱。
但在实际筹备过程中有时也会出现不能严格按照会议预算的标准进行支出的项目,遇到这种情况时都要有充分的理由,并经会议组织委员会批准,集体决策,防止出现一个人说了算的现象。
六、会议财会记账方式六、会议财会记账方式我国的会计制度规定会议使用现金法记账,即当收入实际收到和费用实际支付时才记录下收入和费用。
举办国内会议时的收费情况比较简单,会议代表通常只采用银行汇款和邮局汇款两种方式,款到后即可入账。
而举办国际会议时,国外代表经常用托收支票的方式缴纳费用,会计人员要拿这些支票到银行办理托收手续。
从办理之日到费用进入账号,一般需要1到3个月的时间,甚至半年,当费用进入账户时才能将这部分代表缴纳的费用作为收入加到会议的收入中。
项目支出是实际已经付款并且收到发票时才将这些费用入账。
现金记账法虽然比较简单,但在分析会议的财务状况时,常常不能十分准确地反映会议某一时刻的财务状况。
例如给会议的赞助款许多都是在会议结束后很长一段时间内才能进账,按现金记账法的原则,在会前这部分收入就不能记入会议的收入账中,在账面上会议就有可能出现亏损,因此会议财务管理人员不能仅仅使用现金记账法提供的财务数字来进行财务分析,还要经常使用借贷发生制记账法的原则,参考会计人员的账本,进行财务分析,以便能够随时控制和调整会议预算。
第二节第二节会议财务预测会议财务预测一、一、会议财务预测概述会议财务预测概述
(一)会议财务预测的目的会议财务计划管理中很重要的内容是会议财务预测。
财务人员要依据会议财务活动的客观发展规律,利用已经掌握的财务知识和手段,对会议未来的财务状况做出预先的推测和判断,保证顺利实现会议财务管理的最终目标。
根据预测得到的数据编织会议财务预算。
会议财务预测是编制会议预算的基础,会议预算又是会议财务预测的综合体现。
(二)会议财务预测的基本程序会议财务预测的基本程序1.确定预测目标和制定工作方案2.搜集和整理资料3.选择预测的方法通常采用定性预测法,而不采用定量预测法,原因是因为不同的会议情况差别很大,会议之间很难寻找可以相互借鉴的数据和资料。
这种方法主要是依靠知识、经验和综合分析能力来判断未来会议可能出现的财务状况,把定性转化为定量信息,作为判断的手段。
经常采用的具体手段有专家调查法、报表调查法、历史类比法和集合意见法等。
4.进行预测为取得经验,首先选择一些情况熟悉的数据(如会议规模)进行预测,根据所预测的数据,确定所选择预测方案和方法是否可行,分析预测数据的可信程度,总结测序的经验与问题,加以改进后,再预测出会议的全部所需数据。
5.分析预测的结果提出预测报告任何一个好的预测也不可能完全与实际相符。
分析预测出来的结果与实际情况相比较,分析预测误差大小,找出产生误差的原因,不仅为评价此次预测提供资料,并且为今后预测工作积累经验和资料。
将预测结果和分析情况写出书面报告提交给会议司库和会议组委会,从而完成最后一部预测工作。
二、二、会议财务预测的主要内容会议财务预测的主要内容
(一)会议规模的预测
(一)会议规模的预测会议预算是以会议规模也就是参加会议的人数为会议预算是以会议规模也就是参加会议的人数为最主要的基础数据编制而成的。
在会议筹备初期,会最主要的基础数据编制而成的。
在会议筹备初期,会议人数带有很大的不缺定性,给编制会议预算带来了议人数带有很大的不缺定性,给编制会议预算带来了很大的难度,就只能根据财务预测的各种基本原理预很大的难度,就只能根据财务预测的各种基本原理预测出会议规模这个最基本的数据。
例如举办国际组织测出会议规模这个最基本的数据。
例如举办国际组织系列性会议时,经常采用历史类比法对数据进行判断系列性会议时,经常采用历史类比法对数据进行判断,估算出本届会议的人数。
一般可参考前三届会议的,估算出本届会议的人数。
一般可参考前三届会议的人数,可向这几届会议主办国索取代表名录,对参加人数,可向这几届会议主办国索取代表名录,对参加每届会议的人数按国家进行分析,就可以推算出本届每届会议的人数按国家进行分析,就可以推算出本届的会议代表人数。
根据上述的方法还能预测出会议其的会议代表人数。
根据上述的方法还能预测出会议其他的辅助数据,例如会议国内代表人数,陪同人员和他的辅助数据,例如会议国内代表人数,陪同
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