EXCEL公式函数使用.docx
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EXCEL公式函数使用.docx
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EXCEL公式函数使用
员工生日巧排序
很多公司企业,非常重视公司内每个员工的生日,在某员工生日的当天,会给他(她)送一份生日小礼物,让每个员工有一种温馨感。
这就要求公司的相关部门根据现有公司人员姓名、生日、职务等信息(如图1)按一定规则(先按月份排列,同一月份按职位由经理→主管→领班→员工进行排序,且需计算出每个人的岁数),排序成如图2格式的生日一览表,以方便生日礼品发放。
下面以Excel2000或Excel97为例,将具体操作步骤介绍如下:
1.岁数的计算:
将光标选定E3单元格后输入“=YEAR(NOW())-YEAR(D3)”,按回车后E3则显示为时间格式的数字,再选定E3点击“格式”菜单→“单元格”→
在弹出“单元格格式”对话框内选定“数字”选项卡,在“分类”框内选定“常规”→
单击“确定”后便可计算出第一记录的“岁数”。
将光标移到E3单元格填充柄上变成细十字形光标后,按下鼠标左键往下拖(公式复制)就可将所有人的岁数计算出来。
2.求出生日所在月份:
将光标选定A3单元格后输入“=MONTH(D3)”,按回车后便可计算出第一记录的生日所在的月份。
依照上述公式复制方法,将所有员工生日所在的月份全部算出。
3.增加关键字段:
如果直接排序职务字段显然十分困难,但我们可以借助增加关键字段再将其隐藏的方法来处理。
具体操作如下:
选定第D列,点击“插入”菜单并单击“列”后便可自动增加一列。
选定D2单元格输入一个新字段“级别”,选定D3并输入“=IF(C3="经理"1,IF(C3="主管"2,IF(C3="领班",3,IF(C3="员工",4))))”再应用公式复制,将所有人员的职务所在的级别计算出来。
备注:
因为函数IF
最多只能嵌套七层,如果公司的级别超过7级的情况,则需要在“TRUE”返回值内再嵌套一个IF函数,如上例中也可在D3单元格内输入:
“=IF(OR(C3="经理",
C3="主管"),IF(C3="经理",12),IF(OR(C3="领班",
C3="员工"IF(C3="领班",3,4)))”,这样计算的结果虽然与前面相同但它却可以计算超过7个以上的级别。
4.依照规则排序:
将光标选定在“生日一览表”内任一单元格内,点击“数据”菜单→“排序”→在“主要关键字”下拉框内选定“月份”并选定“递增”单选钮,在“次要关键字”下拉框内选定“级别”并选定“递增”单选钮→确定。
选定D列点击“格式”菜单→列→隐藏“列”便可得到图2所示的结果。
在Excel中相同数据的统计 在Excel中相同数据的统计
耿俊燕
在Excel中,Countif(range,criteria)函数是用来统计某个区域中满足给定条件单元格的数目的。
Range是要统计的区域,criteria是以数字、表达式、字符串形式给出的计数单元格必须符合的条件。
下面以某公司市场营销部人员表(图1)为例,进行某一姓名出现的次数统计和所有姓名出现的次数统计。
1.统计“姓名”这一列中有几个“姜丽”,在D7单元格中输入“=COUNTIF(A3:
A7,A5)”或“=COUNTIF(A3:
A7,"姜丽")”,按Enter键,结果如图2所示。
2.统计“姓名”列中每一姓名出现的次数。
首先,在D3单元格中输入“=COUNTIF(A3:
A7,A3)”,然后将此公式利用填充柄复制到D4、D5、D6、D7单元格中,修改单元格的值,结果很快就统计出来。
3.如果一张工作表中数据很多,要求查出某一列中重复的数据,当然你不想逐个单元格的输入或复制公式。
下面介绍如何快速查出重复数据(多列中不行)。
仍以上表为例,步骤如下:
①在D3单元格中输入“=COUNTIF(A3:
A7,A3)”。
②从上到下同时选中D3、D4、D5、D6、D7。
③单击“编辑”菜单中“填充”子菜单中的“向下填充”命令,结果就出来了。
④将光标置于D2单元格中,单击“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令,单击“次数”旁边的列表框,选中2,这样,重复次数为2的记录就显示出来了。
以上的操作也适用于同一行中的数据。
让表格自动填色 让表格自动填色
魏炜
Excel除了具有自由计算、自动排名、自行分析之类的功能外,它还能对自己单元格中的数据自动填上颜色。
本文就以Excel
XP编制的新生入学成绩表为例介绍具体的操作方法。
1.打开Excel
XP,新建一张空白表格。
在第一行A1~F1中依次填入“姓名”、“语文”、“数学”、“外语”、“综合科目”和“总分”字样。
然后在表格第一列A2~A6中依次填入学生姓名,并在表格第一列最下端填入“平均分”字样。
如图1所示,在每个学生的相应科目下填入各自的成绩。
最后将此表格保存为“新生入学成绩表”文件。
2.为了使各有所长的新生的成绩一目了然,制作的成绩表应让入学分数在90以下的数值显示为“倾斜”的“灰色”;让分数在90~120之间的数值显示为“橙色”;让分数在120以上的数值显示为“粗体”、“红色”。
3.用鼠标选中整个分数区域,单击“格式”菜单的“条件格式”选项。
在弹出对话框图2中将“条件1”下的项目依次设置成“单元格数值”、“小于”、“90”,然后单击“格式”按钮。
如图3所示,在“字体”卡片上将该种类下的文字“字形”设为“斜体”、“颜色”设为“80%的灰”。
接着在“边框”卡片上选择一种“全包围”的“外边框”,按“确定”。
4.回到“条件格式”的主对话框,暂不要“确定”退出,而是单击“添加”按钮,增添“条件2”为“单元格数值”、“介于”、“90”与“120”之间,其“格式”为常规字型的“绿色”;重复操作,增添“条件3”为“单元格数值”、“大于或等于”、“120”,文字“格式”设为“粗体”的“红色”(图2)。
5.设置完毕,按“确定”返回。
效果如图4所示。
展现在我们眼前的表格已经是“五彩缤纷”了吧!
所有不及格的分数都变成了深灰,同时还被加了个以示警惕的外框线;而所有介于90~120分之间的数值都成了墨绿色;当然,那些超过120的数值也都变成了加粗体的红色字。
你看,面对这份条目明晰的彩色表格,哪个学生较差、哪个学生偏科严重、哪个学生实力均衡不就都一目了然了吗!
此外,这里告诉各位一个小秘密:
如果你硬将某一“条件格式”应用到其他单元格中,只需选定该应用格式,然后单击“格式刷”到目标区域“刷”一下即可。
6.现在单科成绩的分值已经区分开来,该是对“总分”和“平均值”进行计算了。
我们将光标定位到F2单元格,然后在“fx”区域中填入“=B2+C2+D2+E2”字样,意即将B2-E2单元格中的数值进行求和计算。
输入完毕,回车即可看到结果。
如图5所示,为了避免重复输入,我们右击F2单元格,选择“复制”,然后拖动鼠标选中F3~F6,仍然右击之,在弹出菜单中选择“粘贴”命令。
这时我们会发现,F3~F6单元格中已经出现了相应的求和结果了。
值得注意的是,Excel
XP并非仅仅只粘贴了单纯的“fx”方程式,而是将该类型的函数计算动作应用到了选中区域。
7.重复步骤3的操作,单击“格式”菜单的“条件格式”选项,在弹出对话框中将“条件1”设为“单元格数值”、“小于”、“500”。
然后单击“格式”按钮,在“字体”卡片上将文字设为“白色”,并在“图案”卡片中选择一种无底纹的“紫色”。
回到“条件格式”的主对话框,单击“添加”按钮,增添“条件2”为“单元格数值”、“大于或等于”、“500”,其“格式”为常规字型的“黑色”,按“确定”(效果如图6所示)。
8.最后将光标定位到B7单元格,我们来算平均值。
首先在“fx”区域中填入“=AVERAGE(B2,B6)”字样,意即算出B2-B6单元格中数值的平均值。
和上一步骤一样,为了避免重复输入,我们右击B7单元格,选择“复制”,然后拖动鼠标选中C7-F7,在右键菜单中选择“粘贴”。
这时我们会发现,C7-F7单元格中也如我们所愿出现了相应的数值了。
9.由于该行是各科成绩的平均值,所以我们不便像如上数值一样进行“条件格式”填色,我们可以直接选取,手工定义。
选择B7-F7单元格,将它定义为带“下划线”的“14号”字(见图6)。
怎么样,大功告成的成绩表是不是有着不同于常规表格的别样风情呢!
ExcelXP函数实用教程 ExcelXP函数实用教程
张迎新
Excel是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件,其数据处理的核心是函数和数据库。
本文介绍Excel
XP函数的新增功能、常用函数和数据库的使用方法,以及ExcelXP的网络集成特性。
一、ExcelXP函数新增功能
1.公式错误检查
公式是Excel处理数据的主要工具,由于它的运算符和参数比较复杂,用户构造公式时极易发生错误。
为了加快错误的排除速度,Excel
XP提供了公式错误检查功能。
当单元格中的公式出现错误时,其左侧会出现智能标记按钮。
单击该按钮可以打开一个智能标记菜单,其上端显示出错误的名称(如“无效名称错误”),能帮助用户迅速发现错误原因。
2.函数工具提示
用户直接输入公式的函数名和参数时,不能看到函数格式和参数的提示,这是公式发生错误的一个重要原因。
为此,Excel
XP增加了函数工具提示功能。
以公式“=SUMIF(A1:
A8)”为例,当你输入“=SUMIF()”后,公式下方会显示黄色的函数工具提示条,提供了有关函数和参数的语法信息。
你只要单击其中的函数或参数名称,就可以打开帮助获得更多信息。
3.用自然语言搜索函数
Excel拥有数百个函数,寻找适用的函数是初级用户面临的难题。
为此,Excel
XP在“插入函数”对话框中增加了“搜索函数”功能。
假如你要完成数据排序任务,可以单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框,在其中的“搜索函数”框内输入“排序”,然后单击“转到”按钮,对话框下面的“选择函数”框中显示“RANK”等排序函数。
4.监视窗口
如果一个工作表的不同单元格或者多个工作表设置了公式,要想查看其内容和计算结果,必须在不同单元格或工作表中转换。
为此,Excel
XP增加了一个名为监视窗口的工具。
其使用方法是:
选中含有公式的待监视单元格,再用鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”。
然后单击“监视窗口”中的“添加监视”按钮,被监视的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中。
5.公式审核
Excel
XP新增了一个“公式审核”工具栏,它提供了几个新的数据审查工具,例如“错误检查”、“追踪引用单元格”和“公式求值”。
“错误检查”与语法检查程序类似,它用特定的规则检查公式中存在的问题,可以查找并发现常见错误,你可以在“选项”对话框的“错误检查”选项卡中启用或关闭这些规则。
“追踪引用单元格”可以用蓝色箭头等标出公式引用的所有单元格,追踪结束后可以使用“移去单元格追踪箭头”按钮将标记去掉。
“公式求值”可以打开一个对话框,用逐步执行方式查看公式计算顺序和结果,能够清楚了解复杂公式的计算过程。
二、ExcelXP函数快速上手
1.求和函数SUM
语法:
SUM(number1,number2,...)。
参数:
number1、number2...为1到30个数值(包括逻辑值和文本表达式)、区域或引用,各参数之间必须用逗号加以分隔。
注意:
参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算,其中逻辑值被转换为1,文本则被转换为数字。
如果参数为数组或引用,只有其中的数字参与计算,数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。
应用实例一:
跨表求和
使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单,如果需要对不同工作表的多个区域进行求和,可以采用以下方法:
选中Excel
XP“插入函数”对话框中的函数,“确定”后打开“函数参数”对话框。
切换至第一个工作表,鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。
如果同一工作表中的其他区域需要参与计算,可以单击“number2”框,再次选中工作表中要计算的其他区域。
上述操作完成后切换至第二个工作表,重复上述操作即可完成输入。
“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。
应用实例二:
SUM函数中的加减混合运算
财务统计需要进行加减混合运算,例如扣除现金流量表中的若干支出项目。
按照规定,工作表中的这些项目没有输入负号。
这时可以构造“=SUM(B2:
B6,C2:
C9,-D2,-E2)”这样的公式。
其中B2:
B6,C2:
C9引用是收入,而D2、E2为支出。
由于Excel不允许在单元格引用前面加负号,所以应在表示支出的单元格前加负号,这样即可计算出正确结果。
即使支出数据所在的单元格连续,也必须用逗号将它们逐个隔开,写成“=SUM(B2:
B6,C2:
C9,-D2,-D3,D4)”这样的形式。
应用实例三:
及格人数统计
假如B1:
B50区域存放学生性别,C1:
C50单元格存放某班学生的考试成绩,要想统计考试成绩及格的女生人数。
可以使用公式“=SUM(IF(B1:
B50=″女″,IF(C1:
C50>=60,1,0)))”,由于它是一个数组公式,输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。
公式两边会自动添加上大括号,在编辑栏显示为“{=SUM(IF(B1:
B50=″女″,IF(C1:
C50>=60,1,0)))}”,这是使用数组公式必不可少的步骤。
2.平均值函数AVERAGE
语法:
AVERAGE(number1,number2,...)。
参数:
number1、number2...是需要计算平均值的1~30个参数。
注意:
参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。
数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略,但单元格中的零则参与计算。
如果需要将参数中的零排除在外,则要使用特殊设计的公式,下面的介绍。
应用实例一:
跨表计算平均值
标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩,则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE(一班!
C1:
C36,三班!
C1:
C32,三班!
C1:
C45)”。
式中的引用输入方法与SUM跨表求和时相同。
应用实例二:
忽略零的平均值计算公式
假设A1:
A200随机存放包括零在内的48个数值,在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦,这种情况可以使用公式“=AVERAGE(IF(A1:
A200<>0,
A1:
A200,″″)”。
公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车,即可对A1:
A200中的数值(不包括零)计算平均值。
3.逻辑函数IF
语法:
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。
参数:
logical_test是结果为true(真)或false(假)的数值或表达式;value_if_true是logical_test为true时函数的返回值,如果logical_test为ture并且省略了value_if_true,则返回true。
而且value_if_true可以是一个表达式;value_if_false是logical_test为false时函数的返回值。
如果logical_test为false并且省略value_if_false,则返回false。
Value_if_false也可以是一个表达式。
应用实例一:
个人收入调节税计算
假设个人收入调节税的稽征办法是:
工资在1000元以下的免征调节税,工资1000元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收,1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收,高于2000元的超过部分按30%的税率征收。
假如工作表的B列存放职工姓名,C列存放工资,选中D列的空白单元格输入公式“=IF(C2<=1000,″″,IF((C2-1000)<=1500,(C2-1000)*0.05,IF(C2-E2<=1500,(C2-1500)*0.08,IF(C2>2000,(C2-2000)*0.3))))”,回车后即可计算出C2工资应缴纳的收入调节税。
公式中的IF语句是逐次计算的,如果第一个逻辑判断C2<=1000成立,则公式所在单元格被填入空格;如果第一个逻辑判断式不成立,则计算第二个IF语句;直至计算结束。
如果税率征收标准发生了变化,只须改变逻辑和计算式中的值,如1000、1500和2000等即可。
应用实例二:
消除无意义的零
用SUM函数计算工资总额等问题时,若引用的全部参数均为空白单元格,公式仍然会计算出一个“0”。
这样打印出来的报表不仅很不美观。
为此可将计算公式设计为“=IF(SUM(A1:
B1,D2:
E8)<>0,SUM(A1:
B1,D2:
E8),″″)”,即是当SUM(A1:
B1,D2:
E8)计算结果不等于零时,公式所在单元格显示SUM(A1:
B1,D2:
E8)的计算结果,否则显示一个空格。
上面这个问题在财务计算中依然存在,如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。
为了避免打印零或负数,可以设计公式“=IF(A2-A6-A9=0,″″,IF(A2-A6-A9<0,RMB(A2-A6-A9),A2-A6-A9))”。
当A2-A6-A9=0时在单元格中填写零,否则进行下一个逻辑判断。
如果A2-A6-A9<0则在结果前添加一个“¥”符号,否则进行正常运算直至结束。
应用实例三:
多条件求和
假设C1:
C460区域内存放着职工的职称,D1:
D460区域存放着职工的性别。
如果要统计具有高级职称的男性职工总数,可以使用公式“=SUM(IF(C1:
C460=″高级″,IF(D1:
D460=″男″,1,0)))”。
这是一个数组公式,输入结束后按住Ctrl+Shift回车即可计算出结果。
4.快捷方式或链接创建函数HYPERLINK
语法:
HYPERLINK(link_location,friendly_name)。
参数:
link_location是文件的路径和文件名,它可以指向文档中的某个具体位置。
如Excel工作表中的特定单元格或区域,或某个Word文档中的书签,也可以指向硬盘中的文件或是Internet或Intranet的URL。
Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字,它用蓝色显示并带有下划线。
如果省略了friendly_name,单元格就将link_location显示为链接。
应用实例:
管理文档或网站地址
如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址,管理起来一定有困难。
如果能够将其中的文档名、URL等与文档等对象链接起来,不仅管理方便,还可以直接打开文档或访问站点。
具体操作方法是:
首先根据文档类型建立管理工作表,其中的文件名或网站名必须使用以下方法输入:
选中一个空白单元格,单击Excel
XP工具栏中的“粘贴函数”按钮,打开“粘贴函数”对话框,在“函数分类”框下选中“查找与引用”,然后在“函数名”框内找到HYPERLINK函数。
单击对话框中的“确定”按钮,弹出“HYPERLINK”函数向导。
在“link_location”框中输入文件的完整路径和名称(包括扩展名),如“C:
\my
documents\IT网站集锦.doc”,然后在“friendly_name”框中输入文件名(如“IT网站集锦”)。
确认输入无误单击“确定”按钮,所选单元格即出现带下划线的紫色文件名“IT网站集锦”。
此后你就可以从工作表中打开文档,方法是:
打开工作表,在其中找到需要打开的文件。
箭头光标指向文件名会变成手形,若停留片刻则会显示该文件的完整路径和名称,单击则会调用关联程序将文件打开。
如果你收集了许多网站的URL,还可以用此法建立一个大型“收藏夹”。
既可以用Excel的强大功能进行管理,又可以从工作表中直接访问Web站点。
5.计数函数COUNT
语法:
COUNT(value1,value2,...)。
参数:
value1,value2...是包含或引用各类数据的1~30个参数。
注意:
COUNT函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数,错误值或其他无法转换成数字的文字被忽略。
如果参数是一个数组或引用,那么只有数组或引用中的数字参与计数;其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。
应用实例:
及格率统计
假如C1:
G42存放着42名学生的考试成绩,在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF(C1:
C42,″>=60″)/COUNTA(C1:
C42)”回车,即可计算出该列成绩的及格率(即分数为60及以上的人数占总人数的百分比)。
6.最大值函数MAX、最小值函数MIN
语法:
MAX(number1,number2,...),MIN(number1,number2,...)。
参数:
number1,number2...是需要找出最大值(最小值)的1至30个数值、数组或引用。
注意:
函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式,如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。
如果参数为数组或引用,则只有数组或引用中的数字参与计算,空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。
应用实例:
查询最高分(最低分)
假如C1:
G42存放着42名学生的考试成绩,则选中一个空白单元格,在编辑栏输入公式“=MAX(C1:
C42)”,回车后即可计算出其中的最高分是多少。
如果将上述公式中的函数名改为MIN,其他不变,就可以计算出C1:
G42区域中的最低分。
7.条件求和函数SUMIF
语法:
SUMIF(range,criteria,sum_range)。
参数:
range是用于条件判断的单元格区域,criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件,sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。
应用实例:
及格平均分统计
假如A1:
A36单元格存放某班学生的考试成绩,若要计算及格学生的平均分,可以使用公式“=SUMIF(A1:
A36,″>=60″,A1:
A36)/COUNTIF(A1:
A36,″>=60″)。
公式中的“=SUMIF(A1:
A36,″>=60″,A1:
A36)”计算及格学生的总分,式中的“A1:
A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用,“>=60”为判断条件,不符合条件的数据不参与求和,A1:
A36则是逻辑判断和求和的对象。
公式中的COUNTIF(A1:
A36,″>=60″)用来统计及格学生的人数。
8.贷款偿还计算函数PMT
语法:
PMT(rate,nper,pv,fv,type).
参数:
如今贷款买房子或车子的人越来越多,计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷款的重要依据,Excel
XP提供的PMT函数是完成这一任务的好工具。
语法中的rate是贷款利率;nper为贷款偿还期限;pv是贷款本金;fv为最后一次付款后剩余的贷款金额,如果省略fv,则认为它的值为零;type为0或1,用来指定付款时间是在月初还是月末。
如果省略type,则假设其值为零。
应用实例:
购房还款金额
假如你为购房贷款十万元,如果年利率为7%,每月末还款。
采用十年还清方式时,月还款额计算公式为“=PMT(7%/12,120,-100000)”。
其结果为¥-1,161.08,就是你每月须偿还贷款1161.08元。
9.样本的标准偏差函数STDEV
语法:
STDEV(number1,number2,...)。
参数:
number1,number2,...为对应于总体样本的1到30个参数,它们可以是数值、引用或数组。
注意:
STDEV函数的参数是总体中的样本,并忽略参数中的逻辑值(true或false)和文本。
如果需要用全部数据计算标准偏差,则应使用STDEVP函数。
如果参数中的逻辑值和文本不能忽略,请使用STDEVA函数。
应用实例一:
成绩离散度估计
假设某班共有36名学生参加考试,随机抽取的五个分数为A1=78、A2=45
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