学工系统主要包括迎新在校管理离校校友信息服务等.docx
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学工系统主要包括迎新在校管理离校校友信息服务等
学工系统主要包括迎新、在校管理、离校、校友信息服务等模块,涉及到学校多个业务部门,必须实现数据的自动流转和共享等。
每个模块的主要功能描述如下(但不仅仅限于以下描述):
1、迎新
迎接新生(简称迎新),涵盖了现场报到前、新生现场报到以及报到后的各个环节,面向学校各部门、全体新生提供综合信息管理与服务。
系统应实现迎新的各相关部门之间数据的高度共享和流动,优化迎新流程,缩短学生报到时间,提高迎新工作效率。
建设内容主要包括:
(1)在线咨询:
任何用户可在线实时或者非实时咨询学校相关信息,包括学校奖助政策、录取情况、公寓条件情况等。
(2)迎新公共信息管理:
可设计公共信息的栏目,并可管理栏目中的信息。
(3)迎新准备:
迎新流程定制与发布,根据学校的实际需要,自主设置迎新流程,并可以根据学校业务变更,调整迎新流程等。
发布流程,供学生等人员。
数据准备:
在新生网上填报个人信息前,在学工系统中发布迎新日程安排、各个环节的有关安排等信息,并准备有关数据,主要包括:
新生信息及分班数据准备:
将新生基本信息(来自高招平台的有关数据)、学生学号(学校自编)、专业等信息自动或者手动导入学工系统。
(学校具备公共数据平台时,数据实现自动导入学工系统)
宿舍数据准备:
将床位和宿舍等信息录入学工系统;系统可实现多种床位分配方式(自动、手动),包括录取后自动分配,新生网上信息填报后分配,或现场报到分配等。
(4)新生报到:
网上信息填报:
学生个人基本信息的核对(包括姓名、性别、学号、专业等来自高招平台及学校教务处的数据)、个人其它相关信息填报(包括缴费方式选择、生源地助学贷款信息、户口迁移信息、是否自愿购买代购物品等)、报到信息查看(包括床位预分配信息、班级信息等)。
现场报到:
信息录入:
支持在报到现场进行学生相关信息录入,应对学生无法网上填报信息等情况。
报到确认:
在现场报到点,迎新工作人员可根据学生的二代身份证号或者学号核对学生个人信息后进行“报到确认”,学生在系统中的报到状态应自动改变;系统必须支持识别方式的扩展,包括一卡通刷卡识别、条码识别、刷身份证识别等。
绿色通道:
记录使用绿色通道服务的学生信息等有关数据。
(5)报到后续的数据统计:
报到完成后,所有报到新生的各项信息,经系统管理员核对后,生成全面、准确的学生信息库;
系统应提供完善的数据查询与统计分析功能,供各级管理人员了解学生的报到情况,便于进行协调资源分配。
提供的统计分析内容包括学校、各院部、各专业报到进度统计,报到率统计,缴费情况统计和查询(调用财务信息),还包括对每个具体报到项目的报到情况进行分类统计等。
2、在校管理
系统的建设应充分体现学校的服务意识,为用户提供全面、人性化的服务,满足优化服务、规范管理流程、提高管理水平和质量等需求。
在校管理模块主要功能包括:
(1)学生信息管理:
主要对学生个人所有信息的管理;如信息有误,学生可在线提交修改申请,经审核通过后进行信息修改。
学生信息应能够根据业务需求动态变化,包括新增或删除信息项等。
(2)军训管理:
包括军训时间、所属连排等等信息管理。
(3)公寓管理:
住宿人员信息、来访登记、宿舍调换、公共财产报修、请假等信息管理;
(4)资助管理:
包括资助基本功能、奖助贷管理、勤工助学管理、贫困生库管理、应征入伍学费代偿管理、生活补贴管理等。
(涉及到费用相关信息的都需要读取相关财务信息,并在学工系统中存储)。
资助基本功能:
(资助管理中各种管理均需要实现的功能)
可自定义在线资助(奖助贷、勤工助学岗位、贫困生认定等)申请模板、评比条件、名额等内容,并且设定内容支持灵活调整和修改等;
系统应实现留言板形式的在线交流;
学生在线资助申请,系统应根据学生信息自动筛选并提示是否有资格申请,申请提交后需逐级审核;
系统应提供加盖电子印章功能;
资助信息管理与发布,包括资助相关的新闻、动态和通知等信息的管理;
系统应支持自主设定证书格式、导入国家、省级、校级证书信息等,并打印证书(支持单个证书打印和连续打印);
奖、助学金管理:
应包括奖助类别、奖助评选条件和各院比例分配、奖助额度、获奖学生名单等信息的设置和管理;
勤工助学管理:
应包括岗位设置和管理、岗位公布、岗位在线申请、岗位审批、日常考勤记录与核查等。
贷款管理:
目前主要指国家开发银行生源地贷款和农信社生源地贷款,可根据学校业务需求增加贷款银行名单。
贷款信息管理,应包括贷款名单、额度、类别、办理时间和还款情况等信息,能够根据学校实际需求灵活设置贷款相关信息。
贫困生库管理:
系统应支持贫困生库的建立和管理,贫困生类型变更等,并能够按照省资助管理系统要求的数据模板、格式导出贫困生数据。
特困补助、社会捐助和学费减免管理:
与奖助贷的功能和管理流程类似,审核需参考贫困生库相关数据;社会捐助须记录相应捐助信息(捐助额度、接受人、时间等)。
(5)奖惩管理:
包括评奖评优(各类先进个人、集体荣誉等的评选)和违纪惩处。
评奖评优期间,集体、个人应可在线提交申请,逐级审核申请;
系统应支持奖惩信息管理,包括奖优名单和荣誉称号、违纪处罚通知、处罚原因等信息的管理,以及对历史奖惩信息的分类;
系统应提供为获奖集体、个人打印奖优证书功能。
管理员应能够自行设置奖优、处罚类别,对于处罚能够记录处罚原因。
(6)心理健康教育管理:
系统应支持在线预约心理咨询师、心理咨询;
可自主拟定心理测试问卷内容,发布问卷,最后由系统汇总、存储测试结果;
系统应提供进入现有心理教育UPI系统的入口。
(7)综合素质测评管理:
综合测评中学生智育成绩从教务系统读取,德育成绩等在学工系统完成评定,素质拓展等成绩来自素质拓展管理模块。
支持逐级审核,包括学生对本人综合测评信息审核,班主任等对本班学生综合测评信息审核等。
学校可自主设定综合测评成绩中各项所占的比例,系统按照设定的标准和公式自动计算学生的综合测评分,并可按班级、年级等方式排名,以多种形式显示测评结果。
(8)素质拓展管理:
可自定义素质拓展档案的模板,并能够灵活调整和修改;
学生应能够按照模板填报素质拓展内容(包括参加的校园文化活动、志愿者服务等)。
系统支持逐级审核;
可设置素质拓展评测内容及分值,系统应自动汇总学生素质拓展档案,并计算出素质拓展得分(为综合测评提供部分数据)。
(9)问卷调查管理:
可自定义问卷形式和内容等,并建立、管理问卷调查数据库;
学生在线完成问卷调查后,系统能够按类别自动汇总调查结果,支持图表等形式的显示。
(10)投诉信箱管理:
管理员可自定义信箱类别、样式模板等,并能够灵活调整和管理已有信箱模板(包括系统自带模板);
系统应支持多种权限、多种主题的投诉,系统可根据投诉主题自动归类信件。
(11)就业管理:
就业数据登记
毕业生就业后能够在线填写历次就业登记(或由班主任代填)并通过学院管理员审核提交后上报至学校,提交后信息不能修改;毕业生就业信息,包括就业单位信息和属性等,跟踪、查询历届毕业生的就业去向、就业单位属性(包括但不限于单位性质、行业、对口情况);毕业生就业数据支持批量导出,并能够批量导入到省厅主管部门的毕业生数据上报系统;支持报到证发放情况登记。
就业数据统计分析
系统应提供多种组合条件的统计分析功能,如按就业率、毕业生就业去向、就业单位、就业市场需求等信息进行统计等;就业统计分析的对象可以选择学校、院系、专业、班级、学历,实现不同条件的组合;
就业相关信息的管理,应包括就业建议计划、调整计划、年度就业工作总结、毕业生统计情况、就业市场需求分析结果等信息的管理。
职业测评功能。
管理员根据业务需求自主设定相关量表和测试内容等,供毕业生完成测试并可查询测试结果;管理员统计分析测试结果等。
手机短信群发功能。
可查找特定的一个或者多个接收用户号码,进行短信发送等操作;系统可自动提取需要接收短信的用户(管理员、毕业生)手机号码,进行手机短信通知;短信发送不受地域、运营商等限制。
⑥二级学院各类就业数据的上报管理。
系统应设置应提交的材料内容、上报时间等;可定制数据上报模板,并能够灵活调整和修改;可限期或不限期实现各类数据上报,如就业率月报、各类招聘会信息上报、毕业生就业实习基地信息上报、毕业生就业工作先进单位申报材料上报、毕业生就业工作研究论文上报、困难家庭毕业生数据的上报等,上报数据均需相关管理员审核;支持各类上报数据的汇总分析,并以xls、dbf等格式导出数据和结果。
(12)档案管理:
包括学生基本信息、档案接收情况、档案存放状态和档案变更情况、毕业生档案发放情况等管理;毕业生可查询档案相关信息包括邮寄地址、邮寄状态、机要号、接收地址等。
(13)考评管理:
包括院部学生工作考评和辅导员工作考评。
可设置表格内容、考评标准和考评方法;考评数据填报,考评结果公布等。
(14)学工队伍管理:
辅导员、班主任等学生管理工作人员个人信息填写,包括基本信息、获奖情况、教学工作、培训进修记录、辅导员考评记录表等;支持数据审核。
(15)党团管理:
党团动态信息管理,包括党团知识学习材料、党团活动时间、地点、入党和入团流程、党团籍变更等信息的管理与发布;
支持入党、入团流程定制,且可灵活调整和修改等;学生根据流程,在线完成入党入团申请,相应管理员完成审批;
3、离校
毕业离校管理工作面向学校各部门和全体毕业生,方便离校工作相关的各部门协同办公,规范离校手续办理,方便毕业生顺利离校。
毕业生离校后,实现信息自动转入校友库。
离校模块主要功能包括:
(1)离校信息管理:
离校公共信息管理与发布,包括离校相关工作信息、动态和各类通知等,如离校通知、离校办理流程、毕业生注意事项等信息管理;
个人离校信息管理,包括学生各类离校信息的查询,如个人离校单、办理手续进度查询,未办事项提醒等;
离校问卷调查,主要包括毕业生对课程、实践教学设置,对学校服务满意度等方面的调查,支持调查内容的自定义,调查结束后,系统应能够自动汇总结果。
(2)离校流程定制:
可自定义离校流程,并能够根据业务需求灵活调整和修改流程。
(3)离校待办事项管理
各离校事务在相关系统或部门(如财务系统、图书管理系统等)中办理,事务办理后学工系统中实时更新该项事务的办理状态;
系统应根据办理状态自动汇总离校事项办理情况,可按部门显示办理进度。
(4)统计分析:
系统应提供完善的数据查询与统计分析功能,可供各级管理人员实时的了解学生的离校情况,便于进行事中控制、事后统计。
提供的分析内容应包括离校进度的统计、离校率的统计、欠费情况的统计和查询、对每个离校项目的情况进行统计等。
4、校友信息服务
校友信息服务工作应保证能够方便、快捷地获取校友的各类信息,进行校友相关信息的日常维护和跟踪,建立一个相互交流的平台,更好服务于校友。
建设内容主要包括:
(1)校友个人信息:
校友可管理个人信息(包括个人基本信息、言论信息等);管理员可管理校友的个人、班级、言论等所有信息;可通过基于主题的查询、灵活条件组合查询等方式获取其他校友信息等。
(2)校友公共信息:
包括母校简介、校友资讯、校友论坛等公共信息的管理。
(3)校友网络社区:
系统支持虚拟社区的构建,能够以博客、论坛等形式,实现日志记录、照片上传、在线交流、用户互动、信息检索、聚会报道等社区内容建设;系统应支持分类别(可按班级、年级、专业等)管理社区所有内容,并提供相应服务。
(4)校友捐助:
校友捐赠和校友资助方面的相关信息管理和统计。
(5)校友服务:
提供与校友合作、进修咨询、技术服务、母校期刊订阅等服务功能。
(6)校友通讯录:
校友的姓名、通讯方式、地址等名片和通讯信息的管理,应能够实现录入、导出等功能。
5、系统功能
系统功能指以上各模块中均具备的基本功能,功能内容主要包括以下方面:
(1)批量和单个数据的打印、导入导出等操作(数据格式需按照学校要求决定)。
(2)图片、文字、音乐、视频、动画等常见格式数据的浏览、上传、共享、下载和打印等操作。
(3)多种角色、多种主题和条件的查询功能,可灵活查询系统中所有数据(数据量可根据权限决定),包括学生信息、资助信息(资助发放、到账情况等)、公寓信息、综合测评信息、奖惩信息、党团信息等,并能够按照学校要求形式和格式显示查询结果。
(4)系统权限管理,包括权限申请、审核、分配、修改、撤销等操作;根据不同内容实现不同权限用户、不同地域(校内、校外)的访问;
(5)系统日志管理,应包括系统操作与访问的日志记录(包括用户账号、IP地址、时间、内容)、日志查询等,实现系统各类操作痕迹的追踪与查询。
(6)系统中各项业务流程均支持用户自定义,并可根据业务变更灵活设定、调整和修改等。
(7)良好的数据统计、报表等功能,并能以文字、图表等多种形式呈现。
(8)在填报有关数据时,系统应能自动填报已存储的用户基本信息(如个人姓名、性别等信息),以避免因重复填报造成的信息不一致或者错误,同时提高填报效率。
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